Nous avons récemment parlé des incontournables « Dinos du travail » présents dans tous les bureaux, ces processus et outils de travail démodés qui ne sont plus aussi efficaces qu’avant. Comme l’utilisation d’e-mails pour gérer des projets, les feuilles de calcul pour suivre le statut des tâches et l’organisation de réunions-bilans chaque semaine, voire chaque jour, pour parler des avancements en face à face.
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Ne les laissez pas devenir...
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Il existe tellement plus de moyens plus efficaces qui permettent de gérer des projets et d’obtenir des mises à jour sur leur statut. Selon notre enquête 2015 sur la gestion du travail, plus de 34 % des employés participent à au moins six réunions par semaine, qui ont pour but de faire le point sur le statut des projets. Supposons qu’au moins trois personnes participent à ces six réunions d’une heure. Si vous supprimiez ces réunions-bilans, vous disposeriez de 18 heures de travail par semaine. Où comment avoir plus d’heures dans une journée pour être productif !
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Avec Wrike, vous pouvez aisément dire adieu à ces outils démodés et commencer à utiliser des outils de gestion du travail plus efficaces. Mais comment ?
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Étudions chaque astuce une par une :
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Remplacez les e-mails par des commentaires et partagez les fichiers
Bon, d’accord, je sais qu’il est impossible de se débarrasser complètement des e-mails. Ils vous permettent de communiquer avec les clients et de recevoir une grosse quantité de spams :). Cependant, vous les utilisez peut-être plus que nécessaire.
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Généralement, l’e-mail est considéré comme le document unique pour communiquer. « Si j’envoie un e-mail à Georges contenant le fichier Penske plutôt que l’amener sur son bureau, j’en garde une trace écrite. »
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Avec Wrike, vous pouvez ouvrir une tâche et simplement laisser un commentaire au bas de la tâche @mentionnant Georges et lui rappelant d’envoyer le fichier au client. La tâche contient le chargé de mission, les échéances et toutes les notes nécessaires dont Georges a besoin pour une dernière vérification avant d’appuyer sur « envoyer ». Il peut tout voir au même endroit plutôt que de fouiller parmi les innombrables fils d’e-mails.
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Donc, que se passe-t-il si Georges envoie une ancienne version du fichier Penske, car il n’a pas vu l’e-mail intitulé « PenskeFichier_final_FINAL » et n’a eu accès qu’au fichier « PenskeFichier_final » ?
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Grâce au versionning de Wrike, vous pouvez ajouter plusieurs versions d’un document dans la tâche appropriée pour que la dernière version soit toujours disponible et non cachée parmi les versions antérieures du fichier. Vous n’avez pas besoin de renommer à chaque fois la dernière version. Arrêtez d’essayer de créer le « final_FINAL ».
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Remplacez les feuilles de calcul par des tâches et des dossiers
Les feuilles de calcul comptent parmi les plus puissants outils de travail utiles pour deux choses (les calculs et les bases de données), mais comme elles sont très appréciées, elles servent à tout, y compris à gérer des projets. Et vient le moment où l’outil se retourne soudain contre vous.
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Alors que les feuilles de calcul sont remplies de bonnes intentions, elles permettent de tout enregistrer et organiser, mais elles demandent beaucoup d’entretien pour être efficaces. Et toutes ces couleurs... QU’EST CE QUE ÇA SIGNIFIE ?!
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Jetons un œil à notre ami Georges. Il possède une feuille de calcul qui contient tous les fichiers qu’il envoie à Penske. Chaque colonne contient une date, une catégorie, une courte description et une couleur en fonction de ce qui est en cours, en révision et approuvé. Sans Wrike, il doit actualiser sa feuille de calcul tous les jours (puisqu’il est la seule personne à y avoir accès) : changer les couleurs, ajouter des descriptions et envoyer la dernière feuille de calcul à tout le monde. Cela lui prend des heures.
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En utilisant Wrike, tout ce qu’il aurait à faire consisterait à créer une simple arborescence. Il pourrait nommer le dossier « Penske » et ajouter toutes les tâches associées. Les tâches seraient datées et étiquetées dans les catégories correspondantes, et contiendraient une description et un flux de travail personnalisé qui afficherait le statut d’une tâche (nous l’aborderons dans une seconde). Et le meilleur ? Chaque tâche pourrait être assignée à chaque personne qui en a la charge pour que Georges n’ait pas à faire le point avec tout le monde, pour ensuite actualiser les feuilles de calcul. Chaque propriétaire de tâche est responsable de la mise à jour de ses propres tâches.
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Regardez comment le Monterey Bay Aquarium (aquarium de la baie de Monterey) a remplacé la gestion de projet avec une feuille de calcul ennuyeuse par Wrike !
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Remplacez les réunions-bilans par des flux de travail et des tableaux de bord personnalisés
Rien n’anéantit la productivité plus rapidement qu’une « petite » réunion-bilan. Réunir des personnes dans une pièce pour discuter des mises à jour est probablement une des raisons pour laquelle presque 50 % des employés quittent les réunions sans savoir ce qu’ils doivent faire. Et presque personne n’est prêt à faire de mise à jour détaillée, donc, au bout du compte, tout le monde est perdu.
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Au lieu de ça, les tâches sous Wrike peuvent être assignées à un flux de travail particulier qui affiche le statut actuel de chaque projet. En utilisant Wrike, Georges pourrait simplement consulter un tableau de bord pour voir le statut de chaque tâche sur laquelle son équipe travaille. Voici un exemple de flux de travail dans Wrike :
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Si Georges voulait un aperçu de tous les fichiers de Penske et voir où ils se trouvent (exactement comme dans une feuille de calcul), il pourrait créer un tableau de bord dans Wrike. Cela permet à Georges d’organiser ses tâches selon leur statut et de voir les tâches en cours, en révision et révisées. Désormais, il peut éviter la réunion répétitive du mardi matin et commencer à actualiser les statuts en temps réel, dès qu’il en a besoin.
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