La révolution numérique ne rend pas la vie facile aux marketeurs. L'information est créée à vitesse grand V, les demandes affluent d'un canal à l'autre et une seule campagne requiert des dizaines de ressources.
Environ 61 % des marketeurs déclarent ressentir la pression de devoir prouver leur utilité, tandis que 39 % affirment travailler au moins 5 heures supplémentaires par semaine pour pouvoir répondre aux demandes.
Le quotidien est chaotique, empêchant les équipes de s'exécuter efficacement et de trouver le temps d'être stratégiques. L'interaction avec les clients n'arrange pas les choses et pose des problèmes, même aux équipes les plus performantes.
L'automatisation, à savoir le fait de confier en toute fiabilité des tâches manuelles à une machine, devient de plus en plus incontournable à mesure que les équipes marketing cherchent à accroître la production et la rentabilité dans l'économie numérique. En effet, les tâches qui occupent 45 % du temps des employés pourraient être automatisées grâce à l'adoption de technologies éprouvées, selon une étude menée par McKinsey & Company.
Jetons un coup d'œil à la façon dont certaines des principales équipes de marketing d’aujourd’hui comme Airbnb tirent parti de l'automatisation pour réduire le travail long, répétitif et routinier, et maximiser la reproductibilité et la prévisibilité de leurs résultats.
1) Établir une source d'informations unique
L'incapacité à trouver les informations augmente le niveau de stress de 27 % chez les employés se disant peu stressés et de 42 % chez les employés se déclarant très stressés, selon notre enquête L'épidémie du stress : les employés recherchent une issue. Rechercher des informations manquantes demande également des employés assez de temps et de ressources qui pourraient être consacrés à des activités à plus forte valeur ajoutée.
Le fait de pouvoir conserver toutes les informations liées au projet dans un espace unique et accessible permet aux employés de trouver facilement ce dont ils ont besoin. Cela permet également d'empêcher aux équipes de travailler avec des informations obsolètes ou de créer des problèmes de contrôle de version avec des fichiers.
Plutôt que de demander à leur équipe de copier manuellement des informations d'une plateforme à l'autre, les principaux marketeurs utilisent des intégrations pour échanger automatiquement des données entre systèmes et maintenir une source d'informations unique. « Pour tout outil que nous utilisons, je vérifie s'il a une très bonne API pour que nous puissions automatiser tout ce qui peut l'être », déclare Hoon Kim, directeur de la production créative chez Airbnb.
Intégration non native ? Pas de problème. Les outils comme Zapier et Workato vous permettent de connecter des applications disparates et d'étendre votre source d'informations unique. Par exemple, l'intégration de Wrike à Zapier avec HubSpot vous permet de convertir automatiquement les formulaires HubSpot en tâches Wrike et de les assigner à la bonne personne.
2) Rationaliser le processus de réception des projets
Les équipes marketing perdent énormément de temps à rassembler les demandes issues des différentes plateformes et à les assigner aux bonnes personnes. Plus elles reçoivent de demandes, plus le processus est long et répétitif.
Les plateformes de gestion collaborative du travail comme Wrike permettent d'automatiser le processus de réception des projets par le biais de formulaires de demande dynamiques. Ces formulaires recueillent toutes les informations dont les marketeurs ont besoin en affichant les champs pertinents en fonction des données renseignées en temps réel par les demandeurs.
Une fois transmis, les formulaires Wrike sont automatiquement enregistrés dans les dossiers appropriés et adressés au membre de l'équipe le plus indiqué pour le travail. Ils peuvent même générer un modèle de projet pré-configuré. Et le mieux dans tout ça ? Toutes les informations relatives au projet se trouvent dans un seul endroit référençable !
Près de 50 % des clients marketing de Wrike font état d'un « impact significatif » sur la structure et l'efficacité de leur processus de travail grâce à Wrike ; c'est ce que révèle le Guide des responsables marketing pour réussir le processus de transformation de l'entreprise. Plus d'un quart d'entre eux ont connu un « impact extrêmement significatif ».
3) Modéliser les schémas reproductibles
Articles de blog, campagnes publicitaires, salons professionnels : les marketeurs réalisent sans cesse les mêmes types de projets. Même si les détails sont différents, les étapes nécessaires pour produire le résultat final sont les mêmes — alors pourquoi passer du temps à générer des flux de travail à partir de zéro chaque fois que vous démarrez un nouveau projet ?
« Les rapports de Wrike sont formidables car ils vous permettent de voir à quel point vous vous consacrez à un certain type de tâche et combien de temps cela vous prend. Puis, sur la base des données, vous pouvez commencer à déterminer ce qui mériterait d'être automatisé pour accroître la rentabilité. », affirme Kim.
