¿Qué son las herramientas de gestión de proyectos?

Tabla de contenidos:

• ¿Cuáles son las 11 mejores herramientas de gestión de proyectos?
• 10 herramientas adicionales de gestión de proyectos
• Introducción a herramientas de gestión de proyectos (video)
• Cómo elegir una herramienta de gestión de proyectos: una guía paso a paso
• Qué buscar al elegir una herramienta de gestión de proyectos
• Principales características de una excelente herramienta de gestión de proyectos
• ¿Por qué las empresas necesitan software de gestión de proyectos?
• Preguntas frecuentes

¿Cuáles son las 11 mejores herramientas de gestión de proyectos?

• Wrike 

Wrike es una plataforma de gestión de trabajo galardonada, utilizada por más de 20,000 empresas y 2.4 millones de personas en más de 140 países. Con un conjunto de herramientas para todos, desde gestores de proyectos hasta jefes de marketing, Wrike es la primera opción para equipos, departamentos y organizaciones en todas las industrias y campos.

Ventajas y desventajas

Wrike está repleto de una amplia gama de características, incluyendo planificación de recursos incrustada, seguimiento de tiempo y características de presupuestación que ayudan a los equipos modernos a hacer más con menos. Ha sido pionero en los beneficios de la automatización y la IA, ayudando a los clientes a ahorrar tiempo y recursos, así como a predecir riesgos de proyectos, generar informes extensos y priorizar automáticamente.

Puede haber una curva de aprendizaje para aprovechar al máximo las capas superiores de características y capacidades de la plataforma. Sin embargo, la mayoría de los clientes sienten que vale la pena la inversión de tiempo, ya que estas características más matizadas y complejas permiten que las empresas escalen y crezcan exponencialmente desde dentro de la misma plataforma.

Características principales

Gestión de tareas con tablero Kanban: Accede a un tablero de gestión de tareas en tiempo real para una colaboración rápida y fácil. El tablero Kanban iluminará tu pipeline y hará que todo el progreso sea transparente. También puedes conectar actualizaciones en tiempo real para cada tarjeta individual.

Diagramas de Gantt personalizables: Una de las características más populares de Wrike, el diagrama de Gantt te ayuda a visualizar tus fechas de entrega y monitorear el progreso del proyecto en tiempo real. Amplía para obtener una visión general amplia del progreso de tus proyectos, o reduce para gestionar mejor las cargas de trabajo del equipo.

Análisis en tiempo real: Es más importante que nunca para las organizaciones analizar su salud de manera continua, permitiéndoles pivotar rápidamente cuando sea necesario. Los potentes análisis de Wrike proporcionan valiosos insights sobre el rendimiento de toda la empresa. Emite informes en tiempo real en segundos.

Integraciones

Wrike tiene más de 400 integraciones de aplicaciones para que los clientes puedan moverse sin problemas entre la plataforma y sus otras aplicaciones favoritas, como Google Drive, Google Calendar, Slack, y más. También ofrece integraciones integradas con Adobe CC y DAM, para que los usuarios puedan crear, editar y publicar directamente desde Wrike.

Planes de precios

• Free - $0
• Team - $10 por usuario/mes (facturado anualmente)
• Business - $24.80 por usuario/mes (facturado anualmente)
• Enterprise - Precios personalizados para equipos grandes (facturado anualmente)
• Pinnacle - Precios personalizados para equipos con necesidades complejas

Calificaciones y opiniones de los clientes

Los clientes sienten que la interfaz de Wrike es intuitiva, con flujos de trabajo naturales que les permiten visualizar y gestionar sus proyectos de manera efectiva. Uno de los mayores beneficios mencionados es la capacidad de actualizar en tiempo real, lo que permite una colaboración fácil y agradable entre los equipos. Tiene una calificación de Capterra de 4.3/5 (más de 2,400 clientes).

Soporte

Wrike ofrece un nivel excepcional de soporte, con asistencia galardonada que escala con tu negocio. La ayuda está disponible 24/7 con paquetes de soporte actualizables para atender las necesidades de organizaciones de diversos tamaños. También hay una gran biblioteca de guías, artículos y eBooks detallados sobre cómo maximizar la amplia gama de características de Wrike para entregar productividad, eficiencia e ingresos aumentados para todos.

Para ver la gama completa de características de Wrike disponibles, visita el sitio web aquí.

• Asana 

Asana es una de las plataformas de software de gestión de proyectos más populares disponibles. Diseñada para empresas de muchos tamaños, esta herramienta multifacética combina almacenamiento de archivos, hojas de ruta de proyectos, paneles de control y más en una atractiva interfaz.

Ventajas y desventajas

Asana es una plataforma todo en uno de gestión de proyectos que ofrece varias características de organización del trabajo, herramientas de gestión de recursos y una interfaz atractiva. Sin embargo, carece de habilidades avanzadas de aprobación, así como de la capacidad de establecer fácilmente una gobernanza sólida en toda la cuenta. Los usuarios con proyectos complejos podrían descubrir que la plataforma no logra satisfacer sus necesidades.

Características principales

Constructor de flujos de trabajo: La característica Constructor de flujos de trabajo de Asana es una herramienta visual que permite a los usuarios crear flujos de trabajo personalizados y conectar a los miembros del equipo.

Objetivos estratégicos: Con los objetivos estratégicos en Asana, los gestores de proyectos pueden proporcionar dirección a los equipos y establecer métricas para rastrear el rendimiento a lo largo del tiempo.

Diagramas de Gantt: Estas son una de las formas más atractivas de ver recursos, plazos y progreso general del trabajo.

Integraciones

Asana tiene más de 200 integraciones de aplicaciones para que los clientes puedan seguir usando sus aplicaciones favoritas como Google Drive, Google Calendar, Slack y más.

