Voici Stephen. Il est ingénieur pour une grande société créatrice de logiciels et travaille en dehors du siège de l'organisation, situé à San Francisco.
Il s'attaque à un nouveau projet compliqué et il sait que les ingénieurs de Sydney en Australie, ont déjà travaillé sur un projet similaire. Il organise une vidéoconférence avec certains membres de leur équipe en espérant pouvoir mettre à profit leurs idées et leur expérience. Il fixe la réunion à 13 h, heure locale, sur le calendrier de tout le monde.
Il est plein de bonnes intentions. Mais il y a une chose à laquelle Stephen n'a pas pensé : l'heure de la réunion qui est idéale pour lui, correspond à 6h du matin pour vos collègues de Sydney.
Pas terrible, n'est-ce pas ? Les différents fuseaux horaires, c'est le casse-tête chinois, et vous n'êtes pas au bout de vos peines car les obstacles qu'il faut surmonter lorsque l'on travaille avec des équipes internationales sont nombreux.
Une étude de la Civil Engineering Research Foundation américaine a démontré que les équipes étaient plus soumises aux effets d'une mauvaise communication, d'un manque d'instructions précises et de décisions moins opportunes lorsqu'elles ne travaillaient pas dans les mêmes bureaux. Par ailleurs, le nombre des projets français d’implantation à l’étranger a de son côté accéléré de 37% depuis 2006.
Votre équipe travaille à distance ou dans des bureaux situés à l'autre bout du monde ? Quelle que soit votre cas, la collaboration internationale entraîne des obstacles linguistiques, culturels et physiques. Ces différences génèrent malgré elles des malentendus, des confusions et même des situations de crise.
Que pouvez-vous faire pour éviter ces situations et travailler de façon efficace avec des équipes internationales ? Que vous vous trouviez en Inde, en France, aux États-Unis ou ailleurs, voici quelques conseils pour faciliter grandement la collaboration, malgré les kilomètres qui vous séparent.
1. Étudiez bien les pratiques culturelles
Si le fait que votre équipe soit éparpillée aux quatre coins du globe est sans aucun doute complexe, ne le considérez pas comme un fardeau. C'est l'occasion de découvrir d'autres cultures, de changer de perspective et de mieux comprendre votre équipe (et le monde en général !).
La meilleure chose à faire pour commencer est de se familiariser avec les différentes cultures qui composent votre équipe. Nos coutumes et la culture dans laquelle nous avons été élevés ont une influence déterminante dans notre façon de percevoir le monde qui nous entoure, que ce soit au niveau des relations personnelles ou professionnelles.
Les néerlandais apprécient par exemple les leaders qui vont droit au but. Ils ne sont pas friands d'une communication excessive et préfèrent avoir affaire à une personne directe. En revanche, les suédois attendent de leurs leaders qu'ils communiquent avec empathie et qu'ils maintiennent des conversations amicales.
Il existent également de grandes différences entre les sociétés individualistes et collectivistes, qui peuvent avoir un impact sur la façon dont les gens abordent leur travail et communiquent avec leurs collègues.
« Dans les sociétés individualistes comme celle des États-Unis, de l'Australie, de la Nouvelle-Zélande, de l'Afrique du Sud et de la plupart des pays du nord et de l'ouest de l'Europe, on tend à accorder beaucoup d'importance aux droits individuels tels que la liberté, le droit au respect de la vie privée et le droit à l'autonomie », explique Meina Liu dans un article de l'Oxford Research Encyclopedias, à propos des styles de communication. « Les individus se considèrent comme des êtres uniques et spéciaux, libres d'exprimer leurs idées, leurs opinions et leurs émotions. »
Dans les sociétés collectivistes comme dans la plupart des pays d'Amérique Latine, d'Afrique, d'Asie et du Moyen Orient, les gens se perçoivent beaucoup plus comme des individus interconnectées. Ils se sentent davantage redevables des autres membres du groupe.
Comprendre ces différents points de vue sera déterminant pour améliorer la communication avec vos collaborateurs dans des équipes internationales. Alors retroussez-vous les manches et étudiez bien les multiples différences culturelles. Où pouvez-vous obtenir ces informations ? de nombreuses ressources existent, notamment :
- Les études et les articles de recherche (comme celui que nous avons mentionné dans cet article)
- Les forums et les communautés en ligne
- Les guides de voyage (qui contiennent en général des informations sur les habitudes culturelles et les coutumes)
- Les membres de votre équipe
Conseil d'initié : une manière facile (et ludique !) d'en savoir plus sur les différences culturelles est d'encourager vos collaborateurs à partager leurs expériences avec le reste de l'équipe. Photos, recettes, données intéressantes, c'est un excellent moyen de découvrir la culture des autres tout en favorisant la camaraderie.
2. Accordez une attention particulière aux horaires
Gérer de nombreux fuseaux horaires est l'une des principales difficultés logistiques de la collaboration entre différents pays. Heureusement, il suffit de faire un petit effort pour assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde :
Lorsque vous programmez des réunions...
A moins que vous ne soyez un prodige et que votre cerveau soit capable de jongler avec huit fuseaux horaires différents, vous serez content d'utiliser un outil comme World Clock Meeting Planner pour organiser des réunions à une heure qui convienne à tout le monde.
Avec cet outil, vous renseignez votre propre fuseau horaire et vous visualisez quelle est l'heure correspondante pour un membre de votre équipe à l'autre bout du monde. Plus besoin de compter vous-même !
Il convient également d'accepter que la semaine de 40 heures n'est pas la norme partout. Le gouvernement français a par exemple instauré la semaine des 35 heures. Indépendamment des fuseaux horaires, n'allez pas penser que les gens vont s'adapter à vos horaires de travail.
