Comment créer un plan de gestion infaillible ? Conseils d’experts

Une mauvaise planification peut ruiner votre projet avant même que le travail n'ait commencé. La révision des attentes, la réduction des budgets et les malentendus peuvent faire dérailler jusqu'aux projets les plus simples, et générer du stress chez toutes les personnes concernées.

Un projet planifié minutieusement permet de garder en vue les objectifs et de les atteindre, mais aussi d'éviter d'exploser le budget. Cependant, prendre le temps de planifier un projet est une tâche colossale. Comment prévoir exactement le temps que prendra une tâche ? Comment traduire les attentes des parties prenantes en produits concrets ? Et si les choses ne se passaient pas comme prévu ?

Nous avons recueilli les conseils de 5 experts chevronnées en gestion de projet pour qui l'établissement d'un bon plan de gestion n'a plus de secret.

Les éléments essentiels d'un plan de gestion de projet

Que devez-vous inclure dans votre plan de gestion de projet ? D'après Elizabeth Harrin, blogueuse primée, spécialiste de la gestion de projet, un plan de projet minutieux comprend les éléments suivants :

Une brève définition du projet : avec des informations sur le thème du projet et sur son objectif ; c'est-à-dire quelques lignes résumant la finalité, les objectifs et les livrables finaux.

La stratégie d'exécution : vous y expliquerez comment se déroulera le projet. Quelle méthodologie utiliserez-vous ? La livraison aura-t-elle lieu sous forme d'un lancement unique ou d'un lancement par étapes ?

La portée : qu'est-ce qui fait partie de votre projet (et qu'est-ce qui n'en fait pas partie) ? Indiquez la structure détaillée de votre travail et les livrables clés.

Le programme : en fonction de la manière dont a été défini le projet, il peut s'agir d'une présentation approfondie du moment où seront complétés des éléments spécifiques, ou de votre diagramme de Gantt détaillé avec les jalons et dates de livraison.

Un organigramme : description générale de la hiérarchie de l'équipe du projet, des fonctions, et des responsabilités. Si plusieurs équipes ou départements participent à votre projet, il convient de préciser comment ces équipes travailleront ensemble, qui sont les parties prenantes et qui est le responsable de chaque produit.

Une matrice RACI : ce diagramme permet de déterminer exactement qui fera quoi dans votre projet. Il s'agit d'une matrice de toutes les activités d'un projet, associées à toutes les fonctions concernées, informant sur les personnes impliquées (à qui on a confié le travail), les personnes responsables (qui ont un droit de veto ou le pouvoir de dire oui/non), les personnes consultées (qui doivent approuver ou contribuer) et les personnes à informer (qui doivent être au courant des actions ou décisions). À chaque intersection d'activités et de fonctions, chaque fonction est attribuée à une personne spécifique. Pour obtenir un modèle de matrice RACI téléchargeable, cliquez ici.

Crédit image : racichart.org

Un plan de gestion des risques et un registre des risques : même si vous établissez un budget au centime près et que vous définissez chaque jalon, le risque zéro n'existe pas, même pour les petits projets. Élaborez un plan pour identifier et réduire les risques dès le début. Pour consulter le guide de l'évaluation et de la gestion des risques étape par étape, cliquez ici.

Les détails budgétaires : notamment une estimation des heures supplémentaires, des formations, des frais de consultation, des équipements et des fournitures, des achats de logiciels, des frais de déplacement, etc. Certaines de ces sommes peuvent s'avérer difficiles à déterminer à l'avance, mais essayez d'être le plus précis possible et rappelez à tout le monde qu'il s'agit d'un budget prévisionnel.

Un plan de communication et un programme des rapports : ils décrivent en détail avec qui vous communiquerez, ce que vous partagerez, à quelle fréquence et sous quelle forme.