Planes de precios

• Básico - $0
• Premium - $13.49 por usuario/mes (facturado mensualmente)
• Negocios - $30.49 por usuario/mes (facturado mensualmente)
• Enterprise - Personalizado

Calificaciones y opiniones de los clientes

En varias reseñas, los clientes de Asana son positivos sobre la facilidad con la que pueden mantener a los miembros del equipo informados y actualizados con la información del proyecto. Algunos clientes no están seguros sobre la interfaz, que puede ser difícil de leer y entender a veces. Tiene una calificación de Capterra de 4.5/5 (más de 12,000 clientes).

Soporte

Mientras que Asana tiene una variedad de opciones de soporte, no hay soporte telefónico ni chat en vivo disponible, lo cual hace difícil obtener respuestas rápidas. Aunque se proporciona capacitación, algunos usuarios informan que no es tan comprensiva como podría ser, con respuestas lentas a consultas sobre "cómo hacerlo".

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• Monday 

Monday.com es una opción popular de software de gestión de proyectos que incluye varias plantillas y herramientas para optimizar las operaciones y ayudar a tus equipos a trabajar hacia niveles más altos de productividad. El software muestra mucha información para los equipos, pero los datos clave pueden pasar desapercibidos en largas cadenas de eventos.

Ventajas y desventajas

Monday.com está entre las opciones principales para gestores de proyectos porque tiene una interfaz de usuario fácil de usar y una suite completa de características de gestión de proyectos incluyendo automatizaciones, paneles personalizables y una biblioteca de plantillas.

Sin embargo, la visualización tipo hoja de cálculo puede volverse bastante abarrotada, con información importante en riesgo de pasar desapercibida. Tampoco tiene características nativas de aprobación ni análisis suficientemente avanzados para muchas organizaciones complejas.

Características principales

Paneles personalizables: Monday.com permite a los usuarios crear paneles personalizados y ver la información del proyecto desde diferentes ángulos. Con estos paneles, los gestores de proyectos y líderes de equipo pueden evaluar el progreso de un vistazo basado en datos en tiempo real de cronogramas e información presupuestaria.

Automatizaciones: Monday.com ofrece potentes características de automatización para agilizar los procesos de trabajo. Las tareas pueden configurarse con recordatorios automáticos cerca de las fechas de vencimiento, y los líderes de equipo pueden crear escenarios "si esto, entonces aquello" para acelerar el progreso.

Plantillas preconstruidas: Los usuarios pueden aprovechar la biblioteca de 100 diferentes plantillas de Monday.com para iniciar proyectos rápidamente, asegurar uniformidad y altos estándares en toda la organización y crear procesos repetibles para tareas comunes.

Integraciones

Aunque Monday.com tiene menos integraciones que algunos otros competidores, todavía se sincroniza con las aplicaciones más buscadas, incluyendo Google, Slack, Salesforce y más.

Planes de precios

• Individual - $0
• Básico - $30 por mes (facturado mensualmente)
• Estándar - $36 por mes (facturado mensualmente)
• Pro - $60 por mes (facturado mensualmente)
• Enterprise - Personalizado

Calificaciones y opiniones de los clientes

Las reseñas son en gran medida positivas, ya que los clientes agradecen lo fácil que es navegar por Monday.com y comunicarse y colaborar. Algunos mencionaron que encuentran los diseños difíciles de seguir, ya que la información es difícil de rastrear en varios proyectos o tareas.

Tiene una calificación de Capterra de 4.6/5 (más de 3,800 clientes).

Soporte

Si bien Monday ofrece soporte a sus usuarios, es difícil encontrar a una persona con quien hablar; no hay línea telefónica entrante, y las devoluciones de llamadas solo están disponibles para preguntas o consultas relacionadas con la facturación.

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• Adobe Workfront 

Adobe Workfront es generalmente favorecido por los equipos de marketing como una solución de gestión de proyectos. Sin embargo, todavía ofrece una amplia variedad de características, lo que ayuda a justificar su precio relativamente alto, especialmente para organizaciones de tamaño empresarial que necesitan capacidades más complejas.

Ventajas y desventajas

Lleno de todas las principales características de gestión de proyectos que necesitaría el equipo promedio, Adobe Workfront ofrece diagramas de Gantt, funciones de informes y paneles avanzados, así como sólidas capacidades de aprobación y gestión de activos que se esperarían de un producto Adobe.

Sin embargo, algunos usuarios informan que la última interfaz de usuario no está cumpliendo del todo en términos de facilidad de uso y colaboración mejorada. Esto puede llevar a una adopción limitada entre los nuevos usuarios, quienes podrían recurrir a herramientas existentes. Además, su función de gestión de activos digitales es defectuosa, lo que puede causar un retraso en la publicación.

Características principales

Planificador de escenarios: El Planificador de escenarios de Workfront es una buena herramienta para ayudar a predecir y prepararse para diversas situaciones. Puedes crear escenarios y ejecutar resultados para evaluar posibles respuestas.

Establecimiento de objetivos estratégicos: Esta característica ayuda a los equipos a establecer objetivos distintivos y medibles que los equipos deben entregar. Esto ayuda a asegurar la alineación a medida que se avanza en el trabajo.

Paneles detallados: Mantente en control con paneles que permiten el acceso instantáneo al flujo de trabajo de la organización o del equipo. Rastrea objetivos generales o proyectos individuales fácilmente.

Integraciones

Adobe Workfront es parte del muy conocido y respetado grupo Adobe. Esto significa que facilita la integración sin problemas con la mayoría de sus plataformas hermanas, incluida Creative Cloud. Sin embargo, ofrece una cantidad muy limitada de otras integraciones de terceros.

