S'il est commun au sein des grandes sociétés de conserver les chefs de projet en interne, toutes les sociétés n'ont pas cette chance ! Les contraintes en termes d'effectifs ne permettent pas toujours d'affecter un salarié au seul poste de chef de projet. Par ailleurs, des compétences spécifiques, nécessaires à l'exécution de projets déterminés, peuvent également manquer au sein des entreprises. Tout simplement, les ressources financières peuvent être insuffisantes.
Ainsi, vous pouvez parfois avoir besoin de faire appel à un chef de projet en externe, dont vous utiliserez l'expertise pour mener à bien un projet. Dans ce contexte, il est fondamental de disposer d'une méthodologie de mise en œuvre pour ce chef de projet, afin que celui-ci fournisse un travail satisfaisant.
Ne négligez pas votre capacité à exécuter
Certaines personnes ont un plan bien ficelé. Elles se fixent des objectifs et des résultats à atteindre pour chaque étape de leur vie. Cependant, elles sont frustrées lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu.
Un phénomène semblable existe au sein des entreprises. Bon nombre de personnes s'efforcent de définir leur vision, leur mission, une stratégie compétitive, des principes et valeurs leur étant propres, etc. négligeant parfois leur capacité d'exécution.
Un bon chef de projet est capable de mettre en œuvre les projets en cours et de livrer les résultats escomptés. En revanche, une mauvaise exécution peut avoir des conséquences désastreuses.
Les conséquences désastreuses d'une mauvaise exécution de projet
Une exécution de projet de mauvaise qualité peut aboutir à des résultats catastrophiques. Voici quelques exemples :
- Doté d'un budget initial de 2 250 millions de dollars, le projet Eurodisney a représenté au final 4 000 millions.
- Le vol inaugural d'un nouveau Boeing 787 a eu lieu le 15 décembre 2009 ; plus de deux ans après la date prévue.
- Les retards de l'A380 ont également mis Airbus en difficulté financière.
- Fin 2001, Rogers Communication installa un nouveau logiciel permettant d'accéder aux e-mails de ses 423 000 clients.
Il s'agit là de quelques exemples de plans bien conçus ayant presque entraîné la faillite des sociétés, ou ayant causé d'irrémédiables dommages à leur image publique.
Que faut-il pour mener à bien un projet ? Voici quelques conseils clés.
Vérifiez les compétences d'exécution d'un chef de projet avant de faire appel à lui
Ayant moi-même exercé en tant que chef de projet pendant de nombreuses années, je pense que la réussite de la mise en œuvre d'un projet repose sur au moins deux éléments distincts :
- Savoir identifier correctement le projet approprié et viable qui aura un impact réel sur la réalité que l'on souhaite modifier, puis concevoir un plan d'action
- Mener à bien le projet et obtenir la satisfaction de toutes les parties prenantes
Seul un bon professionnel dispose de ces compétences. C'est étonnant de constater la facilité avec laquelle tant d'organisations délèguent la responsabilité de l'exécution de leurs projets stratégiques à des chefs de projets extérieurs, parfois inexpérimentés, sans s'assurer que ces derniers disposent des compétences d'exécution appropriées.
À l'ère de l'économie collaborative, vous pouvez trouver facilement l'expert approprié pour résoudre votre problème spécifique. Beaucoup de plateformes de travail telles que Upwork, Toptal (pour la sous-traitance à distance) ou Workhoppers (candidats locaux) vous permettent de trouver le chef de projet qui vous convient. Mais assurez-vous au préalable que le candidat a les compétences et l'expérience appropriées en matière d'exécution.
L'approche traditionnelle consiste à chercher des « chefs de projet » avec des diplômes et des certificats élogieux, puis à les équiper d'un logiciel de gestion de projet sophistiqué et, dans le meilleur des cas, à leur fournir le personnel et les locaux nécessaires.
Mais ceci est-il suffisant pour engager un chef de projet indépendant ?
La plupart du temps, les sociétés évaluent les candidats en fonction de leurs compétences techniques liées au projet en question. Mais exécuter un plan de bonne qualité exige également de nombreuses qualités humaines. Pour n'en citer que quelques-unes, des qualités en matière de gestion d'équipe, de gestion de risques, de leadership, de négociation et de communication sont essentielles à une bonne exécution.
