En tant que chef de projet, vous savez que c'est votre boulot de maintenir tous les éléments d'un projet en bonne voie. Mais il faut admettre que ce n'est pas toujours facile. La main gauche ignore souvent ce que fait la droite. On manque les échéances, ou on les oublie complètement. On n'informe pas sur les mises à jour, ou on ne communique pas correctement les informations importantes. Et avant même qu'on se rende compte de ce qui se passe, c'est le château de cartes tout entier qui s'écroule. Heureusement, il existe des outils et ressources à votre disposition qui vous permettent de garder un œil sur vos projets et d'éviter qu'ils ne déraillent. Quoi par exemple ? Le diagramme de Gantt en ligne est parfait pour commencer !
Que contient un diagramme de Gantt en ligne ?
Un diagramme de Gantt en ligne présente des tâches liées à un projet sur une plage de temps. Dans le tableau de Gantt, les tâches sont représentées par des barres horizontales et la longueur de ces barres indique la durée de temps nécessaire pour réaliser la tâche correspondante.
Le meilleur moyen de comprendre un diagramme de Gantt en ligne ? En visualiser un concrètement. Voici donc l'aperçu d'un diagramme de Gantt en ligne présentant les tâches prévues dans le cadre du lancement d'un nouveau produit :
Le diagramme de Gantt en ligne ci-dessus a été réalisé à l'aide de Wrike. Si les diagrammes de Gantt peuvent être créés manuellement en utilisant des tableurs ou d'autres outils, il est recommandé d'utiliser un générateur de diagramme de Gantt en ligne.
Pourquoi est-ce important ? Si vous créez un diagramme de Gantt en ligne, il vous sera beaucoup plus facile de réaliser des mises à jour en cas de changements, si par exemple une tâche ne respecte pas le délai ou si l'ordre des éléments doit être modifié.
Lorsque vous utilisez un générateur de diagramme de Gantt en ligne, des éléments tels que vos calendriers ou même vos dépendances de tâches se mettront à jour automatiquement lorsque vous effectuerez des modifications, de façon à ce que vous n'ayez pas à recréer le tableau en entier.
Peu importe comment et où vous le créez, votre diagramme de Gantt vous donne une idée rapide de toutes les informations du projet, quelles qu'elles soient, notamment :
- L'ordre dans lequel les tâches doivent être réalisées
- Combien de temps nécessite chaque tâche
- Tout chevauchement de tâches
- Les dépendances de tâches (signalées avec une flèche)
- Les responsables de chaque tâche
En résumé, un diagramme de Gantt permet d'obtenir un aperçu de toutes les différentes tâches impliquées dans votre projet, ce qui veut dire que vous pouvez progresser de façon harmonieuse et éviter les erreurs communes en gestion de projet.
Erreur n°1 en gestion de projet : rater le lancement du projet
Le lancement de votre projet est d'une importance capitale. C'est le moment où vous mettez tous les principaux intervenants et parties prenantes sur la même longueur d'ondes en ce qui concerne les attentes, les échéances et les objectifs du projet.
Selon les cadres dirigeants, le manque d'objectifs clairs serait la première cause des échecs de projets. En outre, les estimations de temps inexactes expliquent jusqu'à 28 % des échecs de projets.
Il est évident qu'il ne faut pas sous-estimer l'importance de votre lancement pour régler ce genre de détails. Faute de quoi, vous risquez de construire l'ensemble de votre projet sur des bases instables.
Néanmoins, lorsque vous ne demandez qu'à faire avancer les choses, il est tentant de sauter cette étape décisive et de simplement mettre votre équipe en mouvement, sans s'assurer que tout le monde comprennent la manière dont se déroulera le projet (et pourquoi il est important de procéder ainsi).
Comment l'éviter avec un diagramme de Gantt en ligne
L'un des éléments les plus importants de votre projet est sans doute le calendrier, étant donné qu'il affecte l'ensemble du projet, depuis le budget jusqu'à l'allocation des ressources.
Si le diagramme de Gantt n'est pas limpide comme une boule de cristal, il vous oblige néanmoins à prendre du recul et à comprendre l'ensemble du programme, le flux de différentes tâches et le lien entre différentes équipes.
En schématisant tout cela, vous et tous les intervenants de votre projet serez capables d'obtenir une vue d'ensemble et d'assurer que chacun démarre avec les mêmes attentes.
Erreur n°2 en gestion de projet : oublier les dépendances de tâches
Tous les projets contiennent des dépendances de tâches, c'est-à-dire qu'une tâche spécifique ne peut commencer qu'une fois que la précédente est terminée.
Si vous n'êtes pas en mesure d'identifier ces dépendances, vous vous retrouverez avec un ordre de tâches illogique (sans compréhension du lien qui les unis) et un manque de responsabilisation parmi les membres de l'équipe (eux-mêmes ne visualisant pas l'impact du retard de leurs tâches sur l'ensemble du projet).
Et comme si cela ne suffisait pas, ce manque de compréhension et ces retards constants provoquent également énormément de frustration et de confusion au sein de votre équipe.
Comment l'éviter avec un diagramme de Gantt en ligne
Un diagramme de Gantt en ligne affiche clairement les dépendances entre vos tâches grâce à une flèche, mais la méthode du chemin critique (CPM) est également extrêmement utile. Elle vous oblige à définir :
- Les tâches qui seront nécessaires pour mener à bien le projet
- Les dépendances entre les tâches
- Une estimation du temps (durée) nécessaire à la réalisation de chaque tâche
Toutes ces informations sont présentées directement sur votre diagramme de Gantt. Vous pouvez utiliser le chemin critique (qui est la période la plus longue comprenant des activités dépendantes) et comprendre non seulement comment ces tâches sont connectées, mais également quelles sont celles laissant une marge de manœuvre pour les retards inévitables (sans que cela n'affecte la durée de l'ensemble du projet).
