Dans le monde du travail aujourd'hui, il y a de fortes chances que vous soyez convié régulièrement à des réunions virtuelles. Vous vous mettez alors en quête d'une pièce (idéalement calme), avec une connexion internet correcte, et vous démarrez le logiciel de réunions en ligne. Puis, une fois connecté, vous constatez que la moitié des participants est absente, que le micro de l'intervenant principal ne fonctionne pas bien et que ce bruit de sifflement vous tape sur les nerf !
Soyons réalistes : les réunions en ligne sont rarement une partie de plaisir. Les gens sont distraits, personne ne veut activer la vidéo et les présentations sont toujours plus longues que d'ordinaire.
Selon un sondage concernant les réunions virtuelles que nous avons mené au début de l'année, seulement 30 % des participants estiment que la plupart de leurs réunions en ligne (80-100 %) sont productives.
Mais avec l'augmentation du nombre d'équipes travaillant à distance, et les trajets domicile-travail de plus en plus longs, les réunions virtuelles ne sont pas prêtes de disparaître.
Si vous souffrez de cette augmentation de la collaboration à distance, une petite piqûre de rappel en matière d'organisation de réunions en ligne vous fera le plus grand bien ; ainsi répondre à une demande de réunion virtuelle ne sera plus un supplice pour votre équipe.
Réunions virtuelles ou réunions en face-à-face ?
Il n'y a aucun doute là-dessus : les réunions en face-à-face sont, de loin, les plus efficaces ; 68 % des répondant déclarent d'ailleurs qu'ils préfèrent les réunions en personne aux réunions virtuelles. Cependant, il est important de savoir déterminer les situations dans lesquelles il est approprié de programmer une réunion virtuelle, plutôt qu'une réunion en face à face.
Si les réunions en face à face vous permettent d'avoir toute l'attention des participants et d'observer leur langage non verbal, celles-ci conviennent particulièrement pour se réunir avec des clients ou prospects, et pour les entretiens d'embauche.
Toutefois, lorsque les équipes sont à distance et que vous n'avez pas la possibilité d'organiser des réunions en personne, les réunions en ligne sont une bonne alternative, notamment lorsque vous devez prendre des décisions importantes et faire avancer les choses.
Voici quelques conseils pour organiser des réunions en ligne efficaces, et les astuces de nos experts pour organiser des réunions plus productives et stimulantes.
Bonnes pratiques en matière de réunions en ligne
1. Présentez-vous
Cela peut paraître évident, mais beaucoup de personnes oublient que les participants aux réunions virtuelles parfois ne se connaissent pas.
C'est un réflexe à adopter, surtout avec des équipes à distance : commencer une réunion en ligne par un tour de table, en demandant aux participants de se présenter et d'expliquer ce qu'ils font (et non pas uniquement ce sur quoi ils travaillent).
Une fois les présentations faites, soyez positif et demandez aux participants de partager, chacun leur tour, une réussite ou une expérience positive qui leur est arrivée depuis la dernière réunion. Il peut s'agir du lancement d'une grande campagne, d'une réunion avec un client potentiel ou tout simplement de la réalisation d'une tâche.
Vous vous rendrez compte que la plupart des réussites d'une société ne sont pas le fruit d'une seule personne. Partager ces batailles peut contribuer à motiver le personnel d'une manière générale, et permet de commencer votre réunion du bon pied.
2. Surveillez vos manières
Lorsque des décalages horaires rentrent en compte, les réunions en ligne peuvent parfois avoir lieu au petit matin ou tard le soir. Pendant ces horaires, les règles de bienséance peuvent parfois passer aux oubliettes, et l'espoir d'une réunion productive peut s'évanouir, peu importe la quantité de café que vous aurez ingérée.
Si vous veillez à respecter des règles de conduite appropriées, vous serez plus impliqué et attentif et vous ferez preuve de respect et de considération envers les participants. Vous incitez ainsi les autres à vous rendre la pareille lorsque c'est à vous de parler. Voici quelques bonnes manières à adopter :
- Habillez-vous convenablement
- Arrivez à l'heure ou en avance
- Fermez tous les onglets ou navigateurs non pertinents
- Ne consultez pas votre téléphone ni votre e-mail
- Désactivez votre micro lorsque les autres se présentent
- Évitez toute conversation en aparté
- Gardez vos questions pour la fin de la présentation
- Remerciez tout le monde de leur temps
3. Impliquez les participants
C'est tellement facile de se connecter, d'éteindre la vidéo et de décrocher lors d'un réunion virtuelle (dans cet ordre). Mais si vous éteignez votre vidéo, vous avez plus de chances de vous distraire et de commencer à faire autre chose en même temps ; ce qui n'est pas dans votre intérêt.