Planes de precios

• Select - Basado en cotización
• Prime - Basado en cotización
• Ultimate - Basado en cotización

Calificaciones y opiniones de los clientes

Aunque muchos clientes son fanáticos de las potentes herramientas analíticas y de colaboración de Workfront, otros sienten que le faltan herramientas adicionales que podrían ayudar en la gestión avanzada de proyectos. Tiene una calificación de Capterra de 4.4/5 (más de 1,300 clientes).

Soporte

Adobe Workfront tiene un paquete estándar de soporte, pero solo está disponible cinco días a la semana, sin ayuda en festivos. Además, la falta de una prueba gratuita significa que los usuarios no pueden experimentar y probar la plataforma antes de inscribirse.

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• Smartsheet 

Basado en el modelo tradicional de hojas de cálculo, Smartsheet es una de las plataformas de gestión de proyectos más visuales disponibles. Se basa en hojas de cálculo en la nube y flujos de trabajo automatizados para ofrecer características y beneficios de gestión de proyectos y tareas.

Ventajas y desventajas

Smartsheet es rica en funcionalidad técnica, con herramientas avanzadas y capacidades complejas que servirán bien a las organizaciones más grandes. Una desventaja es que puede haber una curva de aprendizaje empinada para los usuarios que no tienen una familiaridad extensa o conocimiento de las hojas de cálculo. Sus complementos también pueden volverse bastante costosos.

Características principales

Flujos de trabajo automatizados: Con Smartsheet, automatizas tus flujos de trabajo con planos repetibles para hacer la entrega más ágil, precisa y rápida.

Gestión de contenido: Smartsheet ofrece herramientas de gestión de contenido como paneles de progreso, alertas automáticas y herramientas de gestión de recursos.

Paneles detallados: Visualiza toda la información de tu proyecto, flujo de trabajo del equipo y objetivos organizacionales a través de paneles ricos en datos.

Integraciones

Smartsheet tiene más de 100 integraciones, así como opciones adicionales a través de Zapier y Automate.io.

Planes de precios

• Gratis - $0
• Pro - $9 por usuario/mes (facturado mensualmente; máximo 10 usuarios)
• Negocios - $32 por usuario/mes (facturado mensualmente; mínimo 3 usuarios)
• Enterprise - Personalizado

Calificaciones y opiniones de los clientes

Para muchos clientes, Smartsheet les ayuda a crear formularios y aplicar flujos de trabajo rápida y eficientemente. Sin embargo, otros encuentran que están limitados de muchas de las mismas maneras en que estarían usando Excel o Google Sheets, mientras pagan más por el privilegio. Tiene una calificación de Capterra de 4.5/5 (más de 2,900 clientes).

Soporte

Smartsheet ofrece capacitación extensa y guías detalladas sobre cómo hacer para sus capacidades más complejas, pero no hay función de chat telefónico o en vivo disponible. 

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• Jira 

Jira es parte del grupo Atlassian ahora, pero se originó como una solución de desarrollo de software muchos años atrás. Desde entonces, se ha desarrollado en una plataforma paraguas que incluye Jira Software, Jira Core y Jira Work Management, todos los cuales se combinan para ofrecer ayuda de gestión de trabajo para equipos de todos los tamaños.

Ventajas y desventajas

Si estás familiarizado con la familia Jira, te sentirás cómodo usando la interfaz, así como importando y exportando datos con facilidad. También es personalizable, lo que ayuda a los equipos a adaptar su espacio de trabajo para adecuarse a sus procesos comerciales.

Sin embargo, no puede soportar la metodología Waterfall, solo Agile. Tampoco tiene planificación de recursos integrada, prueba, ni informes de proyectos, lo que puede limitar a algunos equipos. Su precio también lo coloca entre las opciones más caras disponibles.

Características principales

Vista de tablero: Los tableros de Jira ayudan a los usuarios a planificar proyectos, medir el progreso y seguir las fechas de entrega de un vistazo. También son compartibles para actualizar a los colegas.

Funcionalidad de búsqueda única: Jira utiliza su Lenguaje de Consulta y filtros específicos para facilitar y hacer más eficiente la búsqueda de tareas y proyectos.

Formularios de solicitud de trabajo personalizables: Al personalizar formularios de solicitud, los equipos pueden adaptar su entrada para hacerla más ágil, con menos preguntas de ida y vuelta y entrega más rápida.

Integraciones

Debido a sus múltiples sitios hermanos, Jira facilita la integración con otras partes del grupo Atlassian.

Planes de precios

• Gratis - $0 por usuario/mes
• Estándar - $7.75 por usuario/mes (facturado mensualmente; en promedio)
• Premium - $15.25 por usuario/mes (facturado mensualmente; en promedio)
• Enterprise - Personalizado

Calificaciones y opiniones de los clientes

Los fanáticos de Jira aprecian su amplia gama de integraciones e informan que es excelente para la gestión de problemas. Sin embargo, estas funciones avanzadas pueden ser difíciles de aprender para algunos usuarios, especialmente si no provienen de un fondo de TI o no están acostumbrados a estas herramientas. Tiene una calificación de Capterra de 4.4/5 (más de 13,200 clientes).

Soporte

Jira es fuerte en soporte debido a su modelo original basado en boletos. También ofrece capacitación extensa y recursos adicionales para que los usuarios dominen los aspectos más complicados de su plataforma. 

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• ClickUp 

ClickUp es una solución de software de gestión de proyectos bastante conocida que funciona bien para la mayoría de los equipos de tamaño, incluidos aquellos que operan en entornos remotos. Tiene todas las características estándar de gestión que soportan la planificación, organización y gestión de diversas tareas.

Ventajas y desventajas

ClickUp es una solución de gestión de proyectos todo en uno con precios accesibles y todas las herramientas que la mayoría de los equipos necesitan, incluidas las características de automatización de flujos de trabajo, diagramas de Gantt y gestión de recursos.

