Avez-vous déjà entendu le vieil adage selon lequel « Ce qui ne peut pas être mesuré ne peut pas être amélioré » ? Bien que son origine fasse débat, il est souvent attribué à un célèbre consultant en gestion, Peter Drucker et demeure un refrain souvent répété dans les affaires.
Et ce, pour de bonnes raisons. Peu importe son origine, il prend toute son importance lorsqu'il est question de productivité des employés.
Pour savoir comment augmenter la productivité au travail, vous devez d'abord comprendre le point de départ. Cette base de référence vous permet d'apporter des améliorations ciblées et d'aider votre équipe à faire davantage (dans l'idéal, en moins de temps).
Mais comment faire pour mesurer la productivité en premier lieu ? Et que tirer de ces informations ? Examinons plus en détail ce qu'il faut savoir.
Comment mesurer la productivité au travail
Si vous recherchez une formule simple pour calculer la productivité, vous avez de la chance. Il existe une équation standard utilisée dans de nombreux secteurs :
Unités de production
--------------------- = Productivité
Unités d'entrée
Ainsi, par exemple, si votre équipe de vente a généré 25 000 dollars de chiffre d'affaires en 100 heures, votre équipe gagne 250 dollars de l'heure. Ou bien si votre équipe marketing a créé 10 nouveaux articles de blog en 20 heures, vous produisez la moitié d'un article de blog à l'heure.
C'est assez simple, non ? Pourtant, cela présente quelques problèmes. Tout d'abord, cela ne vous apporte pas beaucoup d'informations exploitables. Bien sûr, vous savez désormais combien votre équipe produit durant une période donnée. Mais que faire avec ces données ? Pas grand-chose.
Ensuite, cette équation n'est pas toujours adaptée aux travailleurs du savoir. Une grande partie de leur travail est intangible et il est difficile de résumer leur valeur en un seul chiffre.
Cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas mesurer la productivité de votre équipe. Il est important de comprendre à quoi elle consacre son temps et combien elle produit. Vous devrez juste utiliser d'autres méthodes pour obtenir une vue d'ensemble.
1. Définissez des objectifs clairs pour chaque poste
L'un des meilleurs moyens de mesurer la productivité de vos employés est de voir où ils se situent par rapport aux objectifs que vous leur avez fixés.
Malheureusement, c'est un domaine où beaucoup de responsables échouent. En effet, seulement la moitié des travailleurs environ déclarent savoir ce qu'on attend d'eux au travail.
Faites en sorte de fixer avec vos employés des objectifs clairs concernant leur rendement et leur efficacité. Ce sera pour eux une motivation, et vous pourrez ainsi surveiller de plus près les objectifs manqués.
2. Encouragez le suivi du temps
Le suivi du temps est un moyen simple et efficace de mesurer avec précision la productivité de votre équipe (vous pouvez même effectuer le suivi des tâches directement dans Wrike).
Avec le suivi du temps, votre objectif n'est pas de suivre de près les heures de vos employés, mais plutôt de leur permettre de mieux comprendre comment leur propre temps de travail est utilisé. Il est facile de perdre de vue ce que nous faisons en une journée et ce qui nous distrait. Ces informations seront donc précieuses et les aideront à être encore plus efficaces.
Toutefois, évitez de faire des réprimandes ou d'imposer des politiques strictes concernant les heures travaillées. Bien que 79 % des personnes interrogées lors d'une récente enquête aient déclaré qu'il était tout à fait normal que les employeurs surveillent leurs tâches au travail, il convient d'éviter un environnement où l'on se sent épié en permanence par « Big Brother ».
3. Abordez ouvertement le thème de la productivité
Quel est le meilleur moyen de mesurer la productivité de votre équipe ? Posez-leur la question.
Vos employés sont sur le terrain. Ils auront donc forcément de bonnes idées sur la manière dont vous pouvez tous être plus efficaces et performants. Considèrent-ils certaines choses comme une perte de temps ? Y a-t-il des tâches qui prennent plus de temps qu'elles ne le devraient ?
Entamez cette conversation avec votre équipe. Vous obtiendrez des informations utiles, tout en gardant un œil sur la façon dont chacun se sent. C'est important, surtout lorsque 48 % des travailleurs déclarent avoir trop de délais irréalistes et trop de travail.
Comment la technologie permet-elle d'accroître la productivité au travail ?
Le débat sur la technologie au travail n'est pas une nouveauté. Au fur et à mesure qu'elle progresse, la technologie continue de favoriser la productivité de plusieurs façons.
1. La technologie permet d'automatiser les tâches répétitives
Les travailleurs consacreraient plus de trois heures par jour à des tâches manuelles et répétitives. La technologie permet d'automatiser ces processus, de soulager vos employés et de consacrer plus de temps à ce qui compte vraiment : les responsabilités essentielles de leur travail.
2. La technologie vous offre un aperçu en temps réel de vos flux de travail
Même si vous pensez savoir comment votre équipe utilise son temps, les blocages et les problèmes peuvent facilement vous échapper. Un logiciel de gestion du travail collaboratif comme Wrike vous permet de générer des rapports à l'aide de données en temps réel afin de détecter et de rectifier les processus et les flux de travail lourds.
3. Grâce à la technologie, votre équipe reste organisée et concentrée sur son travail
Il est facile de blâmer les réseaux sociaux ou les conversations personnelles pour la perte de temps au bureau. Pourtant, vous seriez surpris de savoir combien d'heures vos employés perdent à chercher des informations. Le travailleur du savoir moyen passe environ 30 % de sa journée de travail à chercher les informations dont il a besoin.
La technologie (en particulier les logiciels de gestion de projet) vous aide à simplifier la communication, à organiser les fichiers et à établir des flux de travail qui permettront à votre équipe de rester sur la bonne voie et de gagner beaucoup de temps.
Comment gérer la productivité au travail : trouvez la solution qui fonctionne pour votre équipe
Si vous êtes soucieux de trouver un moyen d'accroître la productivité au travail, on ne peut pas vous en vouloir. Chaque responsable veut que son équipe soit aussi efficace et performante que possible.
Toutefois, s'agissant des conseils sur la productivité au travail, il n'existe pas de tactique unique pour contrôler et gérer les performances de vos employés. Pour constater des améliorations significatives, vous devrez adapter votre approche aux besoins et aux défis spécifiques de votre équipe.
Alors, mesurez ce que vous pouvez, écoutez attentivement les commentaires de vos employés et apportez des améliorations en conséquence. En peu de temps, votre équipe fera davantage — et probablement en moins de temps.
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