Un programme des achats : si vous avez besoin d'acheter quelque chose pour mener à bien votre projet (logiciel, matériel, etc.), c'est là que vous consignez la façon dont vous envisagez la recherche et le choix des fournisseurs et comment vous pensez gérer les contrats.

Un plan de gestion des informations : il décrit comment vous comptez stocker et partager les informations du projet, et comment vous prévoyez de vérifier les documents et de protéger la sécurité des données du projet.

Un plan de gestion de la qualité : vous y expliquerez comment vous envisagez de gérer la qualité du projet, quelles sont les normes de qualité que vous avez établies, comment vous prévoyez de respecter ces normes et quel programme vous proposez pour mettre en place des audits ou contrôles de qualité.

Cela fait beaucoup d'informations à traiter, mais souvenez-vous qu'il ne s'agit que d'un exemple de plan de gestion de projet. Un bon plan de projet n'inclut pas nécessairement tous les éléments qui figurent dans cette liste.

Comme l'indique Harrin, « Ce n'est pas parce que votre document est plus long que vous paraîtrez plus intelligent ou mieux organisé ». En revanche, il y a de fortes chances que personne ne lise ce document à part vous ». Un plan de projet simple, facile à lire est bien plus efficace.

Commencez par élaborer un cahier des charges

Selon Brad Egeland, chef de projet informatique, auteur et consultant, le succès de votre plan de projet repose sur le Cahier des charges. Pourquoi ? Parce qu'il met tout le monde sur la même longueur d'onde dès le départ. Plus tard, lorsqu'apparaissent de nouvelles exigences et que l'on s'éloigne des objectifs, on peut reprendre le cahier des charges pour revoir la façon dont le projet était censé évoluer au départ.

Le cahier des charges doit contenir un énoncé de l'objectif/de la valeur commerciale, la description des livrables du projet, la définition des jalons, l'estimation des efforts, du calendrier et coûts associés, et une description détaillée des fonctions et des responsabilités de l'équipe.

Chronométrez-vous

Max Wideman, célèbre chef de projet et co-auteur du premier « Project Management Body of Knowledge » (PMBOK), préconise une méthode simplifiée pour la planification de projet. Son approche SCOPE-PAK vous aidera à élaborer un plan de projet en 60 minutes ou moins (Wideman vous invite à le prendre au pied de la lettre et de vous chronométrer). Convoquez les principales parties prenantes et les membres de l'équipe pour déterminer les objectifs que vous souhaitez atteindre et comment vous envisagez de vous y prendre.

Première étape : les parties prenantes. Notez quelles personnes devront être contactées pour obtenir de l'aide, des informations ou les approbations, et désignez le promoteur du projet. Si la liste s'allonge, procédez à une classification des intervenants par ordre d'importance.

Deuxième étape : les éléments du projet. Il s'agit de la structure détaillée de votre travail. Énumérez les éléments importants du travail et les suggestions (vous les examinerez plus tard, pour l'instant contentez-vous de les lister). Limitez-vous à 30 éléments, et lorsque votre équipe semble à court d'idées, stoppez cette étape et passez à la suivante.

Troisième étape : objectifs et résultats. Écrivez les objectifs du projet, puis définissez les résultats attendus. Analysez votre travail en vous demandant si vous atteindrez vos objectifs en réalisant tous les éléments de la liste de la deuxième étape.

Quatrième étape : alternatives possibles. Quelles solutions de remplacement pourraient également convenir pour atteindre les objectifs du projet ? Y a-t-il une manière plus efficace pour atteindre vos objectifs ?

Cinquième étape : questions économiques et difficultés. Quelle est la stratégie de financement du projet ? Quelle place lui accorde-t-on par rapport à d'autres projets dans la hiérarchie des priorités ? De quelles ressources aurez-vous besoin ? Quelles difficultés allez-vous rencontrer ?

