Les annonces successives de Google, qui ne rouvrira pas ses bureaux avant juillet 2021, et de Twitter, qui autorise désormais ses employés à travailler « indéfiniment » depuis chez eux, semblent prouver que le travail à distance devrait bientôt devenir la nouvelle norme.
Dans ce contexte, Wrike souhaitait connaître le sentiment des travailleurs sur le soutien qu'ils reçoivent de leurs employeurs pour les aider à rester productifs à domicile sur le long terme. Pour cela, du 6 au 20 juillet 2020, nous avons utilisé SurveyMonkey Audience pour sonder 1 000 employés à plein temps que leur entreprise a autorisé à travailler depuis chez eux.
Manque d'infrastructures et de formation
Plus que jamais, les équipes distantes doivent pouvoir rester connectées et productives. La clé pour y arriver est de veiller à ce que chacun dispose des ressources adéquates pour collaborer par voie numérique.
Près de la moitié des répondants n'ont toujours pas accès aux infrastructures, données et plateformes dont dépend leur productivité
Nous avons demandé aux employés s'ils avaient accès à toutes les infrastructures, les équipements, les données et les plateformes (Internet haut débit, écrans, espace de travail, accès au VPN, etc.) dont ils ont besoin pour être productifs chez eux. 44 % des répondants ont déclaré que leur accès à ces outils de productivité était insuffisant ou inexistant.
Même lorsqu'ils sont correctement équipés, 52 % des employés n'ont pas été suffisamment formés pour utiliser les plateformes de gestion du travail
Bien plus que de simples listes de tâches à réaliser, les outils de gestion du travail sont avant tout une aide à la collaboration. En offrant à vos employés la possibilité d'utiliser tout le potentiel de ces outils par le biais d'une formation adaptée, vous leur permettez de travailler à l'unisson, de produire de meilleurs résultats et des performances plus régulières tout en réduisant les problèmes de communication souvent associés au télétravail.
Nous avons demandé aux employés s'ils avaient le sentiment d'être bien formés pour utiliser les plateformes de gestion de travail en vue de concevoir, gérer et exécuter correctement leurs tâches. Plus de la moitié des personnes interrogées ont répondu par la négative.
Bien que de nombreuses entreprises aient déjà mis en œuvre des solutions de travail à distance, les processus de formation et de retours nécessaires pour autonomiser leurs employés sont défaillants. Ces derniers disposent en effet des outils pour rester productifs, notamment de plateformes de gestion du travail, mais ils sont incapables de les exploiter pleinement, faute de formation adéquate.
Attentes et processus standard
Tâches qui stagnent, données désorganisées, erreurs de communication et demandes oubliées... Tous ces écueils sont le fruit de processus de collaboration défaillants, dont les conséquences sont amplifiées lorsque disparaît la présence physique dans les bureaux. Lorsqu'elles négligent de normaliser les processus et de fixer des attentes claires, les entreprises s'exposent à de sérieux problèmes.
Environ la moitié des employés seulement savent exactement quels procédés suivre pour venir à bout de leurs tâches
54 % des employés savent parfaitement quels processus suivre pour réaliser leurs tâches. Près d'un tiers déclarent que leurs entreprises disposent de plusieurs processus et systèmes mais qu'ils sont redondants. Quant au reste des répondants, ils sont autorisés à utiliser la plateforme de leur choix, dans un environnement où les outils et processus ne sont pas homogènes.
Les fonctionnalités entre les différents outils se recoupent parfois, et passer de l'un à l'autre est non seulement un exercice fastidieux, mais c'est également une source de cloisonnement, d'inefficacité et de mauvaise visibilité.
Seuls 51 % des employés comprennent ce que l'on attend d'eux lorsqu'ils travaillent à distance
Une politique de travail à domicile peut être la réponse pour permettre aux employés de s'épanouir à distance, mais uniquement si elle contient des directives claires sur l'approche à privilégier.
Même si la grande majorité des entreprises pratiquent le télétravail depuis les premières mesures de confinement, près de 49 % des employés ne sont toujours par certains de savoir ce que l'on attend d'eux, en termes d'horaires de travail, de disponibilité, de productivité et de bien d'autres aspects. Parmi eux, 11 % pensent être responsables de leur propre productivité, tandis que 4 % indiquent qu'absolument aucune norme n'a été fixée en matière de disponibilité ou de productivité.
60 % des employés âgés de plus de 60 ans estiment que leurs employeurs leur ont clairement indiqué leurs attentes, contre seulement 40 % de la tranche des 18-29 ans
Les employés de plus de 60 ans semblent mieux connaître les attentes de leurs employeurs, par exemple en termes d'horaires de travail, de productivité et de disponibilité, que leurs homologues de 18 à 29 ans, avec une différence de 20 % entre les deux catégories d'âge.
Comme le travail à distance n'était que marginal avant l'arrivée sur le marché de l'emploi des 18-29 ans, les employés de plus de 60 ans sont plus susceptibles de maintenir les normes de travail appliquées avant « l'ère du travail à distance ».
Une bonne communication est cruciale
Certaines entreprises peinent encore à harmoniser la communication entre employés
Le cloisonnement du travail est un risque inhérent au travail à distance, notamment lorsque les entreprises n'ont pas établi de canal de communication clair entre les employés. L'utilisation de plusieurs plateformes par différentes équipes peut mener au fractionnement de la communication au sein des équipes distantes.
