On vient de vous confier un projet conséquent nécessitant la participation d'équipes inter-fonctionnelles. Vous monitorez différentes équipes, tâches et ressources complexes ainsi que de nombreuses échéances... C'est comme construire un château de cartes. Les choses se mettent en place et les parties prenantes vous harcèlent déjà avec des questions, des préoccupations et des idées. Qu'est ce que je dois faire ? Quand dois-je avoir fini ces tâches ? Ce projet répondra-t-il aux objectifs de notre propre équipe ? Est-ce qu'il ce ne serait pas préférable de fonctionner de telle ou telle manière ? Vous sentez déjà que le projet s'enfonce dans le chaos et vous savez que vous devez structurer et ordonner le processus, rapidement. Ce dont vous avez besoin c'est un plan projet en béton !
Plan projet : 7 aspects à prendre en compte
Vous poser pour écrire un plan projet complet couvrant tous les détails de celui-ci vous paraît complètement insurmontable pour l'instant. Vous avez la tête qui tourne en pensant à toutes les personnes impliquées et à tout ce qu'il faut faire.
Ne vous arrachez pas encore les cheveux. En tant que planificateur de projet, le plus simple est de commencer par identifier les éléments principaux que votre plan doit couvrir. Vous pourrez ensuite les assembler de façon logique et compléter votre ébauche.
Quels sont les principaux éléments que vous devez inclure ? Voici 7 aspects importants à prendre en compte lorsque vous élaborez votre plan projet.
Aspect n°1 : les objectifs du projet
Avant de s'accorder sur les détails pratiques de votre plan projet, vous devez d'abord comprendre le « quoi » et le « pourquoi ». Quel est le projet et pourquoi le faites-vous ?
Supposons que vous travaillez sur la création d'un nouveau webinar avec l'intention d'ajouter de nouveaux prospects à votre liste d'e-mail.
C'est un excellent point de départ, et c'est une manière de présenter l'action entreprise et son résultat escompté. Mais pour définir un objectif vraiment efficace, il faut aller plus loin et s'assurer que tous les acteurs d'un projet sont sur la même longueur d'onde avant de commencer réellement le travail.
Selon les cadres dirigeants, le manque d'objectifs clairs expliquerait 37% des échecs de projet. Au lieu de vous contenter de quelque chose de général comme dans l'exemple ci-dessus, ajoutez des détails et essayez de les quantifier. Vous pourrez ainsi suivre les progrès et repérer immédiatement les éventuels problèmes.
Avec cela en tête, votre objectif de projet global pourrait ressembler à quelque chose comme :
Réaliser un webinar au 2ème trimestre sur le thème de l'engagement des employés, avec pour objectif l'ajout d'au moins 500 clients potentiels à notre liste d'e-mail.
C'est un exemple assez simple. Gardez à l'esprit que les projets peuvent avoir des objectifs plus petits qui s'inscrivent dans l'objectif principal ; et ces objectifs peuvent même être différents selon l'intention des parties prenantes.
Par exemple, le département des ventes et du marketing peuvent avoir l'objectif d'ajouter de nouveaux prospects, tandis que l'équipe Relations Presse souhaite attirer l'attention des media et l'équipe Produit espère recevoir un retour client qui lui serait bien utile.
Rédigez brièvement chacun de ces objectifs (les grands et les petits) dès le départ, afin de les garder en tête au moment d'élaborer le reste de votre planning de travail.
CONSEIL : définir un objectif vraiment efficace demande du temps. Utilisez la méthode SMART pour vous assurer que vous cochez toutes les cases nécessaires pour décrire un objectif.
Aspect n°2 : rôles et responsabilités
Vous allez devoir traiter avec beaucoup d'intervenants, cela est d'autant plus vrai pour les projets d'envergure. Si cela est favorable au développement des idées et à l'innovation, trop de cuisiniers dans la cuisine peut aussi créer des confusions.
Détailler clairement qui est responsable de quoi peut aider à éviter les malentendus et toute situation chaotique. C'est également utile pour améliorer la transparence au sein de l'équipe sur ce point et représente une information précieuse pour vous qui fixez les échéances et gérez les charges de travail ainsi que les ressources.
Indiquez très clairement qui gère telle ou telle partie du projet et désignez un point de contact afin que les individus sachent à qui s'adresser en cas de problème.
Si on reprend l'exemple du webinar, votre plan projet devrait ressembler à cela :
- Vous, équipe de gestion de projet : exerce le rôle de la personne de contact et supervise le projet, notamment les échéances et le budget.
