Vous souhaitez tout savoir sur la rédaction d'un document d'expression des besoins (BRD) ? Cet article détaille clairement les informations à inclure dans votre BRD et vous explique précisément comment créer le vôtre. Vous y trouverez également un exemple complet pour vous aider à créer votre document.
N'hésitez pas également à utiliser notre modèle de gestion des exigences prédéfini pour vous aider à rédiger votre propre BRD. Vous pourrez ensuite lancer votre projet encore plus rapidement à l'aide de notre modèle de planification de projet prédéfini.
Qu'est-ce qu'un document d'expression des besoins (BRD) ?
Un document d'expression des besoins (BRD) est un document officiel qui fournit une vue d'ensemble complète sur un projet, avec ses objectifs, ses principales parties prenantes, son calendrier, son budget, ses contraintes, etc.
Il décrit les éléments nécessaires à l'atteinte des objectifs du projet. Lorsqu'il est bien rédigé, il permet d'éliminer toute ambiguïté liée aux tâches du projet. Rien n'est laissé au hasard : le document d'expression des besoins comprend tous les éléments indispensables.
Dans un article pour le Project Management Institute (PMI), Paul Burek a souligné que les exigences métiers représentent le « Quoi », c'est-à-dire les prochaines étapes de l'organisation une fois un projet terminé. Les exigences définissent les changements qui découleront du travail du projet.
Au risque de sembler trop formel, un document d'expression des besoins est la garantie que l'ensemble des parties concernées sont en phase.
Nous vous donnerons plus tard quelques conseils pour rédiger un BRD concis avec les modèles de Wrike, afin que vous puissiez atteindre vos objectifs d'entreprise.
Quelles informations inclure dans un document d'expression des besoins ?
Maintenant que nous avons une idée générale de la chose, nous allons pouvoir entrer dans les détails.
Les documents d'expression des besoins sont similaires à d'autres documents formels tels que les appels d'offres et les contrats clients. À ce titre, ils comprennent :
- Un récapitulatif : à rédiger après avoir terminé le reste du document. Cette partie décrit les exigences du projet et résume les contenus suivants du document.
- Objectifs du projet : décrivez les objectifs du projet et indiquez la finalité du travail. Quels sont les résultats ? En quoi le projet répond-il aux objectifs de l'entreprise ? Pour créer une feuille de route de gestion de produit simple et concise, utilisez le système SMART pour définir les objectifs du projet.
- Une analyse des besoins : précisez pourquoi le projet est nécessaire. Donnez des arguments et obtenez le soutien des parties prenantes et des employés pour créer de bons rapports avec vos pairs avant d'aborder le reste du projet.
- La portée du projet : pourquoi la gestion de la portée est-elle importante ? Pour réussir un projet, il est nécessaire de définir la portée du travail dès le début et de respecter les limites établies, sauf indication contraire. Définissez clairement la portée du projet pour éviter la dérive des objectifs tant redoutée. Il existe des modèles pour vous y aider, choisissez celui qui vous convient.
- Des exigences : après avoir recueilli les exigences du projet auprès des parties prenantes principales, vous devrez les résumer dans cette section. Tenez compte des exigences importantes liées au « Quoi », ainsi que des exigences techniques liées au « Comment ».
- Les principales parties prenantes : identifiez les parties prenantes impliquées dans le projet et définissez leurs rôles et responsabilités. Qui effectuera le travail ? Quelles sont les attentes de chaque partie prenante ? L'entreprise devra-t-elle recruter d'autres personnes ?
- Les contraintes du projet : indiquez clairement toutes les limitations du projet et veillez à en informer votre équipe de projet. Si cela est nécessaire, proposez des ressources supplémentaires (recours à des prestataires ou des supports de formation approfondis) pour pallier à ces difficultés.
- Le plan du projet, son calendrier, et ses jalons : détaillez les phases du projet dans cette section, en décrivant soigneusement ce qui est requis et à quel moment. Créez un calendrier et tenez compte des dépendances, ainsi que des imprévus.
- Une analyse coûts-avantages : l'analyse coûts-avantages présente les coûts liés au projet ainsi que les avantages attendus pour vous aider à justifier le retour sur investissement du projet.
- Un glossaire : bien que le langage courant puisse aider une personne lambda à comprendre facilement les informations présentées, vous devez parfois utiliser une terminologie technique. Les termes spécifiques au secteur et les noms de projet ou expressions propres à votre entreprise entrent dans cette catégorie et doivent être définis ici.
