Vous l'ignorez peut-être, mais vous utilisez chaque jour la communication asynchrone, aussi bien au sein qu'en dehors de votre lieu de travail. Chaque fois que vous recevez une notification, que ce soit lorsque l'écran de votre téléphone s'allume ou qu'un énième message apparaît dans votre boîte de réception, vous êtes la cible d'une communication asynchrone.
Lorsque vous communiquez sans attendre de réponse immédiate, notamment via des courriels, des notes ou des messages directs, vous utilisez la communication asynchrone. A contrario, vous utilisez une communication synchrone lorsque vous interagissez avec quelqu'un en temps réel ; les appels téléphoniques, les visioconférences et les réunions en personne relèvent de cette méthode de communication.
De nos jours, nous exploitons la communication asynchrone pour rester en contact dans un environnement de travail virtuel. Et pourtant, dans ce monde où tout va très vite et où l'efficacité est cruciale, s'appuyer sur une communication asynchrone peut paraître contre-productif.
Dans ce guide, nous vous expliquons ce qu'est la communication asynchrone, en quoi elle diffère de la communication synchrone et comment l'exploiter au mieux pour optimiser la productivité au travail.
Présentation de la communication asynchrone
La communication asynchrone, c'est le SMS que vous envoyez via votre téléphone, le courriel que vous transmettez via votre ordinateur professionnel, le post que vous publiez via votre logiciel de gestion de projet. Il s'agit en fait de n'importe quel message qui n'appelle aucune réponse immédiate.
Bien sûr, le destinataire peut toujours vous répondre dans la foulée, mais vous n'êtes pas engagé(e) dans un dialogue actif où deux interlocuteurs échangent simultanément.
Qu'est-ce que la messagerie asynchrone ?
La plupart d'entre nous utilisons quotidiennement la messagerie asynchrone lorsque nous échangeons au travail via des plateformes de réseaux sociaux ou des logiciels de communication.
Elle consiste à transmettre un message à quelqu'un ou à quelque chose (comme un chatbot) sans converser en temps réel.
Quelle est la différence entre communication asynchrone et communication synchrone ?
Les communications asynchrone et synchrone ne diffèrent que sur un point : le moment où la conversation a lieu.
Si, par exemple, vous envoyez un e-mail, la réponse restera en suspens tant que le destinataire n'a pas lu le message. Lorsque vous invitez quelqu'un sur Zoom ou organisez une réunion d'équipe, vous initiez une conversation en temps réel où chacun a la possibilité de répondre à l'instant T.
Avant la pandémie de COVID-19, la communication synchrone incluait notamment les discussions autour de la machine à café, les conversations dans le bureau d'un collègue ou les réunions en présentiel. En ce moment, ce sont plutôt les appels en visio qui sont monnaie courante.
La communication asynchrone s'est largement imposée grâce aux plateformes, qui rendent la collaboration et la communication à distance simples comme bonjour.
Exemples de communication asynchrone
Maintenant que vous comprenez de quoi il s'agit, voici quelques exemples de communication asynchrone dans l'environnement de travail moderne :
- E-mails : lorsque vous envoyez un e-mail, vous devez toujours attendre avant de recevoir une réponse. C'est l'une des plus anciennes formes de communication asynchrone, encore utilisée aujourd'hui.
- Messagerie : la messagerie (non instantanée) est une forme de communication asynchrone, car vous rédigez un message auquel le destinataire est censé répondre lorsqu'il trouve le temps.
- Notes internes : une note ou une newsletter interne à l'entreprise peut être considérée comme une forme de communication asynchrone. La plupart du temps, elles n'appellent aucune réponse, et si réponse il y a, elle ne sera pas immédiate.
- Vidéo préenregistrée : des services tels que Loom sont de plus en plus utilisés pour expliquer quelque chose à un collègue ou à un intervenant indépendant sans avoir à engager une conversation en temps réel.
Quand est-il préférable d'utiliser la communication asynchrone ?
Il est conseillé d'utiliser la communication asynchrone lorsque vous souhaitez contacter un membre de l'équipe ou un collègue, et que vous n'attendez pas une réponse immédiate.
Voici quelques cas dans lesquels la communication asynchrone est tout indiquée :
- Vous avez avancé sur un projet et vous souhaitez en informer vos collègues
- Vous avez terminé votre tâche et vous souhaitez qu'un collègue jette un œil sur ce que vous avez fait
- Vous avez une question non urgente à poser à votre supérieur au sujet d'un projet
- Vous souhaitez qu'un membre de l'équipe vous informe sur l'avancement d'un projet
- Vous devez expliquer quelque chose à un collègue, mais vous n'avez pas le temps de lui passer un coup de fil
Exemples de communication synchrone
Afin de s'assurer que vous comprenez bien la différence entre ces deux formes de communication, voici quelques exemples de communication synchrone.
