Imaginez que vous alliez construire une maison. Est-ce que vous vous plongeriez directement dans le travail en creusant un trou pour les fondations, en croisant les doigts pour qu'une idée vous vienne en cours de route ? Probablement pas. Avant même d'empoigner un outil, vous feriez un plan.
Vous prendriez connaissance de toutes les différentes étapes et les équipes devant être impliquées. Vous envisageriez l'ordre dans lequel les tâches doivent être réalisées (après tout, vous ne pouvez pas mettre le toit avant les murs). Et, plus important encore, vous créeriez un calendrier pour que toutes les parties prenantes restent coordonnées.
L'importance de la planification semble évidente dans ce contexte, n'est-ce pas ?
Même si vous ne construisez pas des maisons, en tant que chef de projet, vous êtes néanmoins responsable de réaliser les projets de façon efficace. Le processus de planification est essentiel pour supprimer les obstacles, utiliser efficacement vos ressources, et livrer des projets qui respectent les délais et le budget.
C'est là que votre calendrier de livraison de projet entre en jeu. Nous allons voir de quoi il s'agit et comment en créer un qui vous évite de construire une maison (heu... un projet) sur des fondations instables.
Qu'est-ce qu'un calendrier de livraison de projet exactement ?
Ce calendrier (souvent sous forme de diagramme de Gantt) détaille toutes les étapes nécessaires pour finaliser un projet, du lancement jusqu'au processus de livraison du projet.
Cette date de livraison finale est importante à remarquer. Vous ne devez pas terminer votre calendrier lorsque les parties d'un projet sont terminées et que tout est compilé.
Par exemple, une agence de marketing ne doit pas considérer le projet d'e-book d'un client comme terminé lorsqu'elle a un PDF finalisé entre les mains. Le projet ne se termine que lorsqu'il a été livré ; ce qui signifie que le client a fait des retours et l'a validé, et qu'il est officiellement lancé sur son site Web.
La livraison est une étape finale importante (peut-être même la plus importante). En réalité, de nombreuses sociétés ont un responsable de livraison de projet chargé de superviser le projet jusqu'à la fin, en plus d'un chef de projet qui coordonne et contrôle l'avancement.
Que se passe-t-il si vous n'avez pas ces deux postes ? Ne vous inquiétez pas. Votre calendrier de livraison de projet vous aide à garder une vue générale sur l'intégralité du projet afin de vous assurer de lui faire franchir la ligne d'arrivée (au lieu de rester juste derrière).
6 étapes pour réussir brillamment votre calendrier de livraison de projet
Le calendrier est important, mais il est seulement utile s'il est fait correctement.
Que devez-vous savoir pour créer le vôtre et réussir avec succès le processus de livraison de la gestion de projet ? Voici les 6 étapes à suivre.
1. Déterminez l'étendue du travail
Avant de pouvoir commencer à établir un quelconque type de programme pour votre projet, vous devez avoir une bonne compréhension des livrables que celui-ci comprend. Cela vous aide à planifier correctement, tout en mettant les membres de l'équipe projet sur la même longueur d'onde quant aux éléments en jeu.
Commencez par rédiger un court énoncé de l'étendue du projet. Celui-ci peut varier du plus simple au plus complexe (selon la difficulté du projet). Cependant, à un niveau très basique, votre énoncé doit inclure :
- Les objectifs : fournissez des informations de contexte sur la raison d'existence de ce projet et ce qu'il est censé accomplir
- Les livrables : décrivez les livrables essentiels que vous souhaitez inclure dans votre calendrier de livraison du projet
- Les critères d'acceptation : décrivez les critères qui doivent être respectés afin que les livrables puissent être considérés comme terminés
De nombreux énoncés d'étendue de projets comprennent également des éléments tels que le budget, les parties prenantes, les contraintes ou limitations, les exclusions et les hypothèses. Mais gardons les choses simples pour le moment.
Reprenons notre exemple de l'agence de marketing produisant un e-book pour un client, dont l'énoncé de l'étendue du produit simple pourrait ressembler à cela :
Nous allons produire et lancer un e-book de 12 pages pour Client XYZ qui décrit des conseils et des stratégies pour un processus de recrutement exhaustif, avec pour objectif d'augmenter la liste des abonnés par e-mail du client.
Avez-vous remarqué ces éléments centraux dans l'énoncé de l'étendue du produit ? Les voici :
- L'objectif : augmenter la liste des abonnés par e-mail du client
- Les livrables : un e-book centré sur les processus de recrutement exhaustifs
- Le critère d'acceptation : l'e-book doit se composer de 12 pages
Cette étape peut vous apparaître comme une formalité inutile, surtout lorsque vous êtes pressé de lancer le projet. Mais c'est extrêmement utile pour s'assurer que tout le monde travaille avec les mêmes attentes et les mêmes instructions.
Envisagez cela comme la décision du type de maison que vous allez construire avant de commencer à planifier les blueprints. Un ranch ? À deux étages ? De style Craftsman ? Ou colonial ? Ce sont des informations de contexte qu'il est important de détenir avant de faire quoi que ce soit.
2. Créez une structure de décomposition du travail
Maintenant que vous avez identifié vos principaux livrables, il est temps de décomposer cela en livrables de plus petite taille. La structure de décomposition du travail peut vous sembler sophistiquée ou intimidante, mais cela ne doit pas être le cas.
