Être créatif est un métier prenant ! Les demandes sont nombreuses, les ressources parfois insuffisantes, les délais sont toujours serrés et les budgets encore plus serrés ! La communication est souvent chaotique car désordonnée, les statuts ne sont pas mis à jour et les délais de retours sont très longs.
Ce fut le cas de l'équipe créative du San Francisco Chronicle : lorsque l'équipe a commencé à s'agrandir, la Vice-Présidente du Marketing, Sarah Morse Cooney, et le graphiste, Paul De Leon, se sont rendus compte qu'ils faisaient face à 4 grands problèmes :
- L'équipe ne recevait pas de notification lorsque le travail leur était assigné, ou lorsque les tâches ou les fichiers étaient prêts.
- Les demandes entrantes envoyées par e-mail devaient ensuite être enregistrées manuellement et reformatées pour structurer et assigner le travail.
- Les priorités, les chargés de mission et les dates d'échéance n'étaient pas claires. Deux personnes pouvaient commencer à travailler sur une même tâche sans le savoir.
- Les retours des parties prenantes n'étaient pas classés dans une synthèse chronologique.
Après avoir tiré parti de leurs expériences précédentes avec un logiciel de gestion de projet, Sarah et Paul ont pu trouver une solution : ils optèrent finalement pour Wrike en raison de ses formulaires de demande, de ses possibilités en matière de révisions et d'approbations, des statuts de flux de travail personnalisé, et d'autres fonctionnalités clés.
Le SF Chronicle a trouvé chaussure à son pied, mais chaque équipe créative est différente. Que devrait rechercher votre agence créative dans un logiciel de gestion de projet ? Voici 10 fonctionnalités clés que vous devez considérez au moment de votre recherche.
1. Formulaires dynamiques
Selon une étude menée en 2013 auprès de 300 responsables d'agences, 53% des répondants estiment que les briefs créatifs sont mal ciblés. Environ 27% les trouveraient incomplets et incohérents. Résultats peu satisfaisants pour un document qui est censé poser les bases de la plupart des projets créatifs...
Un bon système de gestion de projet fournit une structure au processus de réception du travail grâce aux formulaires dynamiques. Il permet aux équipes créatives de créer des flux de questions spécifiques à partir des fonctions et des demandes clients. Par exemple, les questions que l'on posera à un commerçant qui demande une page de destination ne seront pas les mêmes que celles posées à un représentant commercial qui a besoin d'une présentation.
Cela simplifie les briefs créatifs pour les clients qui peuvent remplir tous les champs de façon exhaustive, permettant ainsi aux créatifs de recevoir les détails nécessaires pour mener à bien leur travail. Toutes les demandes sont par ailleurs centralisées dans un seul endroit, ce qui garantit que rien ne passe à travers les mailles du filet.
2. Calendriers visuels et gestion de la charge de travail
E-books, graphismes animés, maquettes, révisions : les équipes créatives sont sollicitées de toutes parts tous les jours. L'incapacité à équilibrer la charge de travail entre les membres de l'équipe peut avoir de lourdes conséquences sur les concepteurs, rédacteurs et les graphistes : près de 62% des salariés français estiment que leur charge de travail a augmenté, selon le Digital Work Report 2018 de Wrike.
Savoir quels membres de l'équipe sont occupés et lesquels sont disponibles est fondamental pour assurer l'équilibre vie professionnelle/vie privée et le bien-être de vos créatifs. Votre logiciel de gestion de projet devrait permettre à chaque membre de l'équipe de visualiser les charges de travail, afin que personne n'ait pas trop ou pas assez à faire.
Ce logiciel devrait également vous aider à visualiser les projets et les tâches de votre équipe dans un calendrier. De combien de temps vos collaborateurs auront-ils besoin ? Quels sont les dates d'échéance ? Existe-t-il des conflits ou des dépendances ? Cette vision d'ensemble permet aux directeurs de Création d'aligner les membres de leur équipe sur les mêmes priorités pour mener les projets à terme.
3. Flux de travail personnalisables
Il n'existe pas de solutions toutes faites dans le domaine de la créativité. Le processus créatif de chaque équipe est unique. De nombreux outils de gestion de projet obligent les équipes à modifier leur façon de travailler pour s'adapter aux limites du logiciel.
Le logiciel que vous choisirez devra être suffisamment flexible pour s'adapter aux processus uniques de votre équipe, et non l'inverse. Les flux de travail personnalisés permettent aux équipes de définir et de suivre la progression du travail de façon précise avec des statuts tels que « Accepté » ou « Disponible pour révision ». Les tableaux de bord personnalisables et partageables montrent qui travaille sur quoi et à quel étape du flux de travail en est l'employé pour faciliter le suivi.
4. Gestion de fichiers efficace
Combien de fois avez-vous recherché la version finale d'un fichier… pour finalement vous rendre compte que vous en aviez 5 ? Ou pire 0 ? Il semblerait presque que les documents se perdent ou se multiplient par magie. Utiliser un outil de gestion des ressources tel que Dropbox est un pas dans la bonne direction, mais trouver les bons documents peut relever du parcours du combattant.
Les meilleures solutions de gestion du travail collaboratif rassemblent tous les fichiers en un seul endroit. Les documents sont liés à leurs projets ou tâches associés, de façon à ce que tout le monde sache où les trouver. Les fichiers peuvent même se télécharger directement dans Google Docs, Box et d'autres outils de gestion de ressources intégrés. Les fichiers les plus récents sont affichés en avant-plan pour réduire les problèmes de contrôle des versions, tandis que les versions précédentes restent aisément accessibles.