- Messagerie instantanée : certains outils de messagerie électronique ont été conçus pour faciliter la communication rapide par écrit. Les conversations rédigées à la volée via un clavier peuvent être considérées comme une forme de communication synchrone.
- Appels en visio : chaque fois que vous répondez à une invitation sur Zoom, vous vous engagez dans une communication synchrone, car vous allez pouvoir échanger en temps réel et répondre comme bon vous semble.
- Réunions en présentiel : ancêtres de la visioconférence sur Zoom, les réunions en présentiel permettent également d'échanger en temps réel.
- Discussions impromptues sur le lieu de travail : chaque fois que vous vous arrêtez dans le bureau d'un(e) votre collègue pour discuter, vous utilisez la communication synchrone.
- Appels téléphoniques : les appels téléphoniques relèvent également d'une forme de communication synchrone.
Quand est-il préférable d'utiliser la communication synchrone ?
La communication synchrone est vivement conseillée lorsque vous avez besoin de d'échanger en temps réel avec les membres de votre équipe pour planifier les choses. Voici quelques cas dans lesquels la communication synchrone est tout indiquée :
- Vous souhaitez renforcer la collaboration entre les différents services et briser la glace via des exercices de consolidation d'équipe
- Vous devez déterminer une nouvelle marche à suivre pour un projet et vous souhaitez lancer des idées
- Vous devez aborder un sujet sensible, comme la performance d'un employé ou un incident survenu sur le lieu de travail
- Vous devez transmettre des notions complexes qui nécessitent d'être formulées dans le cadre d'un échange en temps réel pour pouvoir être bien comprises
Avantages de la communication asynchrone
Même si certains pensent que les bonnes vieilles réunions en présentiel sont plus efficaces, il ne s'agit pas toujours de la meilleure approche.
En réalité, selon le rapport 2022 de Buffer sur l'état du travail à distance, 52 % des employés se déclarent davantage enclins à travailler dans un environnement de travail privilégiant la communication asynchrone. En d'autres termes, la plupart des gens préfèrent communiquer via des messages asynchrones plutôt que de devoir assister à des réunions.
Il est facile de comprendre pourquoi.
Idéale pour les équipes dispersées
Le facteur télétravail joue un rôle important, notamment lorsque les équipes sont réparties aux quatre coins du monde sur différents fuseaux horaires. Avec une main-d'œuvre internationale, la communication synchrone est parfois difficilement envisageable et la communication asynchrone s'impose tout naturellement.
Si vous devez réunir virtuellement une équipe dispersée, familiarisez-vous avec les différentes formes de communication asynchrone pour tenir chacun informé en évitant les appels en dehors des heures de bureau.
Par exemple, vous pouvez créer une vidéo préenregistrée décrivant les détails du prochain projet sur lequel les membres de l'équipe devront travailler, et que chacun pourra visionner avant d'entamer sa journée de travail.
Réduit les distractions
Une collaboration efficace au travail est un autre avantage de la communication asynchrone, car les conversations en temps réel peuvent parfois freiner l'avancement. Si vous devez constamment interrompre votre travail pour passer ou répondre à un appel, vous serez inévitablement en proie à la distraction. Il vous faudra peut-être quelques minutes après un appel pour « reprendre le fil » et vous remettre au travail.
Dans une étude des données de gestion du temps menée par Forbes, 71 % des employés affirment être fréquemment interrompus au travail. Ces interruptions constantes sont contre-productives et empêchent les membres de l'équipe d'exprimer pleinement leur créativité et de fournir un travail de qualité.
La communication asynchrone, comme l'envoi d'un message ou d'un e-mail, n'est pas censée ralentir le flux de travail de vos collègues. En désactivant les notifications pendant les heures de travail ou en réservant un créneau pour consulter les e-mails, ils ne seront pas distraits au moment où le message arrivera dans leur boîte de réception.
Favorise le travail en profondeur
Non seulement la communication asynchrone évite les distractions, mais elle favorise également le travail en profondeur. Terme inventé par le professeur d'informatique et auteur à succès Cal Newport, le « travail en profondeur » (« deep work » en anglais) désigne le fait de se consacrer à des tâches productives.
Pour être productifs, les membres de l'équipe doivent pouvoir se concentrer avant tout sur des tâches hautement prioritaires. S'ils passent leur temps à enchaîner les réunions, ils risquent d'être constamment distraits et incapables d'effectuer un travail en profondeur.