Sixième étape : plan d'attaque. Étudiez votre liste de tâches et décidez quelle est celle qui devra être effectuée en premier. Étiquetez-la avec un A. Puis continuez avec les lettres B, C, D, etc. Ensuite, demandez-vous ce qui peut être fait simultanément avec les tâches A, ou B et ainsi de suite. C'est comme cela que vous établirez la planification des tâches.

Septième étape : prévisions et risques. Quels problèmes peut poser chaque tâche ? Comment pouvez-vous réduire les risques, ou trouver des solutions de rechange ?

Huitième étape : les indicateurs clés du succès. Identifiez les 3 ou 4 parties prenantes les plus importantes et demandez-vous ce qui répondra le mieux à leurs attentes. Les réponses sont les indicateurs de succès du projet. Définissez comment mesurer chacun de ces derniers lorsque le projet est terminé.

Vous pouvez (et devriez) continuer à travailler pour clarifier le plan de travail du projet, mais en une heure seulement, vous aurez établi un solide plan d'attaque : vous aurez notamment identifié les parties prenantes, clarifié les objectifs et défini les résultats attendus.

Évitez la planification excessive

Selon Ricardo Vargas, un spécialiste en gestion de projet de renommée internationale, la notion d'urgence est l'ingrédient le plus important d'un projet réussi. Les chefs de projet doivent pouvoir répondre rapidement aux demandes des clients et des parties prenantes, et cela fait appel à leur capacité à agir, plutôt qu'à leur capacité à discuter des délais et des budgets autour d'une table.

Votre projet est inutile tant qu'il n'est que sur papier ; vous devez donc simplifier le processus de planification autant que vous pouvez. N'incluez que l'essentiel dans votre plan de projet, puis mettez-vous au travail !

Vargas utilise une version consolidée du guide de planification décrit dans le PMBoK. Vous pouvez en apprendre davantage sur les caractéristiques de chaque point de son processus de planification sur son blog.

Élaborez un plan simple

Les plans de projet peuvent se compliquer rapidement, surtout quand les parties prenantes et les promoteurs de projet commencent à donner leur point de vue. Pour être sûr que vous ne compliquez pas trop les choses, le blogueur spécialisé en gestion de projet Kiron Bondale préconise de commencer avec les 5 questions basiques pour fournir un contexte et une perspective aux détails de votre plan de projet.

Pourquoi ? Quels sont les avantages fondamentaux que représente la réalisation de ce projet pour l'entreprise ?

Quoi ? Quelle la portée du projet ? Qu'est-ce que le projet comprend ?

Qui ? Quelles sont les fonctions basiques nécessaires pour livrer ce que le projet comprend ?

Quand ? Quand doivent être livrés les éléments du projet pour obtenir les avantages pour l'entreprise ?

Où ? Quel est l'endroit le plus approprié pour effectuer le travail ? Où les clients et les utilisateurs finaux utiliseront-ils les éléments du projet ?

Seulement après avoir répondu à ces questions pourrez-vous envisager de réfléchir à la manière de développer le projet.

Les meilleures pratiques en gestion de projet

Comme vous pouvez le constater, même parmi les experts en gestion de projet il existe plusieurs approches pour créer un plan de projet. Il n'y a pas qu'une seule « bonne méthode » à suivre ; en revanche, il existe bien une pratique qui fait l'unanimité entre les chefs de projet chevronnés : consacrer du temps à bien définir les principaux objectifs du projet avec les parties prenantes avant de débuter le travail.

Une autre pratique recommandée est de tenir une réunion de lancement du projet. C'est l'occasion de vous assurer que les objectifs sont partagés par tous les membres de votre équipe ainsi que de clarifier les fonctions et les responsabilités de chacun, d'établir les critères de réussite et de choisir la méthodologie et les outils de votre gestion de projet. Suivez nos conseils pour organiser la réunion de lancement de projet parfaite qui donnera le bon ton pour votre équipe.

Enfin : recueillez le plus de documents possibles. Garder des traces de la progression de votre projet vous aidera à analyser votre performance et à prendre des décisions plus éclairées.