Rédiger un document d'expression des besoins
Ce document contient de nombreux éléments, aucun doute là-dessus. Cependant, rédiger des exigences métiers et les ajouter à un document d'expression des besoins n'est pas si compliqué que cela. Suivez ces conseils pour rédiger votre document.
1. Commencez par tirer les leçons des précédents projets réussis
Si vous appréhendez la rédaction de ce document, prenez le temps de passer en revue les projets que vous avez menés à bien au sein de l'entreprise.
Consultez la documentation liée à ces projets et utilisez vos connaissances pour définir votre nouveau document d'expression des besoins. Voici quelques éléments à prendre en compte lors de l'analyse de la documentation précédente :
- Ce qui a bien fonctionné
- Ce qui n'a pas fonctionné
- Obstacles rencontrés par l'équipe du projet
- Dépendances susceptibles d'affecter votre projet actuel
- Méthodes d'élicitation utilisées pendant la phase de collecte des exigences
2. Recueillez les exigences
La collecte des exigences est la partie essentielle du processus. Il en existe différents types, allant des exigences générales aux exigences techniques.
En fin de compte, l'efficacité de votre document d'expression des besoins repose sur la collecte adéquate et la compréhension des exigences de toutes les parties prenantes.
L'ouvrage « A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge » (BABOK® Guide) identifie les méthodes d'élicitation des exigences couramment utilisées, notamment :
- Les séances de brainstorming : réunissez les parties prenantes et recueillez des idées et des thèmes pour le projet. Cette méthode spécifique peut être bénéfique si plusieurs solutions sont identifiées.
- L'analyse de documents : passez en revue toute la documentation existante qui pourrait être intéressante pour le projet, notamment celle concernant d'anciens projets réussis.
- Les groupes de discussion : identifiez des parties prenantes qui pourraient vous donner leurs avis en petit comité. Vous pourrez creuser davantage les solutions proposées avec des personnes choisies que lors d'une séance de brainstroming.
- L'analyse d'interface : cette méthode d'élicitation est particulièrement intéressante pour les solutions logicielles et implique des interactions utilisateur avec une application.
- Les entretiens : les entretiens individuels sont un moyen courant de recueillir des informations sur les exigences. Concentrez-vous sur les réflexions et les points de vue des parties prenantes sur le projet et les solutions potentielles.
- L'observation : cette méthode d'élicitation est intéressante lors d'un changement de processus ou de flux de travail. Lorsque vous observez le processus ou le flux de travail d'une personne, veillez à ne pas l'interrompre. Demandez-lui plutôt de relire la documentation que vous aurez effectuée suite à l'observation.
- Le prototypage : l'utilisation d'un prototype est un excellent moyen de s'assurer que les exigences actuelles répondent aux besoins de toutes les parties prenantes. Les prototypes peuvent illustrer le fonctionnement d'une solution et déterminer si les exigences doivent être modifiées.
- Les ateliers sur les exigences : organisez des ateliers collaboratifs avec vos parties prenantes pour définir ensemble les exigences. Les demandes de chaque partie prenante sont spécifiées dès le début, c'est pourquoi les ateliers ont généralement une orientation plus précise que les séances de brainstorming.
- Les enquêtes et les questionnaires : ces outils peuvent vous aider si vous souhaitez obtenir les commentaires d'un plus grand nombre de parties prenantes. Il est important de bien formuler les questions. Assurez-vous donc de déterminer la meilleure façon de poser les questions pour recueillir les informations dont vous avez besoin.
Ne vous inquiétez pas, vous n'avez probablement pas besoin d'utiliser toutes les techniques mentionnées ci-dessus. Identifiez plutôt celles qui conviennent le mieux à vos besoins et aux spécificités de votre produit actuel. Assurez-vous, tout au long du cycle de vie du projet, de prendre en compte les impacts des exigences définies au début et d'y répondre si besoin.
Essayez notre modèle de gestion des exigences prédéfini pour organiser toutes les informations.
La solution Business de Wrike, proposant des tableaux de bord et des rapports avancés, vous permet de suivre, activement et en temps réel, le statut de toutes les exigences.
3. Utilisez un langage clair et sans jargon
Les documents professionnels de ce type sont souvent longs et très denses, ce qui complique leur compréhension. N'oubliez pas que de nombreuses parties prenantes occupant différents rôles consulteront ce document, et que tout le monde ne comprend pas les textes techniques.
N'incluez pas de jargon dans votre document d'exigences métiers. Essayez d'utiliser un langage clair, pertinent et concis, par exemple, en ayant recours à des techniques d'écriture telles que la paraphrase.
