L'innovation rapide récente dans les technologies d'entreprise a entraîné une augmentation combinée de la vitesse de travail et des profits mais n'a pas eu d'impact sur les heures de travail ou la charge de travail des employés de la même manière. À mesure que la technologie évolue pour résoudre d'anciens problèmes, de nouveaux problèmes (parfois plus complexes) apparaissent, laissant les employés surchargés et à la recherche de conseils et d'astuces en matière de productivité pour tirer le meilleur parti de chaque journée de travail.
Une gestion de la charge de travail efficace aide les chefs de projet et les équipes à optimiser la productivité tout en réduisant le risque de surmenage ou d'épuisement professionnel.
Cet article examine plusieurs stratégies pour créer un système de gestion de la charge de travail efficace. Nous allons partager 10 conseils et cinq étapes pour analyser et gérer les charges de travail de l'équipe et discuter de la manière de créer un processus rationalisé à l'aide du logiciel de gestion de projet de Wrike.
Qu'est-ce que la gestion de la charge de travail ?
La gestion de la charge de travail est le processus d'identification, de hiérarchisation et de répartition des tâches, des responsabilités et des ressources au sein d'une équipe pour mener à bien les projets et atteindre les objectifs fixés.
Le processus comporte deux volets. D'une part, la planification, c'est-à-dire l'identification et l'allocation des ressources nécessaires (telles que le temps, le personnel, le budget et le matériel) pour mobiliser les équipes et activer les projets.
D'autre part, il y a les flux de travail et la gestion des processus opérationnels, c'est-à-dire la définition des rôles et des attentes et la mise en place d'une structure et de systèmes qui permettent aux membres de l'équipe de mieux travailler ensemble pour mener à bien des projets de manière cohérente.
Pourquoi la gestion de la charge de travail est-elle importante ?
Une gestion de la charge de travail efficace aide les responsables à tirer le meilleur parti de toutes les ressources disponibles. Les forces et les capacités des membres de l'équipe sont prises en compte pour chaque nouveau projet, et les performances au fil du temps sont suivies afin de recueillir des informations pour la planification de futurs projets.
Grâce à la planification et à la gestion de la charge de travail, les équipes réduisent les cas de paresse sociale, c'est-à-dire une situation dans laquelle certains membres de l'équipe font moins de travail au sein d'un groupe, laissant à d'autres le soin de prendre le relais et de mener à bien le projet.
Voici d'autres avantages importants de la gestion de la charge de travail :
- Améliore la planification du projet : une gestion intentionnelle de la charge de travail recueille des données montrant la capacité et le rendement de l'équipe et de l'individu, la durée estimée des tâches et la portée des ressources critiques du projet. Au fil du temps, ces informations deviennent des informations précieuses qui aident les chefs de projet à améliorer la planification des projets futurs.
- Réduit le gaspillage : la gestion de la charge de travail assure le suivi des ressources partagées au sein d'une organisation. Qu'il s'agisse de personnel, de matériel, de coût ou de temps, la gestion de la charge de travail aide les équipes à s'assurer que les ressources organisationnelles sont allouées et utilisées de manière optimale pour atteindre les objectifs principaux de l'entreprise. La mise en œuvre du logiciel de gestion de la charge de travail intégré aux flux de travail de l'équipe permet à toutes les personnes impliquées de voir facilement où il peut y avoir du gaspillage ou un excédent.
- Facilite l'exécution réussie des projets : les organisations ayant des processus de gestion de la charge de travail efficaces permettent aux employés de faire leur meilleur travail dans des délais raisonnables. Cela permet aux employés de fournir un travail de qualité, de maintenir la santé mentale et d'obtenir un succès constant. Les équipes dotées de bonnes pratiques de gestion de la charge de travail sont plus concentrées et engagées et produisent de meilleurs résultats dans l'ensemble.
- Améliore le moral de l'équipe : sans gestion de la charge de travail, la paresse sociale et d'autres comportements négatifs au travail peuvent ne pas être maîtrisés, ce qui peut entraîner une baisse de la productivité et du moral des employés. Ceux qui travaillent dur peuvent être démotivés à l'idée de le faire, tandis que ceux qui travaillent peu n'auront peut-être jamais la chance de s'épanouir. Une gestion de la charge de travail efficace garantit que chacun contribue au maximum de ses capacités, avec juste assez de défis pour l'aider à apprendre et à s'améliorer sans s'épuiser.
