Vous n'êtes pas comme les autres équipes, vous êtes une équipe dynamique. Ces équipes utilisent des outils qui répondent à leurs besoins et pas l'inverse. Même si on aimerait croire qu'il existe un outil unique qui convient à toutes les équipes, ce n'est pas le cas. C'est la raison pour laquelle il est si important d'avoir une plateforme pouvant s'adapter à vos flux de travail, projets, livrables et objectifs uniques. Configurer vos outils de gestion du travail vous donne non seulement la possibilité de répondre aux besoins uniques de votre équipe, mais aussi de libérer la créativité et la personnalité de votre équipe sur différents projets. La personnalisation permet à votre équipe de se démarquer, de gagner en confiance et en autonomie, pour qu'elle puisse livrer un travail de meilleure qualité. Depuis le choix du thème de votre espace de travail à la création de formulaires de demande personnalisés, voici 11 manières de configurer Wrike pour plus de productivité !
Au niveau individuel :
1. Sélectionnez un thème pour votre espace de travail afin de mettre en valeur votre personnalité
Tout comme avec les arrière-plans de votre bureau ou de votre téléphone, les thèmes de Wrike vous offrent la possibilité de travailler avec style. Choisir un thème vous représentant redonnera non seulement vie à votre routine Wrike, mais inspirera votre créativité tous les jours !
2. Créez votre propre tableau de bord pour commencer votre journée en reprenant les choses là où vous les avez laissées
Vous avez entendu parler de l'utilisation des tableaux de bord pour suivre des tâches et des projets entre équipe, mais en avez-vous créé un pour votre propre travail ? Tel un tableau Kanban, un tableau de bord vous permet de suivre tout ce sur quoi vous êtes en train de travailler. Créez des widgets avec des règles spécifiques de sorte que vos tâches changent de statut, en les déplaçant dans le tableau. Créez un widget uniquement consacré aux tâches que vous envisagez d'accomplir dans la journée afin de connaître vos priorités principales et de ne jamais prendre plus de travail que vous ne pouvez en accomplir.
3. Marquez d'une étoile les dossiers et projets que vous utilisez le plus afin de ne pas avoir à les rechercher
Il y a certains projets que vous utilisez régulièrement ? Rendez-les facilement accessibles en les marquant d'une étoile dans l'angle supérieur droit et ils seront toujours présents au dessus de votre barre de navigation de gauche.
Au niveau de l'équipe :
4. Utilisez les espaces pour marquer et archiver des projets clés et informations importantes
Tout le monde a besoin d'un endroit à soi. C'est pourquoi Wrike a créé les espaces, des espaces de travail uniques pouvant être configurés pour héberger toutes les informations et les projets dont votre équipe a besoin, et que ces éléments soient à leur portée. Vous avez la main sur qui a accès à quoi et vous avez l'esprit tranquille car vous savez que vos données sont sécurisées et partagées avec les bonnes personnes.
5. Configurez votre propre structure de dossiers pour intégrer des petits projets à des initiatives plus larges
Vous devez atteindre des objectifs spécifiques ce trimestre ? Définissez votre plan d'OKR ou d'indicateurs clés de performance, en intégrant de petites tâches, faciles à gérer, à des objectifs plus larges et généraux. Votre équipe aura ainsi plus de facilité à hiérarchiser les tâches en sachant comment son travail est lié aux objectifs de l'entreprise.
6. Intégrez votre système avec les outils qui vous tiennent à cœur pour ne pas avoir à passer d'un outil à un autre
Basculer entre les outils fait perdre énormément de temps. Wrike Integrate permet d'automatiser les flux de travail complexes de différents services, en utilisant des connecteurs pré-configurés à plus de 400 appli sur le Cloud et sur site, et offre la possibilité de se connecter à des milliers d'autres appli par l'intermédiaire de connecteurs universels. Cela augmente l'efficacité en brisant les silos au sein des équipes et des applis, en réduisant l'effort et les erreurs du flux de travail manuel et en supprimant le manque d'intégration entre les processus existants.
7. Programmez et partagez les calendriers afin que rien ne vous échappe
Certes les calendriers standards sont pratiques pour vous notifier une réunion quelques minutes avant qu'elle ne commence. Mais lorsqu'il s'agit de visualiser et de vraiment partager le travail, d'autres calendriers ont tendance à être à côté de la plaque. Wrike calendars facilite la programmation, le suivi et le partage aussi bien en interne qu'en externe. Attribuez un code couleur aux statuts, canaux, audiences, etc., et consultez les calendriers d'autres équipes pour obtenir un aperçu en temps-réel des projets programmés.
8. Créez des rapports automatisés pour obtenir des indicateurs de productivité
Les indicateurs de performance nous intéressent tous. Wrike facilite la génération de rapports hebdomadaires, mensuels ou trimestriels sur la productivité au sein de votre équipe, pour que vous connaissiez les situations où elle a du mal et les autres où elle excelle. Distribuez automatiquement les rapports par chargé de mission, tâches en retard, temps passé, ou générez un aperçu global de la performance de votre équipe.
9. Créez des flux de travail spécifiques pour être toujours à jour sur le statut des projets
Dites adieu aux réunions-bilans ! Créez votre propre flux de travail personnalisé pour savoir en un coup d’œil où en est un projet donné. Organisez vos calendriers ou tableaux de bord en fonction des statuts pour voir comment progressent les tâches ou intervenir rapidement en cas de blocage.
10. Configurez des formulaires de demande pour faciliter votre processus de réception du travail
Vous croulez sous les demandes d'autres équipes ? Les formulaires de demande dynamiques vous permettent de créer un formulaire de réception du travail que les équipes doivent envoyer avant que le travail ne commence. Votre équipe reçoit ainsi toutes les informations dont elle a besoin pour se mettre au travail.
11. Créez des modèles pour le travail récurrent afin de ne jamais manquer d'étape
Arrêtez de réinventer la roue. Les modèles personnalisés facilitent la réalisation de projets reproductibles et de tâches répétitives. En établissant la marche à suivre pour tous les projets similaires, vous pouvez être sûr(e) que rien n'est oublié ou laissé de côté. Vous ne savez pas par où commencer ? Jetez un coup d'oeil aux modèles pré-configurés de Wrike pour vous aider à démarrer.
Configurer Wrike pour plus de productivité
Il est difficile d'abandonner les outils auxquels on est attaché. La configurabilité et les intégrations jouent un rôle de premier plan dans l'amélioration de l'efficacité au sein de votre équipe et dans l'élimination des silos. Mettez fin aux obstacles à la productivité en vous initiant à la configuration et en gagnant en autonomie afin que votre équipe se préoccupe moins de la logistique que de la manière de créer de l'impact.
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