Sin embargo, también es bastante defectuosa, con un nivel relativamente alto de tiempo inactivo. Esto podría frustrar a los equipos que trabajan con plazos ajustados. Sus características de prueba y aprobación también son limitadas en comparación con otras plataformas similares.

Características principales

Centro de documentos: Centraliza todos tus documentos internos, wikis y preguntas frecuentes para construir una base de conocimientos que puede ayudar a acelerar y suavizar el proceso de incorporación.

Listas de verificación: Desglosa las tareas en actividades pequeñas en una lista para iniciar los proyectos más rápido, identificar obstáculos más rápido y monitorear el progreso más efectivamente.

Mapas mentales: Traza proyectos y tareas visualmente, para que todos puedan ver la estrategia subyacente y entender su rol para alcanzar el objetivo.

Integraciones

ClickUp es fuerte en integraciones, con conexiones entre todas las principales aplicaciones de terceros incluidas Slack, Google Calendar, Outlook, HubSpot y más.

Planes de precios

• Gratis para siempre - $0
• Ilimitado - $9 por usuario/mes (facturado mensualmente)
• Negocios - $19 por usuario/mes (facturado mensualmente)
• Negocios Plus - $29 por usuario/mes (facturado mensualmente)
• Enterprise - Personalizado Calificaciones y opiniones de los clientes

Los clientes aprecian cómo ClickUp les permite capturar retroalimentación de los clientes y rastrear varias tareas y proyectos. Sin embargo, un problema comúnmente mencionado es cómo las notificaciones pueden inundar a veces los tableros y correos electrónicos de los usuarios. Tiene una calificación de Capterra de 4.7/5 (más de 3,600 clientes).

Soporte

ClickUp no tiene soporte telefónico, lo que podría ser un desafío para algunos usuarios. Aunque están disponibles respuestas por correo electrónico y otros recursos, no tiene una comunidad de usuarios, lo que puede ser una manera útil para que los nuevos clientes aprendan las mejores prácticas. 

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• Microsoft Project 

Microsoft Project es parte de la marca ubicua Microsoft, confiada por millones de personas en todo el mundo. Fue diseñado para combinar muchas de las funcionalidades de gestión de proyectos de otras marcas hermanas en una plataforma. Es reconocido como un fuerte desempeño para proyectos individuales, aunque no es tan popular para múltiples proyectos en curso.

Ventajas y desventajas

Microsoft Project ofrece un conjunto robusto de herramientas para equipos modernos, incluidos diagramas de Gantt, vistas de cuadrícula y tableros así como varias características de gestión de recursos que ayudan a gestionar tareas y equipos.

Microsoft Project funciona mejor junto con otros productos de MS, como Outlook, Teams y SharePoint, para colaborar y trabajar adecuadamente de manera transversal. Esto puede ser frustrante para las personas que buscan una solución de plataforma única.

Características principales

Paneles interactivos: Requiere una integración con Power BI, pero la capacidad de ver de manera rápida el estado general del proyecto y el progreso individual mediante paneles interactivos es una ventaja.

Vista de línea de tiempo de Gantt: Escanea las próximas fechas de entrega, obstáculos o progresión con la vista popular de Gantt.

Seguimiento presupuestario: Aunque solo optimizado para proyectos individuales, esta práctica característica te permite mantener el control del gasto, manteniéndote dentro del presupuesto y del tiempo.

Integraciones

Como cabría esperar, Microsoft Project es muy fuerte en integraciones con otras partes del ecosistema Microsoft, pero menos con otras aplicaciones de terceros. Sin embargo, permite conexiones a Slack, Google Calendar, Outlook, HubSpot y más.

Planes de precios

• Plan de proyecto 1 - $10 por usuario/mes
• Plan de proyecto 3 - $30 por usuario/mes
• Plan de proyecto 5 - $55 por usuario/mes
• Las soluciones locales se cobran de manera diferente

Calificaciones y opiniones de los clientes

Los clientes están satisfechos con la capacidad de Microsoft Project para ayudarles a gestionar incluso los proyectos más complejos. Otros creen que es costoso, especialmente ya que requiere licencias adicionales para acceder a otras herramientas clave, como la suite Office. Tiene una calificación de Capterra de 4.4/5 (más de 1,700 clientes).

Soporte

Microsoft Project requiere una inversión de tiempo al incorporarse, pero la ayuda está disponible con capacitación, preguntas frecuentes y un centro de recursos comunitarios. También existe la opción de abrir un ticket con el centro de administración de Microsoft y las cuentas más grandes pueden actualizarse a soporte pago local. 

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• Basecamp 

Basecamp es una plataforma fácil de usar especialmente beneficiosa para equipos pequeños que buscan funcionalidades de gestión de proyectos que incluyen características de programación, colaboración y monitoreo.

Ventajas y desventajas

Basecamp es una opción muy sencilla, con precios que se basan en los requisitos, no en los usuarios, lo que atraerá a algunos equipos más pequeños o empresas en crecimiento. Debido a su simplicidad, también es relativamente fácil de navegar y aprender, por lo que tiene una curva de aprendizaje corta.

A una escala mayor, Basecamp podría carecer de características más complejas necesarias para la colaboración transversal entre equipos en crecimiento. Aunque tiene una característica de "Line-Up", hay formas limitadas de ver el trabajo, a diferencia de otros productos con diagramas de Gantt personalizables, tableros Kanban, vistas de tabla y más.

Características principales

Listas de tareas: Visualiza rápidamente tus cargas de trabajo y desglosa proyectos complejos con una lista de tareas para cada proyecto, completa con notas y archivos adjuntos separados.

Tableros de mensajes: Mantente en constante comunicación en tableros dedicados, ayudando a los equipos a trabajar juntos para progresar en un proyecto particular.