- Karen, équipe des RH : prépare le contenu et réalise le webinar.
- Jason, équipe de design : conçoit les slides et visuels promotionnels pour le webinar.
- Luke, équipe marketing : fait la promotion du webinar.
- Madeline, équipe des ventes : supervise l'arrivée des prospects.
S'il s'agit d'un projet important, vous ne pourrez peut-être pas être aussi pointilleux à ce stade. Ce n'est pas grave, détaillez au moins ce sur quoi travaille chaque équipe ou département pour que tout le monde comprenne qui est responsable de telle ou telle partie du projet. Un tableau Scrum ou Kanban peut aider les parties prenantes à effectuer le suivi de leurs responsabilités.
Aspect n°3 : les ressources
La planification et l'exécution d'un projet vous demandera beaucoup de ressources différentes : des documents, du matériel, des outils et, bien sûr, des personnes.
Selon une étude menée par le Project Management Institute, la mauvaise planification des ressources constituerait la 2ème cause la plus fréquente d'échecs de projets.
Identifier à l'avance les ressources nécessaires à votre projet vous permet de mieux gérer et optimiser celles-ci, ainsi que d'éviter la course effrénée pour les obtenir à la dernière minute.
Pour faire simple, divisons les ressources dont vous avez besoin, qu'elles soient importantes ou pas, en deux grandes catégories :
- Équipement : le matériel, les outils, l'espace ou la technologie dont vous avez besoin pour exécuter le projet.
- Individus : il s'agit des membres de l'équipe dont vous aurez besoin pour réaliser le projet, qu'ils soient des employés à plein temps, des agences, des fournisseurs, des prestataires ou autres.
Prenons toujours l'exemple du webinar et commençons d'abord par la catégorie de l'équipement. Si vous considérez l'ensemble du cycle de vie du projet, vous savez que vous aurez besoin :
- D'une salle de conférence ou d'un endroit calme où vous pourrez accueillir le webinar
- D'un accès à un outil ou plateforme d'enregistrement vidéo
- D'un micro pour une bonne qualité de son
Qu'en est-il des individus ? C'est là que les ressources peuvent vraiment commencer à se disperser. Assurez-vous que vous ne surchargez personne avec le gros du travail.
Dresser une liste des rôles et responsabilités, comme vous l'avez fait ci-dessus, vous aidera à déterminer qui vous avez besoin de solliciter afin de recruter ces personnes auprès de leurs responsables, avant le lancement du projet.
Il convient de le répéter ici, pensez également à toute autre personne dont vous auriez besoin pour que votre projet soit un succès (un technicien en informatique, par exemple, pour tout préparer le jour du webinar, ou un designer freelance qui s'occupera des graphiques pour que l'équipe créative puisse se concentrer sur les slides).
CONSEIL : Wrike Resource offre une visibilité en temps réel sur vos ressources, ce qui facilite leur gestion et allocation de façon plus efficace.
Aspect n°4 : le budget
La planification en gestion de projet n'est pas simple, surtout en ce qui concerne l'aspect financier des choses.
Vous avez sûrement entendu dire que, statistiquement parlant, la plupart des projets dépassent leur budget. Selon le cabinet McKinsey les projets informatiques d'envergure, pour ne donner qu'un exemple, dépassent leur budget en moyenne de 45%.
Cela est dû au fait qu'il est très difficile de prévoir le coût exact d'un projet avant même de commencer. Sans compter que l'apparition de mauvaises surprises et de difficultés inattendues finissent toujours pas augmenter l'enveloppe initiale.
Mais dans tous les cas, vous devez commencer à faire des recherches et à estimer les coûts pour les différentes ressources dont vous aurez besoin lors de l'élaboration de votre plan projet.
Combien coûtera l'outil d'enregistrement vidéo ? Et le micro ? Est-ce que l'équipe marketing aura besoin d'un budget pour faire la promotion du webinar sur les réseaux sociaux ? Si vous avez besoin de faire appel à des sous-traitants, quel est leur tarif horaire ou au projet ?
Prenez en compte ces coûts dans votre plan projet, puis ajoutez une marge pour vous assurer que vous n'êtes pas trop juste. Il n'existe pas de méthode infaillible sur le montant que vous devez prévoir, mais gonfler votre budget de 10 à 20% devrait être suffisant.
Aspect n°5 : les dépendances
Les projets sont souvent comparés à une grande chute de dominos. Tel élément ne peut pas être fait tant que cet autre élément n'est pas fini, et ainsi de suite.
