Votre organisation lance un nouveau produit, et vous démarrez le travail en mettant sur pied une campagne marketing intégrée pour soutenir le lancement. E-mail, articles de blog, publicités payantes, publications sur les réseaux sociaux : de nombreuses équipes, des tonnes d'échéances et jalons différents arrivent. C'est vous qui êtes en charge de tout superviser. La pression monte ? C'est tout à fait normal. Il est certain qu'une campagne intégrée demande beaucoup de suivi. Mais la bonne nouvelle c'est qu'un calendrier de campagne marketing intégrée peut grandement vous faciliter la tâche.
Cependant, pour que votre calendrier soit efficace, il doit être agencé correctement. Comme vous l'aurez deviné, cela implique beaucoup plus que la simple saisie de dates arbitraires dans un modèle de calendrier marketing.
Par où commencer ? Voici quelques secrets pour optimiser votre calendrier de campagne marketing intégrée, vous épargner maux de tête et tourments, et, surtout, préparer votre équipe au succès.
Secret n° 1 : commencez toujours par un brief
Vous savez que votre planification marketing est votre feuille de route. C'est elle qui empêchera toute la campagne de dérailler, c'est pourquoi vous ressentez une sorte d'urgence à sa création ; vous voulez être proactif.
Minute ! Oui, votre calendrier est important, mais il ne doit pas être votre point de départ dans la planification de votre campagne intégrée.
Avant de vous remonter les manches et de commencer à attribuer des dates, il est important d'avoir une bonne compréhension des détails pratiques (comme les objectifs de votre campagne et la façon dont vous mesurerez le succès).
On oublie facilement qu'une campagne marketing est un projet de création en soi. Donc si vous n'avez pas encore de brief pour cette initiative, vous devez en créer un.
Lors de ce processus, vous devez notamment répondre aux questions telles que :
- Quel est l'objectif de cette campagne marketing ? Que souhaitez-vous réaliser ?
- Qui est votre public cible ? Que doivent savoir toutes les équipes au sujet du public à qui vous vous adressez ?
- Quels canaux allez-vous utiliser ?
- Que doivent savoir les équipes au sujet du ton ou de l'approche de votre campagne ?
- Quel est votre budget ? Comment ce budget est-il réparti entre les équipes ?
Après avoir noté toutes ces réflexions initiales dans un brief, vous trouverez également utile d'organiser une réunion de lancement lors de laquelle vous et tous vos partenaires clés pourrez échanger et vous aligner sur ces informations importantes.
Ceci est une étape essentielle de tout projet créatif, et surtout d'un projet intégré. Comme de nombreuses équipes différentes travaillent sur cette campagne, il est important de les réunir autour d'un objectif et d'un message commun.
Rassembler toutes ces informations dans un brief formel vous offre, à vous et aux membres de votre équipe, un socle auquel vous référer afin que tous puissent garder la bonne perspective à l'esprit lorsque vous planifiez votre calendrier de campagne, et que vous le mettez à exécution.
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Secret n° 2 : évitez les calendriers en silos
Nous avons tous déjà expérimenté cela : l'équipe des e-mails marketing sait qu'elle devra envoyer une série d'e-mails pour générer de l'effervescence et annoncer ce nouveau produit, donc elle crée son propre calendrier d'e-mails dans un tableur.
L'équipe des contenus en fait de même. L'équipe conception également. Et l'équipe réseaux sociaux. Il existe même un calendrier d'événements marketing distinct pour les webinars et les retransmissions Instagram en direct que vous réaliserez pour créer du buzz autour du produit.
Toutes ces informations importantes sont instantanément isolées, et les équipes n'ont plus aucune idée de la façon dont leur partie individuelle s'intègre dans la campagne globale. Mais si celle-ci est réellement intégrée, les équipes ont besoin de visibilité sur le calendrier de l'intégralité du travail, et non pas seulement sur leurs propres responsabilités.
Bien sûr, les équipes individuelles souhaitent généralement avoir leur propre calendrier, car regarder le planning global suffit à faire loucher tout le monde. Cela montre l'importance de trouver un outil de gestion de calendrier qui permette de décomposer les travaux liés à une campagne en fonction de critères tels que :
- l'équipe (par exemple, équipe e-mails ou contenus)
- Type de projet (par exemple, un article de blog ou une page d'accueil)
- Statut (par exemple, actif ou terminé)
- Canal (par exemple, site Web ou e-mail)
De cette manière, tous les composants apparaissent sur un seul calendrier qui sert de source d'informations unique pour toute l'équipe. Mais les personnes ont également la possibilité de filtrer leurs affichages et obtenir ainsi la clarté dont ils ont besoin avec un planning qui s'applique uniquement à leur équipe.
Les calendriers Wrike vous permettent de faire tout cela. Vous pouvez créer des calendriers individuels pour ces types de catégories puis les superposer afin d'avoir une visibilité sur la campagne globale.
Secret n° 3 : facilitez l'accès aux informations de contexte nécessaires
Une campagne intégrée se compose de tant d'informations et de groupes différents qu'il est presque impossible de tout compiler dans un calendrier unique.
Vous pouvez voir que l'équipe contenus va publier un article de blog explicatif la semaine prochaine. Mais de quoi s'agit-il ? Y a-t-il un appel à action ? Comment celui-ci est-il réparti entre les équipes ? Ou vous savez que l'équipe des e-mails va diffuser des matériaux demain. Mais à qui va-t-elle les envoyer ? Quel en est le contenu ?