- Simplifie la collaboration : enfin, la gestion de la charge de travail favorise un environnement de travail qui promeut une communication ouverte, le partage de commentaires et la collaboration d'équipe pour atteindre les objectifs fixés. Les responsables peuvent décider de la meilleure façon de partager les ressources disponibles, de déléguer et de communiquer les délais aux membres de l'équipe. Les membres de l'équipe peuvent parler aux responsables lorsqu'ils sont débordés par leur charge de travail ou demander l'aide de leurs collègues.
Comment analysez-vous les charges de travail ?
Pour gérer efficacement la charge de travail de l'équipe, vous devez commencer par une analyse de la charge de travail. Réfléchissez à ce que vous espérez réaliser avec vos efforts en matière de gestion de la charge de travail, par exemple, améliorer la productivité de l'équipe, identifier les ressources sous-performantes ou réduire le surmenage chez les joueurs stars de l'équipe.
Lorsque vous connaissez le résultat souhaité, vous pouvez commencer une analyse de la charge de travail afin d'identifier les déséquilibres et les points à améliorer dans vos processus et systèmes de travail actuels.
Demandez :
- Comment les projets sont-ils répartis et attribués aux membres de l'équipe ?
- Qui examine et approuve les livrables ?
- Combien de temps prennent les tâches récurrentes ? Peuvent-elles être éliminées à l'aide d'outils d'automatisation des flux de travail ?
- Trop ou trop peu de ressources sont-elles allouées à des projets spécifiques ?
Déterminez qui fait quoi et examinez les responsabilités et la charge de travail des membres de l'équipe. Notez les lacunes et les éventuels ajustements que vous pouvez apporter pour améliorer le flux de travail et la répartition de la charge de travail. Rencontrez ensuite les membres de votre équipe pour connaître leur point de vue et recueillir leurs avis sur leur façon de gérer leur charge de travail.
Une fois que vous disposez de ces informations, vous pouvez commencer à prendre des mesures pour combler les lacunes et gérer la charge de travail de l'équipe de manière plus équitable et plus efficace. Passez régulièrement en revue les performances de votre équipe pour voir dans quelle mesure les modifications apportées à la charge de travail fonctionnent. Soyez ouvert à la révision et à l'ajustement de votre processus selon les besoins.
Les 10 meilleurs conseils pour gérer la charge de travail des employés
Il existe plusieurs approches pour gérer la charge de travail des employés. Selon les systèmes et les résultats de l'organisation, les dirigeants peuvent se concentrer sur des stratégies telles que le suivi et la gestion du temps, la hiérarchisation des tâches ou l'automatisation des outils de gestion de la charge de travail.
Quelle que soit l'approche de votre organisation, les conseils suivants peuvent vous aider à mieux gérer la charge de travail de vos employés :
- Fixez-vous des buts et des objectifs clairs : les dirigeants et les responsables d'entreprise doivent prendre le temps de clarifier les principaux buts et objectifs de la période ou du projet à venir. L'établissement d'objectifs indique clairement à toutes les personnes impliquées ce qui doit être accompli et comment elles peuvent être impliquées. Les objectifs définissent la portée d'un projet, la taille de l'équipe ainsi que les limites ou les similitudes avec d'autres projets en cours.
- Identifiez et allouez les ressources : à partir des objectifs, les chefs de projet peuvent élaborer un plan pour partager la charge de travail et adapter les forces et les capacités des membres de l'équipe aux tâches à accomplir. Les ressources telles que le temps, le matériel, l'équipement et le budget sont également partagées à ce stade.
- Établissez des rôles et une chaîne de commandement : selon la taille et la portée de l'équipe de projet, il peut être nécessaire de définir les rôles et les responsabilités au sein de l'équipe afin de garantir que le travail progresse au cours de chaque phase et soit conforme aux normes. La définition des rôles implique de déléguer des responsabilités à des membres ou à des groupes spécifiques de l'équipe, afin de tenir chacun au courant de ce que font les membres de son équipe et de ce qu'ils doivent faire ensuite.
- Priorisez les tâches : la hiérarchisation des tâches aide les responsables et les employés à canaliser efficacement leur attention quotidienne en identifiant et en travaillant d'abord sur les tâches les plus importantes ou les plus urgentes. Les tâches peuvent être hiérarchisées en fonction de leur urgence, de leur importance, de leur alignement stratégique ou du retour sur investissement (ROI).
- Créez un programme ou un calendrier : l'élaboration d'un programme ou d'un calendrier de travail permet de diviser les tâches ou les projets plus importants en éléments gérables et de garantir que les projets sont terminés dans les délais. Une structure de répartition du travail (WBS) est utile pour cette étape. Wrike propose un modèle WBS pour simplifier le processus et gagner du temps dès le départ à chaque nouveau projet.
