Que peut apporter à votre agence un outil de gestion de projet avec suivi du temps ? En quoi le suivi du temps permet-il de réaliser des économies ? Dans cet article, nous allons tenter de répondre à ces questions et offrir de nombreux conseils pratiques pour vous aider à bien démarrer.
Découvrez en quoi le suivi du temps pour agences permet aux entreprises de faire des économies grâce à des performances améliorées, à une plus grande exactitude de la facturation et à une meilleure identification des dépenses excessives. Découvrez également comment suivre au mieux les heures travaillées lors de la facturation des clients. Découvrez enfin comment certaines grandes marques utilisent un outil de gestion de projet en ligne avec suivi du temps pour appréhender leur rentabilité en adoptant une toute autre approche.
Pourquoi les outils de suivi du temps sont essentiels
Les outils de suivi du temps sont essentiels car ils instaurent la confiance entre la direction et les équipes, limitent le vol de temps et améliorent la répartition des ressources des projets. Voyons maintenant pourquoi vous devriez utiliser le suivi du temps pour la gestion de vos projets :
- Selon Gartner, plus de la moitié des 239 grandes entreprises interrogées déclarent surveiller le temps de leurs employés via leurs comptes de messagerie professionnels et leurs ordinateurs de travail. Beaucoup d'employés n'en sont pas conscients. Si jamais ils devaient s'en rendre compte, il y a de fortes chances que leur moral et leur productivité s'en trouvent affectés, non pas parce qu'ils ont été surveillés, mais parce que cette surveillance s'est faite à leur insu.
En réalité, 79 % des employés ne trouvent rien à redire au fait que les managers surveillent leurs salariés, du moment que l'entreprise agit en toute transparence et que les objectifs commerciaux concrets d'une telle pratique sont clairement établis. - Autre raison pour laquelle les outils de suivi du temps sont essentiels : ils limitent le vol de temps. Les employeurs américains perdent en moyenne 11 milliards de dollars chaque année en rétribuant des employés pour une tâche ou des heures qu'ils n'ont pas effectuées. Les outils de suivi du temps des projets relient les heures aux tâches effectivement accomplies, ce qui améliore grandement l'exactitude des factures. Le guide de Wrike sur la facturation vous sera également utile sur ce point.
- Enfin, les outils de suivi du temps sont essentiels car ils aident les directeurs à gérer efficacement les ressources. Ils permettent d'accéder facilement à des données importantes comme les ressources prévues pour les tâches, la disponibilité des employés ainsi que les progrès accomplis. Lorsque les employés peuvent communiquer ouvertement sur leur charge de travail et les obstacles rencontrés, ils sont plus susceptibles de rechercher des solutions avec la direction pour maintenir les projets sur la bonne voie et éviter les dépassements de budget.
Le suivi du temps améliore les performances et la productivité
Les applications de suivi du temps améliorent les performances de l'équipe via des fonctionnalités comme les chronomètres de tâche. Dans Wrike, vous n'avez plus à saisir les heures manuellement : il suffit d'utiliser les horloges intuitives en haut de votre espace de travail. Vous pouvez lancer ou arrêter les chronomètres de tâche comme bon vous semble. Les données sont enregistrées automatiquement, permettant ainsi aux utilisateurs de se concentrer sur des activités plus lucratives.
Vous pouvez également améliorer facilement la productivité via les applications de suivi du temps des employés. Par exemple, les utilisateurs de Wrike peuvent obtenir des informations en temps réel sur les flux de travail, ce qui signifie qu'ils peuvent anticiper les goulots d'étranglement ou la dérive des objectifs.
Conseil d'initié : recherchez une solution de suivi du temps pour agences intégrant des outils automatisés et des fonctionnalités vous permettant d'améliorer l'exactitude de vos prévisions.
Le suivi du temps améliore l'exactitude des factures
En quoi le suivi du temps permet-il de réaliser des économies ? Améliorez l'exactitude des estimations de vos projets grâce au suivi du temps automatisé. Lorsque tous les membres d'un projet sont en mesure de partager des données concrètes, les doutes, les notes perdues et les cartes de pointage mensongères deviennent de l'histoire ancienne. Visualisez et imprimez vos rapports de temps pour la comptabilité. Montrez exactement aux clients comment les membres de votre équipe travaillent, combien d'heures ils ont consacrées au projet et le temps restant estimé. Réduisez également la dérive des objectifs grâce aux nombreux avertissements en amont dans les rapports de suivi du temps que vous pouvez télécharger selon vos besoins.
Conseil d'initié : examinez les précédents rapports de suivi du temps ainsi que les factures correspondantes afin de produire de meilleures estimations pour les projets similaires à venir.
Le suivi du temps vous montre où réduire les dépenses
Identifiez les tâches chronophages à faible valeur ajoutée qui viennent plomber vos différents projets. Tâchez ensuite de les éliminer totalement, ou bien alors trouvez un moyen de les automatiser et de les simplifier. Réassignez les tâches chronophages et peu rentables aux employés lambda et laissez les tâches spécialisées à plus forte valeur ajoutée à la haute direction.
Conseil d'initié : les responsables des activités devraient utiliser un outil de gestion de projet avec suivi du temps pour s'assurer que chacun peut travailler à son plein potentiel. Il se peut que vous trouviez plus logique de sous-traiter les tâches importantes (mais chronophages) à des employés non spécialisés.
Le suivi du temps pour agences vous permet d'appréhender au mieux la rentabilité
Désormais, vous savez pourquoi les outils de suivi du temps sont importants et constituent le meilleur moyen de suivre les heures effectivement travaillées afin de facturer les clients. Vous savez également comment ils permettent d'améliorer les performances, l'exactitude des factures et des estimations et de réduire les dépenses inutiles. Utilisez le suivi du temps pour agences dès aujourd'hui en profitant de l'essai gratuit de Wrike.
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