Un bon manager sait que sa vision ne peut être accomplie sans l'aide d'une équipe ingénieuse, talentueuse et passionnée. Seulement, même les équipes les plus talentueuses peuvent échouer. La grande question est : pourquoi ? Nous sommes souvent tentés de dire que notre équipe a échoué en raison du manque de personnel, par manque de motivation, ou de par des restrictions de budget. Mais regardez de plus près. La frustration associée à la communication, le manque de personnel et les délais dépassés : tous peuvent être le résultat d'un manque de visibilité. Lorsque les équipes regardent dans différentes directions et n'ont pas une idée précise de la destination finale, elles commencent à prendre différents chemins et les choses déraillent. Manquer ses objectifs est, pour tous, une source de démotivation et de baisse de performance ; or qui dit moindre performance, dit que vous ne tirerez pas le meilleur des ressources sur lesquelles vous comptez à l'heure actuelle.
Donc avant de demande plus de ressources ou de budget, regardez de plus près les flux de travail actuels de votre équipe, et voyez si vous pouvez identifier les manques de visibilité clés.
Tout d'abord, que signifie visibilité sur le travail ?
Lorsque l'on parle de visibilité au travail, il convient tout d'abord de séparer les exigences et les impacts de la visibilité au niveau des dirigeants et au niveau des collaborateurs individuels.
Pour le responsable, la visibilité consiste à disposer des outils permettant de rapidement intégrer les exigences en matière de ressources, assigner les tâches, et identifier les goulots d'étranglement, afin de pouvoir faire avancer les projets. Avoir la possibilité d'obtenir un instantané des projets actifs et de connecter les tâches aux objectifs plus larges du département ou de la société est essentiel pour que votre équipe reste motivée et sur la bonne voie.
Pour les membres d'équipe, la visibilité leur donne les moyens d'être plus efficaces dans leur travail et dans la communication. Lorsque leurs tableaux de bord leur permettent de visualiser aussi bien leurs tâches que le projet dans son ensemble, ils sont plus confiants dans leur capacité à faire avancer les projets. Par manque de clarté, les collaborateurs perdent confiance et se démotivent. Ils ont besoin de savoir que leur travail est important.
Pour résumer, une bonne visibilité implique d'être capable d'avoir une vue d'ensemble de la stratégie globale, tout en étant capable de zoomer sur les plus petits détails des tâches individuelles. Lorsque vous commencez à optimiser vos flux de travail, vous avez besoin d'outils vous aidant à :
- Paramétrer une plateforme centrale pour tous les projets et garder vos processus clairs et cohérents.
- Prioriser les objectifs et identifier la façon de mesurer les avancées.
- Faire en sorte que chacun soit responsable de son propre travail en lui assignant des projets et des tâches.
- Établir des jalons de projet et des diagrammes de Gantt pour vous aider à identifier les obstacles.
- Gérer les ressources et les flux de travail afin que personne ne soit surchargé.
Le coût d'un manque de visibilité
Vous pourriez maintenant penser que vous n'aurez la marge de manœuvre vous permettant d'analyser vos flux de travail et vos ressources que lorsque vous obtiendrez plus de budget et de personnel. Mais la triste vérité est que si, dans un premier temps, vous n'apportez pas de visibilité aux angles morts de vos flux de travail, ceux-ci ne feront qu'augmenter. Lorsque les membres d'une équipe ne comprennent pas les attentes et n'ont pas les moyens de gérer les risques, les petits problèmes peuvent devenir de grandes difficultés.
Un parfait exemple de ceci est notable dans le secteur de la construction. Les activités sont en pleine expansion, ce qui est bien, mais cela signifie aussi que vous avez plus de projets d'une complexité croissante. Avec l'entrée sur le marché de plus de concurrents, les sociétés doivent pouvoir honorer les délais et les budgets. Cependant, McKinsey relate que de nombreuses sociétés n'en sont pas capables, et que certains grands projets dépassent les échéances de 20 % et les budgets de 80 % en moyenne. Cela représente beaucoup d'argent et de fidélité clients que vous ne pouvez pas vous permettre de perdre. S'attaquer au problème de la visibilité sur les projets dès maintenant apportera des fondations solides sur lesquelles votre équipe pourra s'appuyer.
Analysons votre angle de vue
Vous commencez à douter d'avoir une vision 20/20 ? Pour vous aider à bien analyser la visibilité réelle au sein de votre équipe, asseyez-vous avec un stylo et essayez de noter vos réponses à ces questions :
- Dans quelle mesure les tâches des membres de votre équipe sont-elles claires ? Sont-elles alignées sur les OKR globaux de l'équipe, du département et de la société, afin qu'ils puissent voir comment leurs objectifs contribuent à la stratégie d'ensemble de la société ?
- Où a lieu la communication sur les projets ? Dans plusieurs lieux ? Les membres de l'équipe perdent-ils du temps à rechercher les informations les plus à jour sur leurs tâches ?
- Les membres de votre équipe ont-ils une vision claire des projets actuels ou suivants et un accès aux ressources requises ? Savent-ils avec qui ils doivent collaborer ?
- Parvenez-vous à facilement réaliser les plans de projets, identifier les goulots d'étranglement potentiels avant ou lorsqu'ils adviennent, et voir les assignations de vos ressources ?
Vous remarquez certains problèmes ? Ne vous en faites pas, vous n'êtes pas le seul. Nous allons voir comment les sociétés leader se concentrent sur les problèmes de visibilité clés.
