Après des mois de stress pour finir des projets à la dernière minute, où vous perdez du temps à rechercher l'information perdue dans des échanges stockés dans votre boîte mail, vous manquez une échéance de plus et soudain s'en est trop pour vous. Il faut que cela cesse !
Compétent(e) dans la résolution de problèmes, vous avez trouvé une solution : utiliser un logiciel de gestion de projet. Pour rationaliser les projets, favoriser la collaboration et aider votre équipe à gérer les projets de création.
Après avoir évalué des dizaines de plateformes pour trouver celle qui convient (en consacrant du temps et de l'argent pour la déployer), un problème persiste : personne ne l'utilise.
Ne vous inquiétez pas, votre cas n'est pas isolé ! Une récente enquête HubSpot révèle que 80 % des agences de création affirment utiliser un logiciel de gestion de projet. Cependant :
- 47 % ne gèrent pas les ressources
- 42 % ne suivent pas les taux d'utilisation de la part du personnel
- 15 % sont incapables de respecter les échéances de manière constante
La morale de l'histoire : même si ces équipes « utilisent » un logiciel de gestion de projet, elles ne le font pas de manière efficace, ou suffisante.
L'adoption d'une plateforme de gestion de projet par tous les utilisateurs est essentielle à la réussite. Voici 5 raisons pour lesquelles votre équipe de création n'utilise pas votre logiciel de gestion de projet, et comment y remédier en favorisant l'adoption.
1. Le processus de traitement des demandes créatives est trop complexe
Les briefs créatifs sont supposés rendre les équipes plus efficaces, mais ils peuvent rapidement devenir un fardeau. S'ils sont trop superficiels, les équipes n'y trouvent pas les informations dont elles ont besoin pour travailler de manière efficace, des appels et réunions de suivi supplémentaires sont nécessaires. D'autre part, lorsque les briefs requièrent trop de détails, les clients ne les remplissent pas.
Quand les briefs créatifs cessent d'être utiles, les équipes reviennent à leurs vieilles habitudes en terme de communication et de réponse aux demandes via e-mails ou Slack, ce qui rend obsolète l'utilisation de l'outil de gestion de projet. Si les clients n'utilisent pas la plateforme de gestion de projet, votre équipe de création ne le fera pas non plus.
Solution : le lien entre utile et facile est étroit, et votre logiciel de gestion de projet doit vous offrir la possibilité de créer des briefs efficaces et non fastidueux.
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Les formulaires de demande dynamiques vous permettent de créer des briefs basés sur vos besoins comprenant des champs variés, appelant à des réponses courtes et précises, grâce à des cases à cocher, des dates, des listes déroulantes, des chiffres clés, des pièces jointes, et plus encore. Les questions changent selon les informations que le client fournit à mesure qu'il remplit le brief, pour s'assurer que votre équipe de création obtient toutes les informations dont elle a besoin sans avoir à poser de questions inutiles.
Ces formulaires assignent automatiquement les tâches aux membres de l'équipe correspondants, de sorte que le travail peut commencer dès la réception de la demande.
2. Un outil de plus à utiliser !
Aujourd'hui, il existe un outil pour chaque chose, du chat à l'e-mail, en passant par l'analyse de données. Les professionnels du marketing utilisent en moyenne 12 outils pour gérer les campagnes et les données. Le temps passé à transférer les informations et à changer d'outil augmente toujours plus. Passer d'une tâche (ou d'un outil) à l'autre occupe jusqu'à 40 % du temps de production d'un collaborateur.
Votre équipe de création utilise probablement une dizaine d'outils (ou plus) au quotidien. Ajouter la gestion de projet à leur boîte à outil peut apparaître comme une étape de plus dans un processus de création déjà long, mais il n'en est pas forcément ainsi.
Solution : choisissez un système de gestion du travail qui centralise ces pièces du puzzle créatif et qui s'intègre aux programmes que votre équipe de création utilise déjà. Par exemple, l'extension Adobe Creative Cloud Suite de Wrike permet aux concepteurs de visualiser les tâches, faire des commentaires, charger des fichiers et plus, directement depuis InDesign, Photoshop et autres outils de la suite Adobe.
L'équipe créative de OSF HealthCare peinait à gérer ses 400 demandes de projets de création mensuelles avant qu'elle n'utilise l'extension Adobe Creative Cloud, affirme Heidi Wessler, coordinateur de la conception graphique.
« Depuis InDesign, il me suffit d'aller dans l'extension Wrike, voir les modifications nécessaires puis charger une nouvelle révision, jusqu'à ce que l'on arrive à la version finale », ajoute Heidi Wessler. « Je n'ai plus à ajuster mes paramètres PDF, exporter vers le bureau, commencer un nouvel e-mail, joindre les actifs, puis l'envoyer. Je clique simplement sur le bouton Wrike directement depuis InDesign et le tour est joué ! »
Wrike permet également des intégrations avec Salesforce, Box, Google, Microsoft, Slack et plus encore.
3. Les collaborateurs ne peuvent pas travailler à leur façon
Selon le concepteur graphique, architecte, fondateur de TED, et auteur de la notion d'« architecte de l'information » Richard Saul Wurman, les informations doivent être organisées de 5 façons essentielles : l'emplacement, l'alphabet, le temps, la catégorie et la hiérarchie.
Ce concept, connu sous le terme LATCH, ou Five Hat Racks (porte-manteau à 5 branches), appuie l'idée que différentes structures de gestion de l'information fonctionnent mieux pour différentes catégories de données. De la même manière, votre équipe traite des informations diverses de différentes façons. Les forcer à travailler dans un système de gestion de projet unique est voué à l'échec.