Programación de proyectos: Esta función ayuda a los usuarios a asegurarse de no perder plazos clave. Crea fechas de vencimiento, rastrea el progreso, detecta obstáculos e integra con calendarios para mantener toda la información actualizada.

Integraciones

Aunque no ofrece una gama tan amplia como algunas otras soluciones de software disponibles, Basecamp permite integraciones con muchas aplicaciones de terceros que tienen capacidades adicionales de desarrollo de software, gestión de proyectos e informes.

Planes de precios

• Basecamp - $15 por usuario/mes
• Basecamp Pro Unlimited - $349 por mes (facturado mensualmente; usuarios ilimitados)

Calificaciones y opiniones de los clientes

Los clientes disfrutan de Basecamp como una especie de centro digital para ellos y sus equipos para centralizar su trabajo y colaborar para completar proyectos. Algunos clientes informan estar confundidos por la interfaz, fallando en entregar mensajes clave entre los equipos. Tiene una calificación de Capterra de 4.3/5 (más de 14,100 clientes).

Soporte

Aunque Basecamp no tiene opción de soporte telefónico, afirma que responderá a los formularios de consulta dentro de cuatro minutos. También tiene recursos adicionales como tutoriales y guías de ayuda. 

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• Trello 

Trello es una de las primeras herramientas basadas en Kanban. Aún permite una visualización sencilla de proyectos y una gestión de tareas efectiva con arrastrar y soltar. Es familiar para muchas personas, permitiendo una fácil compartición y colaboración, incluso entre usuarios externos.

Ventajas y desventajas

Trello hace que la gestión de tareas sea casi divertida, con tableros atractivos y una interfaz fácil de usar que lo hacen excelente para optimizar la productividad basada en equipos.

Sin embargo, es limitado en términos de características de gestión de proyectos y portafolios a nivel organizacional, por lo que si necesitas planificar o estructurar desde un nivel alto, podrías estar mejor con una opción de software de gestión de proyectos más completa.

Características principales

Tableros Kanban: Trello es una de las herramientas de tableros Kanban más conocidas, con una interfaz atractiva y una fácil funcionalidad de arrastrar y soltar.

Tarjetas personalizables: Personaliza las tarjetas de tareas agregando fechas de vencimiento, comentarios y más para asegurarte de que todos en el equipo puedan ver lo necesario rápidamente.

Automatización de flujo de trabajo: Crea flujos automatizados entre tarjetas que ayudan a agilizar la entrada de tareas y acelerar la entrega.

Integraciones

Trello tiene más de 200 integraciones listas para usar con Google, Slack y más herramientas de gestión de trabajo disponibles.

Planes de precios

• Gratis - $0
• Estándar - $6 por usuario/mes (facturado mensualmente)
• Premium - $12.50 por usuario/mes (facturado mensualmente)
• Enterprise - $17.50 por usuario/mes (facturado anualmente)

Calificaciones y opiniones de los clientes

Muchos clientes elogian la gestión de tareas simple y directa de Trello con Kanban y su facilidad de uso. Para algunos clientes, Trello puede ser incómodo en comparación con otras herramientas de gestión de proyectos. Tiene una calificación de Capterra de 4.5/5 (más de 22,500 clientes).

Soporte

Trello ofrece soporte por correo electrónico, pero solo está disponible durante el horario comercial normal (de lunes a viernes). Sin embargo, también hay un foro comunitario que puede ser útil para que los nuevos usuarios encuentren soluciones comunes y mejores prácticas. 

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• Zoho Projects 

Zoho Projects es parte de la suite de herramientas de Zoho, que incluye un CRM, sistema de reclutamiento y plataforma de ventas, todos dirigidos principalmente a la industria inmobiliaria. Ideal para los usuarios actuales de Zoho, proporciona una solución de gestión de proyectos que permite sincronizar fácilmente los datos entre las diversas herramientas.

Ventajas y desventajas

El software se especializa en la gestión de tareas y la automatización, lo que permite a los gestores de proyectos supervisar proyectos y a los miembros del equipo colaborar en tareas individuales.

Agregar datos a múltiples campos personalizados puede ser difícil debido a la falta de una opción de selección múltiple, y el código a menudo aparece junto con los datos.

Características principales

Plano: Una función popular, los planos te permiten mapear tareas complicadas y configurarlas para que avancen en la pipeline, con notificaciones de aprobación automática.

Gestión de problemas: Identifica y resalta fácilmente problemas en tu trabajo con características de gestión de problemas. Agrega vistas personalizadas para resaltar los errores más importantes o urgentes que se deben abordar.

Diagramas de Gantt: Crea gráficos visuales de gestión de proyectos para identificar y asignar tareas críticas con líneas base para asegurar un progreso constante.

Integraciones

Aunque no permite tantas integraciones como otras opciones, Zoho ofrece acceso al software más necesario, incluidos Google y Microsoft.

Planes de precios

• Gratis - $0 hasta 3 usuarios
• Premium - $5 por usuario/mes (facturado mensualmente)
• Enterprise - $10 por usuario/mes (facturado mensualmente)

Calificaciones y opiniones de los clientes

Los clientes elogian cómo el software ayuda a los equipos a desglosar tareas y su idoneidad para proyectos más técnicos. Algunos clientes comentaron que agregar datos podría ser pesado, debido a la falta de una opción de selección múltiple y la aparición de líneas de código junto con los datos. Tiene una calificación de Capterra de 4.3/5 (más de 320 clientes)

Soporte

Aunque no hay soporte telefónico disponible para Zoho Projects, los usuarios pueden acceder a ayuda a través de una función solamente por correo electrónico. También hay una amplia gama de recursos, incluidos una base de conocimientos, preguntas frecuentes y tutoriales.

