Pourquoi votre appli de messagerie tue votre productivité
Si vous utilisez Slack, HipChat, SKype, Google Hangouts, ou IRC, cela n'est pas suffisant. Il est temps d'admettre qu'utiliser seulement votre appli de chat / messagerie instantanée pour gérer des projets tue votre productivité.
Gestion des e-mails : 10 astuces pour atteindre l’objectif « Inbox Zero »
Pour ceux d’entre nous qui doivent faire face chaque matin à des centaines d’e-mails non lus, le concept d’une boîte de réception complètement vide (Inbox Zero) relève de l’exploit mythique, tout comme trouver le Saint Graal ou découvrir un trésor enfoui. Nous considérons les collègues qui y parviennent régulièrement avec un mélange d’envie et de méfiance : ils doivent certainement recourir à une forme de sorcellerie, n’est-ce pas ? Essayez ces 10 astuces et techniques pour atteindre l’objectif « Inbox Zero », mais aussi pour en faire une habitude. Aucune incantation magique n’est nécessaire. Astuce n° 1 : Utilisez la technique Yesterbox de Tony Hsieh. L’idée de base est la suivante : lisez et répondez aujourd’hui aux e-mails d’hier. La grande majorité des e-mails ne requièrent pas une réponse immédiate le jour même, si bien que vous pouvez laisser entrer les nouveaux messages d’aujourd’hui sans qu’ils ne soient chacun source de distraction ou de stress. Et demain, au lever, vous saurez exactement combien de messages vous devez traiter et vous pourrez planifier votre journée avec plus de précision. Tony Hsieh, le PDG de Zappos, affirme que cette méthode a renforcé sa réactivité : tout le monde reçoit une réponse le lendemain, et non plus après une semaine, un mois ou... jamais. Évidemment, les e-mails vraiment urgents peuvent être traités le jour même, mais recevoir une urgence absolue par e-mail est un phénomène plutôt rare. Conseil de pro de Hseih : Si vous utilisez Outlook, réduisez votre rubrique « Aujourd’hui » afin de rester concentré sur les messages d’hier. Vous cherchez un outil qui vous aide à améliorer votre productivité ? Commencez votre essai gratuit Wrike dès aujourd’hui ! Astuce n° 2 : Appliquez la règle des 2 minutes. Inspirez-vous de la méthode GTD de David Allen : si la tâche vous prend moins de deux minutes, rédigez la réponse immédiatement. N’attendez pas ! Astuce n° 3 : Planifiez une réunion avec votre boîte de réception. Prévoyez du temps chaque jour pour parcourir vos e-mails, que vous optiez pour une longue session d’une heure en milieu de matinée ou pour trois périodes de 20 minutes au début, au milieu et à la fin de la journée. Puis ne consultez plus votre messagerie en dehors de ces moments-là. Pendant que vous travaillez, ne laissez pas votre messagerie ouverte en arrière-plan dans un onglet du navigateur. Désactivez les notifications. En dédiant un moment précis à la gestion de votre boîte de réception, cette tâche cessera de vous tourmenter pendant la journée et vous conserverez à tout moment le contrôle sur vos messages. Vous aimeriez savoir quel est le meilleur moment pour consulter votre boîte de messagerie ? D’après cet article, le meilleur moment pour traiter vos messages se situe deux heures après avoir commencé à travailler. Astuce n° 4 : Essayez Unroll.me. Cette application regroupe tous vos abonnements électroniques et bulletins d’information en un seul message quotidien. Au lieu de devoir trier des dizaines d’e-mails quotidiens, vous n’aurez plus qu’à consulter un seul message. En un clic, vous vous désabonnez de plusieurs listes à la fois et, comme vous pouvez parcourir rapidement toutes les offres et mises à jour dans un seul message, vous traitez les e-mails indésirables beaucoup plus rapidement. Si vous suivez de nombreux blogs par e-mail, pensez à utiliser un lecteur RSS comme Feedly ou Inoreader au lieu d’encombrer votre boîte de réception. Astuce n° 5 : Reprogrammez vos e-mails. Installez Boomerang pour Gmail et planifiez vos e-mails afin qu’ils réapparaissent à un moment déterminé. Cette méthode est particulièrement utile pour les messages qui nécessitent certaines recherches avant l’envoi de la réponse et pour le traitement simultané de tâches similaires. Imaginons que vous avez publié une offre d’emploi et que les e-mails de candidats potentiels commencent à affluer. Habituellement, vous triez les nouveaux CV le vendredi matin. Il vous suffit alors de reprogrammer