Vous avez investi une quantité importante de temps et d'argent dans la recherche, l'achat et l'installation du meilleur logiciel de gestion de projet. Malheureusement, ce sera en vain si votre équipe ne l'utilise pas. Une faible adoption d'un logiciel de gestion de projet a pour conséquence une non visualisation des avantages de ce logiciel par votre équipe, tels que :
- Facilité pour créer et modifier les projets
- Création d'un base de connaissances
- Amélioration de la communication et de la génération de rapports
- Meilleur contrôle des changements et des processus
- Meilleure gestion des flux de travail et des ressources
- Meilleure gestion et prévision des risques
Avec une faible adoption d'un logiciel de gestion de projet, vous ne recueillerez pas non plus assez de données dans votre outil. Ce manque de données précises et utiles vous priveront d'une bonne compréhension des enjeux organisationnels.
Nous avons mené une recherche sur les principales raisons pour lesquelles les entreprises peinent à adopter même le meilleur logiciel de gestion de projet et nous avons recueilli 5 des meilleurs conseils pour que cela ne soit pas votre cas.
5 raisons pour lesquelles les entreprises n'ont pas réussi à adopter leur logiciel de gestion de projet
Raison n°1 : manque d'engagement de la part des employés
Pour que vos employés adhèrent à un changement, il faut d'abord qu'ils comprennent et acceptent le changement, et qu'ils s'y impliquent.
Au moment du déploiement d'un nouveau logiciel de gestion de projet, vous pourriez faire face à un manque d'implication pour 2 raisons :
- Les employés ne sont pas convaincus qu'un outil de gestion de projet est nécessaire ou bénéfique.
- Les employés ne sont pas convaincus que celui que vous avez choisi est le meilleur outil de gestion de projet.
Solution : conduire le changement au niveau individuel
Il existe 7 types de personnalités qui peuvent se heurter à la mise en place d'un changement quel qu'il soit. Comprendre ces personnalités et adapter votre approche à chacune d'elles augmentera le niveau d'implication de vos collaborateurs.
Il y a par exemple de fortes chances qu'un sceptique soit réticent à l'idée de tout changement ; ce genre de personne aime que les choses restent telles qu'elles sont. Pour obtenir son adhésion, impliquez-le dans le processus de sélection du logiciel de gestion de projet le plus adapté à votre entreprise.
Un technophobe, en revanche, n'apprécierait pas d'être impliqué dans le processus de sélection, car cela deviendrait vite insupportable pour lui. Lui proposer des séances de formation individuelles sur l'outil choisi serait par contre un bon moyen de favoriser son adhésion. Offrir un soutien individualisé et bienveillant et faire preuve de patience est important pour ce genre de personnalité.
Raison n°2 : manque d'informations et absence de formation
Même les meilleurs applications de gestion de projet seront vaines si vos employés ne sont pas à l'aise et en confiance en l'utilisant. Votre équipe a besoin d'informations et de formation pour s'adapter avec succès à votre nouveau logiciel de gestion de projet.
Certaines des meilleures solutions de gestion de projet gratuites n'offrent pas d'assistance technique, c'est-à-dire que le logiciel est livré sans programme de formation ou de mise en œuvre par les fournisseurs. Vous devez vous débrouiller seul pour veiller à ce que vos employés aient l'expertise et les connaissances suffisantes pour se sentir à l'aise avec le nouvel outil. Tant qu'ils n'atteindront pas ce niveau de confort, ils n'adopteront pas votre nouveau logiciel à 100 %.
Solution : investir dans un programme d'implémentation
Vous pouvez prévoir une formation ou un programme d'implémentation en interne ou vous pouvez demander au fournisseur l'assistance d'un formateur expérimenté. Dans tous les cas, le programme d'implémentation représentera un investissement en amont afin que votre équipe adopte avec succès le nouvel outil.
