La nouvelle année peut sembler encore lointaine. Mais une fois les bouteilles de champagne vidées et les confettis ramassés, vous vous retrouverez à nouveau face à une pile de projets et de demandes de création.
Ne cédez pas à la tentation de la procrastination. Affinez dès maintenant vos processus afin de démarrer l'année frais et dispos.
Avant de passer aux modèles, vous devez identifier les processus qui se répètent. Parmi les éléments du calendrier de projets des équipes créatives, on retrouve souvent les approbations des ressources créatives. Chaque ressource développée doit être approuvée par les parties prenantes ou les clients qui l'ont demandée. Imaginons par exemple que vous mettiez en place une campagne d'e-mails pour la promotion d'un webinaire. Il vous faut alors suivre les étapes ci-dessous.
Trois étapes simples pour configurer votre modèle de calendrier de projets créatifs
1. Créer un formulaire de demande
Les demandes de création s'accompagnent généralement d'une liste de questions. Quelle taille souhaitez-vous pour votre visuel ? À qui s'adresse le visuel ? Quelle est la date d'échéance ? Avez-vous des exemples de ce que vous recherchez ? Poser ces questions au préalable via un formulaire de demande évite à votre équipe de contacter les parties prenantes et fournit tout ce dont elle a besoin pour démarrer. Si l'on reprend l'exemple de la campagne d'e-mails, voici quelques questions que vous pouvez poser dans votre formulaire de demande de projet créatif :
- Quel est l'objectif de cet e-mail ?
- À qui s'adresse-t-il ?
- Avez-vous des exemples d'e-mails similaires ?
- Qui approuvera le design ?
- Quel est le texte définitif pour l'objet ?
- Quelle est la version définitive ?
- À quel moment cet e-mail doit-il partir ?
2. Établir des dépendances et des jalons
Source : Giphy
Quels sont les délais impératifs ? Que doit-il se produire pour qu'ils soient respectés ? Un jalon ne peut être déplacé. Dans notre exemple, il s'agit de la date du webinaire. Toutes les tâches doivent être effectuées avant. Les dépendances sont des tâches qui partagent une relation.
Non, pas ce type de relation :
Plutôt de ce type :
Les dépendances doivent être vues comme dans une course de relais : le coureur n°2 ne peut pas commencer à courir avant que le coureur n°1 ne lui ait passé le relais. Il s'agit de définir les tâches qui doivent être effectuées en premier pour que le projet puisse avancer. Voici quatre types de fonctionnement des dépendances :
3. Identifier les parties prenantes
Les équipes créatives savent bien ce que c'est d'être débordé par une multitude d'approbations. Si les chefs sont trop nombreux, il est difficile de faire avancer un projet, et les retours peuvent être contradictoires. Bien identifier les parties prenantes permet de clarifier les personnes qui doivent donner le feu vert et les retours à prendre en compte. Avant de démarrer le travail sur la campagne d'e-mails, déterminez qui devra approuver l'ébauche et attribuez-leur la tâche dès qu'elle est prête. Attribuer du travail à l'approbateur lui signifie que la balle est dans son camp et permet d'éviter d'attendre des approbations au dernier moment. Regrouper les modifications et les retours permet également aux parties prenantes ayant un planning chargé d'effectuer rapidement des modifications de conception. Votre équipe peut alors se concentrer davantage sur la création et n'a pas autant besoin de courir après les approbations.
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Visualiser votre modèle de calendrier de projets créatifs
Chaque équipe de création travaille différemment, et il n'y a donc pas une solution miracle à adopter pour se simplifier la vie. Cependant, en renforçant vos processus actuels, vous éviterez du travail fastidieux aux membres de votre équipe et permettrez qu'ils se concentrent davantage sur ce qu'ils aiment faire - par exemple, être créatifs ! Avec les diagrammes de Gantt, vous visualisez de façon unique la progression d'un projet. Les diagrammes de Gantt proposés par Wrike permettent de glisser-déposer des tâches vers de nouvelles dates d'échéance, de créer des dépendances, de définir des jalons et de partager de façon automatique tous les ajustements de flux de travail au sein de votre équipe de conception.
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