Comment les meilleures sociétés se concentrent sur la visibilité
Coordonnez les membres de l'équipe
Commencez par coordonner les OKR de votre équipe. Assurez-vous que tous les projets et toutes les tâches de votre équipe se rattachent aux objectifs de la société. Fournissez un calendrier des tâches et un tableau de bord pour qu'ils puissent comprendre le moment où leur tâche est due et l'impact qu'elle aura. Lorsque les membres d'équipe ont une réponse claire du quoi, où, pourquoi, quand et comment relativement à leurs projets, ils se sentent en capacité de travailler et sont moins sujets à la procrastination. Cela aide également les équipes à travailler ensemble de manière plus fluide, car les projets sont transmis d'un propriétaire de tâche à l'autre. Créer un flux de travail cohérent permet de s'assurer que chacun connaît son rôle et sait avec qui travailler, et cela les pousse à travailler en exploitant tout leur potentiel : #alignment.
Quand le fonctionnement de votre équipe sera réglé comme une horloge, vous trouverez plus simple que jamais de vous aligner sur d'autres équipes et départements lorsque vous devrez travailler ensemble. Avoir une bonne visibilité garantit que vous puissiez coordonner vos projets et vos objectifs avec les autres équipes impliquées. Étendre la visibilité à d'autres groupes au sein de la société peut aider les équipes à visualiser les charges de travail et les processus des autres afin de faciliter la compréhension, le respect, et la coordination. Chaque équipe a ses propres OKR qui s'intègrent aux objectifs globaux de la société. La visibilité permet à différentes équipes de rester coordonnées lorsqu'elles travaillent sur des projets partagés, sans avoir à être toujours les unes sur les autres.
Un parfait exemple de cela est la façon dont nous avons utilisé Wrike pour organiser notre première conférence utilisateurs. Comme les informations découlent des messageries instantanées, d'e-mails, de Google docs et de conversations informelles, les détails essentiels de l'événement sont parfois escamotés. Wrike étant notre source unique d'informations, les équipes ont pu rester coordonnées. Chaque département pouvait s'atteler à ses tâches tout en restant connecté et en travaillant de manière fluide pour réaliser notre objectif commun.
Apprenez à assigner et à utiliser efficacement vos ressources
Les ressources sont les personnes, les compétences, le budget et les outils. Lorsque vous commencerez à diviser les projets en tâches et en sous-tâches, vous découvrirez des ressources juste sous votre nez.
Où les personnes communiquent-elles ? Comment les charges de travail sont-elles distribuées ? Quelles étapes des projets pouvez-vous automatiser ? Les actifs se trouvent-ils dans un même lieu et sont-ils accessibles à tous les membres du projet ?
Commencez par considérer votre ressource la plus importante : les personnes. Les diagrammes de Gantt vous aident à visualiser les calendriers des projets afin de pouvoir identifier là où les ressources sont requises et pourraient se chevaucher. Lorsque vous commencerez à assigner des tâches, vous pourrez voir, dans l'affichage des ressources, comment les charges de travail sont réparties au sein de l'équipe. Cela vous aidera à identifier les potentiels goulots d'étranglement et à créer des plans projet qui donnent les moyens à votre équipe de réaliser leur travail à temps et dans les limites du budget.
En dehors de votre personnel, les outils et l'automatisation peuvent accaparer d'importantes ressources supplémentaires. Selon McKinsey, le salarié moyen passe 20 % de son temps de travail hebdomadaire à rassembler des informations à partir d'outils disjoints. Installer un référentiel unique pour tous les actifs numériques peut leur faire gagner plusieurs heures.
Aidez les équipes à collaborer plus efficacement
Avoir une source d'informations unique pour les projets et des flux de travail cohérents aide les membres d'équipe à mieux comprendre les attentes, à identifier les tâches dont ils sont propriétaires, et à communiquer en interne. Sans visibilité, les gens ont tôt fait de se frustrer et de se pointer du doigt lorsque des obstacles surviennent. Cette frustration et ce manque de moyens peut rapidement impacter la motivation.
Cependant, il existe des moyens simples pour éviter tout cela en apportant un peu de visibilité à la communication et aux flux de travail des tâches. Par exemple, Wrike utilise les @mentions afin que les membres d'équipe puissent facilement s'étiqueter les uns les autres au sein même des tâches pour demander des retours, faire avancer un projet, ou informer rapidement quelqu'un. Que vous demandiez la modification d'un article de blog ou des retours sur un design, Wrike vous offre un flux centralisé et chronologique de toutes les informations nécessaires. De cette manière, les membres d'équipe, les responsables et les autres départements peuvent tous facilement consulter le statut d'un projet. Avec Wrike, vous avez de la visibilité sur tous leurs projets. Toute la communication se tient dans un seul lieu, tout le monde a accès aux actifs les plus à jour, et les tâches de projet sont claires pour toutes les équipes.
Comment obtenir cette vision 20/20
Obtenir de la visibilité consiste à tirer parti des bons outils pour coordonner votre équipe, attribuer les ressources et collaborer. Lorsque vous recherchez un outil pour vous assister, vous devez chercher une solution unique pour conserver toute la communication et la documentation des projets.
Disposer des fonctionnalités pour planifier les projets sur un calendrier et visualiser les charges de travail des équipes vous aidera à garantir le succès de vos projets. Les tableaux de bord et les rapports maintiennent la coordination de votre équipe avec ses OKR, et sa capacité à mesurer son impact sur les objectifs de la société soutient sa motivation. Lorsque la visibilité est au cœur de votre équipe, toutes les personnes impliquées savent où sont les projets, et elles peuvent s'y plonger le moment venu.
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