Pourquoi votre appli de messagerie tue votre productivité

Ne vous faites pas d'illusions les amis. Malgré ce que vous raconte la documentation marketing, la réponse à la productivité au bureau ne se trouve pas dans une nouvelle appli supplémentaire de chat et de messagerie instantanée.

Ce sujet a pointé le bout de son nez dans nos bureaux lorsque nous sommes passés d'une utilisation individuelle de Skype à HipChat, un véritable outil à l'échelle d'une entreprise, géré par des administrateurs. Mais nous avons vite été à l'étroit et nous sommes passés à Slack. Tout le monde a été instantanément émerveillé par ses fonctionnalités et ses intégrations, certains défenseurs s'aventurant même à dire à quel point cela affecterait merveilleusement leurs niveaux de productivité. Maintenant, avec Microsoft lançant Microsoft Teams et intégrant des chats d'entreprise dans Office 365, et Slack s'étalant sur une page entière de publicité dans le New York Times afin de féliciter le géant des logiciels pour son entrée dans cet espace, et pour fournir ainsi une certaine compétition, il est grand temps de l'admettre haut et fort : l'utilisation d'une appli de chat / messagerie instantanée peut à elle-seule tuer votre productivité.

Votre appli de messagerie vous interrompt

Le plus grands des trois tueurs principaux de productivité est inhérent à votre outil de messagerie instantanée : vous avez affaire à des interruptions constantes !

Personne n'apprécie qu'un collègue vienne se balader dans son box sans prévenir pour discuter de quelques idées alors que vous êtes dans votre lancée pour finir un rapport, un article de blog, ou un e-mail. Et pourtant, que se passe-t-il lorsque votre appli de chat sonne ? Instinctivement, vous lâchez tout ce que vous êtes en train de faire et vous rejoignez la conversation.

Cela provient en partie du fait que l'interface du chat vous laisse croire que vous obtiendrez des réponses plus rapides qu'avec un e-mail ou un appel téléphonique. Mais cela est également dû au fait que vous devenez accros aux distractions et aux interruptions. S'occuper de toutes ces petites alertes de notifications crée de la dopamine dans le cerveau, les rendant hautement addictives, vous menant à cliquer et à rejoindre une conversation car elle pourrait avoir une potentielle importance pour vous.

Arrêtez les réponses en temps réel

Si votre équipe est conditionnée pour recevoir des réponses instantanées de votre part via les applis de messagerie, ils demanderont à ce que vous répondiez constamment de cette façon. Souvenez-vous que tout ne représente pas une urgence qui nécessite une communication en temps réel.

Au lieu de cela, créez un protocole avec votre équipe concernant les réponses. Certaines équipes s'accordent sur le fait qu'une réponse en temps réel sur l'appli n'est pas attendue. Les personnes répondent donc lorsqu'elles ont fini le travail qu'elles sont en train de faire. Sinon, certaines équipes créent des règles autour du statut « ne pas déranger ». Certains cadres établissent même des « heures de bureau » virtuelles pendant lesquelles tout le monde peut leur envoyer des messages à n'importe quel propos, et peut s'attendre à des chats en temps réel.

Votre appli de messagerie vous surcharge

Personne n'apprécie une boîte de réception e-mail débordant de spams. Pourtant, qu'arrive-t-il avec un outil tel que Slack ou HipChat ? Vous commencez à rejoindre ou à créer des chaînes / forums de discussions pour discuter de tout, de la dernière maquette de site web à des vidéos de chats. Et soudainement vous bataillez avec 20 notifications des 55 forums de discussion auxquels vous avez participé. Et votre entreprise n'a que 40 employés. Ah, ça, vive l'attention fragmentée.

Une étude menée par Baba Shiv à l'université de Stanford a découvert qu'une fois que nous atteignons notre « charge cognitive » (cette quantité limitée d'énergie mentale dont nous disposons pour accomplir nos tâches), il ne reste aucune énergie pour prendre de bonnes décisions. C'est pour cela qu'il est si difficile de dire non aux hamburgers et aux frites à la fin d'une journée de travail épuisante. Et votre appli de chat est probablement en train d'exercer une certaine pression sur votre charge cognitive pendant que vous lisez ceci.

Minimisez le bruit

Il est l'heure de faire un peu de discipline ! Éliminez les chaînes qui ne vous donnent pas activement les informations de travail dont vous avez besoin. Ou du moins, gardez-en le strict minimum. (Ce n'est pas parce qu'il existe 20 chaînes amusantes que vous *pourriez* rejoindre que cela signifie que vous *devez* les rejoindre.) Ce dont il faut se souvenir concernant votre départ de ces forums de discussions : vous pouvez toujours les rejoindre à nouveau lorsque vous vous ennuyez ou lorsque vous avez fini tout ce que vous aviez prévu de faire.

Votre appli de messagerie ne vous donne pas de contexte

Je reçois parfois un message aléatoire me demandant de corriger la grammaire d'une phrase par chat. Je me lance immédiatement dans la correction, en activant entièrement mon mode rédacteur... pour me rendre compte plus tard que la phrase était censée être un message d'interface utilisateur, et devait donc être concise et n'avait même pas besoin de ponctuation. Si j'avais posé la bonne question en amont, j'aurais pu mieux cerner le contexte. Mais que vous ai-je dit sur le fait de vouloir répondre dès que possible ? C'est addictif.

Assigner du travail en utilisant seulement votre appli de chat vous privera du contexte qui entoure votre tâche. De quel projet cette tâche fait-elle partie, et quels sont ses objectifs ? Parmi les autres projets, auquel cette sous-tâche appartient-elle ? Qui en a besoin et pour quand ? Ce sont toutes les questions auxquelles il est possible de répondre en utilisant un outil approprié de gestion du travail, tel que Wrike.

Comment Wrike peut aider votre équipe à devenir plus productive

Nous l'avons dit maintes fois auparavant : pour qu'il y ait une collaboration efficace au sein de votre organisation, vous avez besoin de plus qu'un outil de messagerie instantanée ou qu'un dépôt de fichiers : vous avez également besoin d'un outil qui vous aide à gérer les tâches, les projets, et les flux de travail. C'est exactement ce que fait Wrike : vous pouvez créer, gérer, et assigner des tâches à votre équipe et avoir une visibilité de la charge de travail de chaque membre, ainsi que l'état de tout le travail en train d'être traité.

Mais contrairement à une appli de chat, Wrike vous donne la possibilité de répondre à un moment plus commode pour vous : vous ne serez pas interrompu dans votre travail. Il ne vous surchargera pas d'informations car vous pouvez contrôler la quantité de tâches/projets que vous suivez ainsi que les notifications que vous recevez. Et enfin, chaque tâche vous donne le contexte complet de ce que l'on vous demande de faire.