Difficile de rester motivé(e) ces derniers temps ? Vous n'êtes pas seul(e) dans ce cas. Comme bien des gens, quand on se retrouve en télétravail en raison de la pandémie de COVID-19, on a de plus en plus de mal à séparer vie professionnelle et vie privée. Les espaces de vie ou de sommeil se sont transformés pour beaucoup en espaces de travail. Quant aux responsables d'équipes, ils peinent à booster le moral de leurs collaborateurs dans un contexte de réunions Zoom et de rassemblements virtuels.
De petites modifications apportées à votre routine quotidienne peuvent vous aider à rester productif(ve) dans ce nouvel environnement. Tout d'abord, qu'entend-on par suivi de la productivité et quelle peut en être l'utilité ? Il existe tout un éventail de conseils en matière de productivité que vous pouvez tester, notamment des pauses e-mail régulières et des playlists d'ambiance. Cependant, l'une des meilleures solutions et aussi l'une des plus simples consiste à tenir un journal de productivité.
Raisons de tenir un journal de productivité
Ceux et celles qui tiennent un journal sont enthousiastes. Une fois que l'on a appris à bien tenir un journal professionnel, il est rare que l'on abandonne l'exercice. Et ce, pour la simple raison que c'est un outil incroyable pour vous aider à :
- Rationaliser vos idées
- Définir vos objectifs
- Exprimer vos sentiments
- Consigner vos progrès
- Réfléchir à des expériences passées
Il ne fait aucun doute que la tenue d'un journal peut vous aider à gagner en productivité. Il s'agit principalement d'un exercice de brainstorming, de planification, de suivi et d'analyse de vos activités — et toutes ces compétences sont essentielles pour améliorer la productivité au travail. Il sera extrêmement bénéfique si vous avez du mal à gérer le télétravail, en vous offrant cette motivation supplémentaire dont vous avez besoin.
Comment tenir un journal de productivité
Que devez-vous consigner dans votre journal de productivité ? En fait, vous pouvez noter ce que vous voulez. Nous sommes tous différents, et les facteurs qui nous aideront à atteindre des résultats varieront d'une personne à l'autre.
Cependant, certaines activités clés peuvent vous aider à tenir votre journal de productivité :
Ne perdez pas de vue vos objectifs dans votre journal
Noter les objectifs par écrit peut avoir un impact considérable sur votre capacité à les atteindre. Il ressort d'une étude effectuée à la Dominican University que les étudiants qui notaient leurs objectifs par écrit étaient considérablement plus nombreux à les atteindre que ceux qui ne les notaient pas. Le fait de coucher vos objectifs par écrit vous oblige à y réfléchir en premier lieu. Et en quelque sorte, vous signez ainsi un pacte avec vous-même — considérez votre liste d'objectifs comme un contrat écrit. Maintenant que ces objectifs sont inscrits dans votre journal de productivité, vous devez trouver un moyen de les atteindre.
Utilisez votre journal de productivité pour rédiger des listes de tâches
Un journal est un endroit idéal pour y conserver des listes de tâches plus immédiates. Vous préparez peut-être votre candidature pour une université et avez une liste de dissertations à rédiger. Ou bien vous êtes à la recherche d'un nouvel emploi et vous devez actualiser votre CV. Ou encore, vous voulez démarrer un blog et avez une foule de choses à faire avant de vous lancer. Quel que soit votre but, noter ces tâches par écrit dans un journal de productivité peut vous aider à les effectuer.
Analysez-vous dans votre journal
Une fois que vous tenez votre journal depuis un certain temps, vous pouvez commencer à analyser votre façon de travailler et à réfléchir aux améliorations possibles. Pourquoi ne pas noter votre ressenti en termes de productivité ? Réfléchissez aux questions suivantes :
- Quelles tâches avez-vous effectuées ?
- Combien de temps vous a-t-il fallu ?
- Que reste-t-il sur votre liste de tâches ?
- Qu'est-ce qui freine votre productivité ?
- Qu'est-ce qui la booste ?
- À quel moment de la journée êtes-vous plus productif(ve) ?
- À quel moment de la journée êtes-vous moins productif(ve) ?
- Comment définiriez-vous vos « heures productives » ?
- Est-ce que vous dormez suffisamment ?
- Est-ce que vous mangez bien ?
- Êtes-vous stressé(e) ? D'où vient votre stress ?
- Comment pouvez-vous structurer votre journal de productivité ?
En prenant le temps d'analyser les différentes parties de la journée, vous pouvez éliminer des habitudes qui ne fonctionnent pas pour vous et exploiter celles qui fonctionnent. Un tel exercice peut contribuer à une amélioration de la gestion de projet, aussi bien dans votre vie professionnelle que privée.
