Projects in Controlled Environments (plus connue sous le nom de PRINCE2) est la méthodologie de gestion de projet la plus répandue dans le monde, utilisée par des équipes dans plus de 150 pays.
Mais qu'est-ce que la méthode PRINCE2 et pourquoi a-t-elle autant de succès ? Et, surtout, est-ce l'approche la plus appropriée pour vos projets ? Voilà des questions auxquelles il est difficile de répondre sans passer au crible des articles interminables et des définitions confuses. Nous vous avons donc épargné des recherches sur Google en recueillant les principes de base de PRINCE2 dans un endroit approprié.
Les principes de base de PRINCE2
PRINCE2 est une approche axée sur les processus qui met l'accent sur l'organisation et le contrôle durant l'intégralité du projet, du début jusqu'à la fin. Cela signifie que les projets sont minutieusement planifiés avant leur lancement, que chaque étape du processus est clairement structurée et que des correctifs sont apportés une fois le projet terminé.
Mais, me direz-vous, pourquoi le 2 ? La méthodologie PRINCE a d'abord été mise au point à la fin des années 80 comme méthode de gestion des projets informatiques du gouvernement du Royaume-Uni. L'approche a été revue et mise à jour en 1996 par une équipe de spécialistes en gestion de projet et un comité de révision, composé de 150 organisations publiques et privées, pour qu'elle puisse s'appliquer à un plus grand nombre de secteurs d'activités. C'est comme cela qu'est née la méthodologie améliorée PRINCE2.
Les 7 principes de PRINCE2
La méthodologie PRINCE2 repose sur les 7 principes suivants :
1. Les projets doivent avoir une justification commerciale.
Chaque projet doit répondre à un besoin clair et doit avoir un client défini, des résultats réalistes et une évaluation des coûts détaillée.
2. Les équipes doivent tirer des leçons à chaque étapes.
Les leçons font l'objet de recherches et sont consignées à chaque étape du processus de PRINCE2, puis utilisées pour améliorer le travail futur.
3. Les rôles et les responsabilités sont clairement définis.
Tout le monde devrait savoir de quoi il est responsable exactement ; et de quoi sont responsables ses collègues.
4. Le travail est organisé par séquences.
Les projets PRINCE2 sont divisés en différentes séquences de travail, avec des révisions régulières pour permettre la prise de notes sur les enseignements tirés et confirmer que le projet est toujours conforme aux exigences.
5. Les comités de pilotage appliquent le « management par exception ».
Étant donné que les membres du conseil d'administration sont des cadres supérieurs qui n'ont pas le temps de gérer les tâches quotidiennes d'un projet, ces derniers établissent des exigences de base en matière de durée, de coût, de risque et de portée, et ils délèguent la supervision quotidienne au chef de projet. Le chef de projet a les compétences pour remettre le projet sur la bonne voie si celui-ci a pris du retard ou s'il dépasse le budget. Mais en cas de problèmes ayant une incidence sur les exigences établies, on parle d'une « exception », et c'est le comité de pilotage qui décide de la marche à suivre.
6. Les équipes se focalisent sur la qualité.
Les livrables font constamment l'objet de contrôles pour vérifier leur conformité aux exigences à l'aide d'un registre de la qualité.
7. L'approche est adaptée à chaque projet.
La méthode PRINCE2 elle-même est ajustée afin de s'adapter au mieux à chaque projet. Le degré de supervision et l'ampleur de la planification dépend donc de la taille du projet, du nombre de personnes impliquées, etc.
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Les 7 rôles de PRINCE2
Il existe 3 rôles principaux dans PRINCE2 : le comité de pilotage, le chef de projet, et l'équipe de projet. Mais il existe de nombreux autres rôles qui contribuent à assurer que les exigences et les normes sont respectées et que le travail se déroule correctement.
- Le client est la personne qui paye pour que le projet soit mené à bien.
- L'utilisateur, soit utilisera les livrables du projet, soit sera affecté par les résultats du projet (dans certains cas, le client et l'utilisateur sont la même personne).
- Le fournisseur est un expert fournissant les connaissances nécessaires pour accomplir le projet en concevant ou en créant le produit final.
- Le chef de projet est responsable de l'organisation, de la planification et de la supervision du travail dans le cadre du projet. Il choisit et gère les personnes qui accomplissent les tâches du projet et il est responsable de veiller à ce que le travail soit réalisé correctement et dans les délais.
- L'équipe projet et le responsable d'équipe sont ceux qui retroussent leurs manches pour accomplir les tâches du projet. Les responsables d'équipe supervisent les détails du travail quotidien et relèvent directement du chef de projet.
- L'administrateur organise des réunions, maintient tout le monde informé, effectue le suivi de la documentation, etc. Sur des petits projets, ce sont souvent les chefs de projet qui assument cette responsabilité, mais si plusieurs projets ont lieu en même temps, ou si un projet est important/complexe, on met en général en place un soutien administratif pour la gestion de ces tâches.