les e-mails de demandeurs d’emploi afin qu’ils apparaissent dans votre boîte de réception le vendredi matin. Ces messages ne seront plus une source de distraction ou de préoccupation car vous ne les verrez plus dans votre boîte de réception, mais vous les recevrez au moment opportun et vous pourrez alors les traiter. Astuce n° 6 : N’ayez pas peur de supprimer. Si le message est vraiment important, quelqu’un ne manquera pas de vous recontacter pour effectuer un suivi. Bref, si vous en venez à vous demander si un e-mail doit être conservé, supprimez-le. En règle générale, votre corbeille conserve les messages supprimés pendant 30 jours ; donc si vous avez supprimé quelque chose par accident, vous pourrez toujours le récupérer. Mais croyez-nous : 99 % du temps, vous n'aurez pas à le faire. Astuce n° 7 : Modifiez votre message d'absence du bureau. Les vacances sont un moment formidable, mais être confronté au retour à une montagne d’e-mails non lus peut s’avérer très déprimant, et cela peut vous prendre une éternité de gérer tous ces nouveaux messages. Remplacez le message type d’absence du bureau par celui-ci : « Je suis absent du bureau du 10/11 au 18/11 et ne verrai pas votre message. Veuillez renvoyer votre e-mail après le 18/11. ». Puis filtrez tous les messages entrants pour les envoyer directement à la corbeille pendant votre absence. Si cela est important et que la date limite n’est pas passée, ces messages vous seront renvoyés, et une boîte de réception bien organisée vous attendra à votre retour au bureau. Astuce n° 8 : Placez toutes vos tâches dans Wrike. Enlevez vos tâches de votre boîte de réception et placez-les dans votre espace de travail avec le reste de vos tâches. Les extension Gmail convertissent rapidement des e-mails en tâches, de sorte que vous pouvez trier vos messages et gérer votre liste de tâches efficacement plutôt que de les laisser traîner dans la boîte de réception. Vous bénéficierez d’une meilleure organisation et votre boîte de messagerie deviendra plus gérable. Astuce n° 9 : Déplacez les conversations hors de votre boîte de réception. Gardez votre boîte de réception bien rangée en limitant la quantité de messages que vous générez. Pour éviter une longue chaîne de réponses par e-mail, éloignez-vous de votre ordinateur et privilégiez des conversations en face-à-face, décrochez le téléphone ou envoyez un message instantané. Astuce n° 10 : Jouez à The Email Game. Les conseils ci-dessus vous aideront à maintenir votre boîte de réception organisée mais, avant d’y parvenir, comment faire pour traiter la montagne actuelle de messages non lus ? Vider votre boîte de réception ne devrait pas être une corvée : rendez la tâche amusante ! The Email Game vous donne un laps de temps déterminé pour agir sur chaque e-mail : répondre, transférer, étiqueter, archiver, supprimer ou ignorer pour y revenir plus tard. Collectez des points chaque fois que vous battez le chrono qui est déterminé en fonction de la longueur de chaque e-mail. Après avoir géré avec brio un lot de messages, vous obtiendrez un rapport de situation montrant combien de temps vous avez gagné, ainsi que votre rang dans le classement. Essayez juste de ne pas devenir accro en essayant de battre votre meilleur score à tous les coups ! « Inbox Zero » signifie zéro temps perdu dans votre boîte de réception. Saviez-vous que la véritable définition de l’« Inbox Zero », telle qu’elle a été initialement conçue par Merlin Mann, n’a en fait rien à voir avec le nombre de messages non lus ? Il s’agit en réalité de la quantité d’attention que vous dédiez à la gestion des e-mails, autrement dit la mesure dans laquelle votre boîte de réception pèse sur votre esprit. Avoir une boîte de réception complètement vide est en effet une façon d’y parvenir mais ce n’est pas l’unique moyen. Bref, ne vous faites pas de souci si vous n’atteignez pas cet objectif de productivité tous les jours, ou même si vous n’y parvenez pas du tout. Le véritable exploit consiste à trouver une méthode adaptée qui vous permette de prendre le contrôle de votre messagerie. Essayez ces astuces et n’hésitez pas à nous faire part des résultats obtenus ! Wrike peut vous aider dans l’organisation et la gestion de vos tâches et rappels. Faites un essai gratuit dès aujourd’hui et rendez votre boîte de réception plus productive que jamais.
