Imaginez la scène. Il y a très longtemps, dans une galaxie très éloignée, vous êtes responsable des opérations pour une organisation gouvernementale d'armement. Votre mission ? Créer l'arme ultime, de la taille d'une lune, capable de détruire une planète. Mais vous rencontrez de multiples problèmes : prérequis insuffisants, refus de la direction de reconnaître les risques, faiblesse des processus de collaboration établis par les chefs de projet, concurrence agressive, etc. Votre projet finit par exploser. Littéralement.
L’importance de la gestion du travail
Si vous ne le saviez pas encore, ce « projet » est l'Étoile de la mort, et des étudiants de l'université de Lehigh ont estimé le coût de sa construction à 852 000 000 000 000 000 $… et ce n'est que le coût de la production d'acier. C'est un échec plutôt coûteux.
Ce n'est pas un exemple très concret, mais une mauvaise gestion du travail collaboratif peut être aussi nuisible si vous n'y prenez pas garde. Il est parfois difficile de déterminer l'impact fiscal de la gestion du travail sur vos opérations quotidiennes, mais un système inefficace peut s'avérer très coûteux.
- Les entreprises perdent 97 millions de dollars pour chaque milliard investi dans des projets (PMI, 2017).
- 17 % des projets informatiques échouent de telle façon qu'elle menacent la survie de l'entreprise (Calleam).
- En moyenne, les projets dépassent de 27 % le budget qui leur était alloué (Harvard Business Review).
- Les taux d'échec IT sont estimés entre 5 et 15 %, ce qui génère une perte de 50 à 150 milliards de dollars par an rien qu'aux États-Unis (Harvard Business Review).
Ces statistiques sont aussi effrayantes que la vue d'un Croiseur interstellaire, mais il y a « un nouvel espoir » (et on s'arrêtera là pour les références de science-fiction) : les plateformes de gestion du travail collaboratif (ou plateformes CWM).
Selon le Project Management Institute, les entreprises qui utilisent des méthodes de gestion du travail parviennent mieux à respecter les budgets, les délais, les objectifs, les normes de qualité et les bénéfices prévus. Selon leur étude 2017 sur les tendances au sein de la profession, les entreprises dotées d'initiatives fortes de gestion de projets économisent 28 fois plus d'argent sur les projets.
Votre entreprise en plein développement doit optimiser sa productivité, sa visibilité et sa collaboration afin de maximiser son chiffre d'affaires. Mais comment savoir si une plateforme de gestion du travail est la bonne solution ?
Comment mesurer le ROI de votre outil de gestion de travail ?
Vous vous demandez quelle solution serait un bon investissement, vous devez justifier l'investissement à des acteurs clés ou présenter le ROI pour une solution que vous avez adoptée : voici plusieurs façons de mesurer le ROI de votre outil de gestion du travail.
- ROI relatif à l'augmentation du nombre de projets et la baisse des effectifs, qui permet à vos équipes d'améliorer le rendement des projets en utilisant les mêmes ressources.
- ROI relatif au gain de temps ou d'argent par projet, qui mesure l'efficacité des projets sur la base de la réduction des coûts opérationnels.
- ROI relatif aux employés plus collaboratifs, plus productifs et plus heureux. Examinez l'impact (plus subtil et plus difficile à mesurer) sur la satisfaction des employés, qui a une influence directe sur la rétention et la productivité.
- ROI relatif à la simplification de l'intégration et de l'automatisation, où l'amélioration de la productivité et de l'efficacité technique stimulent les workflows et processus.
Examinons chacune de ces méthodes.
4 manières de mesurer le ROI des outils de gestion du travail
1. ROI relatif à l'augmentation du nombre de projets et la baisse des effectifs
La plupart d'entre nous connaissent déjà le graphique du paysage SaaS.
Le nombre impressionnant de logos illustre parfaitement l'environnement concurrentiel auquel les marques de tous secteurs sont confrontées. Elles doivent innover pour pouvoir se démarquer. Alors que les responsables sont limités en ressources et s'efforcent d'optimiser la productivité, les équipes en interne subissent les pressions d'une augmentation du travail et d'OKR astreignants. Et si un outil pouvait aider votre équipe à gérer davantage de projets sans personnel supplémentaire ? Voire avec moins de personnel !
