C'est comme ça qu'on a toujours fait.
Expression qu'il vaut mieux éviter de prononcer en entreprise. Des mots qui reviennent pourtant souvent dans la bouche des employés.
Pourquoi ? Parce que le changement peut être brutal. Ce qui est prévisible nous rassure. Nous sommes nombreux à préférer s'en tenir à ce que l'on connaît plutôt que d'essayer d'apprendre et de maîtriser une manière totalement nouvelle de faire les choses.
Vous trouverez pléthore de conseils sur la manière dont des dirigeants comme vous peuvent obtenir l'adhésion des employés face aux changements de processus. Mais que se passe-t-il quand c'est VOUS qui avez du mal à faire face à ces changements ?
Tout d'abord, rassurez-vous, vous n'êtes pas le seul. Selon nos enquêtes, les changements inquiètent davantage les dirigeants que leurs employés.
C'est compliqué de jouer le rôle du dirigeant ambitieux et confiant qui accompagne son équipe dans la conduite du changement si c'est vous qui avez la trouille.
Si vous suffoquez à l'idée de changer de processus, ce conseil vous est adressé. Analysons les raisons pour lesquelles vous hésitez à adopter ces changements et voyons comment vous pouvez calmer le jeu.
Le changement est une bonne chose en général, alors pourquoi en avoir peur ?
Le changement est sain et inhérent au développement de l'entreprise. Si ce n'était pas le cas, Jeff Bezos serait encore en train de vendre des livres dans son garage. Mais aussi naturel que le changement puisse paraître, les résistances à celui-ci le sont tout autant ; pour maintes raisons.
On se plaît à croire que nous boudons tous le changement parce qu'il nous demande de maîtriser de nouvelles compétences. Mais peut-être qu'en fait il ne s'agit pas de cela. Peut-être que nous le rejetons parce qu'il nous oblige à renoncer à quelque chose de familier.
Nous sommes inconsciemment attirés vers les choses qui nous entourent depuis longtemps ; c'est ce que révèle une étude publiée en 2010 dans le Journal of Experimental Social Psychology. Dans nos cerveaux, la longévité a beaucoup d'importance.
Il y a aussi plein d'autres aspects que l'on redoute quand on envisage un changement, outre le fait que nous nous accrochions au status quo.
Un sentiment de manque d'autonomie, une plus grande insécurité et la peur de ne pas être capable de s'adapter nous rendent craintifs à l'idée de mettre en place quelque chose de nouveau, explique Rosabeth Moss Kanter, directrice de la Harvard Advanced Leadership Initiative, dans son article pour la Harvard Business Review.
Quatre conseils clés pour gérer le stress provoqué par les changements
Que vous soyez remué(e) dès les premiers signes d'un changement de processus est une réaction humaine normale et compréhensible. Mais cette résistance n'est ni utile, ni productive. Maintenant que nous avons compris les sources possibles de votre inquiétude, voyons voir comment vous pouvez apprendre à mieux la gérer. Ces quatre étapes vous aideront à surmonter vos peurs afin que vous puissiez inspirer votre équipe et accepter le changement avec enthousiasme.
1. Reconnaître que le changement est inévitable
Nous l'avons déjà dit et nous le rediront : le changement est normale. Cela signifie qu'il est également inévitable. Reconnaître que vos processus sont en perpétuelle évolution est la première étape pour pouvoir dépasser vos angoisses par rapport aux changements. Ils sont censés être ajustés et optimisés en permanence.
Arrêtez de penser qu'il n'y a qu'une manière d'accomplir les choses. Lorsque vous y parviendrez, vous disposerez de la marge de manœuvre nécessaire pour explorer de nouvelles méthodes et vous porterez votre attention à ce qui compte le plus : à savoir l'objectif final.
Les gens qui adoptent cette attitude peuvent « rectifier le tir, s'adapter et continuer à prendre des mesures, parce que la seule chose qui les intéresse est ce qui compte vraiment, à savoir, atteindre l'objectif qu'ils se sont fixé », explique Kris Gage, responsable logiciel et écrivaine, dans son article publié dans Medium.
Elle ajoute ce qui suit :
« Les planificateurs, en revanche, sont souvent tellement entêtés à s'en tenir au plan initial, qu'ils en perdent la notion de ce qui importe vraiment. Ils pensent sincèrement qu'aller au bout de la checklist est la chose la plus importante et que l'on réussit lorsqu'on la suit au pied de la lettre. »
Donc, respirons un bon coup et acceptons le fait que quelque soit le temps et les efforts investis à élaborer notre planification et notre stratégie, nous ne parviendrons jamais à créer un processus qui fonctionne parfaitement pour toujours.
Les processus sont destinés à être adaptés et affinés avec le temps. Plus vite vous accepterez cette réalité, moins vous serez stressé(e) lorsque viendra le moment d'adopter un changement.
2. Rapprochez-vous des collaborateurs en première ligne
Vous avez de nombreux détails à gérer au quotidien. Vous devez résoudre des conflits au sein de l'équipe, superviser des stratégies globales, générer des rapports importants… etc.
Cela signifie que vous faites votre travail. Cela signifie aussi qu'il y a probablement une distance entre vous et vos employés et que lorsque vous avez des changements de processus à faire, vous avez l'impression d'avancer à l'aveugle. Vous n'avez que peu ou pas de visibilité sur les activités quotidiennes de votre équipe, ce qui ne fait qu'accroître votre préoccupation quant à l'impact qu'aura réellement la mise en place du changement de processus.
C'est donc une bonne idée de mettre un peu plus les mains dans le cambouis pour mieux comprendre le processus actuel. Agir ainsi vous permettra de comprendre clairement pourquoi un changement est nécessaire et quelles sont les améliorations qui vous aideront à esquiver les obstacles.