51 Chrome Browser Extensions to Amplify Your Productivity
As more and more knowledge work gets done within a browser, and more work tools migrate to the convenience of the cloud, it makes sense to enhance your browser with extensions that help you get work done faster. We've listed these 51 extensions for Google Chrome, arguably one of the most popular and most extensible internet browsers in use today. But don't worry if you use another browser, you probably still have access to these tools. Firefox typically has these same extensions (called "Add-ons") ported over to Mozilla. Both Opera and Vivaldi can access the Chrome webstore via an add-on. Check to see what's available. How to Use This Guide Browse the categories most useful to you. Try some extensions that you don't have yet. Test them for a week. If they help you, keep them. If not, delete the extensions. I'm not suggesting you install all 51 of these extensions, that would be a RAM nightmare. You'd never get anything done with the browser crashing every time you launch it. Pick and choose carefully. Author Cal Newport suggests adopting a craftsman mindset when selecting your digital tools. Keep only those tools that provide the most substantial benefits to the things you value most. Ready? Here we go! Browser Extension Categories Click to jump to a specific section. A. Lifehacking B. To-do Lists C. Focus and Anti-Distraction D. Writing E. Social Media and Marketing F. Content Curation G. Note Taking H. New Tab Tools A. Lifehacking Browser Extensions This first batch of extensions focuses on making life easy, making specific actions more convenient. Why do things the hard way? 1. Pushbullet - Access your mobile through your browser. This allows you to see all notifications on your phone as long as your phone and computer are on the same network. Write and send SMS messages through Chrome, and send files to your phone easily without a USB cable. Lots of features, some available after springing for a Pro monthly subscription. 2. HarakiriMail - Need a throwaway email address? This extension quickly gives you one for those quick registrations that you'll only need once. Less spam! 3. RescueTime - This tool tracks how you use your time while in the browser. You can't manage your time properly unless you have an accurate picture of where you spend it. It even mails you a summary of your in-browser time for the week so you get a running usage report. 4. Scroll To Top - Click one button to get to the bottom or the top of a webpage. Forget using that scroll wheel or dragging that bar on the side of your browser. This makes it so much easier. No more RSI. 5. Checker Plus for Gmail™ - What can't this little gizmo do? Easily manage multiple Gmail accounts without having to open each one in a new tab. Plus, you get notifications of new email and can read (or listen to your emails read aloud) and delete messages right from the popup. Hands-free email! 6. Boomerang for Gmail - Schedule your emails to send at a later date when you're offline, asleep, or living life. You can even track messages and set reminders to follow up. 7. Rapportive - Need to remember who it is you're emailing? This extension shows LinkedIn profiles within your Gmail. A perfect tool for sales outreach. 8. LastPass - This password manager saves all your passwords and gives you a secure way to access your data from any computer or mobile. 9. Extensity - Manage all your browser extensions easily. Enable the ones you want to use and disable the rest via a dropdown menu. B. To-do List Extensions Have a bunch of tasks and need to capture them somewhere? Use a to-do list manager and its matching browser extension for easy access. 10. Wrike - Our official Wrike extension makes it a snap to create a task while you're browsing. Or you can use it to bookmark a website and add it to Wrike as a task or reminder. 11. Todoist - If you already use this to-do manager, the extension makes it easy to pull down a menu so you can add tasks from anywhere on the web, or even save a website as a task. 12. Add to Wunderlist - Official extension for the Wunderlist to-do list manager, which makes it easy to add a task from any webpage. 