Il convient d'identifier ce type de dépendances lorsque vous définissez les étapes du plan projet, afin que vous puissiez élaborer un calendrier qui ait du sens et qui n'engendre pas d'obstacles inutiles.
Par exemple, l'équipe Marketing ne peut pas commencer la promotion tant que vous n'avez pas fixé la date du projet. Ou bien, l'équipe Design ne peut pas travailler sur les slides du webinar tant que le contenu n'est pas prêt.
La méthode du chemin critique (Critical Path Method, CPM) peut vous aider à déterminer ces connexions de manière simple en créant un modèle de projet comprenant :
- Une liste de toutes les tâches requises pour finaliser le projet
- Les dépendances entre les tâches
- Une estimation de la durée de chaque activité
Faire cela avant que vous ne détailliez votre calendrier aide à mettre les choses dans un ordre pratique, tout en vous permettant de rester réaliste en matière d'échéances des différents jalons.
Aspect n°6 : le calendrier
Il est temps de commencer à fixer des dates. Vous êtes tentés de jouer aux fléchettes avec un calendrier pour sélectionner les dates d'échéance ? Normal, cette étape de planification de la gestion de projet pourrait, à elle seule, vous rendre dingue.
Heureusement, il existe une manière simple de créer un calendrier réaliste : commencer par la fin. Identifiez la date limite à laquelle le projet doit être finalisé, puis remontez le temps à partir de celle-ci pour identifier les jalons de chaque tâche.
Parallèlement, revenez sur les dépendances que vous avez établies pour vérifier que vous organisez les choses de façon sensée.
Et, tout comme avec votre budget, n'hésitez pas à prévoir un petit temps supplémentaire pour être large. Nous avons tous tendance à nous montrer trop optimiste sur le temps que prendront les choses (c'est véridique, on appelle cela l'erreur de planification), cette petite marge de plus sera donc la bienvenue.
Avec tout cela en tête, voici de manière très schématique à quoi pourrait ressembler le calendrier de votre webinar :
- 5 février 2019 : ébauche du contenu du webinar terminée
- 11 février 2019 : contenu du webinar terminé et envoyé à l'équipe design
- 25 février 2019 : design des slides terminés
- 4 mars 2019 : visuels promotionnels terminés
- 14 mars 2019 : contenu du webinar et slides terminés
- 18 mars 2019 - 1er avril 2019 : promotion du webinar sur les réseaux sociaux
- 1er avril 2019 : dernier appel pour les inscriptions/fermeture des inscriptions en fin de journée
- 3 avril 2019 : webinar
Aspect n°7 : la communication
Disposer d'un plan de communication est fondamental en gestion de projet. Les études révèlent que 57% des projets échouent en raison d'une mauvaise communication, c'est pourquoi vous devez expliquer clairement vos attentes.
Votre plan projet devrait établir des règles de base en matière de communication, concernant par exemple la fréquence des échanges et les méthodes que vous allez utiliser.
Dans l'idéal votre arsenal d'outils de planification devrait comprendre une sorte de plateforme de gestion du travail collaboratif permettant de centraliser la communication. Mais vous devriez aussi détailler d'autres aspects en vous posant certaines questions :
- Est-ce que toutes les communications liées au projet doivent avoir lieu via cet outil ? Y a-t-il des cas où les e-mails ou les messages instantanés pourraient fonctionner ?
- Est-ce que vous envisagez de tenir des réunions-bilan régulièrement ? Qui souhaitez-vous voir assister et participer à ces réunions ?
- Souhaitez-vous que certains membres de l'équipe ou certaines parties prenantes vous informent sur l'avancée du projet régulièrement ?
Cela peut paraître excessif, mais quand il s'agit de gestion de projet et de planification, il vaut mieux être pointilleux plutôt que de laisser place à l'interprétation.
Commencez par le début et réussissez brillamment le processus de planification de projet
Lorsque, au tout début, vous vous demandez comment élaborer un plan projet, la situation peut vous sembler insurmontable. Mais c'est beaucoup plus simple si vous commencez par tracer une ébauche avec les éléments importants, que vous complétez ensuite là où cela est nécessaire.
Si vous voulez que le démarrage soit encore moins douloureux, envisagez d'utiliser une plateforme de gestion du travail collaboratif comme Wrike.
Grâce à cette communication centralisée, à cette collaboration en temps réel et à une visibilité accrue de vos ressources et de votre charge de travail, associée à des outils utiles tels que des diagrammes de Gantt et des vues de calendrier, il est beaucoup plus facile de créer votre propre modèle de plan projet.
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