Comment pouvez-vous réunir ces informations précieuses sans ralentir les choses au sein de votre équipe ? Voici quelques idées :
- Organisez-vous des « stages d'observation » régulièrement. Par exemple, si vous êtes responsable d'un groupe de marketers, peut-être qu'un jour vous pouvez passer quelques heures à travailler avec l'équipe des rédacteurs et faire la même chose avec les graphistes la journée suivante. Cela peut vous sembler contraire à la logique, mais cela peut en réalité être extrêmement révélateur.
- Ayez des conversations sincères. Si vous leur en donnez l'occasion, vos collaborateurs directs ne se gêneront pas pour vous dire ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Si quelque chose vous échappe, n'ayez pas peur de demander des explications. Ce n'est pas pour autant que vous aurez l'air hors du coup. Votre équipe appréciera au contraire votre intérêt et votre implication.
- Utilisez un système de gestion du travail. Si vous ne disposez pas encore d'un système (ou base de données) de gestion de projet partagé pour gérer votre travail, vous devriez y songer (nous nous permettons de vous recommander Wrike). Cela vous permettra ainsi qu'au reste des membres de votre équipe, de bénéficier d'une seule source de données sur ce qui se passe et vous donnera la possibilité d'examiner les choses en détail lorsque cela sera nécessaire.
En résumé, plus vous serez proche d'un processus, mieux vous comprendrez où se situent les problèmes et comment les changements peuvent les résoudre. Alors remontez vos manches et mettez les mains à la pâte. Cette meilleure compréhension pourrait vous faire passer d'un sentiment d'angoisse à un sentiment d'enthousiasme.
3. Définissez des indicateurs de réussite
Si le changement peut faire peur, il y a une chose qui rassure : le fait de se voir progresser. Cependant, mesurer le succès est impossible si vous n'avez pas idée de ce à quoi ressemble le succès.
Avant d'instaurer un changement de processus, définissez un objectif clair et mesurable pour ce changement. Vous pourrez ainsi prendre du recul et définir pourquoi ce changement est nécessaire, et vous disposerez également d'un indicateur pour mesurer le succès.
Prenons un exemple pour expliquer les choses clairement. L'équipe Réussite client vous a dit que la méthode actuelle pour répondre aux demandes des clients ne fonctionne pas et qu'elle entraîne des temps de réponse horriblement longs. Un changement est nécessaire pour améliorer les choses au niveau de votre équipe et l'efficacité au niveau des clients.
L'objectif principal de votre changement de processus serait donc : Améliorer le temps de réponse aux demandes des clients.
Pour que l'objectif ait encore plus d'impact, accompagnez-le d'un élément quantifiable. Si le temps de réponse moyen est d'environ quatre jours, fixez-vous l'objectif de réduire cette durée à deux jours ouvrables.
Votre objectif révisé, plus quantifiable, ressemblerait à quelque chose comme : Réduire le temps de réponse aux clients de quatre jours ouvrables à deux jours ouvrables.
Vous comprenez comment cela pourrait vous aider à constamment évaluer le fonctionnement du changement ? Vérifiez comment se déroulent les choses un mois après avoir introduit le changement de processus. Même si votre temps de réponse a été réduit à trois jours seulement, il s'agit quand même d'une amélioration. Vous saurez que vous êtes sur la bonne voie et que vous pouvez continuer à améliorer le processus à partir de là.
Ne négligez pas l'importance de définir ce à quoi ressemble le succès dans votre changement de processus. Le fait d'avoir cet objectif à l'esprit vous rassurera quand vos nerfs commenceront à prendre le dessus et vous aidera à vous conforter dans l'idée que le changement est productif.
4. Prévoyez un plan B
Si le fait d'avoir un objectif quantifiable n'est pas assez rassurant pour vous, il y a une chose de plus qui vous aidera à envisager les changements avec confiance : avoir un plan B.
Les changements ne fonctionnent pas tous et, même si vous essayerez de faire bonne figure lorsque vous déciderez de les mettre en place, rien ne vous empêche d'étudier différents scénarios et de réfléchir à ce que vous feriez si les choses ne se passaient pas comme prévu. Cela peut être rassurant de savoir que vous bénéficiez d'un filet de sécurité si le changement se solde par un échec.
Ne pensez pas que votre solution de rechange doit être sophistiquée. Cela peut tout simplement consister à informer votre équipe que vous réexaminerez le changement dans un mois pour voir comment il fonctionne et s'il a besoin d'être réajusté. Vous pouvez même revenir à vos anciennes méthodes s'il s'avère que les changements de processus ne sont pas concluants.
Savoir que le changement n'est pas forcément définitif et que vous pouvez l'adapter, voire même tout abandonner, vous permettra d'agir avec la confiance dont vous avez besoin.
Si vous envisagez le changement comme quelque chose que vous expérimentez, plutôt que comme quelque chose qui modifiera votre vie professionnelle à jamais, celui-ci devient tout d'un coup beaucoup moins terrifiant.
Ch-ch-changement : avancer sans stress
Comme pour tout le reste, certaines choses peuvent parfois échapper à votre contrôle. Mais heureusement, vous pouvez contrôler votre façon de réagir.
Rappelez-vous qu'il est tout à fait normal de se sentir angoissé à l'idée d'adopter un changement. Mais ne laissez pas l'angoisse vous paralyser. Pour avoir du succès et évoluer, vous ne pouvez pas vous contenter de continuer à faire ce que vous avez toujours fait.
Pour vous aider à surmonter votre inquiétude liée aux modifications des processus au sein de votre équipe, suivez ces conseils pour introduire les changements clés qui amélioreront les opérations et la performance.
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