La gestion de votre agence peut parfois ressembler à un combat permanent.
Ce sont vos clients qui vous maintiennent à flot, c'est donc eux que vous devez contenter. Mais vous pouvez parfois avoir l'impression de le faire aux dépens de votre équipe. Vous acceptez des échéances et des demandes irréalistes tout en accumulant frustrations et blocages de votre côté — au nom de la satisfaction client.
Vous vous sentez écartelé et vous commencez à penser qu'il est impossible de contenter les deux bords.
Il y a pourtant une bonne nouvelle : un logiciel de gestion d'agence peut vous aider à gérer les charges de travail, et à améliorer la communication et la collaboration au sein de votre équipe et avec vos clients. C'est du gagnant-gagnant.
Votre curiosité est piquée ? Nous ne pouvons pas vous en vouloir. Détaillons les systèmes de gestion d'agence — notamment leur nature, les fonctionnalités à rechercher et leur coût.
Qu'est-ce qu'un système de gestion d'agence ?
Un système de gestion d'agence est simplement un logiciel qui vous aide à organiser vos processus de travail et veiller à ce que tout le monde ait le même niveau d'informations.
Envisagez cet outil comme un lieu unique de gestion de la production des travaux destinés à vos clients — de l'idée initiale jusqu'à la création.
Pour résumer, « un tel système simplifie et rationalise tous les aspects de la gestion d'une agence, en les rendant par ailleurs évolutifs » explique Hailey Friedman pour Improvado.
Que doit comprendre un logiciel de gestion d'agence publicitaire ?
Pour profiter des avantages d'un logiciel de gestion d'agence, vous devez trouver la solution la plus adaptée à votre équipe et vos besoins uniques.
Les possibilités ne manquent pas. En réalité, un coup d'oeil à la liste des logiciels de gestion d'agence publicitaire établie par Capterra nous montre qu'il en existe des centaines.
Alors, comment ces solutions et déterminer vos préférences ? Il a un certain nombre de fonctionnalités clés que nous vous recommandons de rechercher.
1. Formulaires dynamiques permettant de rationaliser le processus de demande
Vous connaissez sûrement cette situation : votre équipe est prête et impatiente de commencer un nouveau projet pour un de vos clients, mais vous prenez conscience que vous n'avez pas toutes les instructions ou ressources nécessaires.
C’est un problème fréquent au sein des agences. Si la demande de projet est la première étape de votre processus, elle n'est pas toujours bien réalisée. Ainsi, selon une étude, 67 % des participants déclarent que l'obtention des informations nécessaires au début d'un projet de création est compliquée, voire très compliquée.
Votre logiciel doit faciliter cette étape, idéalement grâce à des formulaires de demande structurés qui invitent vos clients à fournir tous les détails nécessaires.
Par exemple, les formulaires de demande de Wrike vous permettent de définir des questions obligatoires (pour que vos clients ne puissent pas les ignorer) et comprennent de nombreux types de questions. Ils utilisent même une fonctionnalité dynamique pour offrir une expérience personnalisée à vos clients.
Par conséquent, si un client sélectionne le type de projet « campagne sur les réseaux sociaux » dans le premier menu déroulant de votre formulaire, toutes les questions suivantes seront adaptées à ce type de projet — ce qui élimine les questions inappropriées.
2. Flux de travail personnalisables pour proposer une approche sur-mesure à vos clients
Tous vos clients sont différents, ce qui veut dire que vous ne pouvez pas vous reposer sur une stratégie unique pour tous. Évidemment, vous pouvez standardiser et établir des modèles lorsque c'est pertinent. Cependant, vous aurez toujours besoin d'avoir la possibilité de personnaliser votre approche et faire sentir à votre client que celui-ci compte pour vous.
Le logiciel que vous choisissez doit être assez flexible pour s'adapter aux processus de votre équipe, même si ces derniers sont différents pour chacun de vos clients. Un logiciel qui dicte de façon stricte vos flux de travail vous poussera à chercher des fonctionnements alternatifs. Votre logiciel doit être à votre service et non l'inverse.