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10 herramientas adicionales de gestión de proyectos

1. Airtable: Una de las opciones basadas en hojas de cálculo, Airtable cuenta con una serie de características técnicas y herramientas de visualización, aunque la interfaz de usuario puede ser un poco compleja.
2. GanttPro: Como indica su nombre, este software de gestión de proyectos se enfoca en diagramas de Gantt. Es basado en el navegador, lo que puede llevar a algunos desafíos con las tasas de actualización.
3. ProjectManager: Atendiendo a muchos casos de uso diferentes, ProjectManager ofrece una amplia gama de características que pueden ayudar a los equipos a planificar y rastrear proyectos.
4. TeamGantt: Otro proveedor basado en diagramas de Gantt, TeamGantt es una forma popular para que los equipos visualicen y rastreen su trabajo, aunque no es la interfaz de usuario más fácil de navegar.
5. Todoist: Una de las más establecidas de su tipo, Todoist es una aplicación que ayuda a los usuarios a organizar sus tareas con etiquetas, categorías, integraciones con Google Calendar y más.
6. Nifty: Aunque su precio puede ser un poco alto para las pequeñas empresas, Nifty ofrece una fuerte gama de características de gestión de proyectos, incluido chat, calendario y diagramas de Gantt.
7. Forecast: Un favorito entre los gestores de recursos, Forecast incluye herramientas sofisticadas de planificación de recursos así como útiles características de gestión de proyectos.
8. Teamwork.com:https://www.teamwork.com/ Diseñado para ayudar a los servicios al cliente, Teamwork.com es una opción popular para los equipos de marketing y servicios profesionales, que lo usan para gestionar proyectos, entregas y facturación.
9. Zenhub: Diseñado para desarrolladores de software, Zenhub está estrechamente alineado con GitHub, aunque también ofrece características de gestión de proyectos para ayudar a planificar, rastrear y medir el trabajo.
10. ProWorkflow: Útil para equipos que necesitan colaboración interna y externa, ProWorkflow también ofrece flujos de trabajo customizables, características de seguimiento de rendimiento y una función detallada de informes.

Introducción a herramientas de gestión de proyectos (video)

Hemos creado un excelente video que te ayudará a aprender todo lo que necesitas saber sobre las herramientas de gestión de proyectos, incluidas sus principales características, beneficios y los mejores consejos sobre cómo utilizarlas bien (en inglés).

Cómo elegir una herramienta de gestión de proyectos: Una guía paso a paso

Sabemos que no es fácil seleccionar el software de gestión de proyectos adecuado entre docenas de opciones. Si eres la persona encargada de esta tarea, te enfrentarás al doble desafío de encontrar la opción perfecta y persuadir a los stakeholders relevantes para proceder a la compra.

Ayuda dividir el proceso en pasos manejables como estos:

1. Obtener una comprensión clara de las necesidades y procesos de tu empresa
2. Definir las características y funcionalidades que requieren tus equipos
3. Nombrar un comité de compras
4. Investigar las diversas herramientas y plataformas disponibles, prestando especial atención a las historias de éxito de los clientes, el soporte disponible y las características de seguridad.
5. Aprovechar las pruebas gratuitas para probar estas herramientas y recopilar comentarios sobre la experiencia
6. Compartir tus hallazgos con los equipos de liderazgo para obtener apoyo ejecutivo
7. Comprar e implementar la plataforma y el paquete elegidos
8. Configurar una revisión programada en la que identifiques cualquier desafío u oportunidad

Es importante no apresurar estos pasos, ya que comprar software de gestión de proyectos implica mucho más que una inversión financiera.

Hay un costo de tiempo en términos de entrenamiento, incorporación y lograr la aceptación organizacional. Si bien una solución como Wrike es fácil de comenzar en minutos, también contiene capas de características y capacidades adicionales que se pueden acceder a medida que la empresa crece y sus necesidades se vuelven más complejas.

Otro factor clave a considerar es la seguridad. Una gran atracción para el buen software de gestión de proyectos es la capacidad de centralizar todos tus datos en un solo lugar, ofreciendo una única fuente de verdad que es inmensamente valiosa. Sin embargo, cada organización tiene la responsabilidad de proteger los datos de colegas, clientes y clientes contra amenazas continuas. Esto significa que necesitarás confiar en las funciones de seguridad de la plataforma elegida: asegúrate de elegir una con los más altos niveles de protección disponibles.

Ten en cuenta también que la plataforma que elijas deberá encajar perfectamente en tu ecosistema existente, o de lo contrario los equipos terminarán perdiendo valioso tiempo saltando de una plataforma a otra, con todos los desafíos que esto involucra. Wrike ofrece más de 400 integraciones, lo que significa que puede coexistir con todas tus herramientas favoritas, ofreciendo una transición sin problemas entre la plataforma y varias aplicaciones de soporte como Google Calendar, Slack o la suite de Microsoft Office.

Qué buscar al elegir una herramienta de gestión de proyectos

Aunque hay muchas soluciones en el mercado, la mejor herramienta de gestión de proyectos basada en la web para tu organización dependerá de algunos factores:

• Número de usuarios

¿Cuántas personas usarán la plataforma de gestión de proyectos? La plataforma ideal ofrecerá opciones adecuadas tanto para startups incipientes como para empresas en expansión. Por ejemplo, Wrike ofrece cuatro planes de precios diferentes, así como una opción gratuita, lo que lo convierte en la elección perfecta para todo tipo de equipo.

• Estructura de precios

¿Puedes probar la herramienta primero? ¿Hay una opción gratuita para equipos pequeños? Con Wrike, la respuesta a ambas preguntas es sí. Puedes probar nuestro software gratis durante dos semanas y los equipos más pequeños pueden aprovechar nuestro plan Team.

• Características clave requeridas

Las plataformas de gestión de proyectos ofrecen una variedad de características, pero necesitas asegurarte de que tu opción elegida proporcione soluciones a tus puntos de dolor específicos. En la sección siguiente cubriremos las principales características que una plataforma debe tener.

