Les chefs de projet disposent d'un arsenal d'outils pour les aider à relever les défis potentiels et surmonter les obstacles. Parmi eux, le registre des risques associés au projet. Mais qu'est-ce qu'un registre de risques ? Comment l'utiliser et de quelle façon peut-il vous aider à garder votre projet sur les rails ?
Dans ce guide, nous allons vous expliquer ce qu'il est préconisé d'inclure dans votre registre de risques et déterminer le meilleur moment et la méthode adaptée pour concevoir et actualiser le registre de votre prochain projet.
Qu'est-ce qu'un registre de risques ?
Un registre de risques est un outil à la disposition des chefs de projet pour suivre et examiner les risques susceptibles d'impacter leurs projets. Parce qu'elle constitue une approche proactive pour répondre aux problèmes ou revers éventuels, la gestion des risques est une composante essentielle de la gestion de projet.
Le registre de risques est au cœur de ce processus de gestion des risques.
Quel est l'objet d'un registre de risques ?
Les registres de risques ont pour but d'identifier, d'enregistrer et de suivre les risques potentiels d'un projet. En gestion de projet, un risque est tout imprévu qui pourrait influencer votre projet de manière positive ou négative.
Dès qu'un élément susceptible d'avoir des répercussions sur votre projet est identifié, vous devez en évaluer l'impact avec l'équipe et l'enregistrer dans votre registre de risques.
Pourquoi un registre de risques ?
Il vous faut un registre de risques car plus les projets sont importants, longs et complexes, plus il devient difficile de garder le cap. En faisant le suivi des risques dans un emplacement centralisé et en les passant en revue régulièrement, vous éviterez d'oublier ou de manquer quelque chose.
De prime abord, certains risques peuvent paraître anodins ou improbables, mais cela ne veut pas dire qu'ils ne sont pas susceptibles d'impacter votre projet. Voici quelques exemples de risques à prendre en considération :
- Risques liés à la sécurité/aux données (vol ou consultation non autorisée de documents)
- Risques juridiques (contentieux ou amendements de loi qui ont une influence sur le projet)
- Événements catastrophiques (incendie, inondation, catastrophe naturelle)
- Perturbations de la chaîne logistique
La gestion des risques permet d'identifier les risques potentiels en amont afin de décider de la meilleure façon de les gérer.0> Elle vous permet également de suivre les risques sur la durée afin de voir si et comment ils évoluent.
Certains risques vous paraîtront si improbables que vous serez tenté de les ignorer. Mais à mesure qu'avance le projet, ces mêmes risques peuvent devenir de plus en plus tangibles. En réalisant un suivi minutieux, vous pourrez observer ces évolutions et prendre les mesures nécessaires en amont.
À qui s'adressent les registres de risques ?
Si vous travaillez sur des projets de large envergure, complexes ou critiques, votre équipe compte peut-être un coordinateur de risques ou un gestionnaire de risques. Dans ce cas, la responsabilité de créer et d'actualiser le registre de risques lui incombe.
Cependant, pour la plupart des projets, cette responsabilité revient au chef de projet.
Cela ne signifie pas que le gestionnaire de risques ou le chef de projet soit chargé d'identifier tous les risques ou même de prendre toutes les mesures correspondantes. Tout le monde au sein de l'équipe de projet ainsi que tous ceux dépendant de son succès doivent participer à l'identification et à l'évaluation des risques.
Ainsi, le client ou le promoteur du projet peut avoir connaissance d'un problème éventuel que personne d'autre au sein de l'équipe de projet ne connaissait.
Qu'inclut un registre de risques ?
En substance, un registre de risques est un tableau répertoriant les risques du projet, qui vous permet de suivre chaque risque identifié et toute information essentielle le concernant.
Les colonnes standard incluses dans un registre de risques sont :
- Numéro d'identification (pour rapidement identifier chaque risque et s'y référer)
- Nom et brève description du risque
- Catégorie de risque (interne ou externe, lié à l'équipement ou au personnel, etc.)
- Probabilité (les chances que le risque se concrétise)
- Impact (s'il se concrétise, les répercussions qu'il aura sur votre projet)
- Note d'évaluation (où se trouve le risque dans votre liste de priorités)
Approche (allez-vous suivre le risque, essayer de le nuancer, l'éviter, etc.) - Mesures à prendre (si vous prévoyez d'atténuer le risque ou de l'éviter, quelles sont les étapes impliquées et à quel moment les mettre en œuvre)
- Personne responsable de la supervision ou de l'atténuation du risque
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Comment créer un registre de risques ?
Pour créer un registre de risques, il vous suffit de créer un tableau comprenant les colonnes mentionnées ci-dessus et de le remplir des risques associés à votre projet.
Voyons quelques-unes de ces colonnes plus en détail afin de vous aider à mieux les remplir :
Catégories de risque : L'objectif des catégories est de vous aider à trier les risques selon leur nature de façon à mieux les suivre et comprendre leurs répercussions. Personnalisez-les en fonction de votre activité et de votre projet.
Vous pouvez également choisir d'avoir des colonnes différentes pour chaque catégorie. Par exemple, vous pouvez identifier le sprint affecté dans une colonne et la nature du travail (développement, test, etc.) dans une autre.
Probabilité et impact : Il existe deux façons d'évaluer les risques : qualitative et quantitative. La méthode qualitative est la plus simple et la plus courante. Avec cette approche, vous évaluez généralement la probabilité et l'impact sur une échelle de 3 à 5 points (très élevé, élevé, moyen, faible et très faible).
L'évaluation quantitative des risques requiert de leur assigner des valeurs numériques. Au lieu de simplement déclarer que l'impact est « élevé », vous devrez le définir en termes quantifiables, tels qu'un retard de deux à quatre semaines ou une augmentation de 5 % des coûts.
Note d'évaluation : Si vous utilisez la méthode qualitative, votre note d'évaluation correspond généralement à la probabilité multipliée par l'impact. Si la probabilité est élevée (4) et l'impact est moyen (3), votre note sera 12 (4 x 3). Cette méthode est un moyen simple de trier et prioriser les risques rapidement.
L'analyse quantitative n'est pas aussi simple. Il est difficile de comparer une probabilité de 60 % d'un retard de deux semaines par rapport à une probabilité de 40 % d'une augmentation des coûts.
Pour y arriver, vous devrez évaluer les impacts sur le calendrier et sur le budget de façon à pouvoir les comparer. Par exemple, vous pouvez considérer un retard de six semaines et une augmentation de budget de 10 % comme correspondant tous les deux à un « impact très élevé » et leur assigner un « 5 ».
Quelle que soit la façon dont vous choisissez de suivre et d'évaluer les risques, assurez-vous que la méthode soit cohérente sur l'ensemble du projet. Un manque d'homogénéité entre les collaborateurs d'une même équipe au moment d'évaluer les risques ou de remplir les colonnes peut entraver l'identification, le suivi et la priorisation des risques.
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Vous pouvez également le partager aisément avec votre équipe et toute autre personne pertinente afin d'obtenir leur retour. Enfin, vous pourrez l'intégrer à vos rapports et tableaux de bord, pour que les risques soient toujours présents à votre esprit et que rien d'important ne vous échappe.
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