Comment pouvez-vous assurer le succès de vos travailleurs à distance ? Créateur de logiciel et applications où le travail à distance est au coeur des préoccupations, cette question nous est beaucoup posée tant par des demandeurs d’emploi que par nos pairs. Il s’agit d’une situation qui est chère à notre cœur, Wrike ayant été créé pour résoudre les problèmes de collaboration entre les membres d’une équipe à distance. Donc, quand les personnes demandent comment elles peuvent assurer le succès de leurs travailleurs à distance, nous nous inspirons de notre propre expérience.
Voilà comment nous mettons en place nos équipes virtuelles pour une réussite chez Wrike.
1. Cultivez une culture de communication
Il est important d’avoir une culture de bureau qui facilite la communication d'un employé avec tout le monde, qu'il travaille au bureau ou à distance.
Le travailleur à distance doit être en mesure de communiquer avec le reste de l’équipe simplement en utilisant la technologie convenue Ici chez Wrike, nous croyons fermement que les trois technologies de base pour le travail à distance sont :
- Une plate-forme de gestion du travail (comme Wrike)
- Un système d’édition des fichiers (comme Google Docs/Drive), et
- Un logiciel de partage d’écran/discussion vocal (comme Skype ou Google Hangouts).
Cela doit être clair pour tout le monde dans l’entreprise que « Ces derniers sont les principaux outils que nous utilisons pour communiquer. » Et si cela n’est pas fait à l’aide de ces outils, cela n’a pas été communiqué correctement.
Habituez les personnes à l’utilisation d’outil et à communiquer lorsqu’il y a obstacle. De même, habituez tout le monde à partager leurs petits succès et victoires. Cela constitue un facteur de motivation impressionnant.
Il est facile pour les travailleurs à distance de se sentir comme les rouages d’une machine a qui l’on donne des ordres. La communication contribue à maintenir avec eux de bonnes relations humaines afin qu’ils sachent qu’ils sont des membres précieux de l’équipe.
2. Définir des mesures
Comment pouvez-vous mesurer le succès pour le travailleur à distance ? Mesures.
Les mesures peuvent vous aider à évaluer le succès de vos travailleurs à distance, mais essayez de les réduire aux mesures qui comptent vraiment. Prenez notre équipe d'assistance à titre d’exemple : nous mesurons le temps qu’il faut pour répondre à un billet, combien de temps il faut pour le résoudre, combien de billets viennent à quel moment de la journée, et beaucoup d’autres mesures, le plus important pour notre organisation d’assistance est notre score de satisfaction client (CSAT). Tant que notre score CSAT est élevé, on peut supposer que tous les contributeurs individuels sont performants à un niveau élevé. Mais nous avons les données disponibles pour rendre compte des individus ou des sous-groupes si nécessaire. Et en comparant les mesures de semaine en semaine, nous pouvons surveiller la façon dont nous améliorons nos processus ‘assistance à la clientèle.
3. Assurez la réalisation d’interaction face à face
Voici une vérité à laquelle vous devez faire face, même lorsque vous travaillez avec une équipe virtuelle : rien ne peut remplacer l’interaction en personne. Donc, trouvez un moyen de vous rencontrer régulièrement. Ou à tout au moins, soyez en mesure de voir les visages des uns et des autres régulièrement par le biais de webcams.
Quelques suggestions :
a) Faites des webcams une nécessité pour les travailleurs à distance.
Être en mesure de parler à quelqu'un en face à face est essentiel à la construction de la camaraderie et la lecture de la communication non verbale.
b) Appelez au lieu d’écrire.
Les travailleurs à distance ont tendance à écrire beaucoup de courriels, et cela prend du temps. Si vous voulez accélérer le processus, optez pour les communications vocales et les appels vidéo au lieu des courriels ou de la messagerie instantanée.
c) Prévoyez des moments tout au long de l’année pour réellement vous rencontrer en personne.
Être capable de travailler côte à côte dans le même environnement de bureau pendant une période de 3 à 5 jours peut fournir une meilleure compréhension des habitudes et des personnalités de vos coéquipiers.
Comment rendre le travail d’équipe à distance une réussite ?
Le travail à distance sera toujours une situation difficile pour l’entreprise et pour le travailleur individuel. Mais suivre ces trois lignes directrices aidera à assurer que vos travailleurs à distance ont une chance de réussir dans leur travail, malgré la distance.
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