Qu'est-ce qui ponctionne le plus les ressources de votre équipe ? Pour beaucoup, il s'agit de la recherche d'informations, de documents, d'intervenants, de commentaires, de mises à jour de statut, etc. Selon une étude, les équipes perdent 21,8 heures par semaine à chercher des documents et des informations de projet, ou 54,5 % de leur temps sur une semaine de travail de 40 heures. Admettons que vous rémunériez un employé 1 000 $ par semaine. Vous perdriez alors 545 $ par semaine, et 28 340 $ par an, pour des activités qui freinent la productivité.
Vos employés ne perdent pourtant pas leur temps. Ils travaillent aussi dur et aussi vite que possible avec les outils et processus à leur disposition. Et si vous pouviez augmenter leur productivité ?
Les plateformes CWM, telles que Wrike, permettent aux équipes de réduire le temps d'attente ou de recherche d'informations. Elles centralisent les calendriers, les tâches, les communications et la documentation en lien avec les projets au sein d'une seule et même source de données. Wrike, par exemple, s'intègre à plus de 400 outils qui permettent aux équipes de chercher à un seul endroit les informations dont elles ont besoin.
Grâce à ces fonctionnalités, tous les membres de l'équipe peuvent accéder à tout moment aux informations relatives au projet. Sans plateforme CWM, ces données sont stockées dans des messages instantanés ou des chaînes d'e-mail, ce qui rend leur recherche très fastidieuse. Wrike est également doté de fonctionnalités telles que les statuts de flux de travail qui informent automatiquement les collaborateurs sur les tâches. Ainsi, chacun sait où en est le projet, sans avoir besoin de se connecter pour vérifier.
Une plateforme CWM permet à votre équipe d'économiser temps et argent grâce à davantage de visibilité dans le travail, mais elle lui donne aussi les moyens d'adopter des méthodologies agiles et des cadres de gestion de projets. La productivité en est améliorée. Désormais capables de standardiser les processus et de centraliser la communication sur les projets, les équipes peuvent effectuer davantage de tâches en moins de temps.
Ainsi, Chad Borenz, client Wrike et Directeur des opérations marketing dans l'entreprise de services professionnels IdeaS and Revenue Solutions, confie : « Dans les deux ans qui ont suivi le déploiement de Wrike, le volume de projets que nous avons pu traiter et terminer dans une période donnée a tout simplement quadruplé. Des 20 à 50 projets gérés en même temps, nous sommes passés à plus de 200, sans personnel supplémentaire. L'utilisation de Wrike a fortement amélioré notre efficacité. »
Mesure :
Que vous ayez déjà mis en place une solution ou que vous en cherchiez encore une, mesurez les projets que vous pouvez terminer avant et après l'adoption d'une plateforme CWM. Afin d'obtenir une corrélation fiscale de votre productivité améliorée, ajoutez des points de données numériques qui sont importants pour votre entreprise. Par exemple, vous pouvez ajouter à l'équation les salaires des employés et la valeur moyenne d'un projet. Continuez à effectuer des mesures et à constater les améliorations, notamment lorsque votre équipe adopte des méthodologies agiles ou de nouveaux cadres de gestion de projets.
(Projets terminés précédemment par l'équipe dans le temps imparti) / (Nombre de personnes dans l'équipe) = comparé à = (Projets terminés actuellement par l'équipe dans le temps imparti) / (Nombre de personnes dans l'équipe)
N'oubliez pas que la transformation des processus de projet peut prendre du temps. Laissez vos équipes s'adapter à l'outil. Comme l'observe Sean Carty, Responsable senior Wrike du marketing produit, « Cet indicateur évalue le coût des opportunités et la capacité à concentrer vos ressources limitées sur les projets à plus fort impact. »
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2. ROI relatif au gain de temps ou d'argent par projet
Notre étude sur la gestion de projets dans le secteur des services professionnels montre que 97 % des projets prennent un certain retard et que le dépassement de délai et de budget est la première raison de la perte de clientèle. De nombreuses équipes de tous les secteurs se sentiront concernées. Dans la liste de Capterra des principales statistiques sur la gestion de projets, la gestion des coûts constitue le plus gros problème rencontré par les chefs de projets, suivi du respect des délais et du partage des informations entre les équipes. Les pertes de revenus issues des retards ont de nombreuses origines :
- Coût de la rémunération d'un plus grand nombre d'employés pendant plus longtemps
- Coût de la perte de clients liée à une mauvaise gestion de projets
- Coût d'opportunité du manque de temps pour de nouveaux projets
- Et la liste est longue !