Les créateurs sont des personnes très visuelles, et dans une enquête menée auprès de 143 membres d'équipes de création d'Amérique du Nord utilisant la gestion de projet de manière hebdomadaire, 83 % des répondants affirment qu'ils utilisent un logiciel de gestion de projet avec des fonctionnalités visuelles (tableaux Kanban, fiches à glisser-déposer, options de visualisation facilitant « l'exploration », etc.)
En d'autres termes, tout le monde est à l'aise à regarder des tâches dans un tableur. Si votre plateforme de gestion de projet fonctionne pour vous mais n'offre pas un espace de travail flexible pour votre équipe de création, celle-ci peut la trouver rebutante ou peu maniable.
Solution : votre plateforme de gestion de projet doit être suffisamment flexible pour répondre à vos besoins tout en permettant à votre équipe de création de visualiser les informations de la façon la plus confortable pour eux. Chaque schéma de pensée doit être respecté.
Choisissez une plateforme qui offre une variété de vues, notamment des diagrammes de Gantt, des tableaux Kanban et des vues tableau. Cela vous permet de créer des processus de projet dans une vue donnée, tout en permettant à votre équipe de création de consulter les tâches assignées dans une autre vue. Une structure de dossiers personnalisable pour trier les tâches et les projets appuie également les processus uniques de votre équipe de création.
4. Les révisions et approbations ne sont pas rationalisées
Les outils de gestion de projet sont souvent utilisés de manière erronée, simplement comme un emplacement de plus pour stocker les listes de retours d'information. Si votre solution de gestion de projet est seulement utilisée pour laisser des commentaires et partager les listes des tâches, elle ne vous apporte rien de plus que l'e-mail ou le chat.
Si votre outil de gestion de projet n'offre pas un espace hautement interactif et collaboratif pour des modifications et des commentaires dans les projets et en temps réel, les créateurs sont forcés de perdre du temps à patauger dans les retours d'information pour les rassembler. Voici un exemple :
Modifier des vidéos requiert généralement du réviseur la creation d'une liste de retours, comprenant la consignation des temps pour chaque modification. Le réviseur suivant fait la même chose. Lorsque toutes les révisions sont complétées, les créateurs doivent comparer et rassembler les commentaires en faisant le pont entre différentes plateformes et en travaillant sur des commentaires parfois contradictoires.
C'est un processus laborieux. Heureusement, il existe une meilleure façon de procéder !
Solution : avec les révisions et approbations, les réviseurs et approbateurs assignés consignent leurs commentaires dans un seul document ou vidéo centralisé. Les collaborateurs visualisent les commentaires des autres et travaillent sur les retours contradictoires en temps réel. Les modifications sont croisées au fur et à mesure, et les documents sont clairement marqués comme « révisés » ou « approuvés ».
La production de supports Marketing imprimés et vidéo représente une proportion significative de la charge de travail de Paul de Leon, concepteur à San Francisco Chronicle. Auparavant et lors de la modification de vidéos, il était difficile de naviguer à travers des listes de commentaires écrits avec consignation des temps.
Les concepteurs peuvent maintenant rapidement accéder au temps de la vidéo auquel la modification est nécessaire en un simple clic directement dans le commentaire, grâce à la révision de vidéos et au marquage avancé de Wrike. Le principal avantage consiste en des « retours d'information plus directs et localisés », affirme Paul de Leon.
« Plutôt que d'écrire une liste détaillée dans un commentaire ou un e-mail dans lequel je dois noter les différentes longueurs de temps, je peux cliquer sur le commentaire et savoir exactement à quoi se réfère le réviseur », affirme Paul de Leon.
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5. Pas de reconnaissance méritée
Même si la connexion entre une bonne conception et les résultats commerciaux devient de plus en plus claire, les équipes de création travaillent souvent dans l'ombre de projets toujours plus liés aux activités génératrices de recettes. Les équipes de création sont considérées comme un coût, et elles le savent.
Si votre plateforme de gestion de projet n'aide pas à résoudre ce problème, c'est un motif de moins pour que votre équipe de création l'adopte. Les créateurs savent que les parties prenantes importantes n'ont aucune visibilité sur leur dur labeur, qu'ils l'utilisent ou non.
Solution : il est toujours plus facile de favoriser l'adoption d'un nouveau système si les personnes y trouvent leur compte. Motivez votre équipe avec une plateforme de gestion du travail facilitant l'accomplissement de tâches jusqu’alors impossibles : prouver la valeur ajoutée !
Certaines solutions de gestion du travail augmentent la visibilité des parties prenantes grâce à des rapports et analyses solides et en temps réel. La capacité à présenter de façon précise le nombre de projets en cours, qui travaille sur quoi, à quelle fréquence les délais sont respectés, et autres données essentielles aide les responsables à souligner le dur labeur de leur équipe et la valeur de leur travail.
La carotte ? Assurez-vous que votre équipe sache qu'aucun de ces rapports n'est possible si leur travail n'est pas géré sur la plateforme !
Favorisez l'adoption par votre équipe de création
La bonne gestion de projet pour les équipes de création fait gagner le temps et l'énergie nécessaires à la production d'un excellent travail. Si vous luttez pour faire adopter votre plateforme de gestion de projet par votre équipe de création, au moins l'un de ces motifs peut se révéler être la cause :
- Les demandes créatives sont trop compliquées
- C'est encore un outil de plus (ils en ont déjà trop)
- Ce n'est pas assez flexible
- La révision et l'approbation constituent un fardeau
- Cela ne les aide pas à démontrer leur valeur
Pour trouver un système de gestion de projet que votre équipe apprécie, téléchargez notre guide de l'acheteur créateur gratuit.
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