Les formations proposées par les fournisseurs sont souvent plus efficaces, étant donné qu'ils disposent déjà des connaissances, de l'expérience et du matériel nécessaires. Quelle que soit votre décision, vous devriez intégrer les méthodes suivantes dans votre plan de formation :
- Fournissez uniquement le niveau de formation nécessaire. Votre intention n'est pas d'inonder les gens avec des tas d'informations dont ils n'auront jamais besoin.
- Désignez des super-utilisateurs. Sélectionnez quelques personnes qui deviendront les experts du système au sein de votre entreprise. Il s'agira probablement des administrateurs, bénéficiant du niveau d'accès le plus élevé. Ils seront ceux vers qui les autres sauront s'adresser pour obtenir de l'aide en cas de problème. Assurez-vous d'en choisir plusieurs et que ce soit des personnes qui aient envie d'apprendre et d'aider.
- Proposez des petites séances de formation. Concentrez vos efforts sur des séances courtes, lors desquelles les collaborateurs verront quelques concepts qu'ils pourront ensuite mettre en pratique. Les séances importantes et prolongées peuvent être difficiles à retenir.
- Effectuez un suivi. Vérifiez auprès de vos employés qu'ils ont bien compris les concepts de la formation et qu'ils peuvent les mettre en pratique de façon adéquate. Il convient également de chercher à obtenir des retours et de répondre à toute question éventuelle.
Raison n°3 : encore un outil parmi tant d'autres
Sur le marché numérique d'aujourd'hui il existe un outil pour tout et n'importe quoi, depuis ceux qui réduisent les URL à ceux qui génèrent des signatures d'e-mail. Il paraît que Facebook offre à ses employés jusqu'à 175 outils différents.
Tout le monde aime avoir le choix, mais trop c'est trop : la surcharge d'application est une réalité. Devoir maîtriser et basculer entre des dizaines d'outils chaque jour constitue davantage un obstacle qu'une aide. Sans parler du fait que les informations sont isolées, ou cloisonnées, lorsque ces outils ne « se parlent pas entre eux », ce qui fait perdre aux employés un temps précieux à copier/coller et à naviguer entre les différents onglets et interfaces.
Solution : intégrez votre logiciel aux outils existants
Les meilleurs outils de gestion de projet sont conçus pour s'intégrer à de nombreux autres systèmes. Car même le meilleur logiciel de gestion de projet sera délaissé si votre équipe pense qu'il s'agit d'un outil parmi tant d'autres, qui s'utilise de façon indépendante.
Pour obtenir un plus grand taux d'adoption d'un logiciel de gestion de projet, assurez-vous d'intégrer le logiciel avec les outils que votre équipe utilise déjà tous les jours et dont elle ne peut pas se passer. Une intégration avec ses outils de communication quotidiens tels que Gmail et Slack, est un excellent moyen d'encourager une utilisation régulière.
Une intégration à des outils tels qu'Adobe Creative Suite permettra aux individus de continuer à utiliser les outils qu'ils aiment, tout en restant connecté au logiciel de gestion de projet. Vous mettez ainsi toutes les chances de votre côté pour que le logiciel de gestion de projet soit votre nouvelle « source unique d'informations », en laquelle vos collaborateurs auront confiance et qu'ils adopteront.
Raison n°4 : la solution standard n'est pas la bonne
Un autre inconvénient du logiciel de gestion de projet gratuit est qu'il est souvent conçu pour s'adapter à un type de projet ou à une méthodologie particulière. Il n'offre donc pas la capacité d'adaptation et de personnalisation exigée pour être utile à l'ensemble de l'organisation.
Les différentes parties prenantes souhaiteront utiliser l'outil de façon différente. Les promoteurs et les clients ne seront pas intéressés par les mêmes rapports. Le fait est que les gens sont différents et que si l'outil choisi ne s'adapte pas à ces différences, il aura moins de chance d'être adopté.
Solution : gardez la personnalisation en tête
Il est important de choisir un outil suffisamment flexible pour s'adapter aux différentes exigences de projet et aux styles de travail uniques des individus.