Il y a un ROI inhérent au travail optimisé par une solution CWM. Mais au-delà de la réalisation d'un plus grand nombre de projets avec la même quantité de ressources, il s'agit des économies liées à la maximisation de la fiabilité et de la vitesse des projets effectués.
Celene Curry, cliente Wrike et Responsable d'événements chez Goodwood Group, exprime cela parfaitement : « Nous faisons des économies car nous prévoyons les problèmes à l'avance. Les résoudre seulement lorsqu'ils arrivent nécessite beaucoup d'heures-hommes et la coordination de plusieurs fournisseurs qui arrivent chacun à une heure différente. Nous avons fait de vraies économies, d'argent mais aussi de temps et d'effort. »
Une solution CWM offre aux équipes une vue d'ensemble du calendrier du projet, du statut et des dépendances. Ainsi, elles visualisent facilement les éventuels goulots d'étranglement. Il est alors plus facile pour les responsables d'allouer des ressources, de planifier le travail et de supprimer les obstacles. Les outils tels que Wrike aident les équipes à visualiser les tâches, mais aussi à les hiérarchiser.
Sean Amster, Responsable de la stratégie des opérations numériques chez Frontline Education, témoigne : « Avec Wrike, les projets qui nous demandaient huit jours ne nous prennent plus que cinq jours. Nous avons également pu gérer environ 80 projets de plus par trimestre depuis la mise en œuvre de Wrike. Cela représente une augmentation de charge de travail de 20 % que le service marketing peut gérer grâce à Wrike. »
Mesure :
Chaque équipe et chaque projet sont spécifiques. Il peut être difficile de transformer les gains de temps en un montant en dollars : le bonheur des employés et des clients n'a en effet pas de prix. Notre équipe Marketing produit propose cependant une équation pour vous aider à décoder le ROI du gain de temps et d'argent.
Équation :
- Durée moyenne d'un projet : X semaines
- V nombre d'employés
- W salaire hebdomadaire d'un employé
- X projets par an
- Planification de projet : Y semaines
- Réalisation de projet : Z semaines
- Coût total d'un projet :
- Coût de planification d'1 projet : V employés x W $ salaire x Y semaines = $$$
- Coût de réalisation d'1 projet : V employés x W $ salaire x Z semaines = $$$
- Ajoutez ces 2 nombres pour obtenir le coût total : $$$
Comparez les résultats avant et après la mise en œuvre de votre solution CWM afin de déterminer les économies réalisées.
3. ROI relatif aux employés plus collaboratifs, plus productifs et plus heureux
Il est vrai que pour atteindre l'hyper croissance, il est bon d'inciter les membres d'une équipe à innover. Trop souvent, malheureusement, ces défis positifs engendrent trop de stress. Selon l'étude de Wrike sur le stress au travail, 94 % des travailleurs sont stressés, et presque 1 sur 3 considèrent leur niveau de stress élevé à insoutenable. Les participants ont également indiqué que des niveaux de stress élevés ont eu les conséquences suivantes :
- Recherche d'un nouvel emploi
- Perte de sommeil (avec un impact sur leurs capacités au travail)
- Indifférence/abandon
- Congés non planifiés
- Et bien plus encore !
Il n'est pas surprenant que selon une étude de Kronos et Future Workplace, 87 % des DRH considèrent la rétention des employés comme un sujet majeur. Lorsque ces derniers partent, ne se sentent plus concernés, prennent des jours de congés non planifiés ou ne sont tout simplement pas productifs, des goulots d'étranglement se produisent au sein des projets, ce qui a une incidence sur le moral de l'équipe. Les autres membres risquent de devoir attendre pour agir, les projets restent dans le flou et la frustration s'installe.