Conseil d'initié : vous devez aussi prendre en compte les vacances. Si dans votre région, la journée se déroule de façon on ne peut plus ordinaire, pendant ce temps là, l'un des membres de votre équipe peut être en train de profiter d'un jour de fête nationale et être non joignable.
Créez un calendrier général pour l'ensemble de votre équipe où vous indiquerez les jours fériés de chaque régions ce qui vous permettra de savoir quels bureaux, équipes ou employés seront injoignables à ces dates.
Lorsque vous fixez des délais...
Il y a un autre aspect qui pourrait compliquer encore plus la gestion du temps au sein d'équipes internationales : toutes les cultures n'ont pas la même perception du temps.
Dans des pays tels que l'Inde, la Chine et le Kenya, les gens ont une conception souple du temps. On tend à penser que l'horaire doit prendre en compte une marge de manœuvre suffisante pour pouvoir faire face à tout changement éventuel. On accorde plus d'importance à la capacité d'adaptation qu'au fait de respecter le calendrier et d'être rigoureux dans l'organisation.
Dans des pays tels que l'Allemagne, la Suisse et le Japon, la notion du temps est beaucoup plus linéaire. Dans ces pays, il est important de respecter les horaires et les échéances, quelle que soit la situation.
Vous percevez l'imminence d'un conflit ? Voici qui peut générer des tensions parmi vos collègues.
Il est fondamental de fixer des délais stricts, et cela est d'autant plus vrai lorsque les membres de votre équipe travaillent dans différents coins du monde. Expliquez clairement quelle est la date finale d'un projet (et ajoutez une petite marge, juste au cas où) pour assurer que tout le monde ait ce dont il a besoin au moment où il en a besoin.
C'est l'une des nombreuses raisons pour lesquelles il peut être intéressant d'utiliser une solution de gestion de projet (permettez-nous de vous recommander Wrike !). Cela permettra à l'ensemble de votre équipe de voir les échéances exactes de tâches spécifiques.
3. Insistez sur l'importance de la communication
Les membres d'une équipe internationale n'ont pas l'occasion de se parler dans les couloirs ou de bavarder tranquillement autour d'un café, la communication efficace doit donc figurer au sommet de votre liste de priorités.
L'éducation et les habitudes culturelles ont un impact considérable sur notre manière de percevoir les choses. Vous devez donc agir avec prudence à ce sujet.
L'humour est un bel exemple. Une étude a montré que les personnes issues de cultures orientales (la Chine en particulier) n'auraient pas trop le sens de l'humour ou seraient moins enclines à l'utiliser. En réalité, ils le considèrent comme quelque chose qui devrait être réservé aux comédiens. En revanche, les participants de cultures occidentales (l'étude a porté spécifiquement sur le Canada) pensent qu'avoir de l'humour est une qualité courante et par ailleurs admirable, qui contribue à renforcer les liens.
Le feedback est un autre domaine dans lequel on peut voir apparaître des malentendus. « Le manager chinois a appris à ne jamais critiquer un collègue de façon ouverte ou devant les autres, tandis que le manager néerlandais a appris à toujours être honnête et à passer un message sans aller par quatre chemins », explique Erin Meyer dans un article pour la Harvard Business Review. « On incite les américains à placer les messages négatifs dans un contexte positif, tandis qu'on incite les français à critiquer sans peur et à fournir occasionnellement un feedback positif ».
Regardez le tableau ci-dessous de la Harvard Business Review qui met en évidence les différences entre les communicants britanniques et néerlandais et vous verrez que même les phrases les plus anodines peuvent être mal interprétées lorsque les différences culturelles entrent en jeu :
Posez le principe selon lequel votre équipe doit communiquer aussi clairement que possible et éliminer le jargon, les acronymes ou tout autre langage nuancé ou pouvant être facilement mal interprété.
Il est également utile d'avoir recours à toute sorte d'aides graphiques (tableaux, infographie et même des vidéos de démonstration) lorsque vous communiquez avec des membres d'équipes internationales. Les informations visuelles font passer votre message de façon plus efficace. Même une émoticône bien placée contribue à véhiculer votre message comme vous souhaitez qu'il soit perçu ! ?
Vous ne ferez pas un sans faute en matière de communication (personne ne le fait), mais si vous vous efforcez, vous montrerez à tous les membres de votre équipe qu'ils sont écoutés, pris en compte et respectés.
Conseil d'initié : lorsque vous accueillez un nouvel employé, demandez-lui de répondre à un sondage pour indiquer comment il aime recevoir des retours et quels sont ses méthodes de communication préférées au sein d'une équipe. Gardez ces sondages dans un document accessible à toute l'équipe ; cela servira de « guide de l'utilisateur » pour que tous les membres puissent travailler en collaboration avec succès.
Le travail d'équipe ne connait pas de frontières : concentrez-vous sur ce qui vous unit
Célébrer la diversité de votre équipe est formidable. Toutefois, avec des collaborateurs un peu partout dans le monde, on constate souvent une mentalité de confrontation (« nous / eux »). Naturellement, les employés de votre bureau londonien auront entre eux des liens plus forts qu'avec leurs collègues de Hong Kong, et vice versa.
Mettez constamment en avant les choses qui vous unissent pour lutter contre cela. Quel que soit le lieu où vous vous trouvez, vous avez tous des objectifs communs que vous souhaitez atteindre et des difficultés que vous devez surmonter.
Insister sur ces points communs favorise un esprit d'équipe au sein de l'ensemble de l'organisation. Que votre société soit internationale ou pas, vous en faites partie ensemble.
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