Vous pouvez reformuler votre contenu vous-même, ou recourir à un outil de reformulation en ligne.
Nous vous recommandons également d'inclure un glossaire à la fin de votre document afin de faciliter la recherche des termes techniques et d'éviter tout malentendu.
4. Ajoutez des éléments visuels pour faciliter l'assimilation du contenu
Les images et les éléments de contexte peuvent améliorer l'efficacité de votre plan et aérer les informations denses.
Des recherches indiquent que 65 % de la population ont une mémoire visuelle, ce qui signifie que l'intégration d'éléments visuels dans votre document peut vous aider à transmettre votre message et à planifier plus efficacement.
Par exemple, le diagramme de processus métier est un élément visuel que l'on retrouve souvent dans les documents d'expression des besoins. La représentation des processus métier dans leur état actuel par rapport à l'état futur proposé peut faciliter la communication des exigences.
5. Demandez aux membres de l'équipe de réviser votre document
Une fois que vous avez fini de rédiger votre document d'expression des besoins, demandez aux parties prenantes de le réviser et de le valider. Cela vous permet d'être sûr de recueillir toutes les exigences et de donner aux parties prenantes la possibilité de faire part de leurs commentaires et d'apporter des modifications avant le lancement du projet.
En prime, le processus de révision contribue également à l'alignement général, un gage de réussite pour votre équipe dès le départ.
Vous souhaitez planifier votre projet dès aujourd'hui ? Utilisez notre modèle prêt à l'emploi.
Exemple et modèle de document d'expression des besoins
Tout cela peut sembler un peu complexe et théorique, alors nous allons analyser un exemple de document d'expression des besoins simple.
Imaginez que votre entreprise souhaite trouver un moyen de mieux suivre la performance des employés et les indicateurs clés de performance (KPI).
Disons que les employés ne disposent actuellement d'aucun système pour suivre leurs performances. Il est donc nécessaire d'en choisir un et de le déployer. Voici un exemple de document très simple pour ce type de projet (ainsi que quelques conseils utiles sur la façon de rédiger un BRD) :
1. Récapitulatif
Notre entreprise recherche un système de gestion pour suivre les performances globales de nos employés, améliorer la rétention et la motivation, et accroître la transparence entre les responsables et les employés.
Notre objectif est de lancer ce système au cours du deuxième trimestre. Nous évaluerons et mettrons en œuvre le système et formerons les responsables et les employés en conséquence d'ici au 1er juin 2025.
Nous souhaitons inclure un certain nombre d'exigences, notamment la représentation du parcours professionnel, les rapports et les statistiques, ainsi que la gestion des objectifs. Un certain nombre de parties prenantes participeront à la sélection et à la mise en œuvre de ce système, notamment les chefs de projet, le service des ressources humaines, les chefs de service, les cadres, les responsables et les employés.
Ce document détaille la sélection de ce système, les objectifs, les besoins, la portée, les exigences, les parties prenantes, le calendrier et l'analyse coûts-avantages.
2. Objectifs du projet
Utilisez le système SMART pour définir les objectifs de votre projet :
- Nos 500 employés seront formés à notre nouveau système de gestion des performances d'ici au 1er juin 2025.
3. Analyse des besoins
Étayez votre analyse avec des données et des recherches, si possible, pour renforcer votre position :
- Un système de gestion des performances est nécessaire pour motiver et récompenser nos employés, augmenter le taux de rétention, assurer la cohérence de leurs parcours de développement, et renforcer notre situation financière grâce à la montée en compétence de nos employés. Le renouvellement du personnel coûte en moyenne 35 000 $ à notre organisation, et la mise en œuvre de ce système nous permettra d'économiser de l'argent en fidélisant nos employés.
4. Portée du projet
Définissez clairement les tâches de la portée :
- Tâches de la portée :
- Évaluer et sélectionner un système de gestion des performances
- Mettre en œuvre le système de gestion des performances
- Former les responsables au système
- Former les employés au système
5. Exigences
Collaborez avec les principales parties prenantes pour définir toutes les exigences :
- Gestion des objectifs pour suivre les progrès
- Évaluation des performances en milieu et en fin d'année
- Représentation des parcours professionnels et planification de la succession
- Rapports
- Statistiques des performances
- Opportunités d'accompagnement et de mentorat
6. Contraintes du projet
Détaillez le projet et ses limitations afin que les parties prenantes puissent comprendre sa complexité et savoir comment atteindre les objectifs. Voici quelques contraintes de projet :
- Coûts
- Échéances
- Ressources physiques (matériaux, etc.)
