Comment votre équipe reçoit-elle les demandes de projets de clients internes et externes ? Les messages se retrouvent-ils enfouis dans des chaines d’e-mails et de messages interminables ? Pour connaître les échéances, c'est un peu le jeu des devinette ? Vous paniquez en essayant de retrouver les informations dont vous avez besoin ? Rassurez-vous, vous n'êtes pas seul. Rationaliser le processus de réception et gestion du travail est un défi de taille pour bien des équipes. Le bon outil peut contribuer à améliorer un système de gestion du travail entrant pour que votre équipe puisse accepter des demandes de projets sans craintes. Bonne idée pas vrai ? Voici donc les éléments à rechercher lorsque vous envisagez de faire l'acquisition d'un outil de réception du travail.
5 fonctionnalités indispensables pour votre outil de réception du travail
1. Les champs obligatoires
Une demande de projet vous tombe dessus : vous et votre équipe avez hâte de retrousser vos manches et de vous mettre au travail.
Il n’y a qu’un seul hic : vous avez à peine commencé que vous vous rendez compte qu’il vous manque beaucoup d’informations pratiques. Il ne vous reste plus qu'à relancer vos clients ou membres de votre équipe pour obtenir les détails dont vous avez besoin.
C’est un problème fréquent. En effet, selon une enquête réalisée auprès de 300 dirigeants d’agences, 27 % des personnes interrogées considéraient les briefs créatifs incomplets et incohérents.
C’est pourquoi la première étape de votre processus de gestion des commandes est de commencer par élaborer un questionnaire bref que les personnes devront remplir pour faire une demande de projet officielle.
Votre outil de gestion des commandes doit faciliter la création de ce questionnaire et vous permettre également de définir des champs obligatoires pour assurer la cohérence et obtenir les informations dont vous avez besoin à l’avance.
Au minimum, chaque questionnaire ou brief créatif doit vous indiquer :
- L’objectif du projet
- Le public du projet
- Les contraintes budgétaires
- Le délai idéal pour l’achèvement du projet
Il s’agit de généralités, mais vous pouvez définir d'autres champs comme obligatoires en fonction de votre équipe et des projets généralement demandés.
Avec Wrike, la définition des champs obligatoires dans vos formulaires de demande de travail est simple. Il suffit de cliquer sur la case « Obligatoire » sous toute question du formulaire nécessitant une réponse avant l'envoi du questionnaire. Le saviez-vous ?
2. Plusieurs types de questions
Vous prévoyez d’utiliser cet outil pour gérer les demandes de travail entrantes. Mais vous reconnaissez également que l’outil n’est utile que si les utilisateurs l’utilisent réellement - et ils sont beaucoup plus enclins à le faire lorsque vous le rendez indolore.
L’utilisation de plusieurs types de questions permet de préparer vos notes de travail aussi simplement et efficacement que possible. Par exemple, il est peut-être plus facile pour le demandeur de sélectionner son budget dans une liste déroulante, mais il lui faudra un petit encadré pour préciser les objectifs de son projet.
Recherchez un outil de gestion du travail entrant proposant des types de questions flexibles afin de structurer vos formulaires de manière à inciter les collaborateurs à les utiliser.
Les formulaires de demande Wrike vous permettent de recueillir des informations à l'aide d'un grand nombre de champs - notamment des réponses courtes, des paragraphes, des cases à cocher, des dates, des menus déroulants, des données numériques et même des pièces jointes. Le saviez-vous ?
3. Une fonctionnalité dynamique
Nous savons tous à quel point il est frustrant de remplir un formulaire qui semble totalement dénué de sens.
C'est ce que les individus ressentent quand ils remplissent un formulaire de demande ou un brief créatif qui ne semble pas adapté à leurs besoins ou à leur projet spécifique. Il est probable qu’ils se découragent rapidement et qu'ils finissent par envoyer la demande par e-mail (ce qui est exactement le contraire de ce que vous voulez, n’est-ce pas ?).
Vous devez offrir une expérience personnalisée, mais vous n’avez ni le temps ni les ressources nécessaires pour créer un brief personnalisé pour chaque demande. Commencez plutôt par un brief basé sur un modèle qui peut être personnalisé automatiquement en fonction des réponses aux questions initiales - à la manière des livres de votre enfance avec des « histoires dont vous êtes le héros ».
C’est pourquoi vous devez rechercher un outil de gestion des commandes offrant des fonctionnalités dynamiques. Cette fonctionnalité vous permet de recueillir une réponse initiale à l’aide d’un champ déroulant, puis d’afficher des pages supplémentaires et des questions ciblées pour cette réponse en particulier.