Cela peut mener à une augmentation significative de l'indifférence des employés. Une étude montre que la perte de productivité coûte jusqu'à 550 milliards de dollars par an aux entreprises américaines. De plus, le recrutement des meilleurs talents est devenu un marché très compétitif et cher, qui coûte 160 milliards de dollars par an aux entreprises américaines.
Mais on aperçoit de la lumière au bout du tunnel. Selon notre étude, 63 % des utilisateurs de solutions CWM s'estiment satisfaits ou heureux, comparé à seulement 34 % parmi les employés qui n'utilisent pas ces outils. Les employés satisfaits font 26 % d'erreurs d'écriture en moins, 79 % de burnout en moins, et ont 61 % de chance en moins de quitter l'entreprise, comparé aux employés insatisfaits.
Il existe une très forte opportunité de ROI liée à la satisfaction des employés. Une plateforme CWM vous sera alors très utile, mais de quelle façon ?
- Elle permet de conserver en un seul endroit les communications et les informations sur le projet afin d'optimiser la visibilité et la responsabilité.
- Les équipes passent moins de temps à rechercher des informations et des documents, et plus de temps à travailler.
- Les responsables peuvent mieux évaluer la charge de travail et éviter ainsi de surcharger les membres de l'équipe.
- Grâce aux différents affichages des tâches, tous les types de calendriers de projet sont visibles. Il est donc facile d'identifier les goulots d'étranglement, de planifier le travail, de gérer les progrès et de maximiser la visibilité.
- En utilisant les @mentions, les équipes peuvent collaborer en un seul endroit ou faire appel à un responsable pour supprimer des blocages.
- La centralisation des communications sur le projet permet de réduire les chaînes d'e-mails en silos qui génèrent de la confusion.
- Les possibilités sont vraiment infinies !
Mesure :
- Lorsque votre outil CWM est en place, menez l'enquête auprès de vos employés. Mesurez des facteurs clés ou explorez davantage les aspects qui reflètent vos flux de travail et défis spécifiques. Continuez à sonder la satisfaction de vos employés sur des sujets tels que la charge de travail, les processus projet et les outils.
- L'année qui suit, demandez à votre équipe des ressources humaines de surveiller la rétention des employés. Utilisez des calculs propres à votre entreprise pour connaître le coût d'embauche de nouveaux collaborateurs, et associez un montant en dollars au taux de départ des employés avant et après la mise en place de la solution CWM.
4. ROI relatif à la simplification de l'intégration et de l'automatisation
On a besoin de 30 minutes pour se concentrer de nouveau après avoir été distrait. Réfléchissons-y. Si un employé que vous payez 100 000 $ n'est distrait que deux fois par jour, cela représente près de 50 $ par jour de temps improductif, c'est-à-dire 13 000 $ par an par employé.
E-mails, messages instantanés, outils multiples, recherche de documents, collecte d'informations, réunions et conversations au bureau : les distractions ne manquent pas. La bonne nouvelle est qu'une solution CWM comme Wrike peut vous aider à supprimer toutes ces distractions et économiser ainsi du temps et de l'argent. Le secret ? Intégration et automatisation.
Selon notre enquête sur le secteur des services professionnels, 3 personnes interrogées sur 10 estiment pouvoir augmenter de 30 à 39 % leur travail productif si les tâches administratives et répétitives étaient automatisées. 1 sur 5 (22 %) estiment pouvoir effectuer 50 % de travail en plus. Une plateforme comme Wrike automatise les tâches administratives fastidieuses et répétitives (création et attribution des tâches, notifications de projet, création de rapports, etc.).
Par exemple, Wrike Templates (Modèles) permet à de nombreux clients et équipes de rationaliser leur travail grâce à l'automatisation. Arvig, client Wrike, indique que l'entreprise à pu économiser plus de 900 heures d'intégration de nouveaux employés grâce à Wrike Templates, Wrike Forms (Formulaires) et Wrike Integrate (Intégration). Multipliez ces heures par le salaire d'un employé et vous obtenez un important point de données de ROI fiscal.
L'automatisation et l'intégration sont aussi très efficaces pour limiter les problèmes de communication.