Identifiez le type de projets que votre équipe traite le plus souvent et créez un modèle de flux de travail pour ces derniers sur votre plateforme de gestion du travail. À chaque fois que vous commencerez un nouveau projet, vous n'aurez plus qu'à le cloner. Il vous suffit pour cela de copier les éléments clés d'un projet, tels que les dépendances, la durée des tâches, les chargés de mission et les rapports.
Les processus modélisés font gagner beaucoup de temps aux équipes marketing performantes, libérant ainsi des ressources pour des projets plus complexes ou personnalisés. Ils permettent également de mesurer et d'améliorer progressivement la performance, ce qui se traduit par des réussites reproductibles pour votre équipe.
4) Supprimer les goulots d'étranglement
Fouiller dans vos données de gestion du travail permet non seulement de mettre en évidence le travail répétitif, mais également d'identifier les obstacles communs. Les projets restent-ils toujours bloqués à la même étape du processus ? Une transmission particulière engendre-t-elle des problèmes ? Servez-vous de l'automatisation pour surmonter tous les obstacles causés par l'erreur humaine.
Kim a par exemple remarqué que plusieurs « éléments d'entrée et de sortie » impliqués dans la création des PDF causaient des confusions et des problèmes de contrôle de version. Les demandes de révision ont été envoyées par e-mail à plusieurs travailleurs indépendants, qui ont par la suite répondu par e-mail pour indiquer qu'ils avaient apporté « toutes les modifications » et joint un tout nouveau PDF.
Ce type de processus de rétroaction manuel cause de multiples problèmes. Les communications se perdent dans les e-mails, les intervenants ne se rendent souvent pas compte que le projet est en attente d'approbation, et différentes versions de fichiers circulent dans les boîtes de réception.
Désormais, les révisions et approbations de Airbnb sont effectuées dans Wrike. Lorsqu'un document présente des modifications, le travailleur indépendant est automatiquement averti. Il ou elle applique alors les modifications directement dans Wrike, puis télécharge le fichier mis à jour. La partie prenante est alors informée que la balle est de nouveau dans son camp. Il est facile de suivre les modifications, de faire les changements nécessaires et tous les échanges et les fichiers se conservent dans un seul endroit.
Comment Airbnb a augmenté sa production avec l'automatisation
Airbnb Plus offre une sélection de belles maisons de qualité supérieure avec des hôtes exceptionnels issus de toute la plateforme Airbnb. La photographie est un élément important de l'initiative Plus, qui nécessite des bannières de site, des images inspirantes de Pinterest et plus encore.
Chaque fois qu'une nouvelle photo ou une nouvelle épingle était créée, l'équipe l'ajoutait à une plateforme de diapositives Google dédiée. Toutes les conversations concernant la retouche et l'utilisation des images se déroulaient dans la section commentaires des diapositives. Au fil du temps, la plateforme était devenue si grande qu'il fallait deux bonnes minutes pour la charger chaque fois qu'elle était ouverte !
Hoon Kim s'est vite rendu compte que ce processus hautement manuel n'était pas évolutif. Il a donc cherché à rationaliser la sélection, la révision, l'approbation et l'utilisation des photos en intégrant les différents outils de l'équipe. Le processus ressemble maintenant à ceci :
Non seulement les statuts des tâches sont clairement affichés dans un tableau de bord Wrike dédié, mais les parties prenantes reçoivent également des e-mails automatisés dès qu'une image est prête pour la révision. Toutes les modifications sont suivies dans Wrike et les images définitives sont clairement étiquetées.
Grâce à l'automatisation, Kim et son équipe ont réussi à transformer un processus compliqué et déroutant en un flux de travail structuré et organisé. Maintenant, l'équipe créative d'Airbnb Plus peut générer des images approuvées plus rapidement.
Vous avez le pouvoir
L'automatisation peut paraître magique, mais c'est à la portée de n'importe quelle équipe marketing. Cessez de vous stresser au sujet des projets et des heures supplémentaires et commencez à chercher des moyens d'alléger la charge de travail de votre équipe grâce à l'automatisation.
Essayez d'évaluer les quatre domaines abordés dans cet article de blog pour voir s'il existe des moyens pour vous de :
- Tirer parti des API pour réduire la saisie manuelle des données et le temps passé à la recherche d'informations
- Rationaliser le processus de réception des projets de votre équipe et automatiser l'attribution de ces derniers
- Cesser de réinventer la roue avec des flux de travail modélisés pour vos projets les plus fréquents
- Limiter les erreurs humaines en automatisant les rappels et notifications des tâches
Vous voulez en savoir plus sur la façon dont Airbnb utilise Wrike pour adapter ses processus et accroître sa production mondiale ? Consultez l'étude de cas complète ici.
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