Cal Newport préconise d'aménager chez soi un « bunker » exempt de toute source de distraction afin de ne pas se laisser déconcentrer. Bien évidemment, cela est impossible pour la plupart d'entre nous. Pourtant, isoler son équipe des sources de distraction est essentiel pour améliorer la productivité.
Comment espérez-vous pouvoir avancer sur un projet si vos collègues ne cessent de passer par votre bureau pour discuter ou de vous solliciter sur Zoom ?
En misant davantage sur la communication asynchrone, vous pouvez réaliser « des activités cognitivement exigeantes qui tirent parti de notre capital professionnel pour générer des résultats rares et précieux, et qui nous incitent à constamment nous améliorer », pour reprendre les propres termes de Cal Newport.
La communication asynchrone permet à chaque membre de l'équipe de reprendre le contrôle de son temps et de répondre aux messages comme il l'entend.
Facilite la collaboration
La communication asynchrone facilite la collaboration entre équipes. Pour collaborer efficacement, vous devez pouvoir vous concentrer sans interruptions extérieures. Cela peut paraître contre-intuitif de prime abord, mais si le travail en profondeur est une notion qui vous parle, vous allez vite comprendre pourquoi.
Avec la communication asynchrone, vous n'avez pas à interrompre votre travail dès qu'un membre de l'équipe soumet une question ou un commentaire. Au contraire, elle vous permet de réserver du temps pour consulter les messages et e-mails importants de sorte à ne pas interrompre votre flux de travail.
Limite les réunions éreintantes
Qui n'a pas déjà ressenti une grosse fatigue, qu'elle soit physique ou mentale, après sa troisième réunion de la journée ?
On s'installe bien sagement, on note plus d'informations que ce dont on a réellement besoin, et il faut ensuite trouver l'énergie nécessaire pour terminer son travail.
Avec la communication asynchrone, finies les réunions à répétition qui pompent votre énergie et vous mettent à plat.
Favorise les réponses réfléchies
Lorsque vous échangez avec quelqu'un au téléphone ou en visio, vous n'obtenez pas toujours des réponses de qualité et réfléchies. L'anxiété sociale altère notre capacité à répondre de manière succincte, et il est dès lors très facile de se laisser emporter par la conversation, de perdre le fil de sa pensée ou de se faire interrompre.
Avec la communication asynchrone, vous avez tout le temps de fournir une réponse mûrement réfléchie.
Permet de tout consigner
La transparence est une qualité essentielle pour la plupart des projets, car bon nombre de responsables et intervenants souhaitent tout savoir sur le déroulement des choses.
Avec la communication asynchrone, tout est consigné et vous pouvez documenter l'avancement du projet du début à la fin et inclure les contributions de chaque membre de l'équipe.
Permet un meilleur contrôle
Avec la communication asynchrone, vous pouvez contrôler l'orientation d'un projet avec seulement quelques messages et commentaires.
Si vous êtes responsable de la réussite d'un projet, la communication asynchrone peut vous permettre d'assurer une « microgestion » efficace. Vous pouvez rédiger des commentaires à l'intention d'un membre de l'équipe pour lui demander d'apporter rapidement les modifications nécessaires ou inclure les retours des clients dans votre plateforme d'informations centralisée.
Inconvénients de la communication asynchrone
En dépit de tous ses avantages, la communication asynchrone a également des défauts.
Manque de spontanéité
Parfois, il vous faut obtenir l'attention immédiate de votre interlocuteur. La communication asynchrone ne permet pas d'obtenir des réponses rapides.
Il se peut que le budget d'un projet ait été retiré, rendant toute tâche supplémentaire inutile. Ou qu'un événement externe (comme la pandémie de COVID-19) menace de transformer la façon dont vous et votre équipe opérez. Ou encore que vous deviez tout simplement intégrer les retours des clients avant de soumettre un travail et que vous n'avez pas de temps à perdre.
Manque de culture d'équipe
Communiquer exclusivement via des plateformes de messagerie et par e-mails peut vite devenir fastidieux. Cela peut créer des fossés entre les membres de votre équipe, car il est facile d'oublier qu'il y a une personne derrière chaque message.
L'un des principaux problèmes posés par l'environnement de travail post-COVID est que les membres d'une équipe peuvent davantage se sentir isolés à cause de l'absence d'interactions en personne — cela peut même, à long terme, conduire à l'épuisement professionnel.
C'est pourquoi il est sage de mettre en place une communication synchrone, afin de donner aux membres de votre équipe l'occasion d'interagir librement de temps à autre et d'échanger en chair et en os.
