Si vous avez décidé d'investir dans un nouvel outil de gestion de projet, vous devez vous assurer que vous achetez celui qui vous convient le mieux.
Ne vous laissez pas séduire par les gadgets lors de votre recherche. Idem concernant l'aspect visuel : ce n'est pas parce que quelque chose est beau qu'il est de bonne qualité. Vous pouvez vous passer de fonctionnalités superflues. Par contre, ne passez pas à côté d'une fonctionnalité qui sera déterminante pour le succès de votre équipe.
Parfois ce sont les fonctionnalités qui semblent les plus simples qui apportent le plus. Voici cinq éléments basiques mais essentiels que vous devez prendre en compte lorsque vous êtes à la recherche d'un outil de gestion de projet.
1. Gestion de projet : formulaires de demande
Même le plus basique des logiciels de gestion de projet devrait offrir des fonctionnalités pour traiter, prioriser, suivre et maintenir des formulaires de demande.
Un formulaire de demande doit contenir des informations concernant les étapes suivantes :
- Démarrage d'un nouveau projet
- Ajout d'un nouveau champ d'application
- Réalisation d'un changement
- Début de l'étape suivante
- Début de la tâche
Sans un outil structuré, ces demandes pourraient être réalisées par voie orale, par le biais de messagerie instantanée, e-mail, ou tout autre canal. Cela demande beaucoup d'effort et crée énormément de confusion de gérer les demandes via des processus manuels, surtout quand elles sont nombreuses.
Sans un processus organisé et centralisé, les demandes pourraient se perdre, être dupliquées ou même être incompatibles. De plus, des changements pourraient être apportés au projet sans études d'impact ou les approbations adéquates.
C'est pour éviter ces risques qu'il est si important d'avoir un processus de réception du travail clair avec, entre autres, des formulaires et des modèles standardisés.
Avec les formulaires, vous vous assurez que les informations soient enregistrées dès le départ, que les tâches soient programmées et priorisées comme il faut et que chaque membre de votre équipe comprenne ce qu'il a à faire.
Intégrer ces formulaires et ces processus dans votre système vous permet de centraliser les projets dans un endroit auquel toutes les parties prenantes ont accès, ce qui améliore la communication et la transparence.
Les membres d'une équipe peuvent non seulement voir ce sur quoi ils sont en train de travailler, mais également avoir une idée de ce que les autres font et des projets à venir.
Choisissez un outil suffisamment intelligent pour envoyer les bonnes informations aux bonnes personnes automatiquement. Au lieu d'avoir à nommer le flux de travail à chaque fois, celui-ci devrait être établi pour suivre des processus d'approbation et des canaux de notification standards.
2. De nombreux affichages de projets et de tâches
Nous sommes tous différents et faisons tous les choses à notre manière. Respecter cette diversité peut booster la productivité, favoriser la créativité et améliorer les profits de l'entreprise.
Permettre aux membres de votre équipe de travailler comme ils veulent, et paramétrer l'outil pour l'adapter à leurs préférences individuelles favorisera également l'adoption du logiciel de gestion de projet.
Si un outil de gestion de projet ne peut pas être personnalisé de façon à offrir différents affichages de tâches et de projets, il lui manque un élément essentiel. Si vos collaborateurs trouvent le logiciel compliqué ou difficile à utiliser, ils ne l'utiliseront pas.
La meilleure solution est de choisir un logiciel de gestion de projet qui répond aux différents styles de travail et d'objectifs. Vous avez besoin de pouvoir passer facilement d'un affichage à l'autre pour que les parties prenantes puissent gérer les données dans un endroit et les voir dans des formats différents.
Voici quelques-uns des affichages qui pourraient vous intéresser :
- Affichage tableau. Cet affichage est la présentation standard d'un tableur ; beaucoup de personnes y sont déjà habituées et sont à l'aise avec.
- Diagramme de Gantt ou affichage calendrier. Il vous permet de visualiser le projet et de voir comment les tâches sont connectées entre elles. Il est devenu un élément basique de la gestion de projet depuis son invention en 1910.
- Affichage liste. L'affichage liste est un excellent résumé chronologique, similaire à une « to-do list », ou liste de tâches.
- Affichage tableau agile. Cet affichage, composé de cartes, est très apprécié des équipes de développement de logiciel et des responsables de projets Agile. Il facilite le classement des tâches dans des colonnes de type « à faire », « en cours » et « terminé ».
3. Gestion de projet : des modèles
La plupart des systèmes de gestion de projet basiques permettent la création et la modification de modèles. Si vous envisagez d'utiliser un outil de gestion de projet gratuit, assurez-vous qu'il offre cette fonctionnalité.
La possibilité d'enregistrer des projets simples et récurrents en tant que modèles permet aux équipes de les dupliquer lorsqu'un nouveau projet se présente. Au lieu d'avoir à recommencer de zéro, il suffit de récupérer des éléments tels que les dépendances, la durée de la tâche, les flux de travail et les rapports.
L'utilisation de modèles de gestion de projet présente les avantages suivants :
- Gain de temps. Les projets et les tâches peuvent être créés plus rapidement et de façon plus efficace lorsque l'on ne commence pas de zéro, ce qui libère des ressources pour des projets sur mesure, ou plus complexes.
- Amélioration de la planification. Les modèles peuvent servir de liste de vérification, vous permettant de vous assurer que vous vous posez les bonnes questions et que vous prenez en compte tous les éléments clés du projet. L'utilisation de modèles bien pensés, créés à partir de projets réussis peuvent aider à obtenir des résultats prévisibles et des gains reproductibles.
