Se former à un nouveau logiciel est toujours un défi. En fait, c'est comme prendre une nouvelle habitude ou adopter une nouvelle routine de travail (c'est ce que l'on dit). Il faut s'approprier l'espace (sur quoi cliquer pour avoir ce que l'on cherche) et comprendre comment utiliser ce nouvel outil le plus efficacement possible pour effectuer ce que l'on faisait auparavant. Tout au long du processus d'apprentissage, il est essentiel de se poser les bonnes questions.
Ici, chez Wrike, notre équipe de mise en œuvre et de réussite clients répond à toutes vos questions sur notre logiciel de gestion de projet et aide nos clients à trouver des solutions. Ainsi, nous avons demandé à nos équipes quelles étaient les 7 questions les plus souvent posées pendant les formations et les visites chez les clients, car nous pensons que les réponses peuvent intéresser les nouveaux utilisateurs de Wrike. Les voici :
1. Y a-t-il des diagrammes de Gantt dans Wrike ?
Oui, Wrike possède des diagrammes de Gantt. Lorsque vous aurez créé plusieurs tâches et que vous leur aurez fixé des échéances, votre diagramme de Gantt apparaîtra automatiquement quand vous basculerez sur l'affichage calendrier de votre dossier ou projet ! À partir de là, vous pouvez ajouter des liens entre les différentes tâches pour établir des dépendances entre elles. Vous pouvez aussi déplacer des tâches sur le calendrier en les glissant-déposant en cas de changement de date. Ce n'est pas magnifique de voir votre planning de projets sous cette forme ?
- Le diagramme de Gantt est visible dans l'affichage calendrier [1]
- Les tâches terminées sont en vert [2]
- Les tâches en retard sont en rouge [3]
- Les tâches actives sont en bleu [4]
- Les tâches reportées sont en violet
- Les tâches annulées sont en gris
Pour en savoir plus sur l'utilisation du diagramme de Gantt/du calendrier, n'hésitez pas à consulter notre Centre d'aide.
2. Que signifie le partage dans Wrike ?
Partager dans Wrike, c'est donner à d'autres un accès à vos tâches. Mais ce n'est pas parce qu'ils y ont accès qu'ils savent que la tâche en question existe. Si vous voulez qu'ils le sachent, @mentionnez-les dans le champ des commentaires afin qu'ils recoivent une notification dans leur boîte de réception Wrike.
Vous devez pensez que la seule raison pour laquelle une tâche doit rester privée, c'est lorsqu'il s'agit d'un rappel personnel ou d'une liste de choses à faire qui ne concerne que vous. Dans ce cas, enregistrez cette tâche dans votre dossier personnel. Mais *toutes* les autres tâches doivent être sauvegardées dans le dossier correct de l'entreprise ou du service de façon à ce que vos collègues puissent les trouver.
Je ne comprends pas bien la différence entre un dossier personnel et un dossier d'entreprise. Voici une bonne pratique à adopter dès la configuration initiale de Wrike pour votre équipe : votre entreprise doit posséder un système de dossiers publics organisé par service ou par client et l'ensemble du travail doit être correctement rangé dans les bons dossiers. Mais chaque utilisateur de Wrike doit également posséder son propre dossier privé, pour organiser ses rappels, tâches, notes et autres affaires personnelles. En résumé : chaque tâche doit être placée à un endroit précis.
Vous avez besoin d'une aide supplémentaire ? Lisez l'article du Centre d'aide sur le partage des tâches.
3. Quand utiliser des dossiers ? Quand utiliser des projets ?
Les tâches sont les éléments constitutifs de Wrike. Vous pouvez placer ces tâches soit dans des dossiers, soit dans des projets. Ce qui amène à se poser la question suivante : « Dois-je utiliser des dossiers ou des projets ? » Voici notre conseil :
Enregistrez les tâches qui servent de matériel de référence ou bien sont continues, sans date de fin (par ex. les meilleures pratiques pour une opération commerciale, les publications sur le blog ou les études de cas clients) dans un dossier.
Enregistrez les tâches qui font partie d'un effort provisoire, avec une date de début et une date de fin précises (par ex. « Campagne Dreamforce 2020 » ou « E-mail nouvel utilisateur - S2 - 2017 ») dans un projet.
Utilisez les dossiers quand :
- Vos tâches n'ont pas de date de fin ;
- Ce sont des tâches de référence ou aléatoires ;
- Ce sont des tâches vous vous êtes amené à consulter régulièrement car elles sont opérationnelles.
Utilisez les projets quand :
- Vos tâches ont une date de début et une date de fin précises ;
- Vous n'aurez plus besoin de ces tâches après une date donnée ;
- Vous devez préparer des rapports sur ces tâches.
