En tant que chef de projet, il vous arrive certainement de devoir gérer plusieurs projets simultanément. Lorsque vous pensez tout avoir sous contrôle, l'un d'eux commence à poser problème et à vous prendre de plus en plus de temps et d'énergie. Vous réalisez soudain que vous êtes débordé et commencez à perdre le contrôle. C'est un exemple bien trop courant de surcharge de projets.
Il est essentiel que les chefs de projet et les équipes jonglant entre plusieurs tâches apprennent à gérer plusieurs projets simultanément et à éviter la surcharge de travail. Idéalement, lorsque des problèmes surviennent, ils peuvent être surmontés sans perdre de vue le reste.
Vous trouverez ci-dessous des conseils pour prendre en charge plusieurs projets en même temps ainsi que de lourdes charges de travail, et gérer de façon efficace la surcharge de projets.
Quelles sont les conséquences d'une surcharge de travail ?
Nous vivons et travaillons dans un environnement qui évolue rapidement et aux ressources limitées. La plupart des entreprises ont réalisé que pour rester compétitives, elles ne doivent pas assigner un projet à la fois à leurs équipes. Cependant, lorsque les chefs de projet sont surchargés, les projets peuvent en pâtir.
Les principales conséquences de la surcharge de projets peuvent être :
- Retards et non-respect des délais. Plus un chef de projet gère de projets et de tâches, plus certains détails risquent d'être négligés.
- Problèmes inattendus. Moins un chef de projet a de temps pour s'assurer que tout est correctement planifié et effectué, plus les choses risquent de mal tourner. De plus, lorsqu'un chef de projet est surchargé, il peut difficilement être proactif pour limiter les risques et éviter les problèmes.
- Performances moindres. Plus les tâches augmentent, et moins la personne a de temps pour chacune d'elles. La qualité du travail en pâtit souvent.
- Augmentation des absences et de la rotation du personnel. Lorsqu'ils sont surchargés, les chefs de projet et les équipes risquent d'être surmenés, de s'absenter, voire même de démissionner.
Comment gérer plusieurs projets en même temps
Quel que soit le nombre de projets que vous gérez, voici des conseils d'ordre général sur une gestion plus efficace :
- Déléguer. Avez-vous dans vos équipes des personnes expérimentées, capables de gérer certaines de vos tâches les plus routinières ? En les déléguant, vous pouvez libérer davantage de temps et d'attention aux éléments qui en nécessitent le plus.
- Gérer les attentes des parties prenantes. Ressentant une certaine pression, les chefs de projet peuvent avoir tendance à ne pas se plaindre. Mais si votre responsable et d'autres parties prenantes n'ont pas conscience que vous êtes surchargé, ils risquent de vous rajouter du travail. Et si quelque chose se passe mal, ils seront probablement moins compréhensifs.
- Prioriser. Inévitablement, certains de vos projets et tâches vont se chevaucher. Il est essentiel que toutes les personnes impliquées (y compris la direction) soient d'accord sur vos priorités. Vous pourrez ainsi résoudre plus rapidement les conflits.
- Éviter les raccourcis. Il peut être tentant de prendre des raccourcis pour gagner du temps. Mais ils s'accompagnent souvent de conséquences imprévues. Par exemple, si vous annulez une réunion de projet par manque de temps, vous pourriez manquer une information importante ou perdre plus de temps à contacter chacun individuellement.
- Utiliser la règle 80/20. Selon cette règle, 80 % des résultats proviennent de 20 % des actions prises. En vous concentrant sur les principaux aspects d'un projet plutôt que sur chaque petit détail, vous éviterez la micro-gestion et assurerez malgré tout la réussite de vos projets.
Comment gérer la surcharge de projets sans augmenter le personnel
En tant que chef de projet, vous pouvez être confronté à une surcharge de travail sans pouvoir en déléguer à d'autres. Si vous n'avez pas la possibilité d'engager un assistant et que les membres de votre équipe sont également débordés, que faire ?
Voici six conseils de gestion de surcharge de travail dans les cas où vous ne pouvez pas accroître la taille de votre équipe :
- Refuser du travail supplémentaire. Il n'est pas toujours possible de dire non aux parties prenantes. Mais si quelqu'un vous contacte pour vous proposer une nouvelle tâche et que vous êtes déjà débordé, essayez de refuser ou de repousser à une date ultérieure, lorsque vous aurez plus de temps.
- Éviter de se laisser déborder. Si vous commencez à vous sentir débordé par le nombre de tâches sur votre liste, essayez de les diviser et de vous concentrer sur un groupe de tâches à la fois. N'oubliez pas de faire des pauses, et trouvez des moyens de vous détendre, pour ne pas risquer le burn out.
- Veiller à avoir des délais atteignables. Il est essentiel d'avoir un plan de livraison de projet réaliste quand on a un planning chargé. Si votre calendrier de projet est trop agressif, vous risquez plus facilement d'être débordé en cas d'imprévu.
- Améliorer sa gestion du temps. Vous pouvez faire davantage en moins de temps en vous concentrant sur vos compétences de gestion du temps et en limitant les distractions.
- Mettre en place les bons outils. En utilisant les diagrammes de Gantt, les tableaux de bord et d'autres outils qui permettent d'améliorer la visibilité des projets, vous pouvez réduire le temps passé à faire des mises au point et organiser des réunions-bilans.
- Automatiser. En automatisant les tâches routinières et répétitives, vous pouvez libérer du temps pour tout le monde, ce qui vous permet de vous concentrer sur des parties plus importantes du projet.
Techniques de gestion de projet adaptées aux charges de travail importantes
Il existe différentes techniques de gestion de projet adaptées aux charges de travail importantes qui peuvent vous éviter d'être débordé. En voici quelques-unes :
- Suivre et gérer les dépendances. En connectant les tâches interdépendantes, vous visualisez l'impact des différents calendriers. Vous pouvez ainsi savoir s'il existe des moyens d'alléger les charges de travail sans retarder le projet global.
- Utiliser des outils d'allocation des ressources. Les logiciels d'allocation des ressources permettent de savoir quand vous et votre équipe connaissez une surallocation. Vous pouvez les utiliser pour déplacer les tâches d'une personne à l'autre et identifier les membres de l'équipe à qui vous pouvez déléguer des tâches.
- Améliorer la visibilité. Les outils tels que les calendriers partagés, les diagrammes de Gantt, les tableaux de bord de projets et les rapports en temps réel peuvent vous aider à tenir tout le monde informé en moins de temps. Ils vous permettent aussi de gérer tous vos projets de manière plus efficace.
- Envisager d'adopter Agile. La gestion de projet Agile n'est pas adaptée à tous les projets. Mais quand la situation le permet, elle peut vous aider à gérer de lourdes charges de travail puisqu'elle est conçue pour l'amélioration de l'efficacité.
- Éviter la dérive des objectifs. Définissez clairement les objectifs du projet et assurez-vous que toute modification suive le processus de gestion des modifications adapté. Vous garantissez ainsi que les projets ne grossissent pas au-delà de ce que votre équipe peut gérer.
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