De manière générale, les projets nécessitent cinq groupes de processus : lancement, planification, exécution, suivi & contrôle et clôture. Ces groupes sont connus sous le nom de groupes de processus PMBOK (Project Management Body of Knowledge). Bien que largement utilisée, cette forme de gestion des processus peut souvent prêter à confusion pour les managers et les membres d'équipes qui ne maîtrisent pas encore la gestion de projet.
Voici un aperçu de ce que sont les groupes de processus et comment les intégrer avec succès dans vos projets.
Introduction aux groupes de processus PMBOK et aux domaines de connaissances
Le Project Management Institute (PMI) est à l'origine du PMBOK (Project Management Body of Knowledge). Ce dernier se compose de directives, de pratiques recommandées, de principes standard et d'une terminologie commune pour la gestion de projet.
Le contenu du PMBOK a été initialement regroupé dans un livre intitulé "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" (communément appelé Guide PMBOK), en 1996. La sixième édition de ce guide a été publiée en 2017 et la septième édition est attendue en 2023.
Le guide PMBOK adopte une approche basée sur les processus pour la gestion de projet. Il décompose cette dernière en 49 processus, qui sont ensuite rassemblés en groupes de processus et domaines de connaissances PMBOK.
Les groupes de processus correspondent en fait aux tâches que vous devez accomplir. Les domaines de connaissances sont quant à eux les informations que vous devez connaître. L'ensemble est présenté sous forme de matrice englobant les 49 processus individuels. Les processus entrecoupent chaque groupe de processus de telle sorte que chacun des 49 processus relève d'un domaine de connaissances et d'un groupe de processus.
Quels sont les groupes de processus du PMBOK ?
Les cinq groupes de processus PMBOK sont les suivants :
- Groupe de processus de lancement : Processus requis pour lancer un nouveau projet ou une nouvelle phase de projet.
- Groupe de processus de planification : Processus liés à la définition et à la planification de l'étendue du projet, ainsi qu'à la planification de son exécution.
- Groupe de processus d'exécution : Processus liés à l'achèvement effectif des activités et tâches du projet.
- Groupe de processus de suivi & de contrôle : Processus couvrant tout ce qui concerne le suivi, la surveillance, les rapports et le contrôle des performances et de l'avancement du projet.
- Groupe de processus de clôture : Processus requis pour finaliser et terminer un projet ou une phase de projet.
Lancement
Le groupe de processus de lancement est généralement créé lorsqu'un projet est officiellement approuvé et affecté à un chef de projet. Le groupe comprend deux processus principaux : élaborer la charte du projet et identifier les parties prenantes du projet.
Ce groupe de processus est ainsi à l'origine du document de charte de projet et du registre des parties prenantes. Le registre des parties prenantes répertorie les parties prenantes du projet, leur intérêt dans le projet et ce qu'elles attendent en matière de fréquence et de forme de communication.
La charte du projet doit inclure l'analyse de rentabilisation du projet (pourquoi il devrait être mené à bien), ainsi qu'un aperçu de haut niveau de la portée, des livrables et des objectifs du projet.
En règle générale, une charte de projet comprend également les éléments suivants :
- Ressources requises
- Parties prenantes clés
- Chronologie de haut niveau avec les jalons clés
- Estimation des coûts de haut niveau
- Tout risque, problème ou dépendance connus
Planification
Le groupe de planification, le plus grand des cinq groupes de processus, est composé de 24 processus au total. Il est conçu pour vous aider à planifier en détail l'ensemble de votre projet, depuis la portée, le calendrier et le budget, jusqu'à la façon dont vous gérerez les principales parties prenantes. Cette étape de planification donne notamment lieu à un plan de gestion de projet (PMP).
Pour les projets plus importants, le PMP peut comporter des sous-plans décrivant davantage certains domaines critiques, tels que le calendrier du projet ou la gestion de la qualité. Pour les petits projets, les processus peuvent simplement être couverts dans des sous-sections distinctes ou étoffés dans une annexe.
Le PMP est un "document évolutif" qui est mis à jour et révisé tout au long du projet et au fur et à mesure des changements.
Exécution
Le groupe d'exécution est le lieu où la plupart des actions se produisent sur un projet. C'est également là où la majeure partie du budget est dépensée et où les produits livrables du projet sont créés.
Le groupe de processus d'exécution comprend dix processus de gestion de projet. Principalement axé sur la gestion des activités et des tâches du projet, il garantit la progression et les communications, ainsi que la mise en oeuvre des réponses aux risques et l'implication des parties prenantes.
Le rôle le plus important pour le chef de projet au cours de cette phase consiste à diriger et à gérer le travail relatif au projet, ainsi que de gérer les connaissances associées (documentation des exigences, procès-verbaux des réunions, leçons apprises). Les autres responsabilités types du chef de projet comprennent l'acquisition des ressources du projet, le développement et la gestion de l'équipe de projet et la gestion des communications.
Contrôle et suivi
Le groupe de processus de contrôle et de suivi, le deuxième plus grand en taille, contient douze processus de projet. Ces processus se déroulent tout au long du projet et sont mis en place afin de garantir une surveillance suffisante. Ils contribuent également à identifier et à atténuer tout problème potentiel.
Inévitablement, des événements inattendus se produisent pendant le cycle de vie d'un projet. Les processus de ce groupe sont conçus pour vous aider à mettre à jour le plan, à modifier les activités de votre équipe et à remettre le projet sur la bonne voie.
L'un des processus essentiels de ce groupe est le suivi des travaux du projet. Cela nécessite le suivi de l'ensemble du projet et de ses aspects clés. Ce processus est essentiel pour limiter les dépassements et les erreurs de projet. Souvent, le logiciel de gestion de projet est utilisé pour suivre les progrès et en rendre compte.
Clôture
Le groupe de processus de clôture n'a qu'un seul processus principal : clôturer le projet ou la phase. Ce processus implique de s'assurer que le client a accepté tous les livrables de la phase finale ou du projet. La documentation doit également être remplie et stockée et toutes les questions en suspens du projet ou de la phase doivent être résolues.
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Il existe de nombreuses façons différentes de gérer et d'organiser un projet. Les méthodologies traditionnelles comme Waterfall sont conçues pour disposer chaque tâche dans un ordre séquentiel avant le début de l'exécution du projet. Au départ, il s'agissait de la méthodologie autour de laquelle les processus PMBOK étaient conçus, tandis que les cinq groupes de processus étaient souvent traités comme des phases séquentielles.
Au fil du temps, il a été reconnu que l'approche structurée ne fonctionnait pas bien pour chaque projet. Parfois, une méthodologie plus agile peut mieux fonctionner. Tout comme les méthodes ont évolué avec le temps, les processus PMBOK ont aussi changé. Ils se sont adaptés afin de pouvoir fonctionner avec les principales méthodologies de gestion de projet. Ainsi, quelle que soit la méthodologie de projet que vous sélectionnez, vous pouvez toujours intégrer avec succès les groupes de processus PMBOK.
Sélectionner un logiciel qui prend en charge la méthodologie de votre choix et qui s'aligne également avec les cinq groupes de processus PMBOK est essentiel pour la réussite du projet.
Heureusement, le logiciel de gestion de projet Wrike est conçu pour vous aider à intégrer les groupes de processus PMBOK dans vos projets, que vous utilisiez Waterfall, Agile ou une autre méthodologie. Et si vous faisiez un essai gratuit dès aujourd'hui ?
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