Utilisez votre journal pour évacuer
Il nous arrive à tous d'avoir des mauvais jours. Et mauvais jour rime souvent avec manque de concentration et baisse de productivité. Certes, mais comment faire quand on a un délai à respecter ? Évacuez les pensées négatives en les notant dans votre journal de productivité. Si vous vous sentez triste, frustré(e) ou dépassé(e), un exutoire où vous pouvez vous exprimer peut avoir des vertus thérapeutiques. La plupart des gens se sentent beaucoup mieux une fois qu'ils ont évacué le trop-plein d'émotions.
Le fait de noter par écrit vos émotions rentrées peut aussi vous éviter de vous lâcher sans le vouloir face à quelqu'un d'autre. En situation de télétravail, le manque de contact en présentiel fait que les problèmes ont plus tendance à prendre de l'ampleur, car les messages peuvent être perçus comme étant exprimés de façon brutale. Au lieu de communiquer vos frustrations par mail, inscrivez-les dans votre journal. Une fois ces frustrations couchées sur le papier, vous aurez peut-être les idées plus claires, ce qui vous permettra d'avancer dans vos tâches.
Devises et citations inspirantes
Tout le monde a besoin d'inspiration. Pourquoi ne réserveriez-vous pas un espace dans votre journal de productivité pour y inscrire des mots ou des devises qui vous inspirent. Certaines personnes aiment écrire des intentions ou des affirmations, du type :
- Je suis quelqu'un d'intelligent et de capable
- Je suis une personne sympathique
- Je vis ma vie dans la paix et l'harmonie
- J'ai une influence positive dans mon environnement professionnel
D'autres préfèrent écrire des citations de personnes qu'elles admirent, par exemple des extraits de discours célèbres ou de leurs ouvrages favoris. Quelle que soit votre source d'inspiration, un journal peut se révéler un espace idéal pour y consigner ces précieuses pensées. Lire des écrits inspirants dès le matin peut donner le ton pour le reste de la journée.
Comment tenir à jour un journal professionnel
Comme l'a démontré cette nouvelle ère de travail flexible, de nombreux salariés ont dû repenser leurs habitudes quotidiennes. Il est probable qu'un grand nombre de facteurs aient changé dans votre environnement de travail, vous faisant perdre de vue vos objectifs en matière d'évolution professionnelle. Un journal professionnel à jour vous aidera à vous reconcentrer sur ces objectifs.
Voici quelques conseils pour vous aider à tenir à jour votre journal de productivité :
Rédigez un journal numérique
Les applis nous ont sans aucun doute facilité la vie au travail. Alors, si une page vierge dans votre calepin freine votre inspiration, pourquoi ne pas essayer de tenir un journal numérique ? Les applis de journal numérique vous permettent d'ajouter des photos, des vidéos et autres supports médiatiques, et donc d'avoir un aperçu plus visuel de vos activités. Vous pouvez synchroniser vos mises à jour depuis n'importe quel appareil sur lequel vous travaillez, que ce soit au bureau ou dans un café — une fonctionnalité idéale quand on travaille à distance. Avec un journal numérique, vos notes sont toujours à portée de main, vous permettant ainsi de suivre votre productivité à tout moment.
Écrivez tous les jours dans votre journal
Plus vous passez de temps sans écrire dans votre journal de productivité, plus vous aurez de mal à vous y remettre. Même si vous n'avez pas grand-chose à rapporter, en écrivant quelques lignes quotidiennement vos notes seront à jour. De plus, cela vous donne un sentiment de routine qui pourrait être absent si vous n'allez pas au bureau tous les jours.
Utilisez votre journal comme référence
L'un des aspects les plus satisfaisants d'un journal de productivité réside dans la possibilité d'y revenir plus tard. Cela permet de voir comment on a évolué, les problèmes qui persistent et ceux que l'on a su résoudre. Au fil du temps, les objectifs peuvent changer, il est donc intéressant d'y revenir relativement souvent et de les actualiser si nécessaire. Et cela évite de perdre de vue les priorités actuelles.
À qui faire lire votre journal de productivité ?
C’est à vous de voir. Certaines personnes le font lire à leurs collègues afin de suivre ensemble les projets de groupe. D'autres préfèrent partager uniquement les réussites et accomplissements passés.
Quoi qu’il en soit, il est important de garder à l'esprit que ce journal a pour objectif de vous aider à améliorer votre propre productivité. C'est un espace où vous pouvez noter en toute honnêteté vos pensées, réflexions, émotions, objectifs, progrès et expériences au quotidien. Ces informations précieuses sur votre façon de travailler vous aideront à identifier vos points forts et vos points faibles, et donc de booster votre niveau de productivité. Si vous vous abstenez d’y écrire certaines choses par crainte de ce que pourraient penser vos collègues, il vaut peut-être mieux que ce journal soit totalement personnel. Il existe bien d'autres moyens de partager avec vos collègues — vous pouvez garder votre journal de productivité pour vous seul(e).
Vous savez maintenant comment tenir un journal de productivité, alors pourquoi ne pas essayer ? Il pourrait s’avérer être la motivation qui vous a manqué pendant toutes ces années.
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