Comme dans n'importe quelle agence créative, votre équipe tourne constamment à plein régime. Qu'il s'agisse de nouveaux projets ou de mises à jour de projets en cours, vous devez vous démener pour gérer tout type de demandes, satisfaire les attentes des clients et comprendre les priorités de votre équipe. Manoeuvre compliquée lorsque l'on ne dispose pas d'un espace centralisé pour stocker tous les projets en cours. Sans parler du fait que si vous passez votre journée à chasser les données et à faire le tri dans votre boîte de réception, il ne reste que peut de temps pour la création.
Heureusement, vous pouvez reprendre le contrôle. Prioriser l'organisation de la structure des fichiers au sein d'une agence créative permet :
- d'offrir plus de clarté sur les actions,
- de rassembler tout le travail dans un endroit unique et accessible,
- d'établir un flux de travail concret afin de maintenir qualité et cohérence,
- d'augmenter la visibilité sur le travail, ce qui vous donne les moyens de mesurer la productivité et le rendement
C'est là que Wrike entre en jeu. Au lieu d'êtres noyés sous les e-mails et les messages instantanés, travailler en collaboration via un outil de gestion de projet créatif vous aidera à mettre de l'ordre là où règne le chaos, en vous permettant d'organiser les demandes au fur et à mesure qu'elles se présentent et en assurant que vous avez toutes les informations dont vous avez besoin pour démarrer. Configurez les demandes de façon à ce qu'elles apparaissent instantanément dans le dossier où elles sont censées se trouver, afin que vous puissiez répartir le travail au sein de votre équipe en sachant exactement ce dont elle a besoin à l'avance. Nous avons échangé avec l'un de nos responsables du service client pour récolter quelques bonnes pratiques sur la structure des fichiers en agence créative.
Voici 3 modèles de structure de fichiers différents en agence créative, pour que votre équipe se sente en parfaite maîtrise.
1. Par statut
Si vos projets se basent principalement sur le statut et que vous avez souvent besoin de programmer des réunions sur l'état d'avancement des projets, cette structure de fichiers est faite pour vous ! Divisez les tâches par statut pour rester au fait des projets en cours en un coup d’œil et résoudre tout retard.
Ce format vous permet de gérer et de mesurer la disponibilité de votre équipe d'une semaine à l'autre. Déterminez combien de projets votre équipe peut gérer en même temps, pour pouvoir lui en confier plus ou lui en retirer sans états d’âme si elle est débordée.
2. Par type de demande
Si vous faites face à de nombreuses demandes, divisez les tâches selon leur type afin de les prioriser et de les répartir en conséquence. Vous pouvez, via le formulaire de demande recueillir des informations concernant le délai et l'importance, par exemple, ainsi que des documents, afin de déterminer qui, dans votre équipe, sera en mesure de prendre en charge une tâche. Le fait de rassembler toutes les demandes dans un seul endroit facilite la distribution des tâches au sein de votre équipe ou vous permet d'éviter celles que vous ne pouvez pas prendre en charge, le cas échéant.
Utilisez un dossier « Projets en backlog » pour les demandes qui ne sont pas urgentes et peuvent être reportées à des semaines plus calmes.
3. Par échéance
Utilisé par notre propre équipe créative, cette structure de fichiers est la plus adéquate pour les équipes gérant une grande quantité de travail sur le Web. Ce format divise les tâches de projets créatifs selon leur échéance et vous permet de visualiser celles qui doivent être traitées immédiatement et celles qui peuvent attendre la semaine suivante.
Cette façon d'organiser les fichiers fonctionne vraiment bien pour les équipes qui suivent la méthodologie Scrum et travaillent sur des sprints courts, car elle vous aide à visualiser toutes les tâches de l'itération suivante. A l'issue du sprint, vous pouvez revoir rétrospectivement ce qui a été réalisé et ce qui a été repoussé.
Structurer fichiers et dossiers en agence créative : pour aller plus loin
Prendre le temps d'organiser vos fichiers et vos tâches à l'avance vous évitera à vous (et surtout à vos clients) bien des tracas sur le long terme. Voici des ressources supplémentaires sur la façon d'organiser les dossiers :
- Vous recherchez des modèles gratuits pour démarrer ? Découvrez ces 7 modèles gratuits pour votre prochain gros projet
- Découvrez comment trouver le meilleur outil de gestion de projet pour votre agence
- Lisez l'article de HBR révélant comment donner à votre équipe créative les moyens de réussir en misant sur l'organisation, la collaboration et l'expression individuelle
- Découvrez comment notre équipe créative utilise Wrike dans notre article Comment créer le flux de travail d'une équipe de design gagnante.
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