Le progrès est impossible sans le changement, et ceux qui ne peuvent pas changer leur mentalité ne pourront rien changer. - George Bernard Shaw
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Imaginons que vous ayez besoin de trouver une nouvelle solution de réunions en ligne afin de pouvoir collaborer avec votre équipe à distance, évoluant sur différents fuseaux horaires. Vous lancez votre moteur de recherche favori et commencez vos recherches avec vos trois principales priorités en tête : coût, qualité et facilité d'utilisation.
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Après une semaine d'appels avec les fournisseurs et une myriade de démonstrations gratuites, vous trouvez un outil qui correspond à votre budget et répond à tous vos besoins. Vous vous formez, vous testez et approuvez le concept, et êtes satisfait des résultats. Vous vous dites : « Maintenant il ne me reste plus qu'à le mettre en place au sein de l'équipe et l'affaire est réglée ! ».
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Pas si vite.
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Déployer un nouvel outil à l'échelle d'une équipe ne peut être un processus « vite fait bien fait ». La mise en place d'un nouvel outil demande beaucoup d'efforts, et une planification minutieuse. Obliger votre équipe à utiliser un nouvel outil engendrera instantanément de la réticence et vous conduira à l'échec.
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Par ailleurs, offrir la possibilité à votre équipe d'utiliser l'outil de leur choix ne vous permettra d'obtenir qu'un taux d'adoption inférieur à 30 %. Si l'outil n'est utilisé que par une minorité au sein de votre équipe, alors vous feriez mieux de ne pas l'utiliser du tout.
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De toutes façons, que l'ensemble de l'équipe l'utilise ou ne l'utilise pas, les mentalités et les réflexes ne changent pas si facilement.
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C'est la raison pour laquelle la gestion du changement peut facilement échouer. Des études menées pendant les 40 dernières années montrent que les projets de conduite du changement au sein des organisations présentent un taux d'échec de 60 à 70 %.
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Malheureusement, il n'existe pas de solution unique de gestion du changement. Vous devez comprendre ce qui est important pour votre équipe (dans son unicité) et considérer les techniques qui fonctionnent le mieux pour la mise en place.
Qu'est-ce que la gestion du changement ?
La gestion du changement est le processus qui consiste à guider et soutenir les employés pour qu'ils adoptent avec succès une nouvelle façon de travailler. Les situations sont diverses et variées : du passage à un nouveau système d'e-mail, jusqu'à l'utilisation de bureaux en position debout uniquement (Oh la la !).
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La gestion du changement est un défi qui requiert non seulement de la patience et de la persévérance, mais également une forte motivation et de la transparence.
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Le but ultime n'est pas seulement le lancement d'un nouveau produit ou l’introduction d'un changement de culture, c'est aussi l'application d'un mode de pensée plus efficace et la nécessité pour tout le monde de comprendre l'objectif du nouveau système et de le soutenir.
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Si la mise en place se fait à grande échelle, la gestion du changement est généralement prise en charge par un tiers ou par le département des ressources humaines. Cela créé souvent une coupure dans la responsabilité, et ne permet pas aux responsables de renforcer leur capacité à gérer le changement. Cela n'apporte pas de transparence non plus. En fait, le motif du changement devient souvent obscur lorsque le processus change de main.
Pourquoi la gestion du changement ne fonctionne pas ?
Il existe plusieurs théories sur les raisons pour lesquelles la gestion du changement représente une telle difficulté depuis de nombreuses années.
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Selon Quiet Leadership, le livre de David Rock sur la transformation du leadership au travail, la gestion du changement échoue en raison de la façon dont les gens pensent et réagissent.
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Rock dit ceci : « Obliger les gens à changer en leur disant comment faire déclenche la connexion du cortex préfrontal aux amygdales. Plus vous tentez de les convaincre que vous avez raison et qu'ils ont tort, plus ils sont réticents. Le cerveau tente de se défendre des menaces. »
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Un autre point de vue identifie la gestion et le leadership comme responsables d'un faible taux d'adoption. Jerry Manas, consultant en leadership, a écrit une série de 10 articles de blog sur la bonne gestion du changement organisationnel au travail. Selon Manas, « personne ne s'impliquera dans la mise en place d'un outil ou d'un processus, à moins que cela ne les aide à faire plus facilement leur travail. Si le changement n'aide pas les personnes directement (il se peut que ce soit le cas), il faut alors lancer un cri de ralliement ou exprimer un besoin urgent et leur demander de participer à sa résolution.
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Même s'il y existe plusieurs choix de processus possibles, nombre de ces derniers ignorent la complexité du comportement humain.