• Escalabilidad

Tal vez tu equipo es pequeño ahora, pero ¿qué pasa si experimentas un crecimiento exponencial? ¿Puede tu plataforma de gestión de proyectos evolucionar junto a tus necesidades? Con Wrike, tienes la flexibilidad de hacer crecer tus equipos y expandir tu conjunto de características sin cambiar de soluciones.

• Facilidad de uso

¿Tu aplicación de gestión de proyectos elegida es fácil de implementar? ¿Tu equipo podrá usarla de inmediato? Además, las necesidades más complejas requieren más aprendizaje. Si decides expandirte, ¿tu equipo podrá adaptarse a las nuevas características fácilmente? Wrike es adecuado para principiantes así como para usuarios que requieren funcionalidades más complejas.

Responder a estas preguntas te ayudará a reducir tus opciones para encontrar el mejor software de gestión de proyectos para tu empresa.

Principales características de una excelente herramienta de gestión de proyectos

Los equipos que gestionan grandes proyectos empresariales manejan muchas tareas diferentes, desde la aprobación de contenido hasta la compilación de informes sobre el rendimiento del proyecto. Implementar un software de gestión de proyectos que pueda mantenerse al día con sus necesidades únicas ayudará a facilitar su trabajo.

Las mejores herramientas de gestión de proyectos ofrecen las siguientes características:

• Gestión de tareas

La gestión de tareas te da la capacidad de crear y asignar listas de tareas, agregar fechas de vencimiento y monitorear el progreso. Esta funcionalidad a menudo se muestra en un tablero Kanban.

• Asignación de recursos

La asignación de recursos te ayuda a supervisar la disponibilidad de los miembros del equipo para evaluar quién tiene la capacidad de asumir nuevas tareas.

• Colaboración

La colaboración incorpora características como comunicación en tiempo real, edición en vivo y menciones con @ para asegurar que los miembros del equipo puedan colaborar efectivamente.

• Planificación de proyectos

La planificación de proyectos te da la capacidad de construir y personalizar tu plan de proyecto con hitos clave y dependencias de tareas, generalmente resaltados en un diagrama de Gantt.

• Presupuestación

La presupuestación te permitirá estimar los costos del proyecto y monitorear los gastos para asegurarte de no excederte en el presupuesto.

• Informes y análisis

Algunas plataformas de gestión de proyectos permiten a los usuarios generar informes automáticos para visualizar fácilmente el rendimiento del proyecto.

• Personalización

La personalización ofrece la capacidad de adaptar tu software de gestión de proyectos a tus necesidades únicas. Esto puede incluir tu interfaz, flujos de trabajo del equipo y formularios de solicitud.

• Integraciones

Las múltiples integraciones de aplicaciones significan que puedes simplificar tus tareas y trabajar desde una sola plataforma.

• Acceso móvil

Las aplicaciones móviles permiten a los empleados remotos, híbridos o in situ trabajar en movimiento, asegurando que nunca te pierdas actualizaciones importantes.

• Seguimiento de tiempo

Un elemento clave de la gestión moderna de recursos, las herramientas de seguimiento de tiempo integradas ayudan a asegurar la planificación precisa y la facturación confiable.

• Formularios de solicitud personalizables

Asegúrate de obtener toda la información que necesitas desde el principio personalizando formularios de solicitud para adecuar tu flujo de trabajo.

• Automatizaciones

Automatiza flujos de trabajo y asignación de tareas para hacer tus procesos más fluidos y eficientes, ayudando a acelerar la entrega.

• Revisiones y aprobaciones

Las herramientas integradas de revisión y aprobación ayudan a acelerar la entrega, asegurándose de que no se pierda tiempo esperando comentarios o ediciones. La plataforma ideal permite a los equipos colaborar en tiempo real.

La herramienta de gestión de proyectos adecuada despejará el camino para tu equipo, permitiéndote enfocarte en la planificación estratégica y los objetivos de la empresa.

Wrike ofrece todas estas características y más. Ya sea que seas una agencia o un equipo interno, una startup o una gran empresa corporativa, puedes consolidar tus procesos en un hub digital central donde puedes optimizar la comunicación, compartir información y obtener insights de rendimiento de un vistazo. Compruébalo tú mismo con una prueba gratuita de dos semanas.

¿Por qué las empresas necesitan software de gestión de proyectos?

Los eventos de los últimos años, como la pandemia de COVID-19, la Gran Renuncia y el "Año de la Eficiencia", han demostrado sin lugar a dudas que las empresas necesitan herramientas poderosas para sobrevivir a estos tiempos tumultuosos.

Sin una solución de software robusta que una a los equipos, optimice los procesos y centralice el trabajo, las empresas están perdiendo tiempo valioso cada día. A esto lo llamamos la Materia Oscura del Trabajo, y el costo es devastadoramente alto:

• 13.7 horas por semana desperdiciadas por los trabajadores del conocimiento debido al trabajo desestructurado, la falta de visibilidad en el progreso del proyecto y la falta de seguimiento
• $16.5k costo anual promedio del tiempo perdido para un solo trabajador del conocimiento
• 89 días laborales por año desperdiciados por los trabajadores del conocimiento
• $52m costo anual del tiempo perdido

Para que las empresas recuperen este tiempo y estos recursos, necesitarán un software de gestión de proyectos que entregue:

• Eficiencia mejorada: La mejor plataforma de gestión de proyectos ayudará a tus equipos a evitar obstáculos, automatizar tareas tediosas y entregar su trabajo más rápido que nunca.
• Versatilidad verdadera: Cada organización es diferente, por lo que tu software también debería serlo. Asegúrate de que puedes personalizar tus espacios de trabajo y adaptar tus procesos con una solución a medida.
• Velocidad relámpago: ¿Quién tiene tiempo para retrasos? Las soluciones modernas deberían cargar rápido, actualizar cambios a medida que ocurren y asegurar los niveles más altos de disponibilidad en el mercado.
• Visibilidad de 360°: No puedes permitirte quedar fuera del circuito. Cualquier buena plataforma de gestión de trabajo te permitirá ver todo tu trabajo en formato macro y micro según sea necesario.
• Tecnología avanzada: La era de la IA está sobre nosotros, y las empresas que esperan prosperar en este entorno necesitarán una solución a prueba de futuro con características avanzadas de IA.