Pour la mise à jour de statut, le partage d'informations, la création de rapports, etc., il est difficile de se passer des e-mails.
Selon Symantec, une entreprise utilise en général plus de 900 applications cloud pour gérer ses processus. Une autre enquête montre que 68 % des employés passent d'une application à l'autre 10 fois par heure, une perte de temps estimée à une heure par jour. Aujourd'hui, les équipes utilisent une multitude d'outils, et la capacité d'intégration d'une solution CWM peut simplifier votre pile d'outils ainsi que votre processus projet.
Un exemple parfait est l'utilisation par OSF Healthcare de l'intégration de Wrike à Adobe Photoshop. Équipée de Wrike comme plateforme CWM, l'équipe créative d'OSF Healthcare peut facilement importer des documents dans Wrike Proof afin de rassembler des commentaires constructifs des parties prenantes directement sur l'image, le tout centralisé en un seul endroit. Andrea Bonk, Responsable de programme pour les études de marché, témoigne : « La rentabilité au sein de notre équipe a augmenté. Nous collaborons plus que jamais, et nous avons également diminué la durée d'examen et d'approbation des ressources de 50 %, sinon plus. »
Les exemples ne manquent pas pour affirmer que les capacités d'intégration de votre solution CWM génèrent un ROI. Pour en savoir plus sur les intégrations proposées par Wrike, consultez notre blog, Better Together: Wrike Integrations That Inspire Highly Productive Team.
Mesure :
Chaque équipe a ses propres défis, outils et objectifs. Pour certains, disposer d'un endroit unique pour consulter les commentaires et approbations sur les ressources est la meilleure façon de gagner du temps. Pour d'autres, il s'agit de ne plus utiliser les e-mails pour la collaboration et de tout centraliser en un seul endroit. Ainsi, Esurance a mesuré son ROI par le temps économisé sur les e-mails.
Sabrina Wong, Chef de projets et Responsable contenu chez Esurance, explique : « Avant Wrike, un projet particulièrement compliqué était entièrement géré via e-mail. Je dirais que nous recevions en moyenne 400 e-mails par mois et par membre d'équipe. Voilà la charge que Wrike m'a permis de réduire. Maintenant que tout le monde utilise Wrike, tous les commentaires sont répertoriés dans l'outil, et il est donc très facile de les parcourir et de répondre à nos propres questions. Il n'est plus nécessaire de parcourir 3 000 e-mails. »
Mesurez ici le ROI relatif au temps économisé en évaluant la durée des tâches avant et après Wrike. Si vous utilisez votre plateforme CWM pour consolider les outils, ajoutez à votre équation les économies d'argent.
Prêt à maximiser votre ROI grâce à votre plateforme de gestion du travail collaboratif ?
Économiser du temps et de l'argent, optimiser les ressources, améliorer la qualité de vie professionnelle des employés, etc. : les avantages d'une plateforme CWM n'ont pas de prix. Mais chez Wrike, nous aimons mesurer les progrès et partager les résultats des meilleures pratiques en termes de gestion de projets.
Pour vous aider à trouver la meilleure façon de mesurer le ROI au sein de votre équipe, nous vous proposons quelques questions :
- Avant la plateforme CWM :
- Comment gérez-vous les projets ? Quels outils utilisez-vous ?
- Comment suivez-vous et consignez-vous l'état d'avancement du projet ?
- Quel temps prennent les projets, les tâches et la collaboration ?
- Où se situaient les problèmes dans votre processus de gestion du travail ?
- Quel était l'impact économique, temporel ou qualitatif de ces problèmes sur votre entreprise ?
- Quelles opportunités avez-vous manquées à cause de cette situation ?
- Après la plateforme CWM :
- Quel est l'impact économique positif de votre situation actuelle ?
- Quels outils utilisez-vous à présent ? Avez-vous pu préserver votre budget ou mesurer les gains de temps ?
- Où avez-vous corrigé des difficultés au sein de votre processus ?
- Quel est l'impact économique, temporel ou qualitatif des améliorations que vous constatez actuellement ?
- Quelles opportunités avez-vous réussi à saisir ou à mettre en œuvre grâce à votre situation actuelle ?
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