- Réduction du risque. L'utilisation de modèles de gestion de projet permet d'assurer que vous n'omettez pas de champs de données clés et de tâches de projets. Si vos modèles intègrent des bases de référence standards et les leçons apprises, vous réduisez les risques du projet.
- Meilleure comparaison. L'utilisation du même modèle pour tous les projets facilite grandement la comparaison entre ces derniers. Cela permet une meilleure gestion des programmes et des portefeuilles. Cela permet également de mettre en lumière des interdépendances, étant donné que tous les chefs de projet peuvent consulter et comprendre l'agenda et le plannings des autres.
4. Statuts de flux de travail personnalisés
Une autre fonctionnalité de logiciel de gestion de projet basique mais puissante est celle qui permet de définir des flux de travail personnalisés en fonction des processus uniques de votre équipe. Cherchez un outil de gestion de projet permettant que vos flux de travail aient des statuts correspondant directement à chacune des étapes de votre processus.
Que se passerait-il par exemple si un outil n'offrait que ces trois options d'étapes ?
- En cours
- En cours de correction
- En cours de révision
Dans quelle étape placeriez-vous une tâche en période d'essai ? Est-ce qu'elle serait « en cours de correction » ou « en cours de révision » ? Et si vous souhaitiez distinguer l'étape de design de l'étape de production, mais que votre seule option était la catégorie « en cours » ?
Il est évident que ce manque de personnalisation peut entraîner des malentendus, des confusions et des rapports de progrès inexacts. Étiqueter des tâches individuelles avec des statuts qui correspondent aux processus et flux de travail de vos projets permet de savoir facilement à quelle étape du processus en est le travail et s'il progresse comme prévu.
Vous devez également vous assurer que toute application de gestion de projet que vous envisagez d'utiliser fournisse un affichage tableau de bord, simple mais bien pensé, de tous les statuts de flux de travail d'un projet. Visualiser les projets par statut de cette façon vous permettra de voir comment avance le travail dans les différents processus.
Cela paraît anodin, mais cela peut vous permettre de répondre à des questions importantes, telles que :
- Les projets coincent-ils à une étape particulière ?
- Une étape est-elle souvent négligée ?
- Un problème se présente-t-il de façon récurrente lors d'un des processus ?
Un exemple de problème récurrent survient souvent lors de la phase de test, le non respect des délais prévus initialement. Un autre exemple concerne les demandes de modifications régulières et trop longues à l'étape de correction, retardant l'approbation.
Identifier ces problèmes peut vous aider à éliminer les blocages, optimiser les flux de travail et améliorer la qualité des livrables de vos projets.
5. Assignation des tâches automatique
Savoir à qui demander de l'aide sur une tâche ou un projet peut prendre du temps. Cela est d'autant plus vrai dans les grandes entreprises, ou les organisations sujettes à une rotation élevée, où il s'avère compliqué de savoir qui est responsable de quoi.
Une tâche peut ne pas être assignée à la bonne personne, ou elle peut être coincée à une étape particulière du processus si elle n'est pas confiée à cette personne au bon moment. Si les tâches ne sont pas gérées et suivies de près, elles peuvent parfois être en suspens pendant plusieurs semaines et ne pas progresser du tout, car les collaborateurs ne savent pas clairement qui en est responsable.
La possibilité de rediriger les demandes à la personne adéquate en fonction des détails du projet peut résoudre ce genre de problèmes. En outre, la possibilité de connecter certains statuts de flux de travail à certains membres de l'équipe permet de garantir que les tâches soient automatiquement transférées à la bonne personne dès qu'elles sont prêtes.
Au lieu de supposer que chaque personne sait de quoi elle est responsable et de décider d'assigner une tâche à la bonne personne au moment voulu, vous pouvez stocker des informations dans votre logiciel de gestion de projet qui pourront vous aider à ce sujet.
Par exemple, disons que Marie est votre réviseuse principale et qu'elle est toujours chargée de la révision des contenus. Vous devriez chercher une fonctionnalité de gestion de projet vous permettant de configurer l'une des assignations automatiques suivantes :
- Option 1 : dès qu'une tâche est classée dans le statut révision, elle est automatiquement assignée à Marie, qui est prévenue que la balle est dans son camp.
- Option 2 : dès qu'une tâche est classée dans le statut révision, elle est automatiquement assignée à toute personne désignée comme réviseur principal, qui en est informée.
Lorsque vous réfléchissez à l'option que vous préférez, vous devez être conscient des avantages et des inconvénients de celle-ci.
Si Marie démissionne, est malade, ou part en vacances, la première option pourrait bloquer la tâche, à moins que Marie n'ait activé un transfert automatique de ses tâches à quelqu'un d'autre. La 2ème option réduit le risque qu'une tâche soit bloquée car elle a été confiée à quelqu'un qui n'est pas disponible pour la réaliser.
En revanche, si vous avez plusieurs réviseurs principaux dans le système, la deuxième option pourrait entraîner l'assignation d'une même tâche à plusieurs personnes. Cela augmenterait les risques de doubles emplois ou de confusions sur qui est responsable de quoi.
Le pouvoir de la simplicité dans la gestion de projet
Ces 5 fonctionnalités peuvent paraître suffisamment simples pour que vous puissiez les trouver dans n'importe quel logiciel de gestion de projet en ligne, mais ce n'est pas toujours le cas.
Ne vous laissez pas séduire par les emballages attrayants et assurez-vous que ces éléments clés soient disponibles. Sans ces derniers, vous perdrez des fonctionnalités importantes qui peuvent améliorer significativement la performance de vos projets.
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