Wrike propose des flux de travail personnalisés qui permettent aux équipes de définir précisément et de suivre l'avancement de leur travail, et de définir les différents statuts de la façon la plus adaptée à leur fonctionnement (et non à celui du logiciel).
3. Communication fluide permettant à tous d'avoir le même niveau d'information
En matière de relation entre l'agence et ses clients, la communication peut faire partie des obstacles majeurs. En réalité, seuls 65 % des clients pensent que l'agence avec laquelle ils travaillent comprend vraiment leur activité.
Un logiciel de gestion d'agence approprié amènera plus de transparence entre vous et vos clients et facilitera le partage d'idées, l'échange de commentaires et les discussions de travail.
Toutes vos communications seront centralisées sur cette plateforme unique, afin que plus personne n'ait à parcourir ses discussions sur messagerie instantanée ou ses anciens fils d'e-mails pour trouver les dernières informations qui concernent le projet. Au sein de Wrike, vous pouvez mentionner les membres de votre équipe et même ajouter vos clients (pas d'inquiétude puisque vous pouvez choisir leurs Niveaux d'accès) afin que tout le monde reste dans la boucle et soit en mesure de comprendre le projet dans son ensemble.
4. Correction collaborative pour alléger le processus de révision
Votre équipe a terminé un projet et attend simplement les retours du client.
Le processus de correction et d'approbation peut représenter une importante source de blocage pour les agences. Les fichiers et commentaires passent de main en main, certains membres de l'équipe travaillent sur des versions obsolètes et des demandes importantes de modification passent inaperçues (ce qui peut donner à votre client l'impression que vous ne l'écoutez pas et un sentiment de frustration).
Recherchez un logiciel d'agence qui facilite la collaboration de nombreuses personnes sur un document et suggère des modifications.
Wrike utilise pour cela la correction collaborative. Les utilisateurs peuvent laisser des annotations visuelles dans les documents, voir les modifications apportées par les uns et les autres, et gérer en temps réel les corrections qui posent problème. La gestion des révisions en un seul endroit génère une trace claire des modifications et des approbations : il devient simple de vérifier que toutes les demandes du client ont été traitées avant de renvoyer le projet.
5. Rapports en temps réel pour démontrer votre valeur à vos clients
Vous savez que vous faites du bon travail pour vos clients. Cependant, ces derniers ne voient qu'une partie du processus. Il est alors facile pour eux de douter de votre valeur ajoutée. C'est particulièrement le cas si le temps nécessaire à produire un livrable est long. Vos clients peuvent alors se demander ce que vous faites réellement pour eux.
Quel que soit le logiciel d'agence que vous choisissez, facilitez l'élaboration de rapports à partir des informations en temps réel. Combien de projets votre équipe complète-t-elle pour ce client chaque mois ? Combien de temps passez-vous sur certaines demandes ?
La capacité à répondre rapidement à de telles questions (et étayer vos réponses avec des preuves factuelles) vous aide à prouver votre valeur à vos clients lors de moments de doute.
Combien coûte un logiciel d'agence ?
Un logiciel de gestion d'agence approprié offre de nombreux avantages à votre entreprise, mais il représente également un investissement.
Le montant que vous allez consacrer à votre système de gestion d'agence dépend de plusieurs facteurs, notamment :
- les fonctionnalités dont vous avez besoin ;
- le nombre d'utilisateurs ;
- les fonctionnalités complémentaires ou les intégrations à inclure.
Le coût variant en fonction des équipes et de leurs besoins, il est difficile d'indiquer un chiffre. Ceci dit, les plans payants de Wrike commencent à 9,80 $ par utilisateur et par mois, ce qui en fait une possibilité abordable de rationalisation du fonctionnement de votre agence et de satisfaction à la fois de vos clients et de votre équipe.
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