Un des 3 rôles principaux, le comité de pilotage se compose en général de plusieurs personnes : le client (souvent un cadre supérieur), l'utilisateur final (ou un représentant), et le fournisseur. Il vérifie la conformité du projet selon trois perspectives différentes :
- Le client veille à ce que le projet soit toujours viable financièrement, en général à l'aide d'une analyse coûts/bénéfices.
- L'utilisateur veille à ce que les besoins de l'utilisateur soient satisfaits.
- Le fournisseur vérifie que le projet s'oriente vers une solution pratique et réaliste.
Pour certains projets, l'assurance qualité PRINCE2 est certifiée par une équipe tierce, neutre.
Le processus en 7 séquences de PRINCE2
Le processus de PRINCE2 est divisé en 7 séquences :
1. Mise en place d'un nouveau projet
- Quelqu'un envoie une demande de nouveau projet, c'est ce que l'on appelle le mandat du projet. Le mandat du projet est très bref, il explique pourquoi le projet est nécessaire et ce qu'il vise à accomplir idéalement.
- Une personne évalue tous les mandats de projet pour s'assurer que la société est capable de prendre en charge le projet.
- S'il est approuvé, la personne ayant initié le projet présente ensuite un brief de projet plus détaillé, qui décrit les actions, les ressources, la main d'œuvre, etc. nécessaires à la réalisation du projet.
2. Direction d'un projet
- Le comité de pilotage examine et évalue les briefs de projet, en se basant sur la justification commerciale et la viabilité, ce qui fera de nouveau l'objet d'une approbation/désapprobation.
- Le comité de projet décide de la marche à suivre pour organiser et exécuter chaque projet approuvé et de ce qu'il va déléguer au chef de projet et comment.
3. Démarrage d'un projet
- Le chef de projet créé la documentation de démarrage du projet, notamment un plan projet exhaustif et des niveaux de référence pour 6 objectifs de rendement : durée, coût, qualité, portée, risque, et bénéfice.
- Les documents de démarrage sont soumis à l'approbation du comité de pilotage. Une fois que le comité est convaincu du plan projet, il donne une fois de plus son approbation et le travail commence.
4. Contrôle d'une séquence
- Le chef de projet divise le projet en « blocs de tâches », plus courts, et confie leur réalisation aux responsables d'équipe et aux équipes.
- Le chef de projet supervise la progression des blocs de tâches durant chaque phase et intervient pour aider à surmonter les obstacles ou à corriger les erreurs, le cas échéant.
- Les responsables d'équipe coordonnent les détails du travail quotidien et exercent une rôle d'intermédiaire entre le chef de projet et les membres de l'équipe, afin de s'assurer que tout se passe comme prévu.
5. Gestion de la livraison du produit
- Le chef de projet vérifie que le projet progresse selon le brief de projet et s'assure que les livrables sont conformes aux exigences de qualité de PRINCE2.
- Le comité de pilotage évalue les blocs de tâches terminés et, soit les approuve, soit demande des modifications.
6. Gestion des limites de séquence
- Le chef de projet et le comité de pilotage analysent chaque séquence pour s'assurer que le projet se déroule comme prévu et qu'il est conforme aux exigences de qualité.
- À chaque révision, le comité de pilotage décide, soit de passer à l'étape suivante, soit d'abandonner le projet complètement.
- Les chefs de projet tiennent une réunion rétrospective avec l'équipe projet pour prendre des notes sur tout enseignement tiré et améliorer l'étape suivante.
7. Clôture du projet
- Lorsqu'un projet est terminé, le chef de projet met les choses au clair, notamment concernant la documentation, les résultats et les rapports PRINCE2.
Types de documentation PRINCE2
À chacune des 7 phases de PRINCE2, des registres sont tenus afin que le projet reste organisé et sur la bonne voie. Ces registres sont également utilisés pour la rédaction des rapports au comité de pilotage, pour vérifier que les livrables remplissent les exigences de qualité, et pour améliorer les futurs processus de travail.
- Cas d'affaire : description détaillée de la raison d'être du projet et des avantages attendus pour les utilisateurs et l'entreprise.
- Registre des risques : dresse la liste de la probabilité des risques et des impacts potentiels de ces derniers ainsi que des opportunités.
- Registre de la qualité : journal des contrôles de qualité qui garantissent que les livrables sont conformes aux exigences.
- Registre des problèmes : liste des problèmes et des préoccupations des membres de l'équipe de projet.
- Journal des leçons : notes sur les enseignements tirés qui serviront pour les étapes suivantes et/ou les projets futurs.
- Journal quotidien : journal quotidien tenu par le chef de projet rendant compte des activités et des avancées du projet.
PRINCE2 en gestion de projet
Vous connaissez désormais les bases de PRINCE2 ! Comment peut-on la comparer à d'autres méthodologies de gestion de projet à succès ? Quels sont les avantages de cette approche et les pièges éventuels de la gestion de projet Prince2 ? Consultez notre FAQ sur PRINCE2 pour en savoir plus.
Vous souhaitez en apprendre plus sur la gestion de projet ? Consultez notre Guide sur la gestion de projet, la meilleure introduction aux notions de bases sur la gestion de projet, des bonnes pratiques organisées, des ressources pour les débutants en gestion de projet et cela dans un seul endroit.
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