Les équipes de création sont constamment sous pression pour livrer des campagnes attractives et innovantes. Lorsque le temps et les ressources manquent, on a tôt fait de céder sous le poids de cette pression.
Selon notre enquête marketing Agile, mettre au point des campagnes qui se démarquent sur le marché représente le principal défi des Marketers aujourd'hui. Malheureusement, les équipes de création luttent pour suivre le rythme des demandes entrantes provenant de différents départements et ce sur plusieurs plateformes. Cette situation rend la collaboration quasiment impossible et très peu efficace. Les informations et les retours se perdent dans un océan d'e-mails, de messages instantanés et de documents.
En prime, les équipes de création doivent s'assurer que leur travail n'est pas simplement bon, mais qu'il est unique et qu'il permet aux clients de s'identifier et de se laisser séduire.
Pour toutes ces raisons, il se peut que vous ayez hâte de développer votre équipe afin de faire face à la charge de travail en constante augmentation. Mais vous et votre équipe pouvez ne pas être prêt pour cela.
Voici les raisons pour lesquelles votre équipe créative n'est pas encore agile et les solutions à ce problème :
1. Aucun emplacement central n'est dédié aux idées et à l'inspiration.
Quand avez-vous tenu une session de brainstorming pour la dernière fois ? Où les idées ont-elles été consignées ? Si vous doutez, il est possible que votre réunion ait été totalement inutile et que vous ayez perdu l'ensemble des précieuses idées de votre équipe. Quel intérêt alors de consulter votre équipe si vous ne tirez aucun parti de leurs ressources ?
Consignez toutes vos idées dans un emplacement central et rendez vos sessions de brainstorming plus exploitables. Ainsi, vous n'égarerez aucune idée et vous montrerez à votre équipe que sa contribution est prise en compte. Vous pouvez également utiliser ce support pour noter des idées en dehors d'une session de brainstorming.
Selon David Miller, chercheur et auteur collaborateur de ProProfs, « Dans les travaux de création, les créateurs proposent constamment de nouvelles idées, il est important qu'ils puissent partager celles-ci et en discuter avec leurs coéquipiers ou leur chef de projet. Ces nouvelles idées peuvent améliorer le produit final, voire même le modifier complètement. Ainsi, comme votre produit évolue tout au long du processus de création, il est essentiel que toute l'équipe soit toujours bien informée. »
2. Vous n'avez aucun moyen de gérer les demandes ad-hoc.
Selon une enquête que nous avons menée sur les équipes de création, la majorité des créateurs passent au moins 25 % de leur temps à gérer les demandes ad-hoc en plus de leurs projets en cours. Si vous travaillez 40 heures par semaine, cela représente 10 heures allouées aux demandes de dernière minute.
Dans le travail de création, les demandes ad-hoc sont inévitables. Par conséquent, préparez-vous afin de savoir les gérer.
Mettez en place un outil permettant de recevoir les demandes de dernière minute avec toutes les informations nécessaires préparées à l'avance. Cela vous épargnera une course folle pour réaliser votre travail. En instituant un processus pour les demandes, vous apportez une structure au chaos. Ainsi, lorsque vous développerez votre équipe, vous serez à même de canaliser les demandes de dernière minute vers un seul emplacement et de distribuer le travail en conséquence.
3. Les retours sont répartis sur plusieurs plateformes.
Les retours sont essentiels à tous les travaux de création. Plus il y a de réviseurs, plus il est difficile de définir une version finale. La collaboration devient une contrainte lorsque votre équipe s'agrandit, et il devient plus difficile encore de rassembler tout le monde pour prendre une décision finale. Au lieu de cela, les retours sont disséminés dans les e-mails, les conversations au téléphone, en personne, dans les messages instantanés, etc. Suivre tout cela est un travail en soi, et cela crée des goulots d'étranglement dans la réalisation du travail.
Les retours doivent être centralisés en un emplacement unique. On appelle cela une source unique de vérité. Toutes les personnes impliquées peuvent avoir une visibilité totale sur le projet, et elles peuvent gérer les retours contradictoires en temps réel. Cela facilite une collaboration saine, où les décisions sont prises dans un seul emplacement et où les retours sont clairs et exploitables.
4. Les changements de dernière minute engendrent des délais.
Avec l'augmentation des salariés travaillant à distance et dans différents fuseaux horaires, les changements de dernière minute portent préjudice à la production : 59 % des créateurs interrogés affirment que les changements de dernière minute sont la première cause des retards de livraison. Oups !
Obtenez le plus possible d'informations à l'avance et définissez le travail attendu avec votre équipe. Par exemple, demander aux décisionnaires d'envoyer des exemples de designs attendus peut réduire le nombre de changements de dernière minute. Fixer des échéances claires pour l'envoi des retours est un autre moyen de lutter contre ces changements de dernière minute. C'est là que le fait d'avoir une source unique d'information devient pratique. Lorsqu'un changement de dernière minute est inévitable, il existe un emplacement unique où il est documenté.
5. Vous n'avez pas de temps pour la créativité.
Tout créateur voudrait avoir plus de temps pour faire ce qu'il aime. En réalité, 50 % des créateurs disent que la créativité pure est la compétence la plus précieuse que puisse avoir un créateur. Pourquoi ce talent serait-il gâché par une charge de travail administrative trop importante ?
L'équipe de création de Umpqua Bank s'est confrontée à un problème similaire par le passé. Lorsque l'organisation a commencé à se développer, le travail s'est vu dispersé sur plusieurs plateformes et le temps passé sur la création était alors utilisé pour la gestion des e-mails et des tableurs.
Adopter un outil pour automatiser une grande partie du travail leur a permis de redonner vie à leur travail de création.
« Lorsque vous collaborez en face-à-face, vous travaillez plus sur les éléments de création d'un projet que sur les procédures », affirme Carrie Buttke, Vice-Présidente et Responsable Marketing chez Umpqua Bank.
Regardez l'intégralité du témoignage :
Diminuez avant d'augmenter
Avant de saisir l'opportunité d'intégrer de nouveaux designers, concentrez-vous sur l'affinage, l'actualisation de vos outils et processus existants. Dans quelle mesure respectez-vous les délais ? Vos demandes et approbations sont-elles gérées de manière efficace ? Si vous grimacez en répondant à ces questions, il est temps de revoir vos flux de travail.
Toutes organisations cherche à développer ses équipes, mais trop peu considèrent la façon de gagner en efficacité avant tout. La collaboration étant une partie essentielle du travail de création, il est crucial d'avoir des processus sous contrôle. Abandonnez les anciens modes de travail et investissez dans une source d'information unique pour rationaliser le chaos. Ceci permettra à votre équipe de se concentrer sur ce qu'elle fait de mieux, surtout lorsque vous serez prêt à intégrer de nouveaux membres.
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