- Ressources d'équipe
7. Principales parties prenantes
Identifiez les principales parties prenantes et décrivez leurs rôles et leurs responsabilités :
- Le chef de projet : sera chargé de faire respecter le calendrier du projet à toutes les parties.
- Le responsable RH : étudiera les systèmes de gestion des performances, rassemblera les exigences, recommandera un système aux cadres pour qu'ils le valident, organisera des séances de formation pour les responsables et les employés.
- Les chefs de service : communiqueront au responsable RH leurs besoins pour obtenir une liste complète des exigences.
- Les cadres : seront responsables de la validation du système de gestion des performances sélectionné
- Les responsables : recevront une formation sur le système.
- Les employés : recevront une formation sur le système.
8. Calendrier
Décrivez les différentes phases du projet ainsi que la date d'échéance de chaque phase :
- Phase I : terminer la collecte des exigences auprès de toutes les parties prenantes d'ici au 31 mars 2025
- Phase II : sélectionner un système de gestion des performances à recommander aux cadres d'ici au 7 avril 2025
- Phase III : faire adopter à l'équipe RH le nouveau système de gestion des performances d'ici au 26 avril 2025.
- Phase IV : finaliser les supports de formation pour les responsables et les employés d'ici au 3 mai 2025
- Phase V : organiser la formation des responsables le 10 mai 2025
- Phase VI : organiser la formation des employés le 17 mai 2025
Utilisez un outil comme Wrike pour vous aider à visualiser le calendrier de votre projet. Grâce à notre diagramme de Gantt, les parties prenantes pourront se tenir au courant de vos avancées.
Si vous devez modifier des dates ou des échéances, faites une reprogrammation groupée de vos tâches dans le calendrier du projet et communiquez facilement ces modifications en temps réel.
9. Analyse coûts-avantages
Effectuez une analyse coûts-avantages :
- Coûts du renouvellement du personnel par équipe en glissement annuel
- Coûts des ressources nécessaires à l'équipe du projet pour mettre en œuvre le système
- Avantages de l'alignement des employés sur les objectifs de l'entreprise
- Avantages d'une protection juridique en cas de licenciement
10. Glossaire
Définissez les termes et les abréviations utilisés, à titre de référence pour les lecteurs :
- Vocabulaire de l'entreprise
- Jargon du secteur
- Terminologie technique
Voici à quoi ressemblerait notre exemple dans un modèle finalisé :
L'exemple ci-dessus vous plaît ? Créez votre propre document d'expression des besoins à l'aide du modèle vierge de Wrike :
Commencez à planifier votre projet en un rien de temps avec Wrike.
Quelle est la différence entre les exigences métiers et les exigences fonctionnelles ?
Le but des exigences métiers et des exigences fonctionnelles n'est pas le même. Alors qu'un document d'expression des besoins fournit aux parties prenantes une vue d'ensemble détaillée des exigences de votre projet, un document d'exigences fonctionnelles (FRD) décrit comment effectuer certaines tâches pour réaliser le projet.
Pour faire une comparaison avec les recettes de cuisine : Le BRD représente un livre de recettes, avec une couverture et une table des matières qui donnent une idée générale de ce que vous allez préparer. Le FRD s'apparente aux recettes individuelles que l'on consulte pour savoir comment concocter certains plats.
Outre les exigences fonctionnelles, il existe d'autres exigences :
- Les exigences non fonctionnelles : aussi détaillées que les exigences fonctionnelles, elles décrivent le déroulement du projet et ce à quoi ressemble l'expérience utilisateur une fois le projet terminé.
- Les exigences utilisateur : plus détaillées que les exigences métiers, elles décrivent les actions que les utilisateurs peuvent effectuer avec les livrables finis.
- Les exigences produit : plus détaillées que les exigences métiers et utilisateur, elles accompagnent les équipes dans la création et la vente du produit souhaité de manière efficace.
Rédiger un document d'expression des besoins avec Wrike
Avec Wrike, finis le stress et les casse-têtes liés au processus. Notre plateforme de gestion du travail collaboratif peut simplifier la communication, recueillir les exigences des parties prenantes et fournir une visibilité sur le processus. Nos modèles prédéfinis, comme notre modèle de gestion des exigences et notre modèle de planification de projet, peuvent vous aider à concrétiser ces résultats encore plus rapidement.
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