- Surveillez les progrès et ajustez les plans selon les besoins : la gestion de la charge de travail va au-delà de la création de plans et de calendriers de projet. L'évaluation des performances individuelles et de l'équipe et de l'avancement du projet pendant qu'un projet est en cours permet de découvrir les contraintes, les risques éventuels ou les conflits en matière de calendrier, tout en permettant aux équipes de les atténuer de manière proactive.
- Communiquez clairement avec les membres de l'équipe : la communication d'équipe est la pierre angulaire de la gestion de la charge de travail. Cela permet d'identifier les problèmes ou les blocages potentiels avant qu'ils ne deviennent des problèmes majeurs. Encouragez une communication ouverte sur les charges de travail, les attentes et les délais. Il est préférable d'utiliser un logiciel de gestion du travail pour rationaliser les conversations liées au projet et garantir que tout le monde est sur la même longueur d'onde à tout moment.
- Suivez et gérez la durée des tâches : surveillez et vérifiez le temps nécessaire à l'exécution des tâches récurrentes du projet. Cela fournit des données complètes qui vous aident à réaliser des projets plus réussis et à répondre aux capacités des employés sans trop les épuiser. Passez en revue les progrès de chacun et ajustez sa charge de travail si vous remarquez que quelqu'un éprouve des difficultés. Cela peut impliquer d'ajuster la portée du projet pour l'équipe ou de redistribuer les tâches pour chaque individu. Encouragez les membres de l'équipe à utiliser leur temps de manière efficace et à minimisez les distractions lorsqu'ils sont au travail.
- Demandez de l'aide ou du soutien en cas de besoin : conseillez aux membres de l'équipe de demander de l'aide de manière proactive lorsqu'ils sont submergés par leur charge de travail actuelle. Plutôt que de ne pas respecter une échéance ou de laisser les tâches planifiées de côté, ils peuvent demander l'aide d'autres membres de l'équipe ou parler à un responsable. Dans les situations où chacun a beaucoup à faire, les responsables peuvent passer en revue les priorités des tâches pour voir quelles tâches peuvent être reléguées au second plan ou envisager de déléguer certaines tâches au personnel de soutien ou à des contributeurs externes.
- Fournissez une formation : envisagez de fournir une formation ou des ressources supplémentaires aux membres de l'équipe qui ont du mal à faire face à leur charge de travail. Cela peut les aider à renforcer leurs compétences et à accroître leur capacité à assumer davantage de tâches, augmentant ainsi la capacité globale de charge de travail de l'entreprise.
Cinq étapes essentielles pour une gestion efficace de la charge de travail
Maintenant, nous arrivons au cœur de la création d'un processus de gestion de la charge de travail . Suivez les étapes ci-dessous pour vous aider à gérer la charge de travail de vos employés :
1. Commencez par un modèle de plan de projet
Avant de gérer la charge de travail des employés, vous devez commencer par un plan de projet défini. Cela vous permet de définir des objectifs clairs et de les décomposer en projets et tâches que votre équipe peut gérer dans un délai raisonnable.
Utilisez un modèle de plan de projet pour normaliser la planification de vos projets et gagner du temps lors de la création et de l'organisation de nouveaux projets. Avec un modèle, vous pouvez démarrer rapidement des projets similaires en copiant simplement votre modèle dans un nouveau dossier de projet et en ajustant les dates, la portée et d'autres détails.
Les modèles de plan de projet améliorent la visibilité de l'ensemble de votre plan de travail. Ils constituent des documents uniques pour rassembler et gérer toutes les parties mobiles de vos projets : les calendriers, les rôles, les échéances et les ressources allouées peuvent tous être saisis, mis à jour et communiqués à l'aide d'un modèle de plan de projet.
2. Tenez compte de la bande passante actuelle de votre équipe par rapport à la charge de travail actuelle
Une fois que votre plan de projet est établi, l'étape suivante consiste à vérifier et à aligner la charge de travail sur la capacité de votre équipe. Le logiciel de gestion de la charge de travail vous permet de voir les charges de travail détaillées des membres de l'équipe et la disponibilité, pour vous aider à obtenir un compte rendu réaliste de ce que votre équipe est capable de faire et de la rapidité avec laquelle elle peut l'accomplir. Ces informations vous permettent de planifier en toute confiance, d'optimiser les ressources disponibles et de réduire les risques de surmenage d'un membre de l'équipe.
Tenez compte des considérations suivantes lorsque vous considérez la bande passante de l'équipe par rapport à la charge de travail actuelle :
- Projets à venir et en cours : regardez les projets en cours ou à venir. Réfléchissez au temps et aux ressources dont chacun aura besoin et à l'impact que cela aura sur la charge de travail de l'équipe.
