Alors que la recommandation pour le télétravail reste en vigueur en raison de l'épidémie de COVID-19 (les États-Unis ont prolongé leurs recommandations pour la distanciation sociale jusqu'au 30 avril 2020), il est facile pour les employés de travailler uniquement en silos. Pour éviter la baisse de productivité de votre équipe ou de votre service (et même de toute votre organisation), les équipes distantes doivent changer leurs modes de communication.
Vous trouverez ci-dessous trois moyens simples d'adapter vos styles de communication pour vous assurer que vos équipes désormais distantes travaillent aussi étroitement et efficacement que si elles étaient au bureau.
1. Établissez des canaux de communication clairs
Les bureaux tels que nous les connaissons n'ont réellement émergé qu'au début du 20e siècle comme des espaces de centralisation de la productivité grâce, entre autres, à une communication aisée. Avant cela, ils n'étaient rien d'autre que des usines à papier remplies d'employés de bureau. Nous entrons à présent dans l'ère de l'après-bureau. Mais le mode de fonctionnement de cette nouvelle ère peut en désorienter plus d'un.
Pourtant, c'est très simple : les entreprises doivent à présent tout centraliser comme le faisaient les bureaux au début du 20e siècle, mais de manière virtuelle. Comment ? En utilisant un seul outil pour tout le monde.
« Alors que West Music continue de s'adapter en réponse à l'épidémie de COVID-19, l'équipe marketing travaille à distance selon des horaires ajustés et des heures limitées », explique Jessica Danca, spécialiste marketing chez West Music Company. « Nous utilisons Microsoft Teams intégré à Wrike pour communiquer et faire des réunions tout au long de la journée ».
C'est là un point important car si vous utilisez plusieurs plateformes différentes pour plusieurs équipes différentes, la communication à distance entre les équipes peut facilement s'effondrer. Les choses peuvent très vite se compliquer car cela revient à répartir vos équipes dans des bureaux séparés qui ne se parlent jamais.
2. Prévoyez des « rattrapages » réguliers
Le PDG de LinkedIn, Jeff Weiner, a laissé entendre que les prochaines années seront marquées par ce qu'il appelle la « communautarisation » des entreprises à travers le monde. Alors que le télétravail devient une norme de plus en plus acceptée, les employés cherchent non seulement des outils qui facilitent la productivité et la collaboration, mais aussi « des logiciels qui leur permettent de se sentir vus, entendus et véritablement connectés à leurs collègues ».
En bref, les outils de communication pour les équipes distantes doivent donner aux employés le sentiment de faire partie d'une véritable équipe et pas seulement d'une version virtuelle d'une équipe. On comprend vite pourquoi : avec le travail à la maison, finis les déjeuners impromptus et le brainstorming à côté de la fontaine à eau. Les employés peuvent ainsi avoir le sentiment d'être déconnectés et de ne pas faire partie d'une équipe. Mais les choses sont en train de changer. Le télétravail devenant de plus en plus courant, les déjeuners vidéo de dernière minute sont désormais la norme et des applications comme Slack sont devenues des espaces remplis de GIF dans lesquels se déroulent des discussions de travail formelles et informelles. Il importe de traiter les nouveaux moyens de communication à distance, tels que les lieux de rendez-vous de travail virtuel, comme leurs équivalents de la vie réelle : ils renforcent votre sentiment d'appartenance et réduisent la peur de rater quelque chose.
3. Respectez les différences de fuseaux horaires
Le télétravail s'accompagne d'un certain « aplanissement » psychologique. Lorsqu'une équipe dispersée à travers plusieurs géographies et fuseaux horaires utilise un seul outil, il est facile d'oublier que 14 h pour un collaborateur est 21 h pour un autre.
Il faut être conscient du fait que même si les plateformes à distance signifient que les gens sont techniquement joignables à toute heure de la journée, cela ne veut pas dire qu'ils seront en mesure de répondre. Les équipes doivent respecter le fait que la journée de travail a un début et une fin. Slack rappelle gentiment à ses utilisateurs qu'ils sont en train d'envoyer un message en dehors des heures de travail normales et Google utilise un symbole de croissant de lune pour rappeler à l'organisateur d'une réunion que celle-ci est prévue en dehors des heures de bureau.
Comment Wrike peut vous aider
Permettre la communication à distance entre les équipes, quel que soit l'endroit où se trouvent les employés, peut faciliter la transition vers le télétravail à long terme. Les fonctionnalités de Wrike permettent aux entreprises de se connecter avec les membres de l'équipe et les clients et de gérer efficacement les délais depuis absolument n'importe où dans le monde.
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