Wrike ofrece todo esto y más en una plataforma poderosa. Eso significa un costo sencillo, un método de comunicación y una ubicación para todos tus datos. Puede ayudar a mejorar la visibilidad, alinear equipos, eliminar esfuerzos desperdiciados y entregar resultados más rápido que nunca. Es la clave para desbloquear el éxito futuro, incluso en los tiempos más desafiantes.

Lectura adicional

Para aprender más sobre cómo funciona el software de gestión de proyectos y cómo puede ahorrar tiempo y esfuerzo a tu organización, consulta nuestras publicaciones de expertos:

• Tipos de Software de Gestión de Proyectos
• Materia Oscura del Trabajo: El Coste Oculto de las Complejidades del Trabajo [Reporte]
• ¿Qué Habilidades Necesitas para la Gestión de Proyectos?
• Metodologías de Gestión de Proyectos

Preguntas Frecuentes

¿Qué es una herramienta de gestión de proyectos?

Una herramienta de gestión de proyectos es un tipo de software diseñado para ayudar a un individuo o equipo a gestionar y organizar sus proyectos y tareas. Generalmente puedes usar este software de forma gratuita o por una tarifa, y a menudo está disponible como una plataforma o aplicación en el navegador.

¿Cuáles son algunas de las características de una herramienta de planificación de proyectos?

Las herramientas de gestión de proyectos pueden incluir las siguientes características:

• Planificación y programación: Las herramientas de gestión de proyectos te permiten planificar y delegar el trabajo en un solo lugar con tareas, subtareas, carpetas, plantillas, flujos de trabajo y calendarios.
• Colaboración: El correo electrónico no debería ser tu única forma de comunicación. Con las herramientas de gestión de proyectos o de trabajo, puedes construir una mejor manera de trabajar con tu equipo: asignar tareas, añadir comentarios, organizar paneles de control y revisar o aprobar cambios.
• Documentación: Evita archivos perdidos o desactualizados con características de gestión de archivos que permiten la edición, la gestión de versiones y el almacenamiento de archivos.
• Evaluación: Realiza un seguimiento y evalúa la productividad y el crecimiento a través de la gestión de recursos y la elaboración de informes.

¿Qué son las herramientas de gestión de programas?

Una herramienta de gestión de programas es similar a una herramienta de gestión de proyectos, con algunas diferencias clave. Antes de considerar las comparaciones de software y herramientas de gestión de proyectos, primero comparemos los programas y los proyectos.

Los proyectos generalmente tienen claras fechas de inicio y finalización, con objetivos a corto plazo que llevan a resultados tangibles o entregables. Las limitaciones como el costo, los recursos, el presupuesto y el tiempo influyen en la viabilidad de un proyecto. Mientras tanto, los programas están compuestos por varios proyectos interconectados que, cuando se combinan, logran un objetivo comercial a largo plazo. Los gestores de proyectos supervisan proyectos individuales, mientras que los gestores de programas supervisan grupos de proyectos, enfocados en un objetivo mayor.

Las herramientas de gestión de programas necesitan características avanzadas para seguir proyectos a un nivel superior y ver cómo interactúa cada proyecto con los demás. Estas herramientas pueden incluir:

• Vistas de trabajo flexibles
• Gestión de recursos interfuncionales
• Paneles de control
• Informes
• Diagramas de Gantt
• Partes de horas

En resumen, las herramientas de planificación de proyectos te ayudan a organizar proyectos individuales, mientras que las herramientas de gestión de programas rastrean varios proyectos interactuantes que trabajan hacia un objetivo comercial a largo plazo.

¿Cómo puede una herramienta de gestión de proyectos ayudar a tu empresa?

La herramienta de gestión de proyectos adecuada tiene el poder de transformar la forma en que trabajas. Pueden beneficiar tu productividad, tu margen de beneficio y la eficiencia general de tus equipos.

Generalmente se pueden dividir en estas categorías:

• Herramientas de mensajería instantánea en tiempo real
• Herramientas basadas en conocimiento
• Herramientas de almacenamiento de archivos

Tradicionalmente, las organizaciones usaban herramientas más antiguas como hojas de cálculo, pizarras o correos electrónicos para rastrear proyectos, pero la era del trabajo remoto ha demostrado que estas están desactualizadas. Los equipos modernos necesitan soluciones que puedan actualizarse automáticamente y en tiempo real, a través de múltiples departamentos y ubicaciones.

Las herramientas de gestión de proyectos pueden ayudar a los proyectos con características poderosas como:

• Formularios de solicitud personalizados
• Diagramas de Gantt y tableros Kanban
• Edición en vivo, herramientas de aprobación y revisiones automáticas
• Paneles compartidos e informes de progreso automatizados

La herramienta de gestión de proyectos adecuada puede mejorar drásticamente la centralización, coordinación y comunicación. También puede ofrecer ahorros reales y tangibles a las organizaciones en un momento en que necesitan reducir costos y aumentar la productividad. De hecho, el Instituto de Gestión de Proyectos ha encontrado que las organizaciones que invierten en prácticas probadas de gestión de proyectos desperdician 28 veces menos dinero.

Imagina un mundo donde puedas ofrecer este tipo de ahorros, mejoras y generadores de ingresos. Ese mundo es posible con Wrike.

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