Même les jours les plus chargés, pratiquer le multitâche lors d'une réunion en ligne ne vous apporte rien de bon. Vous êtes non seulement moins attentif à la réunion, mais cela vous prend presque deux fois plus de temps pour accomplir les tâches que si vous les gériez séparément. Du coup personne n'y gagne.
Activer la vidéo favorise votre attention. Vu que tout le monde se regarde, les participants sont dissuadés de consulter leur téléphone ou d'écrire un mail.
Donna Dennis, présidente de Leadership Solutions Consulting, fondatrice et coordinatrice du séminaire de trois jours de l'American Management Association sur la gestion d'équipes à distance conseille de faire un tour de table pour que chacun explique son rôle lors de la réunion, avant de lancer la discussion. « Tout ce que vous pourrez emprunter aux rencontres en face à face sera bénéfique », affirme-t-elle.
Encouragez la résolution de problèmes et l'opposition des idées. Écouter présentation après présentation peut freiner la pensée et le partage d'idées et possiblement mener à la pensée de groupe. Encouragez les gens à poser leurs questions et à partager leurs idées (même les plus farfelues) et soyez prêt à discuter ouvertement sur des décisions importantes; les jugements doivent rester aux vestiaires.
4. Restez concentré sur les objectifs
Plus le nombre de participants est élevé, plus il y a de risques de s'éloigner de l'ordre du jour et de compromettre la réunion. Celle-ci s'éternise, les participants s'en désintéressent et aucun des objectifs de la réunion n'est atteint.
Comment donc éviter de passer d'un sujet à l'autre et comment rester concentré ? Roger Schwarz, auteur de Smart Leaders, Smarter Teams: How You and Your Team Get Unstuck to Get Results a écrit un article pour la Harvard Business Review portant sur les façons d'éviter de se disperser lors des réunions :
- Validez l'ordre du jour avant la réunion. Demandez aux gens de se mettre d'accord sur les thèmes et les objectifs de la réunion au préalable.
- Assurez-vous d'avoir traité l'intégralité du sujet avant de passer au suivant. Au lieu de dire « Bien, passons à autre chose », dites plutôt quelque chose comme « Je crois que nous avons abordé tous les aspects du point A. Tout le monde est d'accord pour passer au point B ? »
- Vérifiez l'hypothèse selon laquelle la réunion est en train de dévier. Si quelqu'un aborde un sujet qui n'a rien à voir avec la réunion, interrogez-la sur le rapport avec l'ordre du jour en lui demandant par exemple « Mike, je ne saisis pas le lien entre ce sujet et le sujet B? Pouvez-vous nous expliquer en quoi ils sont liés ? »
Une fois que vous avez traité tous les objectifs de la réunion, mettez fin à celle-ci ! Ne vous sentez pas obligé d'utiliser la totalité de l'heure que vous avez bloquée sur le calendrier. Félicitez-vous d'avoir bien travaillé et terminez votre réunion plus tôt pour que tout le monde puisse profiter d'un moment pour prendre un café et échanger sur certaines tâches.
5. Passez en revue les étapes suivantes
Il est important de rappeler que lors d'une réunion en ligne, vous devez tracer la voie pour l'avenir. Pour qu'une réunion soit productive, elle doit se tourner par une projection, et non un regard en arrière.
Lors d'une réunion en personne, vous pouvez clôturer avec un discours percutant et motivant et retenir l'attention de tout le monde pendant les minutes restantes. Il est cependant plus difficile de transmettre le même message en ligne. À l'issue de la réunion, la plupart des participants n'attendent qu'une chose : appuyer sur le bouton « terminer la réunion ».
Au lieu de finir avec un discours émouvant ou de poser la question ambiguë « Y a-t-il autre chose que nous n'avons pas traité ? » essayez plutôt de conclure en rappelant les réussites et en expliquant ce qui va se passer ensuite. Résumez les décisions importantes et assurez-vous auprès des personnes responsables de tâches que celles-ci sont leur préoccupation première. Convenez de dates d'échéance et officialisez-les en créant et en assignant des tâches dans votre outil de gestion du travail. Gardez les discours pour les réunions en personne.
Si vous terminez vos réunions en ligne en mettant tout le monde d'accord sur les étapes à venir, vos réunions seront plus productives et efficaces.
C'est à vous !
C'est le moment de mettre en pratique ce que vous avez appris.
Même si les réunions en personne sont idéales, il existe des moyens d'améliorer vos réunions en ligne pour qu'elles soient tout aussi productives. Quelques points essentiels à retenir :
1. Prenez l'habitude de vous présenter et de partager les réussites
2. Habillez-vous convenablement et faites preuve de respect envers les intervenants
3. Posez des questions stimulantes et évitez le multitâche
4. Restez concentrez sur les objectifs et réorientez ceux qui s'en écartent
5. Prenez l'habitude de passer en revue les éléments d'action
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