Vous avez donc obtenu un entretien pour ce poste de gestion de projet auquel vous avez récemment postulé. Félicitations ! Votre prochaine priorité est de réussir l'entretien. Et nous sommes là pour vous expliquer comment répondre à certaines des questions les plus fréquemment posées lors de ces entretiens pour un poste de chef de projet junior ou senior.
Evidemment, si vous avez déjà de l'expérience en tant que chef de projet, vous aurez déjà une idée des questions que l'on pourra vous poser, notamment sur des cas de figure ou des comportements à adopter. Mais même si vous êtes chef de projet depuis peu, vous avez une expérience qui vous permet de prétendre à ce poste ; sinon vous n'auriez pas été sélectionné pour passer l'entretien.
Dans ce cas, il suffit de placer votre expérience dans le contexte de la gestion de projet et de démontrer que vous comprenez les responsabilités et les attentes du poste. Et c'est exactement de ça que nous allons parler ici.
Voyons voir maintenant les questions récurrentes des entretiens pour un poste de gestion de projet... et leurs réponses !
Comment répondre aux questions les plus fréquentes d'un entretien pour un poste de gestion de projet
1. Quelles sont les principales compétences et qualités d'un bon chef de projet ?
En définitive, la compétence la plus importante d'un chef de projet est sa capacité à mener un projet à bien, dans les délais et le budget impartis. Si cela a l'air simple, cela fait appel à beaucoup de qualités, notamment :
- De bonnes qualités de communication
- Une excellente capacité d'organisation
- Une pensée analytique et critique
- Une bonne gestion de temps
- Des compétences en leadership
Bien sûr, pour bien répondre à la question, il ne suffit pas d'énumérer la liste des qualités recherchées. Ce qu'il faut bien comprendre, et communiquer au recruteur, c'est pourquoi ces compétences et ces qualités sont importantes pour le poste de chef de projet.
Par exemple, les compétences en matière de communication sont nécessaires pour que le chef de projet interagisse de façon efficace avec toutes les parties intéressées, des membres de l'équipe aux dirigeants, en passant par le reste de l'entreprise. L'esprit critique, la capacité de prise de décision et d'adaptation sont fondamentales pour conduire le projet en résolvant les problèmes et les difficultés pouvant survenir durant le cycle de vie dudit projet.
2. Quel est votre style de communication et en quoi est-il différent selon que vous vous adressez à des membres de l'équipe, des parties prenantes, des fournisseurs, ou d'autres personnes ?
Pour communiquer de façon efficace avec toutes les parties impliquées ou concernées par un projet, les chefs de projet doivent adapter aussi bien le message que le style de communication aux besoins de chacun. Par exemple, les parties prenantes souhaiteront connaître les grandes lignes du projet et son calendrier. Les membres de l'équipe, en revanche, auront besoin d'informations beaucoup plus détaillées.
Quel que soit le style adapté à la situation, tous les échanges doivent absolument être accompagnés de documents, de préférence dans un outil de gestion de projet, auquel toutes les parties peuvent accéder et où recevoir des notifications sur les mises à jour importantes. Cela offre non seulement de la visibilité sur la chaîne d'événements d'un projet mais permet également que les informations soient clarifiées et complétées le cas échéant.
3. Racontez-moi un des projets ambitieux que vous avez réalisé et comment vous l'avez géré.
Le recruteur s'imaginant que vous avez anticipé cette question, s'imagine aussi que vous avez bien préparé votre réponse. D'ailleurs, la seule manière de ne pas répondre correctement à cette question est de ne pas la préparer.
Rappelez-vous : même si vous n'avez jamais occupé le poste de chef de projet, vous avez une expérience pertinente que vous pouvez placer dans le contexte de la question. Une fois que vous avez choisi un exemple de situation approprié, construisez votre réponse comme suit :
- Présentez le problème auquel vous avez été confronté (un projet difficile ou une autre situation problématique)
- Présentez votre solution
- Précisez ce que vous avez apporté au projet ou à la situation (et, finalement, à votre employeur)
4. Comment savez-vous qu'un projet accuse un retard, et quelles mesures prenez-vous pour le rattraper ?
En tant que chef de projet, il est de votre responsabilité de comprendre les objectifs principaux et spécifiques du projet, de suivre la progression des livrables et d'assurer que le projet se déroule conformément au calendrier établi lors de la phase de planification. Si un élément du projet prend du retard, vous devriez savoir quel est exactement le problème, comment il est géré, et quand il sera résolu.
