Tout projet d'envergure nécessite à un moment ou un autre de déléguer un travail ou une partie de la tâche principale à d'autres personnes. Pourtant, passer le flambeau peut parfois se transformer en un véritable parcours du combattant.
En 2013, une étude de l'Université Stanford portant sur le coaching de direction a révélé que 35 % des cadres supérieurs estiment que la délégation du travail doit être améliorée, tandis que 37 % déclarent s'efforcer activement de renforcer ces compétences. Alors pourquoi plus d'un tiers des cadres estiment-ils devoir améliorer leurs compétences en matière de délégation du travail ?
Au cours d'une discussion sur Slack, j'ai demandé à plusieurs cadres, superviseurs et chefs d'entreprise le pourquoi de cette difficulté inhérente à la délégation du travail. Trois réponses pertinentes m'ont été fournies, résumant les divers obstacles à la délégation efficace.
1. Déléguer ne supprime pas les responsabilités
Comme le souligne ce cadre : « On hésite toujours un peu à déléguer un travail » Car, s'il est vrai que je bénéficierai de la réussite d'un projet mené à bien, je serai tout de même le seul responsable en cas d'échec - jusqu'à un certain point évidemment. »
Le plus souvent, la plus grande difficulté concerne les questions de responsabilité. En déléguant un travail, vous vous déchargez de la responsabilité de son exécution. Mais si vous êtes cadre, c'est vous qui, au final, êtes responsable de la réussite ou de l'échec du projet. Et vous serez évalué et récompensé - ou potentiellement pénalisé - en fonction des résultats de votre équipe. Et subitement, déléguer la création de la présentation PowerPoint du CEO se transforme en une décision à risque, notamment en regard du point 2.
2. Déléguer signifie perdre le contrôle
L'un des intervenants sur Slack soulignait : « Je ferai cela beaucoup mieux moi-même »
Logique. Il est difficile de faire confiance à d'autres pour réaliser un travail tel que vous l'auriez fait vous-même. Cette perte de contrôle, qui selon votre logique risque d'aboutir à des résultats en dessous des attentes, est précisément ce qui dissuade bon nombre de cadres de confier un travail à leurs collègues.
3. Déléguer nécessite temps et encadrement
Un chef d'entreprise : « En tant que chef d'entreprise, j'estime que déléguer une tâche correspond à un défi. Si je réussi à amener quelqu'un à accomplir un travail tel que je le souhaite, ma mission est accomplie en tant que superviseur. Il s'agit donc de bien encadrer l'intéressé au départ, pour ensuite le laisser voler progressivement de ses propres ailes. A partir du moment où je ne lui suis plus d'aucune utilité, je considère ma mission accomplie. »
L'équilibre est fragile lorsqu'il est question de déléguer un travail, notamment à de nouvelles recrues. Souvent, la durée de formation de votre collègue est aussi longue que le temps que vous auriez mis à effectuer la tâche vous-même. Mais il n'y a pas de raccourci. Si vous souhaitez qu'une autre personne effectue une tâche aussi bien que le feriez vous-même, il importe de lui transmettre non seulement les objectifs, mais également tous les détails pratiques. Ce vieux proverbe illustre parfaitement notre propos : « Donne un poisson à un homme, il mangera un jour ; apprends-lui à pêcher, il mangera toute sa vie ».
Comment déléguer efficacement ?
Pour surmonter vos craintes et autres incertitudes liées à la délégation du travail, il vous faut préparer le terrain. Voici quatre actions concrètes qui vous permettront de mettre toutes les chances de votre côté :
- Avant de commencer, identifiez clairement le travail à déléguer. Quelles sont les tâches pouvant être réellement réalisées par d'autres ? Et quelles sont celles devant être impérieusement effectuées par vos soins ?
- Au moment de déléguer, communiquez les objectifs de chaque tâche de manière à ce que la personne qui se voit confier le travail sache ce que l'on attend d'elle et comprenne son rôle dans l'ensemble du projet.
- Mettez-vous d'accord sur les échéances et les différentes étapes du travail (ou la fréquence des vérifications).
- Enfin, veillez à ce que les membres de votre équipe puissent vous contacter s'ils ont des questions à poser ou en cas de problème.
Au final, malgré les défis que cela représente en interne, la délégation est une réalité à laquelle nul ne peut échapper si l'on souhaite réellement se concentrer sur les priorités et développer une entreprise. Rappelez-vous simplement d'utiliser la communication appropriée lorsque vous déléguez un travail à vos collègues.
Lisez ce blog pour découvrir les 10 phrases à ne jamais prononcer lorsque vous déléguez une tâche.
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