Au cours de ce processus, vous devez simplement penser aux jalons qui mèneront finalement au projet finalisé. Ne les confondez pas avec les tâches ou responsabilités individuelles : il doit s'agir de livrables réels et tangibles liés à votre projet.
Dans notre exemple de l'e-book, nous savons que le livrable final est un e-book de 12 pages terminé. Mais lors de la réalisation du projet, nous aurons plusieurs livrables plus petits, notamment :
- Ébauche du contenu écrit
- Ébauche du design complet de l'e-book
- Page de destination
- Lancement des e-mails annonçant l'e-book
Ces 4 livrables doivent être terminés pour que l'intégralité du projet puisse être assemblée. Décomposez votre propre projet en sections de travail similaires.
3. Listez vos tâches
Maintenant, à la place de votre grand projet, vous avez 4 jalons avec lesquels vous travaillez (votre ébauche du contenu écrit, votre ébauche du design, votre page de destination et votre e-mail de lancement).
Une fois cette structure plus exploitable en place, il vous sera facile d'identifier toutes les tâches associées à votre projet. Pensez aux tâches impliquées dans chacun de ces livrables plus petits. Quelles étapes doivent avoir lieu pour que chacun d'eux soit réalisé ?
Par exemple, pour réaliser l'ébauche du contenu de l'e-book, cette équipe devra :
- Faire des recherches
- Programmer des entretiens avec des experts
- Réaliser les entretiens
- Produire un plan
- Rédiger une ébauche
- Corriger l'ébauche
Répétez ce processus pour chacun des livrables que vous avez identifiés. Vous obtiendrez une liste complète des tâches qui, ensemble, composent votre projet.
4. Identifiez les dépendances entre les tâches
Prises individuellement, les tâches peuvent sembler assez simples. Mais tous les chefs de projet savent qu'en réalité elles sont fortement interconnectées, ce qui complexifie grandement le projet global.
Cela démontre l'importance de l'identification des dépendances du projet lors de ces étapes initiales de la planification : avant même que vous ne planifiez votre calendrier de livraison du projet. En localisant les tâches qui sont dépendantes les unes des autres, vous pouvez mettre sur pied une demande de projet bien plus sensée et efficace.
Armé de votre liste des tâches, remarquez comment celles-ci sont connectées les unes aux autres. L'équipe de design doit créer des graphismes et des infographies pour l'e-book. Mais peuvent-ils commencer ce travail avant d'avoir reçu le texte et les statistiques de l'équipe des contenus ? Probablement pas.
Notez ces types de dépendances maintenant, afin de les avoir en mémoire pendant les étapes suivantes.
5. Estimez le temps requis par les tâches
Afin de créer un calendrier de projet qui soit aussi juste que possible, vous devez avoir au moins une idée approximative du temps que va prendre la réalisation de ces tâches. En procédant ainsi, vous pouvez être plus réaliste dans votre programmation et vos dates d'échéance.
Avouons-le, estimer le temps requis pour effectuer une tâche peut être difficile, notamment à cause du risque d'erreurs de planification et d'un optimisme trop influant. Pour vous aider à combattre cet idéalisme inné qui vous inspire des dates d'échéance irréalisables, impliquez les parties prenantes dans ce processus.
6. Concevez votre diagramme de Gantt
Vous détenez maintenant les objectifs du projet, les livrables, les tâches, leurs dépendances, et votre estimation du temps. Cela signifie que vous avez tout le nécessaire pour créer votre calendrier de livraison du projet, sous forme de diagramme de Gantt.
Si vous ne les connaissez pas, les diagrammes de Gantt affichent dans le temps les tâches associées à un projet. Sur le diagramme, les tâches sont représentées par des barres horizontales. La longueur de ces barres indique la durée de temps estimée pour la réalisation des tâches. Ce diagramme est un outil visuel utile pour comprendre (et pour suivre !) votre calendrier, ainsi que pour comprendre le flux global de votre projet.
Au cours du cycle de vie d'un projet, un chef de projet peut utiliser un diagramme de Gantt pour modifier les durées, les dates d'échéance et les dépendances afin de les faire correspondre aux priorités changeantes et éviter des retards potentiels.
Pour un maximum d'impact, votre diagramme de Gantt doit être partagé avec tous les membres de l'équipe projet dès le début du projet (plutôt que lorsque leurs parties individuelles entrent en jeu). Ceci correspond à une méthode de livraison du projet plus intégrée, c'est-à-dire une approche hautement collaborative dans laquelle tous les membres du projet sont impliqués dès le départ, au lieu d'être introduits à différentes étapes. Cela améliore la transparence et augmente la responsabilisation dans votre équipe.
Ne négligez pas la livraison
Votre projet n'est techniquement terminé que lorsqu'il a été livré. C'est probablement la raison pour laquelle la gestion de la livraison des projets correspond à un rôle distinct dans les grandes entreprises. Cette étape finale est extrêmement importante.
Cependant, rassurez-vous, vous n'avez pas forcément besoin d'un membre distinct de votre équipe dédié à la livraison pour réussir cette étape cruciale.
Votre calendrier de livraison de projet peut vous aider à créer un plan utile, à superviser l'avancement du projet tout entier, et à vous assurer que vous lui ferez réellement franchir la ligne d'arrivée. Pour plus d'informations sur les calendriers de projet, consultez Pourquoi votre calendrier de projet est imprécis (et comment le corriger).
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