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Cela dit, vous saurez quand un projet prend du retard dès que vous êtes incapable de trouver les différents éléments à un moment donné du cycle de vie du projet. Naturellement, vous allez rencontrer des difficultés durant le projet, mais à l'instar d'un bon chef de projet, vous devrez savoir exactement ce qui se passe et être capable de livrer un rapport de statut sur demande.
Utiliser une solution de gestion de projet permettant une visibilité sur le travail en temps réel, une gestion des ressources efficace et des flux de travail automatisés personnalisables vous donnera les moyens de réussir en tant que chef de projet et vous aidera à maîtriser les multiples projets, du début jusqu'à la fin.
5. Comment gérer les membres d'une équipe qui ne donnent pas leur maximum ?
Souvent, si les membres d'une équipe n'exploitent pas pleinement leurs capacités c'est parce qu'ils ne se sentent pas responsables de leur travail. Dans ces cas là, il est fondamental de responsabiliser les personnes et de leur donner une chance de vous démontrer que vous avez tort ou, mieux encore, de vous démontrer qu'elles ont raison.
Pour cela, au travers d'un échange guidé avec votre collaborateur, posez-lui des questions spécifiques pour lui permettre de trouver une solution par lui-même plutôt que de simplement lui donner des directives et d'exprimer des demandes. Même si vous connaissez la réponse à un problème ou que vous avez une vision du livrable en question, les membres d'une équipe sont en général bien plus enthousiastes à l'idée de mettre en place leurs propres initiatives que celles qu'on leur impose.
Rappelez-vous : le rôle d'un chef de projet n'est pas de briller au sein de l'équipe mais de porter celle-ci vers le haut en vue d'atteindre une réussite collective.
6. Quel a été la plus grande erreur que vous avez commise en tant que chef de projet ?
Là encore, il est important d'avoir préparé une réponse honnête à cette question. Tous les chefs de projet commettent des erreurs à un moment ou un autre de leur carrière. Dire le contraire pourrait sembler malhonnête et peut aussi refléter un égo démesuré. Votre recruteur veut savoir si vous êtes capable de porter un regard critique sur vous-même, d'évaluer vos erreurs ou vos faiblesses, qui sont tout à fait légitimes, et de les reconnaître.
Une des erreurs les plus fréquentes en gestion de projet est de ne pas passer assez de temps sur la phase de planification. Parfois la haute direction et/ou les cadres ne pensent qu'à l'exécution et négligent la planification. Dans ces cas là, il est fondamental que le chef de projet reste ferme et s'assure que le plan est bien clair dans tous ses aspects. En tant que chef de projet, vous êtes voué à l'échec si les choses ne sont pas claires après la phase de planification et au moment de la phase d'exécution et de suivi.
7. Quels sont les outils et les logiciels de gestion de projet que vous préférez et pourquoi ?
Sans un système ou une suite d'outils efficace pour vous aider à planifier, à suivre et à faire des rapports sur des projets, vous allez avoir du mal à tenir debout. Avec cette question, le recruteur se fera une idée de votre connaissance des logiciels de gestion de projet ainsi que de vos processus et flux de travail.
La plupart des outils de gestion de projet incluront un diagramme de Gantt pour vous aider à schématiser et à planifier chaque phase d'un projet, ainsi que des fonctionnalités de programmation, de génération de rapports et de partage de documents. Si vous êtes capable de savoir les systèmes et outils qu'utilise l'entreprise qui vous fait passer l'entretien, cela ne vous fera pas de mal de les étudier pour pouvoir les comparer à d'autres que vous avez déjà utilisés.
Vous êtes maintenant prêt à réussir votre prochain entretien pour un poste de chef de projet
Comme pour tout entretien d'embauche, la clé d'un entretien réussi pour un poste de chef de projet est la préparation. Vous vous donnez toutes les chances d'impressionner votre recruteur et vous décrochez le contrat lorsque vous :
- Faites des recherches et vous vous familiarisez avec l'entreprise que vous souhaiteriez intégrer.
- Préparez vos réponses aux questions récurrentes des entretiens pour les postes de chef de projet.
- Étudiez les dernières tendances du secteur et vous offrez une nouvelle perspective sur les difficultés que l'entreprise pourrait rencontrer.
Pour en savoir plus sur la gestion de projet en général, notamment sur les méthodologies en matière de gestion de projet, ne manquez pas notre guide sur la gestion de projet !
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