Manque d'interactions en personne pour résoudre des problèmes
Il est parfois difficile de faire passer certaines nuances par SMS, message ou courriel interposé. Les SMS peuvent souvent être mal interprétés, et vous risquez donc d'aggraver un problème avec une communication asynchrone.
Pour résoudre des conflits et des incidents majeurs affectant plusieurs membres de l'équipe, il vaut mieux échanger directement avec les personnes concernées ou les appeler en visio pour discuter des solutions envisageables.
Astuces pour une communication asynchrone efficace
La communication asynchrone peut être lente et chronophage, ou, au contraire, améliorer comme jamais la productivité de votre équipe. Ces quelques conseils vous aideront à exploiter au mieux la communication asynchrone :
Gérez les attentes
Collaborer au sein d'une équipe nécessite de mettre en place une communication efficace, et cela ne se fait pas comme par enchantement. Pour établir de solides canaux de communication, vous devez définir dès le départ vos attentes vis-à-vis de l'équipe, en fonction de votre culture d'entreprise.
Supposons, par exemple, que vous ayez un nouveau projet dans votre pipeline. Répondez en amont aux questions suivantes :
- Quand les membres de l'équipe doivent-ils informer de leur progression ?
- À quelle fréquence souhaitez-vous faire le point avec l'ensemble de l'équipe ?
- Est-il vraiment nécessaire d'informer tout le monde des changements ou modifications que vous avez apportés, ou seulement quelques personnes ?
Faites preuve de transparence
Lorsque vous avez rarement l'occasion d'échanger en temps réel, il est conseillé de faire preuve de la plus grande transparence vis-à-vis des membres de votre équipe et des différents intervenants associés au projet.
Dès que vous avez terminé une tâche donnée, vous pouvez indiquer la date et l'heure dans un commentaire, un message ou un e-mail. Vous serez ainsi en mesure de créer un calendrier sur l'avancement, et toutes les personnes impliquées dans le projet pourront rester informées.
Définissez des objectifs clairs
Avec la communication asynchrone, mieux vaut définir des objectifs clairs. Vous risqueriez sinon de vous demander où sont passés vos collègues, en cas de longue période de silence radio.
Tâchez de fixer un cap dès le premier jour, pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde et sache comment et quand se contacter et quelle quantité d'informations inclure.
Instaurez la confiance entre les équipes
La confiance est une condition préalable à une communication asynchrone efficace.
Sans elle, vous douteriez de la capacité de votre interlocuteur à bien interpréter le contenu de votre commentaire ou message et à agir en conséquence.
Tenez compte des fuseaux horaires
Lorsque vous contactez un(e) collègue qui se trouve dans un fuseau horaire différent du vôtre, il ne faut pas s'attendre à obtenir une réponse immédiate. C'est pourquoi il est important de tenir compte des heures de bureau et compte des délais de réponse de chacun.
Fixez des délais de réponse raisonnables
Il n'est pas réaliste de s'attendre à ce que les membres de l'équipe répondent quelques minutes seulement après l'envoi d'un message, surtout si vous voulez qu'ils effectuent un travail en profondeur. Dès le début d'un projet, précisez la fréquence à laquelle vous souhaitez que les membres de votre équipe consultent leurs messages.
Pourquoi utiliser Wrike comme outil de communication asynchrone ?
Un outil de gestion du travail collaboratif comme Wrike peut aider à améliorer la communication asynchrone au sein de votre entreprise. Avec Wrike, vous pouvez joindre tous les membres de votre équipe, où qu'ils se trouvent, et communiquer efficacement avec eux.
En plus des simples e-mails et messages, Wrike vous permet de contacter les membres de votre équipe en fonction du contexte. Si votre message concerne un projet précis, vous pouvez, par exemple, ajouter un commentaire dans une tâche du projet en question.
Vous pouvez également optimiser vos messages en utilisant les fonctions de commande vocale ou de réponses intelligentes des outils de communication avancés de Wrike, pour ne perdre aucune nuance en cours de route.
Avec une gestion de projet totalement transparente, vous et votre équipe pouvez vérifier instantanément l'avancement d'une tâche ou d'un projet donné, tandis que les différents intervenants peuvent rapidement évaluer votre travail.
Le modèle de compte rendu et plan d'action post réunion simplifie la prise de notes et offre un accès universel à ces dernières, une fois que vous avez fini de les rédiger. À partir de là, l'équipe pourra définir un plan d'action et créer des tâches pour accélérer la réalisation du projet.
Parallèlement, le modèle de plan de communication offre un cadre pour établir les canaux de communication des grands projets, de sorte que chacun puisse rester informé.
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