13. Taco - What if you use more than one of these tools? Taco pulls your various to-dos from multiple sources, such as Wunderlist, Evernote, Asana, Basecamp, and Trello, and pulls them into a stylish new tab. 14. ToDo List - Get a simple, bread-and-butter to-do list in a popup window. And it works offline for managing simple tasks. C. Focus and Anti-Distraction Extensions These are your anti-distraction tools — the weapons you can use to wage war against losing your focus or flow. Use them every day! 15. Strict Workflow - Need to get something done? This Pomodoro extension enforces a 25-minute/5-minute workflow: 25 minutes of distraction-free work, followed by 5 minutes of break. Repeat as needed. 16. Focus - This simple pomodoro timer allows you to carve out 25 minutes of time for focused work. Meanwhile, distracting websites are blocked from access. 17. StayFocusd - This is probably the best anti-distraction tool you can install in your browser. Specify the websites that aren't conducive to work, and then set a schedule so it locks you out of those URLs until time is up. 18. Noisli - Need to block out background noise? This extension generates customizable white noise that can help you focus. 19. Voice Clock - Here's an interesting tool. It does only one thing: announces the time every half hour and jolts you back into reality. No more getting pulled down the rabbit hole for hours on end. (Note: Mac users don't need this one because there's a built-in feature that does for you from your clock.) 20. OneTab - Have too many tabs open? OneTab forces you to only have one open at a time. The rest are suspended and can be easily released once your focus session is over. Additionally, it lists all the tabs that you suspended so you can pick which you need to go to. Tip: when you end a work day, use OneTab to minimize everything and list all your formerly open tabs. You will start the next session more quickly this way. 21. TabZolo - This one does much the same thing as OneTab — you click the browser button and it forces you into only one tab at a time. Click again to release your formerly open tabs. D. Writing Extensions You may not be a writer per se, but you certainly still do a lot of writing during your workday — whether that's emails, memos, or blog posts. These extensions help you write better. 22. Grammarly for Chrome - This one's an all-around writing helper. It sees properly spelled words used in the wrong context, and checks your spelling and grammatical correctness. Outwit the Grammar Nazis! 23. Google Translate - Simply highlight text and click the translate icon. Essential for dealing with colleagues in non-English speaking countries, or African royalty giving away their millions. 24. HoverCards - Unsure where a click is going to send you? If you want to know what's behind your next click, then HoverCards will give you a peek. 25. Word Counter Plus - Highlight some text on a webpage, right click and select Word Counter Plus to find word count, characters, average word length, and longest word length. 26. Reading Time - This estimates how long it will take you to read an article online. No more surprises by the time you reach the bottom of the page: "What? 7 more pages to go? Forget it." E. Social Media & Marketing Tools If you use social media for work, or if you're a marketer in general, then you will need these tools for your survival. 27. Buffer - Share and auto-schedule your posts/updates to Facebook, LinkedIn, and Twitter. It'll even pick the best time to post your updates. 28. Hootsuite Hootlet - A more comprehensive tool than Buffer, the Hootlet makes it easy to post to a larger number of networks. And yes, you can auto-schedule them too. 29. Effin Amazing UTM Builder - Do you use UTM codes to track your content performance? This extension saves all your UTM presets for instant UTM building via a dropdown menu. Never assemble UTMs manually again! 30. Bitly - Shorten that link and measure its performance. This integrates fully with your Bit.ly account for easier management of bit links. 31. Awesome Screenshot - The go-to screenshot tool for when you need to capture the ENTIRE length of a webpage, and not just what's "above the fold." 32. MozBar - This is a toolbar from Moz.com that makes SEO research a breeze. Using the MozBar, you can view Page Authority and Domain Authority of any site or page, find and highlight keywords on a page, and much more. F. Content Curation Extensions How do you manage all the stuff you find on the web? Do you bookmark items on your browser? Or do you use a cloud bookmarking tool? Here are some extensions that will make it easier to collect and curate your digital "stuff." 