¿Qué es un sistema de gestión de proyectos?

¿Qué es un sistema de gestión de proyectos?

1. La palabra «sistema» tiene dos definiciones distintas: un conjunto de principios y procedimientos que establecen cómo se hace algo.
2. Un conjunto de partes que constituyen un todo complejo.

Por lo tanto, dependiendo de la definición que estemos usando, un sistema de gestión de proyectos también puede tener dos significados diferentes.

El primer significado hace referencia a todo el sistema de procesos y principios necesarios para completar un proyecto. Esta definición abarca toda la gestión de proyectos y cómo se entrecruza con el resto de la organización.

El sistema de gestión de proyectos puede dividirse en los seis subsistemas siguientes:

• Facilitador organizacional: se utiliza para organizar a los miembros del equipo del proyecto en jerarquías de mando. En muchas organizaciones, existe una estructura matricial en la que los miembros del proyecto rinden cuentas tanto ante un jefe funcional como ante un jefe de proyecto. Este subsistema se ocupa de crear la estructura organizativa y colocar a las personas dentro de ella.
• Planificación de proyectos: este subsistema se ocupa de la planificación de proyectos, programas y carteras.
• Control de proyectos: este subsistema incluye todos los procesos de control de la ejecución del proyecto.
• Información de gestión de proyectos: en este subsistema se engloban los principios y los procedimientos para gestionar la información. Puede incluir información de todo tipo, desde planes de comunicación hasta bases de datos de conocimiento.
• Técnicas y metodología: este subsistema consta de todas las técnicas de las ciencias de la administración utilizadas en la gestión de proyectos. Algunos ejemplos son CPM (método de la ruta crítica), PERT (técnica de evaluación y revisión de programas) y simulación de Montecarlo.
• Ambiente cultural: este subsistema incluye la cultura de la organización en torno a la gestión de proyectos. Tiene que ver con cómo se ve y se lleva a cabo la gestión de proyectos dentro de la empresa. Por ejemplo, los empleados funcionales, que no están directamente involucrados en los proyectos, ¿comprenden y apoyan la gestión de proyectos? ¿Están al menos al tanto de proyectos que se desarrollan dentro de la organización y que les afectan?

El segundo significado generalmente se refiere a tecnología o software de gestión de proyectos. La mayoría de la literatura que hace referencia a los sistemas de gestión de proyectos se refiere a este significado. Son las aplicaciones y las herramientas que se utilizan para planificar, organizar y gestionar el proyecto complejo. Pueden incluir aplicaciones de software generales, como hojas de cálculo y aplicaciones de correo electrónico. También pueden incluir aplicaciones específicas de gestión de proyectos como Wrike. La tecnología de gestión de proyectos se puede utilizar para abordar múltiples aspectos del proyecto como:

• Realización de estimaciones para actividades
• Creación, actualización e información de cronogramas
• Seguimiento de costes y presupuestos
• Asignación de recursos
• Registro y gestión de riesgos
• Control de cambios del proyecto
• Intercambio de información y actualizaciones del proyecto

Lectura adicional:

• Método de ruta crítica: un elemento fundamental de la gestión de proyectos
• Por qué tu equipo creativo no usa el software de gestión de proyectos
• Los diez imprescindibles para un software de gestión de proyectos creativos