Imaginons que vous ayez adopté la méthodologie agile pour gérer vos projets, vous avez donc sélectionné le meilleur logiciel de gestion de projet agile. Que se passerait-il dans 6 mois si se présentait un projet qui soit beaucoup mieux géré selon la méthodologie PRINCE2 ?
Vous seriez dans l'obligation de prendre l'une des décisions suivantes :
- Changer d'outil.
- Travailler hors de votre outil.
- Tenter d'adapter votre projet à l'outil.
Aucune de ces options n'est recommandable pour le succès de votre projet, et elles peuvent susciter un sentiment de frustration ainsi que de la résistance au sein de votre équipe.
Permettre aux utilisateurs de personnaliser leur expérience avec l'outil contribue également à améliorer l'adoption. Par exemple, s'ils peuvent créer leurs propres affichages et rapports reflétant leur style de travail, ils se sentiront plus à l'aise avec le logiciel. Certaines personnes, plus visuelles, préfèrent travailler avec un calendrier, tandis que d'autres préfèrent l'affichage tableau.
Raison n°5 : faible plaidoyer
Les études montrent que les individus ont tendance à satisfaire aux demandes lorsqu'ils connaissent et comprennent leur raison d'être. Si les gens n'adoptent pas le changement avec enthousiasme, c'est qu'ils ne comprennent pas la raison de celui-ci.
Cela pourrait s'expliquer par l'une des causes suivantes :
- Il n'y a pas de défenseur du changement à un poste de pouvoir. Une personne influente et respectée, comme un haut responsable, devrait promouvoir et défendre l'utilisation du nouveau logiciel.
- Il y a eu un manque de transparence et de communication. Tout changement réussi exige une transparence sur le pourquoi, le quand et le comment de celui-ci. Les gens n'aiment pas sentir qu'on leur cache des informations.
- La communication a été vague ou inefficace. Même une communication fréquente n'est pas suffisante si vous ne partagez pas les bonnes informations, de la bonne manière, via les bons canaux.
Solution : concentrez-vous sur le « pourquoi »
Comme pour tout projet, il est important de compter sur un bon promoteur, ou défenseur, et de créer et de favoriser une excellente communication.
Pour s'assurer que les gens entendent ce qu'ils ont besoin de comprendre et qu'ils adoptent l'outil, insistez sur le « pourquoi ». Il est important de ne pas se concentrer uniquement sur la manière d'utiliser le nouveau logiciel de gestion de projet, ou sur les simples et pourtant merveilleuses fonctionnalités de celui-ci. Il ne suffit pas de dire à votre équipe d'utiliser le nouvel outil.
Assurez-vous que vos collaborateurs comprennent pourquoi c'est important pour l'entreprise et ce qu'ils ont à y gagner. Facilitera-t-il leur travail ou leur fera-t-il gagner du temps ? Les libérera-t-il de façon à ce qu'ils puissent effectuer un travail apportant plus de valeur ? Insistez bien sur les avantages qu'ils ressortiront de l'utilisation des outils. Dans la mesure du possible, utilisez des données pour illustrer ces points.
Utilisez par exemple des données d'autres entreprises et montrez comment celles-ci ont amélioré leur efficacité en utilisant le même outil. Vous pouvez aussi vous servir de vos propres données et expliquer comment vous avez mis en place le nouveau logiciel et commencé à en récolter les fruits.
Vous pouvez partager avec vos collaborateurs les raisons pour lesquelles ils devraient être intéressés par le meilleur logiciel de gestion de projet :
- Ils passeront moins de temps à rechercher les détails d'un projet.
- Ils pourront réaliser les projets en moins de temps.
- Ils seront plus à même de valoriser leur travail auprès des principales parties prenantes.
Adoption réussie d'un logiciel de gestion de projet adapté à vos besoins
La clé du succès de tout changement est d'obtenir l'engagement des employés. Faites tout pour les impliquer d'une façon qui convient à leur personnalité et communiquez tout au long du processus. Insistez sur les avantages qu'ils retireront du changement et accompagnez-les pendant la transition.
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