Autrefois, de nombreux ouvrages ont été rédigés sur la bienséance, la politesse et les bonnes manières dans toutes sortes d'environnements sociaux. Qu'en-est-il aujourd'hui ? Qui est la Nadine de Rothschild de la société numérique ? Qu'aurait-elle pu dire de l'étiquette concernant le travail à distance et la communication numérique ?
Comment travailler en équipe à distance?
Si vous avez commencé à utiliser Wrike et que vous vous posez des questions sur les « bonnes manières » en matière de collaboration avec des équipes à distance, laissez-nous vous suggérer ces 11 règles concernant les bonnes pratiques du travail à distance (et plus précisément avec un outil tel que Wrike). En intégrant ces quelques règles dans votre quotidien, la collaboration deviendra plus facile et agréable pour tous les membres de votre équipe, où qu'ils se situent géographiquement.
A. Les bons usages au début d'une tâche
1. Ne jamais attribuer une tâche sans en préciser le contexte
Cela signifie que les personnes à qui vous confiez des tâches doivent avoir accès aux tâches parentes de tout ce qui leur est attribué. Si elles ne voient que le contenu de la tâche, elles ne comprendront pas comment leur pièce vient s'imbriquer dans le puzzle général, ni les objectifs finaux. Si toutefois la tâche parente contient des informations confidentielles, alors passez à la règle n°2...
2. Ne jamais attribuer une tâche sans description précise
Sinon, le chargé de mission recevra une notification et cliquera sur une tâche vide ! Vous pensez qu'il reviendra voir si la description est renseignée 10 minutes plus tard ? Il passera plus probablement à autre chose. Alors, avant d'assigner une tâche à quelqu'un, fournissez un maximum de contexte dans la description de la tâche (à défaut de partager la tâche parente).
B. Les bons usages en cours de projet
3. Se réassigner une tâche lorsque vous la prenez en charge
Lorsque vous vous confiez une tâche à vous-même, vous devenez responsable de son exécution et vous montrez aux autres membres de l'équipe que vous vous en occupez. De cette manière, il est impossible que deux personnes fassent la même chose, ce qui évite les doublons.
4. Démarrer le chronomètre lorsque vous vous mettez au travail
Si une tâche est trop petite pour vous l'assigner, vous pouvez tout de même montrer que vous travaillez dessus en démarrant le chronomètre. C'est une bonne habitude à prendre car elle permet également de générer un rapport sur le temps passé à travailler sur une tâche donnée.
5. Passer le relais à l'aide de @mention
Un conseil basique : @mentionnez le chef de projet lorsque vous avez terminé votre partie pour lui indiquer qu'il est possible de passer à l'étape suivante. C'est tout simplement une marque de courtoisie : « J'ai fini ce qui m'incombait @collègue, maintenant à toi de jouer ! ».
6. Bien mettre à jour ses pièces jointes
Au lieu de télécharger plusieurs versions d'un même document, pour au final avoir 13 pièces jointes nommées « presentation-commerciale-finale.pptx », servez-vous de la fonction « Télécharger une nouvelle version ». Vous n'aurez alors qu'une seule pièce jointe correcte (presentation-commerciale-finale.pptx), ce qui vous évitera bien des confusions.
1.) Faites un clic droit sur la pièce jointe
2.) Sélectionnez « Télécharger une nouvelle version » puis choisissez le fichier à télécharger
Vous pouvez également faire un clic droit sur une pièce jointe puis survoler l'« Historique » pour voir la liste des versions précédentes
C. Les bons usages pour faire part de ses commentaires
7. Toujours @mentionner la personne à qui vous vous adressez
En effet, elle ne peut pas savoir que vous répondez à son commentaire si vous ne l'identifiez pas correctement. C'est le but de la @mention. N'hésitez pas à l'utiliser à chaque fois que vous ajoutez un commentaire dans une discussion. Vous n'utiliserez jamais trop de @.
Remarque : Si votre @mention ne crée pas de lien (le nom du destinataire doit apparaître en bleu), cela signifie que votre collègue ne recevra aucune notification.
8. Ne pas attendre une réponse immédiate
Cela est particulièrement important lorsque vos équipes travaillent dans différents fuseaux horaires : ne vous attendez pas à ce que chacun réponde tout de suite à vos messages dans Wrike. Après tout, les commentaires sur les tâches ne sont pas un espace pour chatter. Lorsque vous @mentionnez quelqu'un, passez à autre chose, tout en surveillant une @mention ou une mise à jour de tâche dans votre boîte de réception.
9. Reformuler les questions ouvertes en choix multiples
Si vous écrivez des questions dans la section des commentaires d'une tâche, n'espérez pas recevoir une réponse détaillée. Proposez plutôt plusieurs choix possibles pour que la personne réponde facilement et que vous puissiez agir en conséquence rapidement.
D. Les bons usages à la fin d'une tâche
10. Ne pas finaliser une tâche tant qu'il reste du travail à faire
Autrement dit, si la tâche ne vous incombe pas, ne la fermez pas. Peut-être que d'autres personnes doivent encore y travailler, et si vous la marquez comme terminée, elles n'y auront plus accès. Si vous trouvez qu'elle prend trop de place dans votre flux de travail ou votre tableau de bord, désassignez-vous de cette tâche lorsque vous avez terminé votre part pour ne plus suivre les futurs avancements.
11. Ne jamais effacer une tâche !
N'effacez jamais une tâche, à moins qu'elle ne soit privée et que vous ne l'ayez créée rien que pour vous. D'autres en auront peut-être besoin un jour. Finalisez-la ou archivez-la pour qu'elle reste accessible.
Vous savez tout ! Grâce à ces 11 règles, le travail en équipe à distance sera un jeu d'enfants. Et s'il ne fallait retenir qu'une seule règle, ce serait celle-ci : mieux vaut trop communiquer que pas assez pour bien travailler dans Wrike. Nous vous souhaitons de belles collaborations à distance !
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