Les équipes de services professionnels se battent en permanence pour respecter les échéances et veiller à la ponctualité des livraisons de projets et de KPI. Cependant, face à des échéances multiples, il peut être difficile de toutes les respecter. Voici 6 conseils qui permettent d'assurer que votre équipe dispose d'un plan de réalisation de projet fiable et que toutes les échéances soient respectées.
Conseil n°1 — Créer un plan de réalisation de projet réaliste
Pour que votre équipe respecte toutes les échéances, il faut tout d'abord veiller à ce que ces dernières soient réalistes. Dès que vous planifiez un projet avec des échéances fixes, il est essentiel de faire l'effort en amont d'établir un calendrier réalisable.
Un plan de réalisation de projet faisable nécessite :
- l'utilisation d'une méthodologie de réalisation de projet qui a fait ses preuves pour établir la structure de votre projet ;
- la création d'une structure de décomposition du travail et d'une liste complète des tâches et activités nécessaires aux livrables et objectifs du projet ;
- la définition de l'ordre des différentes tâches et l'identification des dépendances entre celles-ci ;
- l'estimation de la durée de chaque tâche en passant en revue les projets passés similaires et en discutant avec les experts en la matière ;
- l'utilisation de la méthode PERT ou du chemin critique pour identifier les tâches susceptibles de retarder tout le projet si leur exécution ne se fait pas dans les délais impartis ;
- une marge qui permet de limiter les risques en matière de calendrier.
Pensez à impliquer les intervenants clés du projet. Leur contribution à la définition du calendrier facilite leur implication dans le projet et limite les risques d'oubli d'éléments à prendre en compte.
Conseil n°2 — Planifier vos objectifs et processus
Dès lors que votre plan de réalisation de projet est en place, il est essentiel d'en suivre et d'en piloter le déroulement. En effet, si vous ne savez pas qu'une tâche va être terminée en retard avant la date d'échéance, vous n'avez pas le temps d'adapter le planning.
Vous devez déterminer comment suivre l'avancement de votre équipe en évitant la microgestion du travail. Vous aurez assez de temps pour trouver un « plan B » si quelque chose ne se passe pas comme prévu.
Voici des exemples d'objectifs et de processus utiles :
- Créer des livrables intermédiaires ou des jalons de progression
- Prévoir des points de situation réguliers avec votre équipe pour évaluer l'avancement et évoquer les difficultés
- Adopter un logiciel de gestion de projet qui vous permette de superviser le déroulement sans avoir à demander de comptes-rendus
Conseil n°3 — Veiller à la gestion de vos ressources
Lors de la création de votre plan de réalisation de projet, il est tentant d'affecter des ressources génériques telles que « graphiste » et de reporter l'affectation des personnes elles-mêmes. Malheureusement, cette pratique peut jouer des tours à votre calendrier.
Par exemple, que se passe-t-il si tous les graphistes sont déjà affectés à d'autres projets ? Si vous attendez trop avant d'affecter des personnes aux tâches, vous aurez peut-être du mal à tout combiner.
Si votre équipe dispose d'un logiciel de projet, de calendriers de projet partagés ou de rapports sur la répartition des ressources, vérifiez que toutes les personnes sur qui vous comptez ne sont pas déjà affectées ou n'ont pas prévu de congés au moment où vous aurez besoin d'elles.
Conseil n°4 — Permettre une communication parfaite
Tous les membres de votre équipe doivent comprendre le calendrier du projet. L'utilisation d'un support visuel comme un diagramme de Gantt peut aider chaque personne à comprendre à quel moment son travail doit être livré, qui attend ce travail pour avancer et qui doit fournir sa partie en amont.
Que se passe-t-il si le travail doit être renvoyé à son auteur et que le temps de reprise n'est pas prévu dans le calendrier ? Dans des cas de ce type, votre équipe doit pouvoir s'appuyer sur des processus fiables pour identifier qui doit commencer sa tâche lorsqu'une partie du travail est terminée et comment prévenir ces personnes que leur intervention peut démarrer.
Une communication ouverte entre tous les intervenants est indispensable à la gestion des échéances. Ainsi, vous pouvez communiquer avec le client pour discuter le déplacement des dates de livraison, ou vous adresser à d'autres responsables pour voir si vous pouvez obtenir un soutien supplémentaire. Non seulement la communication élargit vos options, mais elle renforce aussi l'implication des intervenants à des moments clés du cycle de vie du projet.
Conseil n°5 — Se concentrer sur l'amélioration de la gestion du temps
La planification et la gestion du temps sont une part importante du respect des échéances. En effet, si la durée d'une tâche est estimée à quatre heures, mais si la personne qui s'en occupe est distraite en permanence, la tâche peut prendre beaucoup plus de temps. En aidant votre équipe à améliorer ses compétences de gestion du temps, vous pouvez augmenter votre productivité et veiller au respect du calendrier prévu, peut-être même avec un peu d'avance.
La réduction des sources de distraction est un moyen d'améliorer sa gestion du temps. Cette réduction peut consister à supprimer les réunions sans valeur ajoutée, à offrir des espaces de travail calmes à l'abri des interruptions ou à interdire les réseaux sociaux et autres applications non professionnelles. Il est aussi possible de mettre en place un outil de suivi des échéances de projet dans lequel les employés peuvent voir quelles tâches sont prioritaires et créer ou gérer leurs listes de tâches.
Il peut vous arriver de devoir aider à déléguer des tâches moins importantes ou accompagner des employés en proie à l'évitement de tâches (lorsque des membres de l'équipe évitent un travail désagréable car ils ne veulent pas s'en charger).
Conseil n°6 — Disposer des outils appropriés
Les outils appropriés peuvent faire toute la différence en matière de réussite ou d'échec des projets. Ils offrent une vision d'ensemble des éventuels blocages qui peuvent émerger.
Un logiciel de gestion de projet et de création de rapports vous permet d'éviter la microgestion. Vous pouvez garder un oeil sur l'avancement et identifier rapidement les goulots d'étranglement ou les retards qui apparaissent, quand il est encore possible de prendre des mesures de réajustement.
De plus, avec un logiciel capable de suivre et gérer les dépendances, vous pouvez manipuler différents scénarios et identifier la meilleure solution. Par exemple, si une tâche prend du retard, vous pouvez évaluer l'impact du retrait de ressources d'autres tâches ou de la réorganisation des échéances.
Comment gérer des échéances dans un logiciel de gestion de projet
Selon l'enquête « Pulse of the Profession » du PMI, à peine plus de la moitié (51 %) des projets dans le monde ont été terminés dans les temps en 2019. En suivant les conseils ci-dessus et en utilisant les outils de gestion de projet pour veiller à la collaboration, au partage des informations et au travail intelligent, vous pouvez garder vos projets à venir sur les rails et respecter les échéances.
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