33. Save to Pocket - Pocket is both a bookmarking tool and a "read later" tool that allows you to read something you've saved at your leisure. And it saves offline copies on your mobile device, so it's the perfect way to kill several hours on a plane ride. 34. Instapaper - Like Pocket, Instapaper is for offline reading with a distraction-free user experience. 35. Xmarks Bookmark Sync - Have more than a hundred bookmarks on your browser? Xmarks syncs your bookmarks and open tabs across all your computers and browsers (Firefox, Safari, IE). 36. Refind - Discover, save, and read the stuff you find important. It's similar to the original Digg that helped you save interesting links and share them with the community. 37. + Flip It! - This Flipboard extension allows you to quickly send a webpage to any of your Flipboard magazines. One at a time though. You can't send the same link to multiple magazines at once. G. Note Taking Browser Extensions Need to take notes? These tools will help you do the job. They're all pretty similar in functionality, so it's really down to personal preference. 38. Evernote Web Clipper - Clip whole web pages, simplified articles, or simply bookmark URLs and send them directly to your notes in Evernote. Accessible from all your devices. Winning feature: its tagging system, which makes search insanely fast. 39. OneNote Web Clipper - Ditto the above, just with Microsoft. And no tagging system. 40. Nimbus Notes - Similar to Evernote and OneNote, Nimbus allows you to clip content from a webpage and save it to your Nimbus account in the cloud. Syncs to all your devices, too. 41. Google Keep Chrome Extension - Do you need a note taking tool, but would prefer something embedded in the Android ecosystem? Then Keep might be more up your alley. Does what the other apps above do. 42. Papier - Open a new tab and capture your thoughts in a built-in plaintext notepad within the browser. 43. Sticky Notes - Plain and simple: jot down quick notes on customizable sticky notes. H. New Tab Tools Every time you open a new tab, what do you see? Well if you installed one of these tools, you'd see a heck of a lot more than you currently do with a plain vanilla new tab in Chrome. 44. New Tab Redirect - If you just want every new tab to send you to one specific place (say, Google, or HBR, or Mashable), then this extension will work for you. 45. new metroTab - Say you want to have an array of websites to choose from, and would like it to resemble the Windows 10 start menu? Well then, this extension gives you a TON of customization for styling new tabs. 46. Speed Dial [FVD] - Or what if you wanted a 3D speed dial type of new tab so you can quickly pick out the webpage you want to go to? Then try this extension. 47. Humble New Tab Page - If you simply want every new tab to list some bookmarks as text links, then this is it. 48. Be Limitless - A fancy new tab with analytics on where you spend your time online, plus a notepad and to-do list. 49. Momentum - Quite simple: an inspirational photo, the current weather, and a to-do item. 50. Jot - This is simply a new tab containing a to-do list with a gorgeous photo background. 51. Better Tab - You get a search bar, a big background image, and some favorite bookmarks (but you can't customize the images). Yes, a to-do list too. Best Practices for Installing Browser Extensions Above we've listed the top browser extensions based on our own experience installing and testing many of them over the years, as well as data gleaned from posted reviews and ratings. Just a word of warning: not all browser extensions are safe. Remember that you're basically installing code that some unknown person has created into your browser. There are disastrous consequences if you install an extension with malicious code. But how do you stay safe? Look for official extensions made by the companies associated with the service. For example, if you're looking for an extension to use with Wrike, then it's a good bet that the extension made by Wrike will be safer than any other. Read the reviews and ratings. If an extension has malware or leads to a virus, users will speak up about it and bombard the review section with 1-star ratings and vehement warnings to potential victims. Look at how many people have installed it. Not as safe a judge as #1 or #2, but still a good gauge of whether an extension is safe. What Extensions Do You Use for Work? Now it's your turn! Ignite the comments section below with your choice of top browser extensions. What do you use for work? What extensions can't you live without?