Imaginez que vous avez échoué sur une île déserte. Quelles sont les 3 choses que vous voudriez avoir avec vous ?Vous avez fait votre choix ? Bravo, vous venez de vous entraîner à la gestion des ressources. Vous avez un objectif (survivre), et vous devez décider comment atteindre cet objectif avec le moins de ressources possibles (3 éléments). Dans le milieu des affaires toutefois, ce n'est pas toujours aussi simple. La gestion des ressources exige une bonne connaissance et une transparence de vos objectifs et de vos compétences. En établissant un bon processus de planification de votre gestion des ressources, vous optimisez l'efficacité et vous supervisez l'utilisation desdites ressources.
Qu'est-ce que la gestion des ressources ?
La gestion des ressources est le processus qui consiste à planifier, à programmer et à affecter les ressources en vue d'optimiser l'efficacité.
Une ressource correspond à tout élément nécessaire à l'exécution d'une tâche ou d'un projet, depuis l'ensemble des compétences des employés jusqu'à l'utilisation d'un logiciel. Prenons un exemple concret : pour la planification d'un événement, vous pouvez compter parmi les ressources nécessaires la planification du personnel pour l'événement, le choix des fournisseurs pour les supports promotionnels, l'utilisation d'un logiciel permettant aux participants de s'inscrire et la budgétisation de l'ensemble des dépenses, pour les cadeaux ou le service traiteur, entre autres.
Pourquoi la gestion des ressources est-elle importante ?
La gestion des ressources fait partie de la gestion de projet et, en tant que telle, elle consiste à en faire plus avec moins de ressources. Personne n'aime le gaspillage, surtout en affaires. La gestion des ressources est axée sur l'optimisation et l'efficience. Quand vous savez ce dont vous avez besoin pour qu'un projet soit réussi, vous pouvez planifier de façon efficace la meilleure manière d'utiliser ces ressources.
Pour certaines entreprises, l'efficacité optimale est tellement importante qu'elles engagent quelqu'un pour se consacrer exclusivement à la gestion des ressources. En quoi consiste le travail d'un gestionnaire des ressources ? Tandis que les chefs de projet se chargent de créer et d'assigner des tâches en vue de la réalisation d'un projet, les gestionnaires des ressources sont responsables de l'affectation des ressources nécessaires en vue de mener à bien le projet.
Quels sont les avantages de la gestion des ressources ?
- Eviter des contretemps imprévus : en ayant une bonne connaissance de vos ressources en amont et en planifiant leur utilisation, vous pouvez remédier à des lacunes ou résoudre des problèmes avant qu'ils ne se présentent.
- Prévenir les burn-outs : une gestion des ressources efficace vous permet d'éviter la « surallocation » ou les « dépendances » de ressources car vous avez une meilleure connaissance de la charge de travail de votre équipe.
- Fournir un filet de sécurité : imaginons que votre projet n'a pas été une réussite en raison d'un manque de ressources (cela arrive). La planification et la gestion des ressources apporte la preuve que vous avez fait ce que vous avez pu avec les moyens dont vous disposiez.
- Renforcer la transparence : d'autres équipes peuvent gagner en visibilité sur les disponibilités de votre équipe et planifier les choses en conséquence selon qu'elle est au maximum de ses capacités ou disponible pour prendre en charge de nouveaux projets.
- Mesurer l'efficacité : grâce à une compréhension exacte de ce qui est nécessaire pour gérer et exécuter un projet, vous pouvez planifier et mesurer le retour sur investissement de façon efficace.
Quelles sont les techniques de gestion des ressources ?
Maintenant que vous savez ce qu'est la gestion des ressources, voyons comment vous pouvez commencer à la mettre en place dans le cadre de vos projets.
1. Affectation des ressources
L'affectation des ressources vous permet de tirer le meilleur parti de vos ressources disponibles. En fonction des compétences et de la disponibilité des membres de votre équipe, l'affectation des ressources est le processus consistant à traiter des projets en utilisant les ressources qui sont à votre disposition de la manière la plus efficace possible.
Pour avoir une idée claire de l'affectation, les chefs de projet utilisent en général des rapports. Ces derniers peuvent prendre diverses formes, depuis un aperçu général à une présentation détaillée de la disponibilité des ressources, ce qui vous permet d'éviter des retards dans le calendrier et des dépassements de budget. Plus les rapports seront complets, meilleure sera la transparence sur vos projets et plus vous serez efficace.
2. Ajustement des ressources
Une autre technique est celle de l'ajustement des ressources. Celle-ci consiste à détecter au sein de l'organisation les ressources sous-exploitées, ou exploitées de manière inefficace, et d'en tirer parti. Voici un exemple d'ajustement des ressources : un rédacteur ayant de l'expérience en graphisme aide une équipe de design en prenant en charge de petites tâches de rédaction exigeant un travail de graphisme. Si un membre de l'équipe a les compétences nécessaires, l'équipe de design n'aura pas à sous-traiter si elle est soudainement submergée par des demandes de projets.
3. Prévision des ressources
Disposer d'un plan de gestion des ressources est fondamental pour optimiser l'efficacité du personnel, des informations et du budget. La prévision des ressources vous permet d'anticiper vos besoins futurs en matière de ressources avant qu'un projet ne commence. Pendant les étapes de la planification d'un projet, la prévision des ressources détermine l'étendue du projet, les contraintes possibles, les dépenses imprévues et les risques potentiels.
Pour faire ces prédictions, les chefs de projet doivent bien connaître le cycle de vie et les objectifs du projet et disposer d'un aperçu des ressources disponibles au sein de l'organisation. Un logiciel de gestion de projet offre ce type de visibilité, ainsi qu'un accès facile à vos projets et ressources depuis un seul endroit.
Quels sont vos outils préférés en matière de gestion des ressources ?
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