Aujourd'hui, de plus en plus d'entreprises gèrent leurs projets sur plusieurs sites, en tirant parti des nouvelles technologies et de nombreux talents, de sorte à donner de l'impulsion à leurs projets.
Mais si les équipes à distance présentent de nombreux avantages, un des défis majeurs auxquels elles sont confrontées est celui de la communication.
Les membres d'une équipe partageant les mêmes bureaux disposent de nombreuses occasions pour échanger, que ce soit via des réunions ou des conversations informelles, permettant de recueillir de nouvelles idées. Mais les membres d'une équipe délocalisée doivent quant à eux faire preuve de plus de volonté lorsqu'il s'agit de communiquer et de tenir tout le monde informé.
Pour le chef de projet d'une équipe à distance, le fait de pouvoir disposer des mêmes informations est fondamental si celui-ci souhaite obtenir des réponses rapides de son équipe face aux changements.
Bien entendu, chaque équipe de projet a son propre style de travail et ses propres défis. Par exemple, un département Marketing en place suivra un processus différent de celui d'une équipe créative ad hoc, constituée pour travailler avec des consultants à distance sur une campagne spécifique.
Toutefois, par expérience en matière de gestion d'équipe, il existe quatre facteurs clés pour toute collaboration à distance.
Établir des règles de base
Établir un ensemble de règles de base pour les processus de travail, la communication et l'organisation de l'équipe vous fera gagner un temps considérable lorsque vous aurez besoin d'informer votre équipe et d'amener chaque membre sur la même longueur d'ondes.
Par exemple, les règles de base déterminent quand et comment se tiennent les réunions, comment l'équipe organise les heures de travail de ses membres, mais aussi comment les collaborateurs rendent compte de leur travail et des obstacles rencontrés. En établissant et en respectant les mêmes règles, vous minimisez le risque que quelque chose d'important vous échappe.
Gérer les charges de travail de façon rigoureuse
On peut dire qu'il est plus complexe de maintenir le contrôle d'une équipe délocalisée que celui d'une équipe travaillant dans les mêmes bureaux. Afin d'optimiser la productivité de votre équipe et d'éviter les efforts en double, surveillez de près la charge de travail de votre équipe et soyez très clairs sur l'attribution des tâches et des responsabilités.
S'il s'agit d'une nouvelle tâche et qu'elle est un peu différente, assurez-vous que la personne à qui vous l'avez confiée comprend bien les objectifs et le résultat attendu au terme de celle-ci. Vérifiez également que vous partagez la même vision concernant les priorités du projet et concernant la place qu'occupe la nouvelle tâche parmi celles-ci.
Entretenir une communication constante
Les membres d'une équipe à distance doivent pouvoir communiquer de manière adéquate avec leur responsable, mais aussi entre eux. Faire circuler les idées, faire en sorte que les échéances et les responsabilités soient claires et que les transmissions d'informations et les flux de travail soient transparents : tout ça est fondamental.
Maintenir une bonne communication garantit également que les plans d'action et les mises à jour ne soient pas dispersés dans les e-mail de tout le monde ou les espaces de stockage personnels, mais plutôt partagés avec toutes les personnes impliquées.
Une bonne communication contribue à établir une atmosphère positive au sein de l'équipe et une culture de collaboration. En plus d'aborder des questions de travail, invitez votre équipe à partager des nouvelles personnelles, des articles amusants, des photos de vacances, etc.
Je suis par ailleurs convaincu que les relations entre collègues à distance peuvent tirer de grands avantages des réunions en face à face occasionnelles, c'est pourquoi je vous invite à les réunir en personne, même si ce n'est qu'une ou deux fois par an. 
Source : Daxx.com, Chanty Inc.
Utilisez les technologies adéquates
Suivre ces conseils sera beaucoup plus facile si votre équipe s'équipe de la technologie qui facilite la collaboration à distance.
Les applications de collaboration à distance basées sur le cloud permettent à des collègues dispersés dans le monde entier de constituer une équipe puissante tirant parti de l'intelligence collective. Grâce à ces applications, les collaborateurs peuvent accéder à des informations actualisées, à tout moment, même dans le cas de plusieurs projets simultanés. Elles permettent aux utilisateurs de détruire les silos, de fournir un accès facilité aux données du projet et aux mises à jour et de s'y adapter sans difficulté. Pour le chef de projet, il s'agit des fondements d'une bonne prise de décision.
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