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Les gens se sentent stables et en sécurité quand ils suivent une routine. La réticence face au changement survient simplement parce que le changement représente souvent l'inconnu, un manque de sécurité et la perturbation de tout type de routine.
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D'un point de vue psychologique, il manque une compréhension de ce qui motive réellement les gens à changer. Plusieurs processus de gestion du changement sont dérivés du concept du célèbre béhavioriste des années 1950, B.F. Skinner. Son modèle est basé sur la théorie selon laquelle le comportement positif doit être récompensé et que le comportement négatif doit être corrigé. Son message de cause à effet repose littéralement sur l'idée que la conscience ne permet pas la compréhension du comportement humain, et que le meilleur moyen de comprendre le comportement est d'envisager une action et ses conséquences (c'est le « conditionnement opérant »).
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Bien que cette forme de mesure incitative fonctionne pour comprendre le bien et le mal et pour remplir les objectifs de ventes trimestriels, il est avéré que cela n'a pas d'effets positifs, à long terme, sur le changement. Appliquer le modèle du conditionnement opérant de Skinner sur le long terme peut en fait saper nos motivations personnelles et nuire à nos idéaux et nos motivations en société. Le problème des récompenses externes est qu'elles peuvent réellement réprimer nos motivations internes et nos valeurs, ce qui engendre finalement des conséquences négatives sur le comportement et la performance.
Qu'est-ce qui doit changer pour que la gestion du changement fonctionne ?
De très nombreux employés ressentent la « fatigue du changement » due au chaos continu provoqué par l'adoption de nouvelles technologies et l'adaptation face aux changements culturels au travail. Il est donc important de connaître ce qui peut être fait pour améliorer le processus de la gestion du changement aujourd'hui.
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Dans le monde actuel, passer à un nouveau système requiert plus que de simples présentations et séances de formation. Il est également important de parler de l'aspect humain du changement. Sachez que certaines personnes vont résister, et préparez-vous à cette situation.
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Analysez la disposition des personnes. Votre équipe est-elle prête pour le changement ? Est-ce le bon moment ? Organisez une brève réunion pour discuter de vos idées et écouter leurs opinions. Avoir une idée de leur charge de travail et de leurs emplois du temps vous aidera à déterminer un moment approprié pour mettre en place le changement.
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Soyez transparent. Dès le début, assurez-vous que votre équipe connaisse les motifs pour lesquels vous avez décidé de passer à un nouveau système de travail. Informez-les régulièrement sur votre évaluation des outils ; dites-leur ce que vous recherchez et expliquez-leur les efforts que vous y consacrez. Cela les aidera à comprendre la raison du changement et, avec un peu de chance, à soutenir l'initiative.
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Selon Jerry Manas, « Il est important de clarifier toute inquiétude de leur part, et idéalement, de trouver un moyen pour eux de satisfaire leurs besoins en soutenant les vôtres. »
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Abordez les inquiétudes. Après avoir annoncé le changement, faites des permanences dans votre bureau ou dans une salle de réunion privée, où vos employés peuvent exprimer leurs inquiétudes et échanger sur leurs difficultés. Cela va non seulement leur permettre de se sentir impliqués dans la décision, mais également les aider à comprendre les choses sous une nouvelle perspective et à résoudre les difficultés avant qu'elles ne prennent trop d'ampleur.
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Mesurez le succès. Comment savoir si votre transition a été un succès ? Observez ce système de notation développé par Harvard Business Review qui permet d'attribuer une note à un projet. À l'aide de ce système de note DICE, les organisations peuvent déterminer le succès de leurs programmes en demandant aux responsables de noter chacun des quatre facteurs constituant le DICE : durée, intégrité, implication et effort.
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Continuez à évaluer. L'évaluation ne se termine pas une fois le système sélectionné ou le processus de signature électronique DocuSign lancé . Une à deux fois par mois, il est utile de tenir des réunions de vérification avec votre équipe pour que les choses avancent bon train et pour vous assurer que vous exploitez au maximum votre nouvel outil. Cela sert également de rappel concernant l'utilisation du nouvel outil et d'opportunité d'obtenir des retours sur le nouveau processus.
Avancez en toute confiance
Comme vous avez pu le constater, la route du changement est rarement linéaire. Il y aura des accidents de parcours et des doutes concernant le changement. Si vous prenez en compte l'aspect humain dans la gestion du changement et que vous comprenez que le changement est rarement accueilli avec éloges et approbations, vous serez mieux équipé pour gérer cette tâche.
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Souvenez-vous que le changement est inévitable dans toute organisation. En mettant en place le bon planning, vous pouvez lancer une transition réussie qui transformera et perfectionnera votre société et votre équipe.
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