- Temps de vacances des employés (PTO) : l'examen du calendrier des vacances et des PTO des membres de votre équipe vous permet de savoir exactement combien de personnes seront disponibles pour travailler sur des projets à un moment donné.
- Domaines d'expertise : tenez compte des compétences et de l'expertise des membres de votre équipe. Y a-t-il certaines tâches que seuls certains membres de l'équipe peuvent effectuer ? Notez leur disponibilité et organisez la charge de travail pour en tenir compte.
- Capacités individuelles et d'équipe : tenez compte de la bande passante des membres de votre équipe. Sont-ils en mesure d'assumer un travail supplémentaire ou sont-ils déjà débordés ? Si l'équipe est à 100 % de sa capacité, il peut être nécessaire de reporter des projets moins importants ou de faire appel à du personnel de soutien ou à des contributeurs externes.
- Priorisation des projets : évaluez la priorité de chaque projet et déterminez ceux qui doivent avoir la priorité. Cela permet de s'assurer que les tâches les plus critiques sont terminées à temps, même si d'autres tâches moins essentielles sont retardées.
3. Déléguez les tâches en fonction de l'urgence et des compétences
Après avoir déterminé la disponibilité de votre équipe, l'étape suivante consiste à déléguer les tâches du projet en fonction de l'urgence et des compétences. Cela permettra de déterminer le chemin critique des flux de travail et du calendrier de votre projet, ainsi que de la charge de travail de chaque membre de l'équipe.
Vous pouvez utiliser des méthodes de hiérarchisation des projets telles que MoSCoW ou la matrice d'Eisenhower pour vous assurer que les tâches les plus urgentes et les plus importantes sont abordées en premier. Partagez votre matrice avec les membres de l'équipe pour leur permettre de comprendre quelles tâches sont importantes et pourquoi ; puis, assignez les tâches les plus prioritaires aux membres de l'équipe les mieux adaptés.
Le logiciel de gestion de charge de travail est pratique ici. Ces outils permettent de trier et de communiquer facilement les priorités des tâches du projet et de gérer les charges de travail en fonction des capacités de l'équipe et de chacun. Lorsque vous déterminez quel membre de l'équipe doit effectuer chaque tâche, tenez compte de ses compétences ainsi que de ses capacités et de sa disponibilité. Peuvent-ils assumer cette nouvelle tâche et faire un excellent travail à temps ?
Tenez compte des considérations suivantes lorsque vous hiérarchisez et déléguez des tâches :
- Calendrier du projet : identifiez votre chemin critique, c'est-à-dire les tâches à accomplir avant que d'autres puissent commencer, pour respecter les échéances du projet et déléguez-les aux membres ou aux groupes de l'équipe les mieux adaptés. Passez ensuite aux tâches les moins critiques et assignez-les aux autres membres de l'équipe disponibles, en tenant compte de leurs points forts et de leur disponibilité. Veillez à prévoir une marge de manœuvre dans le calendrier de votre projet pour vous assurer que les livrables sont remis plus tôt ou dans les délais, et non plus tard.
- Étendue du travail : assurez-vous que les tâches déléguées couvrent la portée globale du projet et que les membres de l'équipe comprennent comment leur travail s'inscrit dans l'ensemble. Passez en revue l'objectif principal et les tâches assignées. Vous trouverez peut-être des lacunes manquées ou des occasions de décomposer des tâches de taille moyenne en parties encore plus petites pour une exécution plus rapide.
- Compétences de l'équipe : les compétences, les capacités et l'engagement de votre équipe sont essentiels pour gérer les charges de travail et optimiser les ressources. Si un projet est sensible, urgent ou de grande valeur, vous devez travailler avec les membres de l'équipe les plus fiables et les plus expérimentés. Mais il ne faut pas les surcharger et laisser peu de travail aux autres. Trouvez un équilibre pour maintenir l'implication, la motivation et l'engagement de vos joueurs vedettes tout en entraînant les autres à maximiser leurs points forts.
- Allocation de ressources : parfois, plusieurs projets en cours dans une organisation peuvent nécessiter les mêmes ressources en même temps. Encouragez les responsables à travailler ensemble pour partager et affecter les ressources (par exemple, le talent, le temps, le budget et le matériel) aux différentes tâches par ordre de priorité.