Vous avez des questions ? Le Centre d'aide a toujours la réponse : Quand utiliser des dossiers, projets, tâches et sous-tâches ?
4. Comment inviter vos collègues dans Wrike ?
Désormais, vous avez Wrike bien en main et vous aimeriez que d'autres membres de l'équipe suivent votre exemple ? Vous pouvez très facilement les inviter dans Wrike en suivant les étapes suivantes :
- Cliquez sur « Ajouter un utilisateur » [1] (en bas de l'espace de travail).
- Dans la boîte de dialogue, saisissez l'adresse e-mail [2] de votre collègue et précisez le type de licence à lui accorder. [3]
- Cliquer sur l'option « Saisir une adresse e-mail » [4] dans la boîte de dialogue pour en entrer une autre.
- Cliquez sur le bouton « Envoyer des invitations ». [5]
Simple comme bonjour, non ? Et si jamais vous vous posiez la question, il y a aussi d'autres moyens d'ajouter des utilisateurs à votre compte Wrike.
5. Comment utiliser le tableau de bord de Wrike comme un tableau Kanban ?
Si jamais vous êtes passé d'un autre outil de travail en ligne qui utilise les mêmes termes que Wrike mais dans un autre sens, à Wrike, mieux vaut définir certains termes.
Dans Wrike, il y a des tableaux de bord (il peut y en avoir plusieurs). Les tableaux de bord sont vierges jusqu'à ce que vous y ajoutiez des Widgets. Bien sûr, vous pouvez construire vos propres widgets afin de glisser-déposer des tâches entre vos différents statuts. Mais vous pouvez aussi essayer les Widgets prédéfinis qui vous sont proposés. Choisissez-en quelques-uns et ajoutez-les à un nouveau tableau de bord.
Pour construire un tableau Kanban , vous devez avoir un tableau de bord, ainsi que des Widgets personnalisés correspondant aux différents états de vos projets (à savoir : en attente, en cours, en révision, terminé). Un article du blog vous explique comment faire. Ou bien regardez simplement la vidéo ci-dessous.
6. Comment et où saurais-je que des mises à jour ont été faites sur des tâches ?
Nombreux sont les nouveaux utilisateurs de Wrike qui s'inquiètent de connaître la nature des notifications pour leur travail collectif. Moi et mes collègues recevrons-nous une tonne de notifications ? Devons-nous activer les notifications ou arrivent-elles automatiquement ? Serais-je informé par e-mail, dans Wrike, les deux ? Cela veut-il dire que tout le monde dans l'entreprise voit ce que je fais ? Et si je me déplace, serais-je quand même averti ?
Voici comment fonctionnement les notifications :
- Lorsque vous suivez une tâche, vous pouvez voir les mises à jour concernant cette tâche dans votre affichage flux.
- Vous, ainsi que vos collègues, recevez des notifications dans votre boîte de réception Wrike uniquement lorsque vous êtes @mentionnés.
- Si Wrike est installé sur votre appareil mobile, alors oui, vous recevrez les mêmes notifications de boîte de réception Wrike sur cet appareil. Vous pouvez changer les paramètres de ces alertes sur votre appareil mobile.
7. Est-ce que je ne viendrais pas d'effacer toutes mes tâches, par hasard ?
Vous allez dans un dossier que vous pensiez plein de tâches, et vous n'y trouvez rien ? Pas de panique ! Par défaut, Wrike affiche les tâches qui sont « actives » et assignées à n'importe qui (« à : tous »). Vous verrez ces filtres sous le titre de votre dossier.
Vous avez peut-être recherché des tâches ayant un autre état (par ex. « terminées » ou « annulées ») et laissé ce filtre actif. Ce qui explique que vos tâches actives n'apparaissent pas. Pour revenir à l'affichage initial, vous devez effacer le filtre précédent (par ex. tâches « terminées » ou « annulées ») en cliquant sur la croix à côté du filtre. Vous retournez alors à l'affichage par défaut. Et voilà !
Si malheureusement vous avez vraiment effacé vos tâches (ce qui arrive même aux meilleurs), vous pouvez les restaurer à partir de la corbeille. Pas d'inquiétude à avoir !
Pour plus d'informations sur l'affichage en liste, le tri et le filtrage des tâches, regardez cette vidéo :
Tout est dit. Les sept questions que se posent le plus souvent les nouveaux utilisateurs de Wrike. Si vous souhaitez en savoir plus sur tous les tenants et les aboutissants de Wrike, nous vous invitons à participer à l'une de nos sessions de formation régulières pour les débutants. À vos Wrike, prêts, partez !
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