Si, par exemple, la première question de votre brief est « De quel type de projet s’agit-il ? » Et que le demandeur sélectionne « campagne sur les réseaux sociaux » dans la liste déroulante, les questions suivantes seront automatiquement orientées spécifiquement vers votre modèle pour les réseaux sociaux, de sorte que les demandeurs n'aient pas à parcourir les questions qui ne concernent que les articles de blog ou les webinars.
Les formulaires de demande dynamiques de Wrike vous permettent de cibler vos efforts facilement et d’obtenir non seulement des briefs créatifs plus utiles et plus pertinents, mais également d’éviter de faire perdre du temps aux autres. Le saviez-vous ?
4. La création automatique des tâches et des projets
Même avec le meilleur des briefs créatifs, il peut toujours y avoir un écart entre la réception des informations et le lancement du projet. Vous avez fait un excellent travail de gestion des demandes, mais vous devez maintenant les traduire en action.
Franchir le pas de la simple idée à la mission réelle est souvent un problème, surtout si aucun membre de votre équipe n’endosse le rôle de référent et ne fait avancer le projet vers l'étape de la production.
Cela témoigne de l’importance d’un outil de réception du travail qui automatise la création des tâches et des projets. Plutôt que de nécessiter un effort manuel pour configurer une tâche ou un projet au sein de votre plateforme de gestion du travail, votre outil de réception du travail entrant doit automatiser le processus en fonction de déclencheurs spécifiques que vous aurez configurés dans votre brief créatif.
Selon une récente étude du McKinsey Global Institute, plus de 70 % du temps consacré à la collecte et au traitement des données pourrait être automatisé grâce aux technologies actuelles.
Ainsi, l’utilisation d’un outil automatisant ce processus compliqué, sujet aux oublis et aux retards, vous permet, à vous et votre équipe, de vous concentrer sur ce qui importe vraiment : démarrer le projet.
Les formulaires de demande Wrike transforment instantanément les demandes de projet en tâches ou projets créés à partir de modèles prédéfinis, que vous pouvez personnaliser. Le saviez-vous ?
5. Les assignations automatiques
La création d'un projet ou d'une tâche est une chose, mais vous avez également besoin de quelqu’un pour le démarrer. Il est fort probable que les membres de l’équipe ne consultent pas sans cesse l'arrivée de nouvelles tâches dans votre outil de réception du travail et qu’ils ne se jettent pas dessus sans qu’on ne le leur demande.
De plus, la responsabilisation peut susciter une résistance dans beaucoup d’équipes, bien qu'une étude ait révélé que 91 % des répondants considéraient la responsabilisation comme l’un des aspects à améliorer dans leur entreprise. Il est beaucoup plus facile de faire passer le travail que de se l’approprier.
Il est nécessaire que les personnes comprennent qui est responsable de quoi, mais l’affectation manuelle, ou via une communication personnelle, d’une nouvelle tâche ajoute une étape supplémentaire inutile au processus alors votre objectif ultime est de le rationaliser.
C’est pourquoi votre outil de réception du travail doit assigner automatiquement les tâches ou les projets aux parties prenantes concernées ou aux membres de l’équipe. Ces assignations automatiques et les notifications ultérieures dissipent non seulement toute confusion quant aux responsabilités, mais elles augmentent également la responsabilisation de votre équipe.
En utilisant Wrike, vous pouvez attribuer automatiquement différents types de travail en fonction des réponses fournies dans les champs personnalisés telles que l’emplacement, le type de projet ou d’autres attributs spécifiques. Le saviez-vous ?
Les projets couronnés de succès le sont dès le début
Lorsqu’il s’agit de gérer des projets réussis, le coup d’envoi attire beaucoup l’attention. Mais savez-vous ce qui doit avoir lieu avant cela ? Le processus de gestion des demandes entrantes.
Il s’agit d’une étape fragile, mais importante, qui doit être rationalisée afin de préparer l’ensemble de votre équipe à la réussite de votre projet. Heureusement, utiliser le bon outil peut vous aider à élaborer et à améliorer votre processus de gestion des demandes entrantes agile pour vous permettre d’obtenir les informations dont vous avez besoin, sans que cela ne pèse sur vos clients, ni sur les autres membres de l’équipe.
Prêts à utiliser un outil qui allégera la gestion des demandes de travail ? Commencez aujourd'hui un essai gratuit.
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