- Gestion du changement et des risques : tenez compte des risques ou défis potentiels qui peuvent survenir lorsque les membres de l'équipe travaillent sur les tâches de leur projet. Élaborez et communiquez des plans d'urgence pour faire face aux risques s'ils surviennent. Cela permet de prévenir les obstacles avec l'autorisation de la direction et donne aux membres de l'équipe les moyens de gérer leur charge de travail et de faire avancer les projets.
4. Définissez les attentes en matière de performance avec votre équipe
Maintenant que vous avez votre plan de projet et que vous avez alloué des ressources et des tâches aux membres de l'équipe, vous devez définir des attentes claires en matière de performance avec toutes les personnes impliquées, qu'il s'agisse d'équipes internes ou de collaborateurs externes.
Clarifiez et communiquez les normes de prestation. Indiquez aux membres de l'équipe ce qui peut être considéré comme une tâche ou un projet réussi. Est-ce qu'un produit viable minimal (MVP) suffira ? Ou les sponsors s'attendent-ils à un produit complet ?
La communication des attentes en matière de performance garantit que les résultats des tâches du projet sont conformes aux normes, ce qui améliore la satisfaction des clients et des parties prenantes. Les deux méthodes les plus courantes pour qualifier les attentes en matière de performance sont les suivantes :
- Gestion de projet agile : les équipes agiles travaillent par petits sprints et se concentrent sur l'amélioration et la création de valeur au fil du temps.
- Gestion de projet traditionnelle : les équipes travaillent selon une technique de gestion traditionnelle et se concentrent sur l'obtention de résultats parfaits dès le départ.
Les plateformes de gestion du travail fournissent des outils tels que des tableaux Kanban pour faciliter les mises à jour et la collaboration, des diagrammes de Gantt pour suivre le calendrier et l'avancement des projets, ainsi que des rapports en temps réel indiquant quand vous vous écartez des objectifs ou des délais fixés. Ces outils synchronisent la planification et la gestion de la charge de travail avec le suivi des performances, ce qui signifie que vous avez plus de chances de réussir.
5. Faites preuve de flexibilité et adaptez-vous selon les besoins
À ce stade, le plus gros du travail de gestion de la charge de travail est fait. Le suivi de l'avancement du projet, de la disponibilité des ressources et de l'environnement externe vous permet de prévoir et d'atténuer les risques avant qu'ils ne deviennent de graves problèmes ou n'entravent l'ensemble du projet.
Passez régulièrement en revue et évaluez l'avancement du projet et les performances de l'équipe et apportez les modifications nécessaires au plan. Cela peut impliquer de réévaluer les priorités, d'ajuster les délais ou de rechercher des ressources ou un soutien supplémentaires.
Des problèmes imprévus, tels que la maladie d'un membre de l'équipe, peuvent faire dérailler votre projet si vous n'avez pas mis en place un processus de gestion du changement . Soyez ouvert à recevoir les commentaires des employés et des parties prenantes ainsi qu'à procéder par itérations pour obtenir de meilleurs résultats pour l'équipe et l'organisation.
Utilisez les outils et logiciels de gestion de la charge de travail de Wrike
Les plateformes de gestion du travail telles que Wrike éliminent les complexités de la gestion de la charge de travail. Wrike fournit des modèles et des espaces de travail collaboratifs virtuels pour la planification, la délégation et le suivi des performances des projets du début à la fin.
Wrike propose également des fonctionnalités d'automatisation des flux de travail qui aident les équipes à gagner du temps sur des tâches répétitives et de faible valeur, telles que la mise à jour de tableurs et la préparation et le partage de rapports. Grâce à ces fonctionnalités, les dirigeants et les responsables de l'entreprise peuvent facilement gérer leurs charges de travail avec moins d'effort.
En outre, Wrike fournit une vue de la charge de travail pour simplifier davantage la gestion de la charge de travail et de l'équipe. L'utilisation de la vue de la charge de travail permet aux responsables de voir en un coup d'œil ce qui se passe chez tous les membres de l'équipe au cours d'une période donnée. Vous pouvez zoomer ou dézoomer. La vue est dynamique et interactive, vous permettant d'apporter des modifications et d'optimiser les éléments d'action du flux de travail. Lorsque vous modifiez un projet en cours, les nouvelles missions et les mises à jour sont automatiquement partagées avec l'équipe par le biais de notifications par e-mail et de flux d'activités Wrike.
Êtes-vous prêt à prendre le contrôle de votre processus de gestion de la charge de travail et à concevoir de meilleurs systèmes pour que vos équipes puissent donner le meilleur d'elles-mêmes en bonne santé ? Essayez la plateforme de gestion du travail de Wrike dès aujourd'hui. Commencez par un essai gratuit de deux semaines.
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