Pour être sûr des compétences d'un chef de projet en externe, demandez des références à son sujet attestant de son expérience dans la mise en œuvre de projets similaires. Et surtout, il convient de l'interroger sur sa méthodologie de gestion de projet.
Mettre en œuvre une méthodologie axée sur les résultats
Après de nombreuses années en tant que chef de projet, j'ai été ravie de découvrir la méthodologie de gestion de projet, dénommée « Delivering the 8 » développée par une société de conseil locale nommée FGT. Elle insistait sur la phase d'exécution de la gestion de projet.
La méthodologie « Delivering the 8 » préconise d'adopter une philosophie de gestion axée sur les résultats donnant la priorité aux livrables. Un principe qui rejoint celui de la culture organisationnelle de McKinsey. Plutôt que de suivre un plan, l'aspect principal sur lequel un chef de projet doit se concentrer est celui de la livraison du produit final.
L'Institut de gestion de projet (PMI) parle de trois qualités essentielles en matière de mise en œuvre des projets. À savoir que les projets doivent être livrés dans les délais, en respectant le budget et le cahier des charges, notamment en ce qui concerne la fonction et la qualité convenues. Ces trois aspects sont fondamentaux mais ne suffisent pas à assurer le succès.
La méthodologie « Delivering the 8 » prend en compte cinq éléments essentiels supplémentaires :
- livraison en accord avec les objectifs stratégiques de l'entreprise
- en assurant la satisfaction du client
- en assurant la satisfaction de la direction
- en assurant la satisfaction de l'équipe et
- en tirant un apprentissage de l'évaluation continue du projet.
Donc, d'un côté, le chef de projet doit avoir à l'esprit les objectifs du projet et assurer sa pertinence dans un environnement changeant et, d'un autre côté, il doit adapter un processus d'évaluation continue du projet pour améliorer sans cesse la méthodologie. Et cela, en prenant en compte les différentes parties impliquées.
Atteindre les résultats escomptés alors que les membres de l'équipe sont mécontents n'est pas une mise en œuvre considérée comme réussie. Livrer dans les délais, en respectant le budget mais selon des caractéristiques qui ne sont plus pertinentes au regard de la réalisation de la stratégie de l'entreprise, non plus.
Comment améliorer votre capacité d'exécution de projet
Est-ce difficile d'atteindre l'excellence en matière d'exécution d'un projet ? Pas vraiment si vous faîtes preuve d'une réelle volonté de changement.
Les programmes de formation ciblés, de coaching et une intervention rapide dans la mise en œuvre de projets spécifiques permettent d'obtenir rapidement des résultats tangibles et durables.
Votre organisation peut rapidement améliorer sa capacité d'exécution de projets en transférant et en appliquant des concepts et des pratiques simples telles que :
- Définir des livrables clairs pour chaque étape
- Les aligner sur les objectifs stratégiques
- Obtenir, dès le départ, l'engagement de toutes les parties impliquées dans le projet
- Se concentrer sur les résultats, pas sur les activités
- Développer une culture de la responsabilité
- Promouvoir le travail d'équipe avec des responsables d'équipe clairement identifiés
- Organiser le travail à partir d'une échéance, selon la technique du calendrier inversé
- Effectuer un suivi continu pour réajuster le plan de travail
La gestion de projet est un art qui exige de la discipline et des grandes qualités relationnelles. L'exécution du PLAN est la clé du succès, plus importante encore que le plan lui-même. Tous les livrables doivent être livrés en temps et en heure, en respectant le budget et en assurant la satisfaction du client, de la direction et de l'équipe.
Biographie de l'auteur : Vera Gavizon est co-fondatrice de Workhoppers, un site de mise en relation de professionnels visant à aider les entreprises à contacter directement des prestataires locaux, pour des missions freelance et des emplois à temps partiel. Vera est titulaire d'un diplôme de troisième cycle en Administration des affaires (post-MBA). Elle a exercé de nombreuses années en tant que consultante en gestion de projet chez McKinsey & Co. et a une grande expérience en matière d'opérations de Private Equity. Vera décida de changer de carrière pour concilier vie de famille et vie professionnelle et, après une période en tant que consultante indépendante, elle créa Workhoppers comme solution pour les travailleurs indépendant.
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