5. Communication fluide, loin des e-mails
Le temps passé par les employés à répondre aux e-mails, à assister à des réunions et à accomplir d'autres activités collaboratives est passé à plus de la moitié de la journée de travail, selon une étude menée auprès de plus de 300 entreprises, publiée dans la Harvard Business Review. Cela laisse aux créatifs très peu de temps pour réaliser leur travail.
Les équipes créatives ont besoin d'une manière simple et rapide de partager les idées, de fournir un feedback et de discuter du travail. Une bonne solution de gestion de projet centralise les conversations des e-mails, des chats et des réunions. Les collaborateurs reçoivent des notifications de commentaires et d'@mentions en temps-réél, ce qui facilite la transmission des informations et réduit les délais des retours.
Cela permet de garder les discussions dans le contexte spécifique des fichiers, des projets et des tâches. Les commentaires sont enregistrés dans l'ordre chronologique afin que les parties prenantes puissent être intégrées et mises au courant rapidement ; aucune réunion de mise au point n'est nécessaire.
6. Modèles de projets
Les équipes créatives gèrent tous types de projets, mais certains sont plus fréquents que d'autres, comme les e-books, les pages de destination et les e-mails. Démarrer ces projets répétitifs en repartant de zéro à chaque fois, c'est un peu comme réinventer la roue. Et, en outre, cela est source d'erreurs.
Sauvegarder des projets récurrents comme modèles fait gagner du temps aux équipes créatives et leur permet de traiter les demandes sans délai. Les éléments essentiels comme les dépendances, la durée de la tâche, les chargés de mission et les rapports sont copiés des projets précédents, ce qui assure une qualité constante et des résultats reproductibles.
7. Édition collaborative
Les processus de révision et d'approbation peuvent se révéler compliqués pour les équipes créatives. Envoyer des fichiers en pièce jointe d'un e-mail entraîne des copies ou des conflits de modifications dans plusieurs documents. Les designers sont chargés de la tâche complexe de regrouper les commentaires et d'obtenir les approbations finales. S'ensuit une situation chaotique pour contrôler les versions.
L'édition collaborative élimine les aléas liés au processus de révision. La fonction permettant de marquer visuellement les documents minimise les retours équivoques. Les personnes intervenant visualisent leurs changements et peuvent résoudre les conflits de modifications en temps-réel. Gérer les révisions d'un fichier depuis un seul endroit permet de stocker les modifications et approbations à travers un historique, consultable à tout moment.
8. Élaboration de rapports simple à partir de données en temps réel
Vous savez que votre équipe travaille dur, mais cela ne transparaît pas toujours auprès de vos collègues et de vos supérieurs. Les équipes créatives sont souvent perçues comme des "centres de coûts", c'est pourquoi valoriser les progrès de votre équipe est fondamental pour qu'elle reçoive la reconnaissance méritée.
Le logiciel de gestion de projet que vous choisirez devra permettre de sauvegarder toutes les métadonnées concernant les activités de votre équipe. Il devra également permettre de générer facilement des rapports à partir de ces données en temps-réel. Combien de projets votre équipe réalise-t-elle chaque mois ? Combien de temps passe-t-elle sur certaines demandes ? La capacité à répondre à ce genre de questions démontre la valeur de votre équipe auprès des parties prenantes.
9. Intégrations avec Adobe Creative Cloud
La suite Adobe Creative est probablement l'outil le plus important de l'arsenal d'un créatif. De Photoshop à Premiere Pro, les membres de votre équipe vivent dans ces logiciels, et à chaque fois qu'ils doivent s'en éloigner pour répondre à un e-mail, télécharger un fichier ou mettre à jour un tableur, cela les sort de leur domaine de compétences créatives.
Certains outils de gestion de projet (comme Wrike) intègrent une extension vers la suite Adobe Creative Cloud® . Cela permet aux créatifs d'accéder aux tâches, de laisser des commentaires, de télécharger des documents, et bien plus encore, directement depuis Photoshop, Premiere Pro, InDesign, et Illustrator. Laisser les créatifs utiliser les outils qu'ils aiment favorise évidemment la qualité et la rapidité du travail à effectuer.
10. Applications mobiles natives
La tendance du « Bring Your Own Device » (BYOD ou « Apportez Votre Equipement personnel de Communication » en français) devrait continuer de se développer dans les 5 années à venir. Travailler à distance est en train de devenir la norme. La technologie a changé la manière de travailler des gens et cela ne fait que commencer. En obligeant les créatifs à rester enchaînés à leurs bureaux, vous prenez le risque de voir leur travail inachevé et de les frustrer.
Il est impératif que l'outil que vous utilisez pour gérer des projets créatifs ait une application mobile native, pas seulement une version web pour mobile. Au lieu de dupliquer le contenu du site sur un écran plus petit, les applications mobiles natives sont spécifiquement conçues pour les appareils mobiles ; elles ont des fonctionnalités différentes ou supplémentaires par rapport aux versions desktop.
Les applications mobiles natives sont idéales pour les déplacements professionnels, ce qui permet à votre équipe créative de travailler au moment et à l'endroit où l'inspiration se manifeste.
Votre liste de vérification pour la gestion de projets créatifs
Retournons à nos amis du San Francisco Chronicle. Aujourd'hui, 5 équipes de création et de développement différentes du Chronicle utilisent Wrike pour gérer leurs projets. « Je suis très fier de l'utiliser », affirme le graphiste Paul De Leon.
De Leon et son équipe sont la preuve qu'il est possible de trouver la solution de gestion de projet parfaite pour votre équipe créative. Si la perspective de chercher parmi des centaines de solutions de gestion du travail vous donne envie de jeter l'éponge, n'ayez aucune crainte. Nous sommes là pour vous aider.
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