Erreur n°3 en gestion de projet : l'incapacité à coordonner les transmissions de projets
La transmission de projets est un autre point délicat lorsque l'on gère des projets. Que le projet soit transmis à une autre personne, ou à une toute nouvelle équipe ou tout nouveau département, il est complexe de s'assurer que la nouvelle tâche ou le nouveau projet soit transmis avec les informations ou le contexte nécessaires pour qu'elle/il soit mené(e) à bien.
Les mises à jour ou les modifications ne sont pas communiquées et il manque les informations contextuelles, ce qui donne souvent au nouveau propriétaire de la tâche l'impression qu'il doit recommencer le projet depuis le début au lieu de contribuer à un projet déjà bien avancé.
Comment l'éviter avec un diagramme de Gantt en ligne
Avec un tableau de Gantt, vous pouvez visualiser exactement quand auront lieu les transmissions ; et quels/quelles personnes, équipes et départements seront concernés. Savoir quand elles auront lieu vous permet de les anticiper (au lieu de vous précipiter à la dernière minute) et de mettre en place un processus facilitant une transmission plus harmonieuse par exemple en :
- Standardisant une sorte de brief créatif ou questionnaire que les parties prenantes peuvent remplir pour que les informations nécessaires soient transmises au nouveau propriétaire
- Établissant une liste de vérification que les personnes ou les équipes doivent compléter avant de transmettre le projet
En résumé, vous ne pouvez pas espérer des transmissions harmonieuses si vous ne savez pas quand elles auront lieu et un diagramme de Gantt est d'une importance capitale pour comprendre où se trouvent exactement les obstacles.
Erreur n°4 en gestion de projet : maintenir les tâches individuelles en silos
En particulier lorsque vos projets impliquent beaucoup de tâches et d'équipes différentes, le travail se retrouve facilement cloisonné. Par exemple, l'équipe de graphistes n'a aucune idée de ce sur quoi l'équipe chargée du contenu travaille, et vice versa.
Les groupes et les membres d'équipe se concentrent tellement sur leurs tâches et échéances individuelles qu'ils en oublient comment ces dernières s'intègrent dans un projet plus large.
Quel est le problème ? Cette visibilité réduite sur l'ensemble du projet peut provoquer :
- Des malentendus : les membres de l'équipe ne comprennent pas comment les changements de leur côté impactent le travail d'autres équipes.
- Des retards : peut-être que le travail devra être modifié ou refait car des informations importantes n'ont pas été transmises, ou les membres de l'équipe ne comprennent pas comment le fait de manquer l'échéance d'une seule tâche retarde les tâches suivantes.
Comment l'éviter avec un diagramme de Gantt en ligne
Votre diagramme de Gantt vous sert principalement de feuille de route pour l'ensemble du projet. Les membres de l'équipe peuvent le consulter pour comprendre comment leurs propres tâches s'intègrent à l'ensemble du projet. Ce qui a lieu avant le projet les concerne ? Et ce qui se passe après ? Ou ce qui se passe pendant qu'ils réalisent leur propre travail ?
Votre diagramme de Gantt illustre également clairement ce qui se passe quand le membre d'un département ou d'une équipe commet une erreur ou manque une échéance, sachant que cela retardera toutes les tâches dépendantes qui suivront. Un diagramme de Gantt est, pour ainsi dire, comme une file de dominos, il est donc efficace de favoriser un sens accru des responsabilités au sein de votre équipe.
Erreur n°5 en gestion de projet : perdre la trace de la progression du projet
Vous n'êtes pas parfait non plus, ce qui veut dire que vous pouvez facilement vous trouver empêtré dans des tâches individuelles. Vous donnez tellement d'importance à vous assurer qu'une tâche spécifique soit réalisée correctement ou respecte son échéance, que vous ne surveillez pas d'assez près le reste des variables impliquées dans le projet.
Cette tâche que vous surveillez de près pourrait certes être réalisée en temps et en heure, mais le projet pourrait prendre du retard pendant que vous avez le dos tourné.
Comment l'éviter avec un diagramme de Gantt en ligne
Un diagramme de Gantt en ligne offre une meilleure visibilité à votre équipe, mais à vous aussi. Vous pouvez prendre une tâche individuelle sur votre diagramme et saisir immédiatement où elle en est par rapport à l'ensemble du processus de réalisation du projet et quels autres tâches devraient être en cours à ce même moment.
Plus besoin de fouiller dans les calendriers, les commentaires ou les fichiers pour comprendre comment s'agencent les éléments du projet. C'est votre diagramme de Gantt qui s'en charge pour vous.
Créer des diagrammes de Gantt en ligne : votre secret pour un projet réussi
Un diagramme de Gantt est un outil de planification et de gestion de projet extrêmement utile. Il peut vous éviter beaucoup d'erreurs, notamment :
- Négliger l'importance d'un lancement de projet
- Oublier les dépendances de tâches
- Être incapable de coordonner les transmissions de projets
- Maintenir les tâches individuelles en silos
- Perdre la trace de la progression des projets
Cependant, n'oubliez pas que les diagrammes de Gantt ne sont pas tous pareil. Pour tirer le meilleur parti de cette ressource, il convient de trouver une plateforme de gestion de projet avec de bonnes fonctionnalités en la matière, de sorte que si vous avez besoin de faire des modifications (qui sont inévitables) l'ensemble de votre diagramme s'adaptera automatiquement.
Lorsque vous créez un diagramme de Gantt en ligne, vous pouvez superviser et gérer vos projets de façon flexible, sans trop de difficultés, ni d'huile de coude. Après tout, ce diagramme est censé vous rendre la vie plus facile, pas plus difficile.
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