On ne peut pas vous demander de garder toutes ces informations en tête, et vous ne pouvez exiger de quiconque de le faire non plus. C'est pourquoi vous et les membres de votre équipe devez être en capacité de facilement accéder aux informations contextuelles dont vous avez besoin, à l'instant précis où vous en avez besoin.
Bien sûr, il est bien trop encombrant d'avoir toutes ces informations listées directement sur le calendrier. C'est la raison pour laquelle l'utilisation d'une fonctionnalité de calendrier sur une plateforme de travail collaboratif est si avantageuse.
Par exemple, les calendriers Wrike sont liés aux tâches et projets sous-jacents dans Wrike, de sorte que les membres de l'équipe peuvent cliquer dans le calendrier et obtenir les détails et mises à jour dont ils ont besoin sans avoir à les rechercher.
Avec tant de livraisons internes et de tâches simultanées, le fait pour chacun de disposer de ces informations de contexte à la portée de la main simplifie les flux de travail, renforce la cohésion, permet à tout le monde de rester sur la même longueur d'ondes, et garantit que rien ne soit oublié.
Secret n° 4 : comprenez les dépendances
Planifier un calendrier est très simple lorsque les tâches sont linéaires. Mais c'est rarement le cas lorsque vous créez une campagne intégrée. Les équipes travaillent sur les tâches simultanément, ce qui signifie que vous devez connaître toutes les dépendances de tâches afin de les prendre en compte dans votre calendrier.
La façon la plus simple de les prendre en compte consiste à utiliser la méthode du chemin critique (CPM). Commencez par créer une liste globale de toutes les tâches impliquées dans le projet. Assurez-vous de lister celles-ci sous forme de tâches réelles et concrètes (par exemple, rédiger l'ébauche de l'article de blog), contrairement aux livrables associés à votre campagne (par exemple, article de blog).
Un exemple très simplifié de la campagne intégrée du lancement de votre produit pourrait se résumer ainsi :
- Rédiger l'e-mail de lancement
- Rédiger le contenu de l'article de lancement
- Concevoir l'e-mail de lancement
- Charger l'article de blog
- Planifier l'envoi des e-mails
- Planifier la publication de l'article de blog
Ensuite, vous devez définir les dépendances entre les tâches (c'est à dire, définir les tâches qui ne peuvent être menées à bien tant que d'autres tâches ne sont pas terminées).
Ces tâches sont facilement détectables dans l'exemple ci-dessus. Par exemple, l'e-mail de lancement ne peut pas être rédigé ni programmé tant que l'e-mail de contenu n'est pas terminé. Ce sont des dépendances dont vous souhaitez vous assurer lorsque vous concevez votre calendrier.
Enfin, vous devez identifier le chemin critique de votre projet. Celui-ci consiste en la plus longue séquence de tâches. Les tâches de votre chemin (ou chemins, les projets peuvent avoir plusieurs chemins critiques) doivent être soigneusement traitées, car tout retard pourrait retarder l'intégralité du projet. Un diagramme de Gantt peut être utile pour schématiser ces activités et identifier votre plus longue séquence du début à la fin du projet.
Faire cela vous offre, à vous et votre équipe, une meilleure compréhension de l'intégralité de la campagne et des moments auxquels les dates d'échéance de chacun s'intègrent, ce qui renforce le sentiment de responsabilité. À ce stade-là, il est également sage de définir certaines règles de base sur la façon dont vous communiquerez les éventuelles erreurs de dépendance au groupe afin que celui-ci puisse remettre la campagne sur les rails.
Secret n° 5 : soyez prêt à réévaluer et à apprendre
Nous n'irons pas par quatre chemins : les calendriers de campagnes marketing intégrées peuvent être complexes. En créer un qui fonctionne pour vous et votre équipe constitue un processus d'apprentissage constant, et vous devez être prêt à l'envisager comme tel.
À la fin de chaque campagne, réunissez-vous avec tous les membres de l'équipe concernés afin de déterminer ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré.
Aurait-il été utile d'organiser et de catégoriser différemment le travail ? Les livraisons internes devraient-elles être plus soigneusement coordonnées, ou certaines dépendances ont-elles été oubliées ? Devez-vous être plus explicite concernant les bonnes pratiques de la communication associées au calendrier ? Aurait-il été avantageux d'utiliser un modèle de planning hebdomadaire ou un calendrier plus précis ?
Toutes ces informations sont importantes pour vous la prochaine fois que vous travaillerez sur un calendrier. Donc ne manquez pas de prendre le temps nécessaire à ces réflexions et conversations pour créer des calendriers de campagne intégrée toujours plus simples, et surtout plus utiles.
Et, bien sûr, lorsque vous obtenez quelque chose qui fonctionne, préparez-vous à vos succès futurs. Créez un exemple ou un modèle de calendrier marketing que vous pouvez réutiliser la prochaine fois, au lieu de constamment commencer de zéro.
Optimisez votre calendrier marketing et gardez votre campagne intégrée sur les rails
Une campagne intégrée ressemble souvent à une symphonie. Les instruments individuels (dans notre cas, les équipes) peuvent jouer de la musique seuls, mais le rendu est bien meilleur lorsqu'ils jouent ensemble.
Cependant, les coordonner peut s'avérer complexe, et il suffit d'une personne qui perde le rythme ou se désaccorde pour que vous obteniez une cacophonie générale.
Heureusement, un calendrier marketing peut vous aider à jouer une musique sublime. Grâce aux secrets ci-dessus, vous pourrez créer un calendrier qui vous aide réellement, vous et votre équipe, plutôt que de vous entraver.
Vous souhaitez en savoir plus sur les avantages des calendriers de gestion de projet ? Pour continuer la lecture, consultez cet article :
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