L'état d'urgence à travers le monde et l'auto-isolement dus au nouveau coronavirus (COVID-19) ont bouleversé la vie sociale et professionnelle.
Les dernières statistiques le confirment : 80 % des cadres affirment qu'ils utilisent la visioconférence pour les communications internes de leur équipe. Ceci s'explique par le fait que les réactions et les réponses peuvent être instantanées.
Beaucoup d'entre nous ont déjà du mal à ne pas commettre de faux pas lors des réunions en personne. Mais maintenant, nous devons tous apprendre les bonnes manières de la visioconférence. Une fois que la réunion a commencé, les participants sont souvent surpris à parler en même temps, à manger ou à consulter leur portable.
Voici quelques conseils pour vous assurer que vos collègues et vos clients passent un bon moment en votre compagnie lors de vos visioconférences.
Les meilleures pratiques en matière de visioconférence
Nous avons tous déjà vu des mèmes et des vidéos virales circuler sur Internet :
Ne faites pas comme elles.
Voici quelques conseils éprouvés pour la visioconférence qui vous permettront d'éviter de devenir la source d'un mème viral que vos collègues ne vous laisseraient jamais oublier.
Maintenez le contact visuel
Cela peut sembler paradoxal étant donné qu'il faut regarder l'écran pour comprendre ce qui se passe avec les autres participants. Mais vous devez regarder la caméra pendant un appel pour établir un contact visuel et vous assurer que vos collègues ont l'impression que vous écoutez activement et que vous êtes attentif.
Pour ce faire, placez la caméra le plus près possible de l'écran s'il s'agit d'une webcam externe.
Éliminez toute distraction dans la pièce : éteignez votre téléviseur, fermez les onglets inutiles de votre navigateur Web et enfermez les animaux domestiques. Pour réussir votre visioconférence, il vous suffit de faire attention à votre caméra.
Évitez d'interrompre les autres
Si vous interrompez un participant, assurez-vous d'avoir une bonne raison de le faire. Peut-être voulez-vous pousser vos collègues à prendre une décision ou conclure une discussion animée.
Assurez-vous que votre technologie fonctionne parfaitement
Testez au préalable tout matériel ou toute application vidéo utilisée pour être sûr que tout fonctionne parfaitement.
Rien ne trahit autant le manque de professionnalisme que le fait d'être en retard à cause d'une mise à jour de l'application vidéo ou le fait de crier « Vous m'entendez maintenant ? » lorsque vous vous connectez à une réunion.
20 % des utilisateurs citent la qualité audio comme étant leur plus gros problème avec la visioconférence.
Coupez le micro quand vous ne parlez pas
Si vous pensez qu'en vous taisant pendant que quelqu'un d'autre parle, vous ne faites aucun bruit, vous vous trompez.
Cela peut être très gênant et agaçant pour les autres personnes en ligne. Si votre chat miaule en arrière-plan, personne ne peut travailler. Veillez donc à n'allumer votre micro que lorsque c'est votre tour de parler. Vous ne voulez pas que vos collègues ou clients entendent vos enfants se battre comme des sauvages ou votre mère vous appeler pour faire la vaisselle.
Faites preuve de courtoisie envers les autres participants
Ce n'est pas parce que vous êtes à des kilomètres des autres participants que vous pouvez être méchant ou impoli avec eux.
Il est primordial d'être aussi courtois que si vous étiez en face de la personne. Cela signifie qu'il faut être attentif à chaque intervenant en écoutant attentivement, en minimisant les distractions et en évitant de faire plusieurs choses à la fois.
Voici un conseil utile pour les visioconférences : souriez et faites preuve d'assurance. C'est une tactique simple mais efficace pour générer des sentiments positifs lors des réunions virtuelles.
Habillez-vous convenablement
Nous savons bien que le pyjama est de rigueur en ce moment et que vous pouvez passer des jours sans vous brosser les cheveux. Mais, de grâce, faites un effort pour la visioconférence.
Pas besoin d'être sur votre 31. Une chemise propre, un visage soigné et des cheveux bien coiffés suffisent pour faire bonne impression lors d'un appel vidéo.
Les premières impressions durent très longtemps. Maintenant que vous êtes au fait des bonnes manières de la visioconférence, nous sommes sûrs que chacune de vos réunions virtuelles sera un triomphe. Vous pouvez aussi découvrir les difficultés courantes rencontrées lors des réunions virtuelles et trouver des solutions faciles avec nous.
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