En tant que fondateur et directeur général de Wrike, j'ai eu l'occasion d'entendre de nombreuses histoires conflictuelles de la part de clients, d'investisseurs et de formateurs au sujet des projets. Ces histoires ont inspiré cette série en 5 parties sur les erreurs les plus fréquentes concernant la gestion de projets.
Cliquez sur les liens correspondants pour lire les autres parties : 2ème partie, 3ème partie, et 4ème partie.
Erreur n° 5 : mauvaise communication au sein de votre équipe et avec les parties prenantes
La dernière erreur la plus fréquente, mais non des moindres, que commettent les chefs de projet lorsqu'ils gèrent des projets multiples est la communication inefficace. Une mauvaise communication au sein d'une équipe provoque des malentendus et, par conséquent, des erreurs dans la conduite du projet.
S'il existe un manque de communication entre vous et vos clients dans le cadre d'un projet donné, il est probable que cela se termine avec deux visions différentes du même projet. Ainsi, les problèmes de communication représente une perte de temps et d'argent (et une source de stress supplémentaire !).
Stratégie gagnante #5 : améliorez la communication dans le cadre de vos projets
Vous pouvez faciliter la compréhension commune de vos projets en analysant et en abordant les entraves à la communication. Ayez à l'esprit que lorsque votre équipe et vos clients ou les parties prenantes sont à distance, vous devez fournir un effort supplémentaire dans le domaine de la communication. Tirez profit de vos outils de communication. Écoutez vos clients, les parties prenantes et les membres de votre équipe.
Vos clients et les parties prenantes sont ceux qui déterminent en définitive le succès de votre projet, mais en général ils ne se trouvent pas dans le même bureau et ne peuvent donc pas collaborer en face à face. Et pourtant, vous devez impliquer vos clients et les parties prenantes dans le travail du projet. Faites en sorte que les informations et le flux de travail du projet soient transparents pour eux. Écoutez leur feedback. Cela vous évitera de faire les choses deux fois et vous permettra de répondre aux attentes des clients.
La communication avec votre équipe est la clé. Suivre les progrès, recevoir des avertissements en amont sur les obstacles, développer la coopération, motiver grâce à l'implication de l'équipe, tout cela n'est possible que grâce à une bonne communication. Essayez d'intégrer la communication de votre projet dans votre processus de planification pour faciliter la mise à jour de vos calendriers. Vous pouvez maintenant retourner à la stratégie gagnante #4 : utilisez la technologie adéquate qui vous aidera à fusionner la communication avec la planification du projet et rendra le travail du projet transparent pour vos clients.
Maintenant que vous avez découvert les 5 stratégies gagnantes concernant la gestion de projets multiples et que vous avez compris comment éviter les 5 erreurs les plus fréquentes, faisons un point sur vos connaissances.
Leçons tirées :
- Ne cédez pas à la microgestion, ne faites pas tout vous-même. Déléguez aux membres de votre équipe, mais n'oubliez pas de coordonner leurs actions. Trouvez le bon équilibre.
- Ne laissez pas vos projets en plan. Sauvegardez les informations du projet dans un même endroit et mettez à jour les calendriers.
- Ne séparez pas la planification de vos projets multiples. Créez un plan directeur pour l'ensemble de vos projets.
- Ne transformez pas un travail de gestion de projet en un travail de secrétariat. Tirez profit de la technologie et assurez-vous d'utiliser l'outil adéquat qui fera le travail de routine à votre place.
- Ne négligez pas les problèmes de communication avec vos clients et au sein de votre équipe. Intégrez votre communication à la planification de projet pour vous assurer que celle-ci est à jour.
La gestion de projets multiples peut très bien se passer si elle est réalisée correctement. Vous connaissez désormais les 5 stratégies gagnantes pour devenir un excellent chef de projet capable de mener de front plusieurs projets en même temps. Essayez de suivre ces bons conseils si vous ne souhaitez pas compromettre le succès de votre gestion de projet.
Je vous invite également à partager avec moi et avec les lecteurs de ce blog votre expérience et vos anecdotes à propos de la gestion de projet, afin que je puisse fournir à l'avenir, des conseils encore plus pertinents pour devenir un chef de projet ultra-productif !
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