Près de 60 % des entreprises ont réussi à implémenter une plateforme standard, telle que Wrike ou Slack, pour l'ensemble de leurs employés. 24 % ont quant à elles choisi un flux de communication standardisé, mais ne l'ont pas encore officiellement mis en service. Cependant, 16 % des entreprises ne disposent que d'un nombre limité (voire inexistant) d'outils adaptés au travail à domicile, avec 13 % de ces dernières utilisant encore exclusivement les e-mails.
Les retours des employés sont parfois entendus, sans que cela mène systématiquement aux mesures correspondantes
Alors qu'en cette période de stress, certains employés peuvent être amenés à se sentir isolés chez eux, les processus de retours sont plus que jamais essentiels pour veiller à ce que les préoccupations des employés soient entendues et comprises. Ils sont également indispensables pour créer une culture de confiance et assurer le succès de l'entreprise dans son ensemble.
Près de la moitié des répondants ont indiqué que leur entreprise avait mis en place des dispositifs pour recueillir les commentaires de leurs employés sur les processus existants. Cependant, 27 % ont également précisé que si leurs entreprises collectaient effectivement leurs retours, elles étaient également peu enclines à prendre des mesures en conséquence. Pour près de 22 % d'entre eux, les retours ne sont demandés que de façon ponctuelle et pour 5 %, cela ne se produit jamais.
Sans cette démarche d'amélioration des processus par le biais des retours, l'efficacité des employés sur le long terme risque de se détériorer.
L'avenir du travail à distance
La COVID-19 a eu un impact indéniable sur le marché, et la période d'ajustement n'a pas été sans défis. Nous avons interrogé les répondants sur leur sentiment quant à l'avenir de leurs entreprises et la transparence dont elles ont fait preuve concernant les initiatives mises en œuvre pour survivre à la crise sanitaire.
La plupart des employés sont conscients de la situation de leur entreprise au vu de la crise sanitaire
53 % des employés indiquent qu'ils ont été briefés sur l'état actuel et futur de l'activité de leur entreprise, tandis que 33 % n'ont reçu ces informations que par le biais de leur hiérarchie. Seuls 14 % ont signalé un manque de communication à ce propos.
Pour la plupart, les entreprises ont été transparentes sur la stratégie qu'elles souhaitent adopter pour survivre à la récession économique provoquée par la pandémie.
Les entreprises utilisent différents critères pour mesurer leur réussite dans un contexte de travail à distance
Selon les personnes interrogées, les entreprises utilisent des indicateurs différents pour mesurer leur réussite dans un contexte de travail à distance. Chacune de ces approches influence à son tour la façon dont les employés abordent leur travail, mais également la façon dont les entreprises les guident au quotidien.
Nous avons donc tenté de déterminer les critères de réussite utilisés par les entreprises. Pour environ 39 %, la réussite se traduit par une bonne collaboration, un soutien mutuel entre les employés et un travail qui facilite et encourage la croissance. Près de 19 % ont déclaré que pour leur entreprise, il s'agit plutôt de la création d'approches ou de produits inédits.
En revanche, 20 % des personnes interrogées ont indiqué que le chiffre d'affaires, une place dominante dans le secteur et une part de marché croissante définissent la réussite de leur entreprise. De même, 22 % estiment que leur entreprise s'appuie sur le rendement, l'efficacité et l'amélioration comme critères de réussite.
Les entreprises ont essayé de préserver une culture de travail à distance saine
Par le biais d'un discours motivant et d'un accompagnement adapté, les entreprises peuvent booster le moral de leurs collaborateurs et mieux les préparer à affronter les défis personnels et professionnels qui se dessinent. Le déclin du moral des employés durant la crise actuelle est un obstacle inédit pour les responsables d'équipe.
Nous avons demandé aux employés quelles initiatives de communication informelle leur entreprise avait mises en place pour les soutenir. 23 % ont déclaré que leur entreprise s'est davantage concentrée sur les événements professionnels réunissant l'ensemble des employés ou les équipes. Près de 28 % ont précisé que leur service de RH avait lancé des projets et initiatives centralisés, tandis que 12 % indiquaient que bien que leur entreprise ait effectivement organisé de telles initiatives, celles-ci n'avaient pas suscité suffisamment d'adhésion auprès des collaborateurs pour pouvoir être correctement exécutées.
Près de 37 % ont partagé volontairement leurs expériences et bonnes pratiques avec d'autres équipes. Et, de façon générale, les employés sont disposés à participer à des activités plus informelles organisées par l'entreprise afin de promouvoir une culture de travail à distance saine.
Le monde des affaires ne sera plus le même à la fin de cette pandémie, et si elles veulent prospérer, les entreprises doivent adapter leurs pratiques dès aujourd'hui et jusqu'à nouvel ordre.
Notre enquête montre que les employés n'ont toujours pas le sentiment de disposer de tous les éléments nécessaires pour travailler correctement à distance. Près de la moitié d'entre eux mentionnent un accès limité aux ressources et outils qui leur permettraient d'être productifs et une formation inadéquate aux logiciels de gestion du travail. Les attentes en termes de productivité et de disponibilité restent peu claires, mais la plupart des employés ont reçu des informations quant à la situation de leur entreprise dans ce contexte de pandémie.
Globalement, il reste aux entreprises beaucoup de chemin à parcourir pour maintenir leurs employés sur la bonne voie et assurer une bonne productivité à long terme dans un contexte de travail à distance.
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